Emitir tarjetas de crédito corporativas puede ayudar a tu empresa a hacerse cargo de sus gastos, además de capacitar a los equipos. Es un paso que posibilita la gestión de gastos personalizada y ofrece una mejor perspectiva de los hábitos financieros de la empresa.

Obtener estas tarjetas de crédito corporativas implica determinar el cumplimiento de los requisitos, escoger un programa de tarjetas y solicitarlas. A la hora de seleccionar un programa de tarjetas de crédito para tu empresa, tendrás que considerar qué funciones, ventajas y condiciones de crédito se ajustan mejor a tus objetivos financieros, se alinean con tu marca y tus principios, y resultan atractivas para el personal. Si están pensando en obtener tarjetas de crédito para tu empresa, deberás saber lo siguiente.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las tarjetas de crédito corporativas?
  
• ¿Qué empresas cumplen los requisitos para obtener tarjetas de crédito corporativas?
  
• Elegir la tarjeta de crédito corporativa adecuada
  
• Solicitar una tarjeta de crédito corporativa
  
• Gestionar una tarjeta de crédito corporativa
  
• Superar los desafíos de obtener una tarjeta de crédito corporativa
  

¿Qué son las tarjetas de crédito corporativas?

Las tarjetas de crédito corporativas son tarjetas de pago especializadas que se emiten al personal para hacer frente a gastos empresariales como viajes, cenas, materiales de oficina y actividades de ocio para la clientela. A diferencia de las tarjetas de crédito personales, estas tarjetas están vinculadas a una cuenta de la empresa. La responsabilidad del pago suele recaer en la empresa, aunque esto puede variar en función de los acuerdos individuales. Las tarjetas corporativas solo suelen emitirse a empresas con ingresos anuales de al menos 4 millones de dólares. Las empresas más pequeñas pueden solicitar tarjetas de crédito para pequeñas empresas.

¿Qué empresas cumplen los requisitos para obtener tarjetas de crédito corporativas?

Cualquier empresa que quiera implementar un programa de tarjeta de crédito corporativa debe cumplir varios requisitos.

• Registro de la empresa: La empresa debe estar registrada legalmente y ser operativa. La empresa tiene que presentar la documentación legal que acredite su estado operativo, como los estatutos constitutivos, las licencias comerciales o un certificado de solvencia.

• Solvencia: La empresa debe tener un historial de crédito aceptable y un puntaje crediticio elevado. Este puntaje se ve afectado por los reembolsos de préstamos, las líneas de crédito y la situación financiera general.

• Documentos financieros: La empresa debe presentar la documentación relacionada con la estabilidad financiera. Esta puede incluir balances, estados de resultados, estados de flujo caja y declaraciones de impuestos.

• Número de identificación fiscal (TIN): La empresa debe contar con un TIN. En Estados Unidos, esto se conoce como «número de identificación del empleador» (EIN).

• Garantía personal: Es posible que los propietarios de pequeñas empresas tengan que ofrecer una garantía personal de que asumirán la responsabilidad financiera si la empresa no paga sus deudas.

• Cuenta bancaria comercial: Algunas tarjetas de crédito corporativas exigen que la empresa disponga de una cuenta bancaria comercial especializada.

• Ingresos de la empresa: Las tarjetas de crédito corporativas suelen exigir unos ingresos mínimos anuales.

• Política de uso: Las tarjetas corporativas exigen que las empresas cuenten con una política en la que se defina el uso adecuado: los límites de gasto, las transacciones permitidas, etc.

Elegir la tarjeta de crédito corporativa adecuada

Cada empresa tendrá sus propias consideraciones a la hora de elegir y solicitar una tarjeta de crédito. Para seleccionar la tarjeta de crédito adecuada, hay que considerar cuidadosamente las funciones y ventajas de la tarjeta en función de los objetivos, las necesidades y el comportamiento financiero de la empresa. Es necesario tener en cuenta las características de tu empresa y las de las tarjetas de crédito disponibles para elegir la tarjeta adecuada.

Ten en cuenta los siguientes factores a la hora de seleccionar una tarjeta.

• Tamaño de la empresa: Las empresas que obtienen menos de 4 millones de dólares de ganancias al año deberían buscar tarjetas diseñadas específicamente para pequeñas empresas. Estas suelen ofrecer recompensas y ventajas específicas adaptadas a la escala de sus operaciones.

• Sector: Algunas tarjetas se ajustan a sectores específicos y ofrecen recompensas que se adaptan a los hábitos de gasto típicos de esos sectores.

• Etapa de crecimiento: Las startups pueden necesitar límites de crédito flexibles y procesos de aprobación sencillos, mientras que las empresas consolidadas pueden querer tarjetas con recompensas premium y límites de crédito más elevados.

• Categorías de gastos: Analiza los tipos de gastos más frecuentes para los que tu empresa utilizará estas tarjetas de crédito.

