L'émission de cartes de crédit d'entreprise peut aider les entreprises au niveau de la gestion de leurs dépenses et de la responsabilisation de leurs équipes. Cette étape permet de gérer les dépenses de manière personnalisée ainsi que de mieux connaître les habitudes financières d'une entreprise.
Pour obtenir des cartes de crédit d'entreprise, il convient de déterminer les conditions d'éligibilité, de choisir un programme de carte et de faire une demande. En choisissant un programme de carte de crédit pour votre entreprise, vous devez déterminer les caractéristiques, les avantages et les conditions de crédit qui correspondent le mieux à vos objectifs financiers, qui reflètent votre marque et vos principes, et qui suscitent l'intérêt de vos employés. Si vous envisagez de demander des cartes de crédit pour votre entreprise, voici tout ce que vous devez savoir.
Sommaire
- Qu'est-ce qu'une carte de crédit d'entreprise ?
- Qui peut bénéficier d'une carte de crédit d'entreprise ?
- Choisir la bonne carte de crédit d'entreprise
- Effectuer une demande de carte de crédit d'entreprise
- Gestion des cartes de crédit de votre entreprise
- Surmonter les difficultés liées à l'obtention d'une carte de crédit d'entreprise
Qu'est-ce qu'une carte de crédit d'entreprise ?
Les cartes de crédit d'entreprise sont des cartes de paiement spécifiques délivrées aux employés pour régler des dépenses professionnelles telles que les déplacements, les repas, les fournitures de bureau et les divertissements destinés aux clients. Contrairement aux cartes de crédit personnelles, ces cartes sont liées à un compte de l'entreprise. La responsabilité du paiement incombe généralement à l'entreprise, bien que cela puisse varier en fonction des accords individuels. Les cartes d'entreprise ne sont généralement délivrées qu'aux entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est d'au moins 4 millions de dollars. Les petites entreprises peuvent demander des cartes de crédit pour petites entreprises.
Qui peut bénéficier d'une carte de crédit d'entreprise ?
Pour instaurer un programme de cartes de crédit d'entreprise, une entreprise doit satisfaire à diverses exigences.
Immatriculation de l'entreprise : l'entreprise doit être légalement enregistrée et opérationnelle. L'entreprise doit fournir des documents juridiques attestant de son statut opérationnel, tels que des statuts de constitution, des licences d'exploitation ou un certificat de conformité.
Solvabilité : l'entreprise doit avoir de bons antécédents en matière de crédit et un score de crédit élevé. Ce score est influencé par les remboursements de prêts, les lignes de crédit et la santé financière globale de l'entreprise.
Documents financiers : l'entreprise doit présenter des documents attestant de sa stabilité financière. Il peut s'agir de bilans, de comptes de résultats, d'états des flux de trésorerie et de déclarations fiscales.
Numéro fiscal : l'entreprise doit disposer d'un numéro fiscal. Aux États-Unis, il s'agit d'un EIN (numéro d'identification d'employeur).
Garantie personnelle : les propriétaires de petites entreprises peuvent être amenés à se porter personnellement garants de la responsabilité financière de l'entreprise en cas de non-paiement de ses dettes.
Compte bancaire professionnel : certaines cartes de crédit d'entreprise exigent que l'entreprise dispose d'un compte bancaire professionnel dédié.
Revenus de l'entreprise : pour obtenir des cartes de crédit d'entreprise, il faut généralement percevoir un revenu annuel minimum.
Politique d'utilisation : la mise en place de cartes d'entreprise requiert l'établissement d'une politique définissant leurs conditions d'utilisation, notamment en matière de limites de dépenses et de types de transactions autorisées.
Choisir la bonne carte de crédit d'entreprise
Chaque entreprise doit tenir compte de ses propres besoins et préoccupations lorsqu'elle choisit et demande une carte de crédit. Afin de faire le bon choix, il est important que les fonctionnalités et les avantages de la carte soient adaptés aux objectifs, aux besoins et aux habitudes financières de votre entreprise. Il convient également de tenir compte des spécificités de votre entreprise ainsi que des caractéristiques des cartes de crédit disponibles.
