Die Ausgabe von Firmenkreditkarten kann Unternehmen helfen, ihre Ausgaben zu kontrollieren und ihre Teams zu stärken. Mit diesem Schritt können Sie Ausgaben individuell verwalten und einen tieferen Einblick in das Ausgabeverhalten Ihres Unternehmens gewinnen.
Um diese Firmenkreditkarten einzurichten, müssen Sie die Anspruchsberechtigung festlegen, ein Kartenprogramm auswählen und einen Antrag stellen. Wenn Sie ein Kreditkartenprogramm für Ihr Unternehmen auswählen, sollten Sie überlegen, welche Funktionen, Vergünstigungen und Kreditbedingungen am besten zu Ihren finanziellen Zielen passen, Ihre Marke und Ihre Grundsätze repräsentieren und für Ihre Mitarbeiter/innen attraktiv sind. Wenn Sie die Einrichtung von Kreditkarten für Ihr Unternehmen erwägen, erfahren Sie hier alles, was Sie wissen müssen.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was sind Firmenkreditkarten?
- Wer kann eine Firmenkreditkarte beantragen?
- Die Wahl der richtigen Firmenkreditkarte
- Beantragung einer Firmenkreditkarte
- Verwaltung Ihrer Firmenkreditkarte
- Bewältigung von Schwierigkeiten bei der Beantragung einer Firmenkreditkarte
Was sind Firmenkreditkarten?
Firmenkreditkarten sind spezielle Zahlungskarten, die an Mitarbeiter/innen ausgegeben werden, um Geschäftsausgaben wie Reisen, Verpflegung, Bürobedarf und Kundenbewirtung zu tätigen. Im Unterschied zu persönlichen Kreditkarten sind diese Karten an ein Firmenkonto gebunden. Die Verantwortung für die Zahlung liegt in der Regel beim Unternehmen, obwohl dies je nach Vereinbarung auch anders sein kann. Firmenkarten werden in der Regel nur an Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 4 Mio. USD ausgegeben. Kleinere Unternehmen können Kreditkarten für das Kleingewerbe beantragen.
Wer kann eine Firmenkreditkarte beantragen?
Jedes Unternehmen, das ein Firmenkreditkartenprogramm einführen möchte, muss mehrere Voraussetzungen erfüllen.
Registrierung des Unternehmens: Das Unternehmen muss behördlich registriert und betriebsbereit sein. Das Unternehmen muss rechtliche Dokumente vorlegen, die seinen Betriebsstatus belegen, wie beispielsweise der Gesellschaftsvertrag, Geschäftslizenzen oder eine Unbedenklichkeitsbescheinigung.
Kreditwürdigkeit: Das Unternehmen muss eine einwandfreie Kredithistorie und eine hohe Bonität aufweisen. Für diese Bewertung werden Kreditrückzahlung, Kreditlinien und die allgemeine finanzielle Stabilität berücksichtigt.
Finanzielle Unterlagen: Das Unternehmen muss einen Nachweis über seine finanzielle Solidität erbringen. Dazu können Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Cashflowrechnungen und Steuererklärungen beitragen.
Steueridentifikationsnummer (Tax Identification Number, TIN): Das Unternehmen muss eine TIN haben. In den Vereinigten Staaten handelt es sich dabei um eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Employer Identification Number, EIN).
Persönliche Bürgschaft: Kleinunternehmer/innen müssen möglicherweise mit einer persönlichen Bürgschaft die Verantwortung für den Fall übernehmen, dass das Unternehmen seinen finanziellen Verpflichtungen nicht nachkommen kann.
Geschäftsbankkonto: Einige Firmenkreditkarten erfordern, dass das Unternehmen über ein spezielles Geschäftsbankkonto verfügt.
Unternehmensumsatz: Firmenkreditkarten erfordern in der Regel einen bestimmten jährlichen Mindestumsatz.
Nutzungsrichtlinie: Bei Firmenkarten muss das Unternehmen über eine Richtlinie verfügen, in der die angemessene Nutzung festgelegt ist: Ausgabenlimits, zulässige Transaktionen und Ähnliches.