• Frecuencia de uso: Las empresas con poco uso de crédito pueden dar prioridad a las tarjetas con comisiones anuales bajas o nulas, mientras que los usuarios más frecuentes pueden beneficiarse de recompensas por alcanzar determinados umbrales de gastos.

• Situación financiera: Aunque las empresas más pequeñas podrían tener que ofrecer garantías personales o elegir tarjetas con ventajas modestas, las empresas con una situación financiera sólida podrían tener acceso a tarjetas con mejores condiciones y más recompensas.

Una vez que hayas evaluado si tu empresa cumple los requisitos y las consideraciones clave, ten en cuenta estas características de los distintos programas de tarjetas de crédito para seleccionar el más adecuado para tu empresa.

• Ventajas de la tarjeta: Busca ventajas que se ajusten a los ámbitos en los que tu empresa gastará más dinero. Por ejemplo, si los viajes son un gasto frecuente, considera tarjetas con programas de recompensas o ventajas para viajes.

• APR: Compara las tasas porcentuales anuales (APR) de diferentes emisores. Si tienes pensado transferir un saldo, busca tarjetas con tasas de interés bajas.

• Comisiones anuales: Analiza las comisiones anuales para asegurarte de que los beneficios compensen los costos.

• Límites de crédito: Asegúrate de que los límites de crédito se ajusten a las necesidades de gastos de tu empresa.

• Opciones de facturación y pago: Revisa las opciones de ciclos de facturación y de pago para determinar cuál se ajusta mejor a las prácticas de gestión de efectivo de tu empresa.

• Funcionalidades de integración: Las tarjetas que se pueden integrar con las plataformas financieras y de contabilidad de la empresa pueden simplificar la gestión de gastos y la elaboración de informes.

• Controles de gastos del personal: Si varias personas van a utilizar la tarjeta, considera una que te permita establecer límites y restricciones de gastos individuales.

• Servicio de atención al cliente: Piensa en el grado de atención al cliente prestado, como la disponibilidad de un gestor de cuenta especializado.

• Uso internacional: En el caso de las empresas con viajes o transacciones internaciones (o ambos), busca una tarjeta con comisiones por transacciones extranjeras mínimas, que se acepte en el extranjero y que ofrezca atención al cliente en todo el mundo.

• Funcionalidades de seguridad: Examina las funciones de seguridad y los sistemas de prevención de fraude de la tarjeta, como las alertas por actividades anómalas.

• Reputación del emisor: Investiga la reputación del emisor y su estabilidad. Asociarse con un emisor con buena reputación puede aportar tranquilidad y un servicio de calidad a largo plazo.

• Recomendaciones y opiniones: Pide recomendaciones a otros compañeros del sector y lee opiniones para conocer las experiencias que otras empresas han tenido con la tarjeta.

• Ofertas iniciales: Después de contemplar las ventajas a largo plazo de la tarjeta, consulta las ofertas iniciales que puedan ser valiosas, como los períodos al 0 % APR o puntos de bonificación.

Solicitar una tarjeta de crédito corporativa

Las solicitudes de tarjetas de crédito corporativas requieren preparación, atención al detalle y un conocimiento de la situación financiera de la empresa. A continuación, te presentamos una guía paso a paso.

• Selecciona a un representante autorizado: Selecciona a un representante de la empresa para supervisar el proceso de solicitud. Este representante debe disponer de la autoridad para firmar acuerdos financieros vinculantes en nombre de la empresa. Algunos ejemplos habituales son un director financiero o un gestor autorizado.

• Determina tus necesidades: Define exactamente por qué tu empresa necesita tarjetas de crédito, qué empleados recibirán las tarjetas y cómo podrán utilizarlas. Esto determinará las características que buscas.

• Investiga las opciones: Compara los emisores de tarjetas y el valor de distintas tarjetas. Escoge lo que mejor se adecúe a los requisitos de tu empresa.

• Comprueba el historial crediticio: Comprueba que el historial crediticio de tu empresa esté actualizado y soluciona cualquier error antes de continuar.

• Recopila la documentación: Reúne toda la documentación necesaria, incluidos, entre otros, tu TIN, los estados financieros y la licencia comercial. Distintas tarjetas tienen requisitos diferentes, así que confirma lo que necesitas antes de iniciar el proceso de solicitud.

• Envía la solicitud: Completa el formulario de solicitud, en el cual se pueden pedir los datos personales del propietario de la empresa o del director financiero que solicita la tarjeta, así como información de la empresa. Envíala al emisor. El proceso de aprobación puede tardar desde unas horas hasta semanas, ya que el emisor debe revisar los materiales presentados y tu historial crediticio.

• Revisa el contrato del titular de la tarjeta: Una vez aprobada, se te asignará un límite de crédito y recibirás el contrato del titular de la tarjeta. Revisa con atención las condiciones de este contrato, incluido cómo gestionar las disputas y los cargos no autorizados.

