Corporate creditcards kunnen bedrijven helpen hun uitgaven in eigen hand te houden en hun teams meer mogelijkheden te bieden. Het is een stap die uitgavenbeheer op maat mogelijk maakt en dieper inzicht biedt in de financiële gewoonten van een onderneming.

Als je corporate creditcards wilt gaan gebruiken, moet je bepalen wie ervoor in aanmerking komt, een kaartprogramma kiezen en het aanvragen. Bij het selecteren van een creditcardprogramma voor je onderneming moet je overwegen welke functies, voordelen en kredietvoorwaarden het beste passen bij je financiële doelen, welke je merk en principes weerspiegelen en welke je werknemers aanspreken. Als je overweegt in je onderneming creditcards te gaan gebruiken, is de volgende informatie belangrijk.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn corporate creditcards?
  
• Wie komt in aanmerking voor een corporate creditcard?
  
• De juiste corporate creditcard kiezen
  
• Een corporate creditcard aanvragen
  
• De corporate creditcard van je onderneming beheren
  
• Uitdagingen bij het krijgen van een corporate creditcard overwinnen
  

Wat zijn corporate creditcards?

Corporate creditcards zijn speciale betaalkaarten die aan werknemers worden gegeven voor zakelijke uitgaven, zoals reiskosten, etentjes, kantoorbenodigdheden en representatie bij klanten. Anders dan bij persoonlijke creditcards zijn deze kaarten gekoppeld aan een ondernemingsrekening. De verantwoordelijkheid voor de betaling ligt meestal bij de onderneming, hoewel dit kan variëren op basis van individuele afspraken. Corporate creditcards worden doorgaans alleen uitgegeven aan ondernemingen met een jaaromzet van ten minste 4 miljoen dollar. Kleinere ondernemingen kunnen een creditcard voor kleine ondernemingen aanvragen.

Wie komt in aanmerking voor een corporate creditcard?

Elke onderneming die een programma voor corporate creditcards wil lanceren, moet aan verschillende vereisten voldoen.

• Ingeschreven zijn als onderneming: De onderneming moet wettelijk ingeschreven en actief zijn. Het bedrijf moet juridische documenten overleggen waaruit de actieve status blijkt, zoals de akte van oprichting, bedrijfsvergunningen of Verklaring Omtrent het Gedrag Rechtspersonen (VOG RP).

• Kredietwaardigheid: De onderneming moet een goede kredietgeschiedenis en een hoge kredietscore hebben. Deze score wordt beïnvloed door aflossingen van leningen, kredietlijnen en de algehele financiële gezondheid.

• Financiële documenten: De onderneming moet documentatie omtrent haar financiële stabiliteit overleggen. Dit kunnen balansen, resultatenrekeningen, kasstroomoverzichten of belastingaangiften zijn.

• Fiscaal identificatienummer: De onderneming moet een fiscaal identificatienummer hebben. In de Verenigde Staten is dit een EIN (Employer Identification Number).

• Persoonlijke borgstelling: Eigenaren van kleine bedrijven moeten mogelijk een persoonlijke garantie bieden dat ze financiële verantwoordelijkheid zullen nemen als de onderneming haar schulden niet betaalt.

• Zakelijke bankrekening: Bij sommige corporate creditcards moet de onderneming beschikken over een speciale zakelijke bankrekening.

• Bedrijfsomzet: Voor corporate creditcards is doorgaans een bepaalde minimale jaaromzet vereist.

• Gebruiksbeleid: Bij corporate cards moet de onderneming beschikken over een beleid waarin het juiste gebruik wordt beschreven: bestedingslimieten, toegestane transacties en meer.

De juiste corporate creditcard kiezen

Elke onderneming maakt haar eigen afwegingen bij het kiezen en aanvragen van een creditcard. Om de juiste creditcard te selecteren, moeten de kenmerken en voordelen van de kaart zorgvuldig worden afgestemd op de doelen, behoeften en het financiële gedrag van je onderneming. Om de juiste kaart te kiezen, moet je letten op de kenmerken van je onderneming en de kenmerken van de beschikbare creditcards.