Tenez compte des facteurs suivants lors du choix d'une carte.
Taille de l'entreprise : les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 4 millions de dollars doivent se tourner vers des cartes spécialement conçues pour les petites entreprises. Ces dernières s'accompagnent souvent de récompenses et d'avantages ciblés, adaptés à l'échelle de leurs opérations.
Secteur d'activité : certaines cartes s'adressent à des secteurs d'activité spécifiques et offrent des récompenses qui correspondent aux habitudes de dépenses propres à ces secteurs.
Étape de croissance : les start-up peuvent avoir besoin de limites de crédit ajustables et de processus d'approbation simplifiés, tandis que les entreprises établies peuvent privilégier des cartes offrant des récompenses haut de gamme et des limites de crédit plus généreuses.
Catégories de dépenses : évaluez les types de dépenses pour lesquelles votre entreprise utilisera le plus souvent ces cartes de crédit.
Fréquence d'utilisation : les entreprises qui utilisent peu de crédit peuvent privilégier les cartes à cotisation annuelle faible ou nulle, tandis que les utilisateurs plus réguliers peuvent bénéficier de récompenses lorsqu'ils atteignent certains seuils de dépenses.
Santé financière : si les petites entreprises peuvent être amenées à fournir des garanties personnelles ou à opter pour des cartes offrant des avantages limités, les entreprises en bonne santé financière peuvent avoir accès à des cartes offrant des conditions plus avantageuses et des récompenses plus nombreuses.
Une fois que vous avez évalué l'admissibilité de votre entreprise et pris en compte les principaux facteurs, examinez les caractéristiques des différents programmes de cartes de crédit pour choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.
Avantages des cartes : cherchez à bénéficier d'avantages qui correspondent aux dépenses les plus importantes de votre entreprise. Si les déplacements constituent une dépense courante, optez plutôt pour des cartes qui proposent des avantages ou des programmes de récompenses.
TAEG : comparez les taux annuels effectifs globaux (TAEG) des différents fournisseurs. Si vous projetez d'avoir un solde à rembourser, privilégiez les cartes dont les taux d'intérêt sont les plus bas.
Frais annuels : analysez les frais annuels afin de confirmer que les avantages l'emportent sur les coûts.
Limites de crédit : veillez à ce que les limites de crédit correspondent aux besoins de votre entreprise en matière de dépenses.
Options de facturation et de paiement : passez en revue les cycles de facturation et les options de paiement afin de déterminer ce qui correspond le mieux aux pratiques de gestion de trésorerie de votre entreprise.
Capacités d'intégration : les cartes qui s'intègrent aux plateformes comptables et financières de l'entreprise permettent de simplifier la gestion des dépenses et l'établissement de rapports.
Contrôle des dépenses des employés : si la carte est utilisée par plusieurs employés, envisagez d'en choisir une qui permet de fixer des limites et des restrictions de dépenses individuelles.
Service à la clientèle : prenez en considération le niveau de service à la clientèle fourni, par exemple en ce qui concerne l'accès à un gestionnaire de compte attitré.
Utilisation internationale : pour les entreprises qui effectuent des déplacements internationaux, des transactions à l'étranger ou les deux, optez pour une carte dont les frais de transaction à l'étranger sont minimes, qui est largement acceptée à l'étranger et qui fournit un service clientèle à l'échelle mondiale.
Caractéristiques de sécurité : renseignez-vous sur les caractéristiques de sécurité de la carte et sur les systèmes de prévention de la fraude mis en place, comme les alertes en cas d'activité inhabituelle.
Réputation de l'émetteur : renseignez-vous sur la réputation et la stabilité de l'émetteur. Un partenariat avec un émetteur réputé peut apporter une certaine tranquillité d'esprit et une qualité de service sur le long terme.