• Implementa un sistema de gestión de cuentas: Establece un sistema para realizar seguimientos de los gastos, recopilar informes y abonar el saldo.

• Distribuye las tarjetas: Reparte las tarjetas a las personas que hayas elegido y recuerda a cada titular los límites de gasto y las políticas de uso. Los destinatarios habituales de las tarjetas son el personal de ventas, los ejecutivos y los empleados que viajan y efectúan compras con frecuencia.

Gestionar una tarjeta de crédito corporativa

Una vez que las tarjetas de crédito se han emitido, tu empresa tiene la obligación de supervisar y registrar los gastos para asegurarse de que se cumplan las políticas de gastos y se liquide el saldo de tu cuenta lo antes posible. La gestión eficaz de las cuentas de la empresa crea un nivel alto de supervisión y control sobre el uso de las tarjetas de crédito por parte de la empresa, lo que evita el uso indebido e integra los gastos de las tarjetas con otros registros financieros. Ten en cuenta estas prácticas recomendadas para gestionar las tarjetas de tu empresa.

• Define una política de gastos y un proceso de conciliación: Define lo que constituye un uso aceptable de la tarjeta: qué categorías de gasto están permitidas y cuáles no. Crea un proceso con plazos rigurosos para que los titulares de las tarjetas presenten los recibos y explica los cargos.

• Establece límites de crédito: Considera definir unos límites de crédito específicos para cada titular de la tarjeta en función de sus responsabilidades y necesidades de gasto.

• Capacita a los empleados: Capacita a los titulares de las tarjetas sobre el uso correcto de estas, la presentación de los gastos y cómo actuar si pierden la tarjeta o se la roban.

• Integra los sistemas con el software de contabilidad: Integra los sistemas del proveedor de la tarjeta con tu software de contabilidad para automatizar el seguimiento de gastos y la elaboración de informes.

• Supervisa las transacciones: Revisa con regularidad las transacciones de cada tarjeta para detectar a tiempo errores o gastos no autorizados. Actúa con rapidez si se producen discrepancias o infracciones de la política de gastos. Esto podría implicar tener conversaciones internas o aplicar sanciones disciplinarias más formales.

• Abona los saldos: Abona siempre tu saldo a tiempo para evitar cargos por interés y sanciones.

• Revisa los cambios en el contrato: Mantente al día con los cambios en las condiciones o las ventajas de la tarjeta. Adapta tus estrategias de gastos en función de ello y aprovecha las nuevas ofertas.

• Analiza los patrones de gastos: Evalúa los patrones de gastos para identificar las oportunidades de ahorro, como negociar descuentos con los proveedores habituales.

• Ajusta las políticas según sea necesario: A medida que tu empresa evolucione, revisa y actualiza periódicamente tus políticas de tarjeta de crédito para ajustarlas a cualquier cambio en las necesidades de gastos o las estrategias financieras de tu empresa.

Superar los desafíos de obtener una tarjeta de crédito corporativa

Si tu empresa tiene dificultades para conseguir la aprobación de una tarjeta de crédito corporativa, las siguientes estrategias la pueden ayudar.

• Mejora la solvencia: Si el puntaje crediticio de tu empresa no es sólido, paga las deudas a tiempo, reduce el uso de crédito y garantiza que los registros de crédito no contengan errores para mejorarlo.

• Crea un historial financiero: En el caso de las empresas nuevas o pequeñas, considera comenzar con una tarjeta de crédito para empresas pequeñas o una línea de crédito reducida para crear un historial financiero positivo.

• Recopila documentación completa: La documentación incompleta puede paralizar el proceso de solicitud. Confirma que dispones de toda la documentación necesaria antes de iniciar el proceso de solicitud.

Una vez que se haya aprobado la tarjeta de crédito para tu empresa, es posible que surjan problemas relacionados con el uso adecuado y la gestión de la cuenta. A continuación, te mostramos cómo resolver los problemas más habituales.

• Términos y condiciones: Repasa las condiciones de la tarjeta con atención y pide al emisor más información si algo no está claro. Los malentendidos pueden dar lugar a un uso indebido involuntario y a gastos sorpresa.

• Capacitación de los empleados: Crea un programa de capacitación integral del personal que detalle el uso de la tarjeta, las consecuencias del incumplimiento y el uso indebido, y las prácticas recomendadas de seguridad de la tarjeta y prevención de fraude.

• Disciplina financiera: Implementa controles internos exigentes para evitar gastos y deudas accidentales.

• Límites de crédito: Revisa los límites de crédito para asegurarte de que reflejen las necesidades de gastos de la empresa y las funcionalidades de reembolso. Colabora con tu emisor para ajustar estos límites según sea necesario.

• Proceso de revisión: Establece un proceso de revisión periódico de los extractos de las tarjetas para detectar y abordar cualquier motivo de preocupación.