Houd bij het kiezen van een kaart rekening met de volgende factoren.

• Grootte van de onderneming: Ondernemingen met een omzet van minder dan 4 miljoen dollar per jaar, moeten kijken naar kaarten die speciaal zijn ontworpen voor kleine ondernemingen. Deze gaan vaak gepaard met gerichte beloningen en voordelen die passen bij de schaal van hun activiteiten.

• Branche: Sommige kaarten zijn afgestemd op specifieke branches en bieden beloningen die voldoen aan het gemiddelde bestedingspatroon in die branche.

• Groeifase: Start-ups hebben mogelijk flexibele kredietlimieten en eenvoudige goedkeuringsprocessen nodig, terwijl gevestigde ondernemingen betaalkaarten met betere beloningen en hogere kredietlimieten willen.

• Bestedingscategorieën: Beoordeel voor welke soorten uitgaven je onderneming deze creditcards het vaakst zal gebruiken.

• Frequentie van gebruik: Ondernemingen die weinig krediet gebruiken, geven mogelijk voorrang aan betaalkaarten met lage of geen jaarlijkse kosten, terwijl frequentere gebruikers kunnen profiteren van beloningen voor het bereiken van bepaalde bestedingsdrempels.

• Financiële gezondheid: Kleinere ondernemingen moeten misschien persoonlijke garanties verstrekken of kaarten met bescheiden voordelen kiezen, maar ondernemingen met een sterke financiële positie hebben toegang tot kaarten met betere voorwaarden en meer beloningen.

Nadat je hebt beoordeeld of je onderneming in aanmerking komt en hebt nagedacht over de belangrijkste aandachtspunten, kun je gaan kijken naar de onderstaande kenmerken van verschillende creditcardprogramma's om het beste programma te kiezen.

• Voordelen van de betaalkaart: Zoek naar voordelen die aansluiten bij waar je onderneming het meeste geld aan uitgeeft. Als je bijvoorbeeld regelmatig geld aan reizen uitgeeft, zoek dan naar kaarten met reisvoordelen of beloningsprogramma's.

• Rentepercentage op jaarbasis: Vergelijk het rentepercentage op jaarbasis van verschillende maatschappijen. Als je van plan bent een negatief saldo aan te houden, kijk dan naar kaarten met een lager rentetarief.

• Jaarlijkse kosten: Analyseer de jaarlijkse kosten om na te gaan of de voordelen opwegen tegen de kosten.

• Kredietlimieten: Zorg ervoor dat de kredietlimieten voldoen aan de bestedingsbehoeften van je onderneming.

• Facturatie- en betalingsmogelijkheden: Controleer de facturatiecycli en betaalopties om te bepalen welke het beste aansluiten bij het kasbeheer van je onderneming.

• Integratiemogelijkheden: Betaalkaarten die kunnen worden geïntegreerd met de boekhoudkundige en financiële platforms van de onderneming, kunnen het beheer en de rapportage van uitgaven vereenvoudigen.

• Bestedingslimieten voor werknemers: Als de kaart door meerdere werknemers wordt gebruikt, overweeg dan een kaart waarop je individuele bestedingslimieten en -beperkingen kunt instellen.

• Klantenservice: Houd rekening met het niveau van de geleverde klantenservice, zoals toegang tot een speciale accountmanager.

• Internationaal gebruik: Als je een onderneming hebt met internationale reizen, internationale transacties of beide, zoek dan een kaart met minimale kosten voor buitenlandse transactie, brede acceptatie in het buitenland en wereldwijde klantenondersteuning.

• Beveiligingsfuncties: Controleer de functies voor beveiliging en de fraudepreventiesystemen, zoals waarschuwingen bij ongebruikelijke activiteit.

• Reputatie van de uitgever: Onderzoek de reputatie en stabiliteit van de uitgevende instelling. Samenwerken met een gerenommeerde uitgever kan gemoedsrust en servicekwaliteit op lange termijn opleveren.

