L'emissione di carte di credito aziendali può aiutare a tenere sotto controllo le uscite e a responsabilizzare i propri team, consentendo una gestione personalizzata delle spese e una visione più approfondita delle abitudini finanziarie di un'attività.
Per procedere con l'adozione di questi strumenti di pagamento occorre determinare l'idoneità, scegliere un programma di carte ed effettuare la procedura di richiesta. Quando si sceglie un programma di carte di credito aziendali è opportuno valutare quali funzionalità, vantaggi e termini di credito rispondono meglio ai propri obiettivi finanziari, riflettono il proprio brand e i propri principi e risultano più adatti per i dipendenti. Se stai pensando di adottare carte di credito per la tua attività, in questo articolo troverai tutto quello che devi sapere sull'argomento.
Contenuto dell'articolo
- Che cosa sono le carte di credito aziendali?
- Chi ha idoneità per una carta di credito aziendale?
- Scegliere la giusta carta di credito aziendale
- Richiedere una carta di credito aziendale
- Gestire la carta di credito aziendale
- Superare le sfide per ottenere una carta di credito aziendale
Che cosa sono le carte di credito aziendali?
Le carte di credito aziendali sono una particolare tipologia di carte di pagamento assegnata ai dipendenti per gestire spese aziendali quali viaggi, pasti, forniture per l'ufficio e intrattenimento dei clienti. A differenza delle carte di credito personali, queste carte sono legate a un conto aziendale: la responsabilità del pagamento ricade di solito sull'azienda, ma può variare in base ad accordi individuali. Le carte aziendali vengono in genere emesse solo alle attività con un fatturato annuo di almeno 4 milioni di dollari, mentre quelle più piccole possono richiedere carte di credito per piccole imprese.
Chi ha idoneità per una carta di credito aziendale?
Qualsiasi attività che desideri lanciare un programma di carte di credito aziendali deve soddisfare diversi requisiti.
Registrazione dell'attività: l'azienda deve essere legalmente registrata e operativa e, a riprova di tale status, deve produrre adeguata documentazione legale come ad esempio l'atto di costituzione, licenze commerciali o un certificato di vigenza.
Affidabilità creditizia: l'attività deve avere una buona storia creditizia e un punteggio di credito elevato, determinato in base ai rimborsi di prestiti, alle linee di credito e alla salute finanziaria generale.
Documenti finanziari: a riprova della propria stabilità finanziaria l'attività deve presentare adeguata documentazione, come conti economici, rendiconti finanziari e dichiarazioni dei redditi.
Numero di identificazione fiscale: l'attività deve avere un numero di identificazione fiscale, che negli Stati Uniti corrisponde all'EIN (Employer Identification Number).
Garanzia personale: i titolari di piccole imprese potrebbero dover offrire una garanzia personale con la quale si assumono la responsabilità della copertura finanziaria qualora l'attività non paghi i propri debiti.
Conto bancario business: alcune carte di credito aziendali richiedono che l'attività disponga di un conto bancario business dedicato.
Ricavi aziendali: normalmente le carte di credito aziendali richiedono un determinato fatturato annuo minimo.
Politica di utilizzo: le carte aziendali richiedono che l'attività disponga di una politica che ne delinei l'uso appropriato: limiti di spesa, transazioni consentite e altro ancora.
Scegliere la giusta carta di credito aziendale
Al momento di scegliere e richiedere una carta di credito ogni attività dovrà fare le proprie considerazioni, valutando attentamente le funzionalità e i vantaggi della carta rispetto agli obiettivi, alle esigenze e ai comportamenti finanziari dell'azienda. Per scegliere la carta giusta è necessario considerare le caratteristiche dell'attività a fronte dell'offerta delle carte di credito disponibili,
esaminando i fattori riportati di seguito.
Dimensioni dell'attività: le attività con ricavi annui inferiori a 4 milioni di dollari dovrebbero cercare carte appositamente progettate per le piccole imprese, che spesso prevedono premi e vantaggi mirati, adatti alla loro dimensione operativa.
Settore: alcune carte si rivolgono a settori specifici e offrono premi in linea con le abitudini di spesa tipiche di tali settori.
Fase di crescita: le start-up potrebbero aver bisogno di limiti di credito flessibili e processi di approvazione semplici, mentre le attività consolidate potrebbero preferire carte con premi premium e limiti di credito più elevati.
Categorie di spesa: occorre valutare i tipi di spese per le quali la propria attività utilizzerà più frequentemente queste carte di credito.
Frequenza di utilizzo: le attività con un basso utilizzo del credito potrebbero dare la priorità alle carte con commissioni annuali ridotte o pari a zero, mentre gli utenti più frequenti possono beneficiare di premi al raggiungimento di determinate soglie di spesa.