Die Wahl der richtigen Firmenkreditkarte
Für die Wahl und Beantragung einer Kreditkarte muss jedes Unternehmen eigene Überlegungen anstellen. Die Auswahl der richtigen Kreditkarte erfordert eine sorgfältige Abstimmung der Merkmale und Vorteile der Karte auf die Ziele, Bedürfnisse und das Finanzverhalten Ihres Unternehmens. Bei der Auswahl der geeigneten Karte müssen Sie die Merkmale Ihres Unternehmens und die Merkmale der verfügbaren Kreditkarten berücksichtigen.
Beachten Sie bei der Auswahl einer Karte die folgenden Faktoren.
Unternehmensgröße: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 4 Mio. USD sollten nach Karten Ausschau halten, die speziell für das Kleingewerbe entwickelt wurden. Diese bieten oft gezielte Prämien und Vorteile, die auf die Größe ihrer Geschäftstätigkeit abgestimmt sind.
Branche: Einige Karten richten sich an bestimmte Branchen und bieten Prämien, die den typischen Ausgabegewohnheiten dieser Branchen entsprechen.
Wachstumsphase: Für Start-ups sind oft flexible Kreditlimits und einfache Genehmigungsverfahren sinnvoll, wohingegen etablierte Unternehmen unter Umständen Karten mit Premium-Prämien und höheren Kreditlimits benötigen.
Ausgabenkategorien: Ermitteln Sie die Ausgabenarten, für die Ihr Unternehmen diese Kreditkarten am häufigsten verwenden wird.
Häufigkeit der Nutzung: Unternehmen mit geringer Kreditnutzung sollten Karten mit niedrigen oder gar keinen Jahresgebühren bevorzugen, während Vielnutzer/innen von Prämien für das Erreichen bestimmter Ausgabenschwellen profitieren können.
Finanzielle Solidität: Während kleinere Unternehmen gegebenenfalls persönliche Garantien vorlegen müssen oder Karten mit eher geringen Vorteilen wählen, haben finanzstarke Unternehmen möglicherweise Zugang zu Karten mit besseren Konditionen und mehr Prämien.
Sobald Sie die Voraussetzungen und die wichtigsten Überlegungen für Ihr Unternehmen geprüft haben, sollten Sie die folgenden Merkmale der verschiedenen Kreditkartenprogramme berücksichtigen, um das geeignetste auszuwählen.
Kartenvorteile: Suchen Sie nach Vorteilen, die zu den Bereichen passen, in denen Ihr Unternehmen das meiste Geld ausgeben wird. Wenn Sie zum Beispiel häufig reisen, sollten Sie nach Karten mit Reisevorteilen oder Prämienprogrammen Ausschau halten.
Effektiver Jahreszins: Vergleichen Sie die effektiven Jahreszinsen der verschiedenen Aussteller. Wenn Sie beabsichtigen, ein Guthaben zu halten, suchen Sie nach Karten mit niedrigeren Zinssätzen.
Jahresgebühren: Analysieren Sie die Jahresgebühren, um sicherzustellen, dass der Nutzen die Kosten überwiegt.
Kreditlimits: Vergewissern Sie sich, dass die Kreditlimits dem Ausgabenbedarf Ihres Unternehmens entsprechen.
Abrechnungs- und Zahlungsoptionen: Prüfen Sie die Abrechnungszyklen und Zahlungsoptionen, um festzustellen, was am besten zu den Liquiditätsmanagementverfahren Ihres Unternehmens passt.
Integrationsmöglichkeiten: Karten, die sich in die Buchhaltungs- und Finanzplattformen des Unternehmens integrieren lassen, können das Spesenmanagement und die Berichterstattung vereinfachen.
Ausgabenkontrolle für Mitarbeiter/innen: Wenn die Karte von mehreren Mitarbeitenden verwendet werden soll, sollten Sie eine Karte wählen, für die individuelle Ausgabenlimits und -beschränkungen festgelegt werden können.
Kundenservice: Achten Sie auf das Niveau des Kundenservices, beispielsweise den Zugang zu einem speziellen Account Manager.