• Aanbevelingen en beoordelingen: Vraag aanbevelingen van collega's en lees beoordelingen om inzicht te krijgen in de ervaringen van andere bedrijven met de kaart.

• Introductieaanbiedingen: Nadat je hebt gekeken naar de voordelen van de kaart op lange termijn, kunt je potentieel waardevolle introductieaanbiedingen bekijken, zoals periodes met 0% rente of bonuspunten.

Een corporate creditcard aanvragen

Aanvragen voor corporate creditcards vereisen voorbereiding, aandacht voor detail en inzicht in de financiële draagkracht van je onderneming. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding.

• Selecteer een gemachtigde vertegenwoordiger: Selecteer een vertegenwoordiger van de onderneming die toezicht houdt op de aanvraagprocedure. Deze vertegenwoordiger moet bevoegd zijn om namens de onderneming bindende financiële overeenkomsten aan te gaan. Veelvoorkomende voorbeelden zijn een financiële medewerker of een geautoriseerde manager.

• Bepaal wat je nodig hebt: Definieer precies waarom je onderneming creditcards nodig heeft, welke werknemers een kaart krijgen en hoe ze de kaart mogen gebruiken. Op basis daarvan kun je bepalen welke functies je wilt.

• Mogelijkheden voor onderzoek: Vergelijk de uitgevers van betaalkaarten en wat de verschillende kaarten te bieden hebben. Selecteer de beste oplossing voor je onderneming.

• Controleer de kredietgeschiedenis: Controleer of de kredietgeschiedenis van je onderneming up-to-date is en corrigeer eventuele fouten voordat je verdergaat.

• Verzamel de documentatie: Verzamel alle benodigde documentatie, met inbegrip van maar niet beperkt tot je fiscaal identiteitsnummer, financiële overzichten en je bedrijfsvergunning. Voor verschillende kaarten gelden verschillende vereisten, dus ga na wat je nodig hebt voordat je de aanvraagprocedure start.

• Dien de aanvraag in: Vul het aanvraagformulier in. Hiervoor heb je mogelijk de persoonlijke gegevens nodig van de eigenaar van de onderneming en/of de financiële medewerker die de kaart aanvraagt, naast de bedrijfsgegevens. Verstuur het formulier naar de uitgever. Het goedkeuringsproces kan enkele uren tot enkele weken duren. In deze tijd beoordeelt de uitgever je ingediende documentatie en kredietgeschiedenis.

• Controleer de kaarthouderovereenkomst: Na goedkeuring krijg je een kredietlimiet toegewezen en een kaarthouderovereenkomst toegestuurd. Lees de voorwaarden van deze overeenkomst zorgvuldig door, waaronder wat je moet doen bij geschillen of ongeautoriseerde betalingen.

• Zet een systeem voor accountbeheer op: Zet een systeem op voor het bijhouden van uitgaven, het verzamelen van rapporten en het betalen van het uitstaande saldo.

• Verstrek de betaalkaarten: Geef de betaalkaarten aan de gekozen medewerkers en herinner elke kaarthouder aan de bestedingslimiet en het gebruiksbeleid. Werknemers die vaak een betaalkaart krijgen, zijn de verkoopmedewerkers, het leidinggevend personeel en de werknemers met frequente reis- of inkooptaken.

De corporate creditcard van je onderneming beheren

Zodra de creditcards zijn uitgegeven, moet je onderneming de uitgaven controleren en registreren, ervoor zorgen dat het uitgavenbeleid wordt nageleefd en op tijd het uitstaande saldo betalen. Met een effectief beheer van de bedrijfsrekeningen zorg je voor een hoge mate van toezicht en controle op het creditcardgebruik van je onderneming. Hierdoor voorkom je misbruik en worden de kaartuitgaven geïntegreerd met andere financiële gegevens. Houd rekening met de volgende best practices voor het beheer van je betaalkaarten.

• Stel het uitgavenbeleid en het reconciliatieproces vast: Definieer wat onder acceptabel gebruik van de kaart valt: welke uitgavencategorieën zijn toegestaan en welke uitgaven vallen daar niet onder. Stel een procedure op met strikte deadlines voor kaarthouders om ontvangstbewijzen in te dienen en kosten toe te lichten.