Salute finanziaria: anche se le aziende più piccole potrebbero dover fornire garanzie personali o scegliere carte con vantaggi modesti, quelle con una posizione finanziaria solida potrebbero avere accesso a carte con termini migliori e maggiori premi.
Dopo aver valutato l'idoneità della tua attività e i fattori chiave, considera le seguenti funzionalità di vari programmi di carte di credito per scegliere la soluzione migliore.
Vantaggi della carta: cerca i vantaggi che corrispondono al meglio alle spese più ricorrenti della tua attività. Ad esempio, se il viaggio è una spesa frequente, cerca carte con vantaggi o programmi a premi per i viaggi.
TAEG: confronta il Tasso Annuo Effettivo Globale (in inglese APR, Annual Percentage Rate) delle diverse società emittenti. Se prevedi di portare un saldo, cerca carte con tassi di interesse più bassi.
Tariffe annuali: analizza le tariffe annuali per verificare che i benefici siano superiori ai costi.
Limiti di credito: assicurati che i limiti di credito soddisfino le esigenze di spesa della tua attività.
Opzioni di addebito e pagamento: esamina i cicli di addebito e le opzioni di pagamento per determinare quali soddisfano al meglio le pratiche di gestione della liquidità della tua attività.
Funzionalità di integrazione: le carte in grado di integrarsi con le piattaforme contabili e finanziarie di un'attività possono semplificare la gestione e la rendicontazione delle spese.
Controlli sulla spesa dei dipendenti: se la carta verrà utilizzata da più dipendenti, considerane una che consenta di impostare limiti e restrizioni di spesa individuali.
Assistenza clienti: valuta il livello di assistenza clienti fornito, come ad esempio l'accesso a un account manager dedicato.
Utilizzo internazionale: per un'attività che effettua viaggi, transazioni internazionali o entrambi, cerca una carta con commissioni minime sulle transazioni estere, ampia accettazione all'estero e assistenza clienti globale.
Funzionalità di sicurezza: esamina le funzionalità di sicurezza e i sistemi di prevenzione delle frodi offerti dalla carta, come ad esempio avvisi per attività insolite.
Reputazione della società emittente: effettua una ricerca sulla reputazione e sulla stabilità della società emittente. Avvalersi di una società emittente di buona reputazione può portare tranquillità e qualità del servizio a lungo termine.
Consigli e recensioni: cerca consigli da colleghi e leggi le recensioni per conoscere le esperienze che altre attività hanno avuto con la carta.
Offerte di benvenuto: dopo aver considerato i vantaggi a lungo termine della carta, verifica l'eventuale proposta di offerte di benvenuto potenzialmente preziose, come periodi con TAEG dello 0% o punti bonus.
Richiedere una carta di credito aziendale
Per richiedere carte di credito aziendali occorre preparazione, attenzione ai dettagli e comprensione della situazione finanziaria della propria attività. Ecco una guida dettagliata.
Individua un rappresentante autorizzato: scegli un rappresentante dell'azienda che supervisioni la procedura di richiesta e che abbia l'autorità di stipulare accordi finanziari vincolanti per conto dell'attività, ad esempio un responsabile finanziario o un manager autorizzato.
Determina le tue esigenze: definisci esattamente il motivo per cui la tua attività ha bisogno di carte di credito, a quali dipendenti verranno emesse e come potranno essere utilizzate. Da queste considerazioni emergeranno le funzionalità che cerchi.
Ricerca le opzioni disponibili: raffronta varie società emittenti e il valore delle carte offerte, scegliendo quindi la soluzione migliore per le esigenze della tua attività.
Controlla la tua storia creditizia: verifica che la storia creditizia della tua attività sia aggiornata e intervieni su eventuali errori prima di procedere.
Raccogli la documentazione: raccogli tutta la documentazione necessaria, che può comprendere ad esempio il numero TIN, o codice fiscale, rendiconti finanziari e licenza commerciale. Carte diverse hanno requisiti diversi, quindi verifica cosa ti serve prima di iniziare la procedura di richiesta.
Invia la richiesta: compila il modulo di richiesta, che potrebbe prevedere l'inserimento dei dati personali del titolare e/o del responsabile finanziario che richiede la carta nonché informazioni sull'attività, quindi invialo alla società emittente. Per il processo di approvazione possono occorrere da alcune ore a diverse settimane, periodo durante il quale la società emittente esamina la documentazione inviata e la tua storia creditizia.
Esamina l'accordo del titolare della carta: una volta approvata la richiesta, ti verrà assegnato un limite di credito e riceverai un accordo del titolare della carta. Esamina attentamente i termini di tale accordo, incluse le modalità di gestione delle contestazioni e degli addebiti non autorizzati.