Recommandations et commentaires : cherchez à obtenir des recommandations de la part de pairs et lisez des avis pour en savoir plus sur les expériences que d'autres entreprises ont eues avec la carte.
Offres de lancement : une fois que vous avez analysé les avantages à long terme de la carte, recherchez des offres de lancement attractives, telles que des périodes sans taux d'intérêt annuel ou des points bonus.
Effectuer une demande de carte de crédit d'entreprise
La demande d'une carte de crédit d'entreprise se prépare, requiert de l'attention et une bonne compréhension de la situation financière de l'entreprise. Voici un guide pas-à-pas.
Désigner un représentant autorisé : désignez un représentant de l'entreprise pour superviser le processus de candidature. Ce représentant doit être habilité à conclure des accords financiers contraignants au nom de l'entreprise. La plupart du temps, il s'agit d'un responsable financier ou d'un gestionnaire autorisé.
Déterminer vos besoins : définissez avec précision les raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin de cartes de crédit, les employés qui s'en verront délivrer et les modalités d'utilisation de ces cartes par ces derniers. Vous pourrez ainsi mieux cibler les caractéristiques qui sont les plus pertinentes pour votre entreprise.
Options de recherche : comparez les émetteurs de cartes et la valeur des différentes cartes disponibles. Sélectionnez la solution la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.
Antécédents en matière de crédit : vérifiez que les antécédents de votre entreprise en matière de crédit sont à jour et corrigez les éventuelles erreurs avant de poursuivre.
Rassembler la documentation : réunissez tous les documents nécessaires, y compris notamment votre numéro fiscal, vos états financiers et votre licence d'exploitation. Comme les exigences varient d'une carte à l'autre, il convient de déterminer vos besoins avant d'entamer la procédure de demande.
Soumettre la demande : remplissez le formulaire de demande, qui peut exiger des informations personnelles sur le propriétaire de l'entreprise ou l'agent financier qui demandent la carte, ainsi que des informations sur l'entreprise. Soumettez la demande à l'émetteur de cartes. Le processus d'approbation peut prendre de quelques heures à plusieurs semaines, le temps que l'émetteur examine les documents que vous avez soumis ainsi que vos antécédents en matière de crédit.
Passer en revue l'accord de titulaire de carte : une fois votre demande approuvée, une limite de crédit vous sera attribuée et vous recevrez un accord de titulaire de carte. Examinez attentivement les termes de cet accord, notamment en ce qui concerne le traitement des litiges et des frais non autorisés.
Mettre en place un système de gestion des comptes : configurez un système de suivi des dépenses, de collecte des rapports et de remboursement du solde.
Distribuer les cartes : distribuez les cartes aux employés que vous avez désignés et rappelez à chaque détenteur les limites de dépenses ainsi que les politiques d'utilisation. Parmi les utilisateurs les plus courants, on retrouve les vendeurs, les cadres et les employés qui se déplacent fréquemment ou qui doivent effectuer des achats.
Gestion des cartes de crédit de l'entreprise
Une fois les cartes de crédit émises, votre entreprise est chargée de contrôler et d'enregistrer les dépenses, de veiller au respect des politiques de dépenses et de rembourser rapidement le solde du compte. En gérant efficacement les comptes de l'entreprise, vous garantissez un niveau élevé de surveillance et de contrôle de l'utilisation des cartes de crédit par votre entreprise, ce qui permet d'éviter les abus tout en intégrant les dépenses liées aux cartes dans d'autres registres financiers. Tenez compte des bonnes pratiques suivantes afin de gérer vos cartes d'entreprise.
Établir une politique de dépenses et un processus de rapprochement : définissez ce qui est acceptable en ce qui concerne l'utilisation de la carte, notamment les catégories de dépenses autorisées et celles qui ne le sont pas. Créez une procédure avec des délais stricts pour que les détenteurs de cartes présentent leurs reçus et justifient les frais.