Internationale Verwendung: Für Unternehmen mit Auslandsreisen, internationalen Transaktionen oder beidem, suchen Sie nach einer Karte mit möglichst geringen Gebühren für ausländische Transaktionen, breiter Akzeptanz im Ausland und weltweitem Kundensupport.
Sicherheitsmerkmale: Informieren Sie sich über die Sicherheit der Karte und über Betrugspräventionssysteme, wie z. B. Warnmeldungen bei ungewöhnlichen Aktivitäten.
Ruf des Ausstellers: Informieren Sie sich über den Ruf und die Solidität des Ausstellers. Eine Partnerschaft mit einem seriösen Aussteller kann Ihnen Sicherheit und langfristige Servicequalität bieten.
Empfehlungen und Bewertungen: Holen Sie sich Empfehlungen von anderen Unternehmen ein und lesen Sie Bewertungen, um zu erfahren, welche Erfahrungen diese bereits mit der Karte gemacht haben.
Einführungsangebote: Nachdem Sie die langfristigen Vorteile der Karte geprüft haben, informieren Sie sich über potenziell wertvolle Einführungsangebote wie 0 % effektiver Jahreszins oder Bonuspunkte.
Beantragung einer Firmenkreditkarte
Die Beantragung einer Firmenkreditkarte erfordert Vorbereitung, Detailgenauigkeit und Kenntnis der finanziellen Situation Ihres Unternehmens. Nachfolgend finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden.
Wählen Sie eine bevollmächtigte Vertreterin oder einen bevollmächtigten Vertreter: Wählen Sie eine Unternehmensvertreterin oder einen Unternehmensvertreter, die bzw. der das Antragsverfahren überwacht. Diese Vertreterin oder dieser Vertreter muss die Befugnis haben, im Namen des Unternehmens verbindliche finanzielle Vereinbarungen zu treffen. Gängige Beispiele sind ein/e Finanzdirektor/in oder ein/e bevollmächtigte/r Manager/in.
Bestimmen Sie Ihren Bedarf: Legen Sie genau fest, warum Ihr Unternehmen Kreditkarten benötigt, welche Mitarbeiter/innen Karten erhalten sollen und wie die Mitarbeiter/innen diese nutzen dürfen. Daraus ergeben sich die Funktionen, die Sie suchen.
Informieren Sie sich über die Optionen: Vergleichen Sie die Kartenaussteller und den Wert der verschiedenen Karten. Wählen Sie die beste Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen.
Prüfen Sie den Kreditverlauf: Prüfen Sie, ob die Kredithistorie Ihres Unternehmens aktuell ist, und beheben Sie vor weiteren Schritten etwaige Fehler.
Sammeln Sie Unterlagen: Stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen zusammen, insbesondere Ihre TIN, Ihre Finanzberichte und Ihre Geschäftslizenz. Jede Karte hat ihre eigenen Anforderungen. Überprüfen Sie also, was Sie benötigen, bevor Sie mit dem Antragsverfahren beginnen.
Reichen Sie den Antrag ein: Füllen Sie das Antragsformular aus, das unter Umständen persönliche Angaben der Unternehmensinhaberin oder des Unternehmensinhabers und/oder der oder des Finanzverantwortlichen, die bzw. der die Karte beantragt, sowie Unternehmensinformationen erfordert. Reichen Sie den Antrag beim Aussteller ein. Das Genehmigungsverfahren kann einige Stunden bis zu mehreren Wochen dauern, da der Aussteller Ihre eingereichten Unterlagen und Ihren Kreditverlauf prüft.
Prüfen Sie die Karteninhabervereinbarung: Nach der Genehmigung wird Ihnen ein Kreditlimit zugewiesen und ein Karteninhabervertrag zugeschickt. Prüfen Sie sorgfältig die Bedingungen dieser Vereinbarung, darunter auch, wie Sie im Falle von angefochtenen Zahlungen und nicht autorisierten Gebühren vorgehen.
Richten Sie ein Kontoverwaltungssystem ein: Richten Sie ein System ein, mit dem Sie Ihre Ausgaben verfolgen, Berichte erstellen und Ihren Saldo zurückzahlen können.