Predisponi un sistema di gestione: definisci le modalità con le quali monitorare le spese, raccogliere report e pagare il saldo.
Distribuisci le carte: distribuisci le carte ai dipendenti scelti e ricorda a ciascun titolare di carta i limiti di spesa e le politiche di utilizzo. Le carte sono di solito destinate a personale di vendita, dirigenti e dipendenti che si occupano di acquisti o viaggiano spesso.
Gestire la carta di credito aziendale
Una volta emesse le carte di credito, è necessario monitorare e registrare le spese, garantire il rispetto delle politiche di spesa e pagare tempestivamente il saldo del conto. Una gestione efficace dei conti aziendali consente un elevato livello di supervisione e controllo sull'utilizzo delle carte di credito della tua attività, prevenendo usi impropri e integrando le spese della carta con altri dati finanziari. Prendi in considerazione le seguenti best practice per la gestione delle tue carte aziendali.
Definizione di una politica di spesa e di un processo di riconciliazione: stabilisci in cosa consiste un uso accettabile della carta, quali categorie di spesa sono consentite e quali sono vietate. Crea un processo con scadenze rigide per l'invio delle ricevute e delle motivazioni degli addebiti da parte dei titolari delle carte.
Impostazione di limiti di credito: valuta l'opportunità di impostare limiti di credito specifici per ciascun titolare di carta in base alle responsabilità e alle esigenze di spesa.
Formazione dei dipendenti: istruisci i titolari di carta su come utilizzarla correttamente, come presentare le spese e cosa fare se la carta viene smarrita o rubata.
Integrazione con il software di contabilità: integra i sistemi del fornitore della carta con il tuo software di contabilità per automatizzare il monitoraggio e la rendicontazione delle spese.
Monitoraggio delle transazioni: controlla frequentemente le transazioni relative a ogni carta per individuare per tempo eventuali errori o spese non autorizzate, intervenendo tempestivamente in caso di discrepanze o violazioni della politica di spesa. Ciò potrebbe comportare discussioni interne o azioni disciplinari più formali.
Pagamento del saldo: evita interessi e sanzioni pagando sempre il saldo con puntualità.
Revisione delle modifiche al contratto: stai al passo con le modifiche ai termini o ai vantaggi della carta e adatta di conseguenza le tue strategie di spesa, approfittando di eventuali nuove offerte.
Analisi dei modelli di spesa: esamina i modelli di spesa per identificare opportunità di risparmio sui costi, come ad esempio negoziando sconti con fornitori frequenti.
Adeguamento delle politiche secondo necessità: man mano che la tua attività si evolve, rivedi e aggiorna periodicamente le tue politiche sulle carte di credito in modo da riflettere eventuali cambiamenti nelle esigenze di spesa o nelle strategie finanziarie della tua attività.
Superare le sfide per ottenere una carta di credito aziendale
Se la tua attività ha difficoltà a ottenere l'approvazione per una carta di credito aziendale, queste strategie possono aiutarti.
Miglioramento dell'affidabilità creditizia: se il punteggio di credito della tua attività non è elevato, punta a migliorarlo pagando i debiti puntualmente, riducendo l'utilizzo del credito e verificando che i dati relativi alla tua storia creditizia siano privi di errori.
Costruzione di un track record finanziario: per le attività più giovani e più piccole, valuta la possibilità di iniziare con una carta di credito per piccole imprese o con una piccola linea di credito per costruire un track record finanziario positivo.
Raccolta di documentazione completa: una documentazione incompleta può bloccare la procedura di richiesta. Prima di iniziarla, verifica che tutta la documentazione necessaria sia stata raccolta.
Dopo che la tua attività è stata approvata per l'emissione di una carta di credito, possono emergere delle sfide relativamente all'utilizzo appropriato e alla gestione dei conti. Ecco come affrontare le preoccupazioni più comuni.
Termini e condizioni: leggi attentamente i termini della carta e chiedi maggiori dettagli alla società emittente se qualcosa non è chiaro. I fraintendimenti possono causare involontari usi impropri e addebiti a sorpresa.
Formazione dei dipendenti: crea un programma completo di formazione dei dipendenti che delinei le modalità di utilizzo della carta, le conseguenze in caso di mancata conformità e uso improprio e le best practice relative alla sicurezza della carta e alla prevenzione delle frodi.
Disciplina finanziaria: implementa rigorosi controlli interni per evitare disattenzioni nelle spese e negli addebiti.
Limiti di credito: controlla i limiti di credito per verificare che siano in linea con le esigenze di spesa e le capacità di rimborso della tua attività e rivolgiti alla società emittente per modificare questi limiti come necessario.
Processo di revisione: imposta un processo regolare di revisione dell'estratto conto della carta per individuare e intervenire in caso di motivi di preoccupazione.