• Stel kredietlimieten in: Overweeg om specifieke kredietlimieten in te stellen voor elke kaarthouder op basis van diens verantwoordelijkheden en bestedingsbehoeften.

• Train de medewerkers: Vertel kaarthouders hoe ze de kaart op de juiste manier gebruiken, hoe ze onkosten moeten indienen en wat ze moeten doen bij verlies of diefstal van de kaart.

• Integreer de kaarten in de boekhoudsoftware: Integreer de systemen van je kaartprovider met je boekhoudsoftware om het bijhouden en rapporteren van onkosten te automatiseren.

• Houd toezicht op de transacties: Controleer regelmatig de transacties voor elke kaart om fouten of niet-geautoriseerde uitgaven in een vroeg stadium op te sporen. Reageer onmiddellijk op discrepanties of schendingen van het uitgavenbeleid. Je kunt dit doen via interne gesprekken of meer formele disciplinaire maatregelen.

• Betaal het uitstaande saldo: Voorkom rentelasten en boetes door je uitstaande saldo altijd op tijd te betalen.

• Controleer wijzigingen in de overeenkomst: Blijf op de hoogte van wijzigingen in kaartvoorwaarden of -voordelen. Pas je bestedingsstrategieën daaraan aan en profiteer van nieuwe aanbiedingen.

• Analyseer de bestedingspatronen: Beoordeel de bestedingspatronen om mogelijkheden voor kostenbesparing te identificeren, zoals onderhandelen over kortingen met frequente leveranciers.

• Pas waar nodig het beleid aan: Het is raadzaam om je creditcardbeleid regelmatig te herzien en bij te werken naarmate je onderneming zich ontwikkelt, zodat hierin rekening wordt gehouden met eventuele wijzigingen in de bestedingsbehoeften of financiële strategieën van je onderneming.

Uitdagingen bij het krijgen van een corporate creditcard overwinnen

Als je onderneming moeite heeft om goedkeuring te krijgen voor een corporate creditcard, kunnen de volgende strategieën helpen.

• Verbeter de kredietwaardigheid: Als de kredietscore van je onderneming niet hoog is, richt je dan op het verbeteren ervan door schulden op tijd te betalen, het kredietgebruik te beperken en ervoor te zorgen dat de kredietwaardigheidsgegevens geen fouten bevatten.

• Werk aan je financiële reputatie: Nieuwere of kleinere ondernemingen kunnen overwegen te beginnen met een creditcard voor kleine bedrijven of een laag krediet om een positieve financiële reputatie op te bouwen.

• Verzamel uitgebreide documentatie: Onvolledige documentatie kan het aanvraagproces vertragen. Controleer of alle benodigde documentatie is verzameld voordat je de aanvraagprocedure start.

Nadat je onderneming is goedgekeurd voor een creditcard, kunnen er problemen ontstaan met betrekking tot het juiste gebruik en het accountbeheer. Hieronder lees je hoe je veelvoorkomende problemen kunt aanpakken.

• Algemene voorwaarden: Lees de voorwaarden van de kaart zorgvuldig door en vraag de uitgever om meer informatie als er iets onduidelijk is. Misverstanden kunnen leiden tot onbedoeld misbruik en onverwachte kosten.

• Training van medewerkers: Zet een uitgebreid trainingsprogramma voor medewerkers op, waarin wordt ingegaan op hoe ze de kaart moeten gebruiken, wat de gevolgen zijn van niet-naleving en misbruik en best practices voor kaartbeveiliging en fraudepreventie.

• Financiële discipline: Implementeer strikte interne controles om onbedoelde uitgaven en schulden te voorkomen.

• Kredietlimieten: Controleer of de kredietlimieten aansluiten op de bestedingsbehoeften en betalingsmogelijkheden van je onderneming. Pas samen met de uitgever deze limieten zo nodig aan.

• Beoordelingsproces: Stel een procedure in voor het regelmatig controleren van de afschriften om eventuele punten van zorg te signaleren en aan te pakken.