Fixer des limites de crédit : envisagez de fixer des limites de crédit spécifiques pour chaque titulaire de carte en fonction de ses responsabilités et de ses besoins en matière de dépenses.
Formation des employés : formez les détenteurs de cartes afin qu'ils sachent comment l'utiliser correctement, comment soumettre leurs dépenses et ce qu'ils doivent faire en cas de perte ou de vol de leur carte.
Intégrer un logiciel de comptabilité : intégrez les systèmes de votre fournisseur de cartes à votre logiciel de comptabilité afin d'automatiser le suivi des dépenses et l'établissement de rapports.
Contrôler les transactions : passez fréquemment en revue les transactions effectuées avec chaque carte afin de détecter rapidement toute erreur ou dépense non autorisée. Agissez rapidement en cas de divergences ou de non-respect de la politique de dépenses. Il est possible d'organiser des discussions internes ou de prendre des mesures disciplinaires plus formelles.
Régler les soldes : évitez les frais d'intérêt et les pénalités en remboursant toujours votre solde à temps.
Passer en revue les modifications apportées à l'accord : tenez-vous au courant des modifications apportées aux conditions ou aux avantages de la carte. Adaptez vos stratégies de dépenses en conséquence et profitez des nouvelles offres.
Analyser les habitudes de dépenses : analysez les habitudes de dépenses afin d'identifier les opportunités de réduction des coûts, par exemple en négociant des remises avec les fournisseurs les plus sollicités.
Ajuster les politiques si nécessaire : au fur et à mesure de l'évolution de votre entreprise, revoyez et mettez à jour périodiquement vos politiques relatives aux cartes de crédit afin de tenir compte de tout changement au niveau des besoins en matière de dépenses ou des stratégies financières de votre entreprise.
Surmonter les difficultés liées à l'obtention d'une carte de crédit d'entreprise
Si votre entreprise a du mal à obtenir une approbation pour obtenir une carte bancaire professionnelle, les stratégies suivantes peuvent vous aider.
Améliorer la solvabilité : si la cote de crédit de votre entreprise n'est pas bonne, essayez de l'améliorer en payant vos dettes à temps, en réduisant le recours au crédit et en veillant à ce que les dossiers de crédit soient exempts d'erreurs.
Établir un historique financier : pour les entreprises plus récentes et plus petites, il est envisageable de débuter avec une carte de crédit pour petites entreprises ou une modeste ligne de crédit afin d'établir un historique financier favorable.
Rassembler une documentation complète : le processus de demande peut être bloqué si la documentation est incomplète. Assurez-vous que tous les documents nécessaires sont réunis avant d'entamer la procédure de demande.
Une fois que votre entreprise a obtenu une approbation pour une carte de crédit, des problèmes peuvent survenir au sujet de son utilisation ainsi que de la gestion du compte. Voici comment faire face aux préoccupations les plus courantes.
Conditions d'utilisation : lisez attentivement les conditions d'utilisation de la carte et demandez des précisions à l'émetteur si quelque chose n'est pas clair. Les incompréhensions peuvent conduire à des abus involontaires et à des frais inattendus.
Formation des employés : élaborez un programme de formation complet pour les employés qui explique comment utiliser la carte, les conséquences en cas de manquement et d'utilisation abusive, ainsi que les bonnes pratiques en matière de sécurité de la carte et de prévention de la fraude.
Discipline financière : mettez en place des contrôles internes stricts afin d'éviter les dépenses et les dettes involontaires.
Limites de crédit : évaluez les limites de crédit afin de vous assurer qu'elles correspondent aux besoins de votre entreprise en matière de dépenses et à ses capacités de remboursement. Travaillez avec l'émetteur de votre carte pour ajuster ces limites si nécessaire.
Processus d'examen : mettez en place un processus d'examen régulier des relevés de cartes afin de repérer et de traiter toute source de préoccupation.