Verteilen Sie die Karten: Verteilen Sie die Karten an die von Ihnen ausgewählten Mitarbeiter/innen und erinnern Sie jede Karteninhaberin und jeden Karteninhaber an die Ausgabenlimits und Nutzungsrichtlinien. Zu den üblichen Kartenempfängerinnen und Kartenempfängern gehören Vertriebsmitarbeiter/innen, Führungskräfte und solche Mitarbeiter/innen, die häufig reisen oder Einkäufe tätigen müssen.
Verwaltung Ihrer Firmenkreditkarte
Nach der Ausstellung von Kreditkarten ist es Aufgabe Ihres Unternehmens, die Ausgaben zu überwachen und zu erfassen, die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien zu gewährleisten und den Kontosaldo umgehend zu begleichen. Die effektive Verwaltung von Unternehmenskonten schafft ein hohes Maß an Übersicht und Kontrolle über die Kreditkartennutzung Ihres Unternehmens, verhindert Missbrauch und integriert die Kartenausgaben mit anderen Finanzunterlagen. Beachten Sie die folgenden Best Practices für die Verwaltung Ihrer Firmenkarten.
Legen Sie eine Ausgabenrichtlinie und ein Abstimmungsverfahren fest: Definieren Sie, wie die Karte verwendet werden darf: welche Ausgabenkategorien sind erlaubt und welche sind tabu. Schaffen Sie ein Verfahren mit strengen Fristen für Karteninhaber/innen, um Belege einzureichen und die Abbuchungen zu erklären.
Setzen Sie Kreditlimits fest: Überlegen Sie, ob Sie für jede Karteninhaberin und jeden Karteninhaber spezifische Kreditlimits auf der Grundlage ihrer bzw. seiner Verantwortlichkeiten und Ausgabenbedürfnisse festlegen.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter/innen: Informieren Sie die Karteninhaber/innen über die korrekte Verwendung der Karte, die Einreichung von Ausgaben und das Vorgehen bei Verlust oder Diebstahl der Karte.
Integration in die Buchhaltungssoftware: Integrieren Sie die Systeme Ihres Kartenanbieters in Ihre Buchhaltungssoftware, um die Kostenverfolgung und Berichterstattung zu automatisieren.
Überwachen Sie Transaktionen: Überprüfen Sie die Transaktionen für jede Karte regelmäßig, um Fehler oder unberechtigte Ausgaben frühzeitig zu erkennen. Handeln Sie umgehend, wenn Unstimmigkeiten oder Verstöße gegen die Ausgabenrichtlinie auftreten. Dies kann interne Diskussionen oder formellere disziplinarische Maßnahmen zur Folge haben.
Zahlen Sie den Saldo zurück: Vermeiden Sie Zinskosten und Strafzahlungen, indem Sie Ihren Saldo immer pünktlich zurückzahlen.
Überprüfen Sie Vertragsänderungen: Halten Sie sich über Änderungen der Kartenbedingungen oder -vorteile auf dem Laufenden. Passen Sie Ihre Ausgabestrategien entsprechend an und nutzen Sie alle neuen Angebote.
Analysieren Sie das Ausgabeverhalten: Bewerten Sie das Ausgabeverhalten, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren, indem Sie z. B. Rabatte mit häufigen Lieferanten aushandeln.
Passen Sie die Richtlinien nach Bedarf an: Da sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, sollten Sie Ihre Kreditkartenrichtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um etwaige Änderungen im Ausgabenbedarf oder in den Finanzstrategien Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.
Bewältigung von Herausforderungen bei der Beantragung einer Firmenkreditkarte
Falls Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, die Genehmigung für eine Firmenkreditkarte zu erhalten, können Ihnen die folgenden Strategien helfen.
Verbessern Sie Ihre Kreditwürdigkeit: Wenn die Bonität Ihres Unternehmens nicht besonders gut ist, sollten Sie sich bemühen, sie zu verbessern, indem Sie Ihre Schulden pünktlich bezahlen, die Kreditnutzung reduzieren und sicherstellen, dass Ihre Kreditunterlagen fehlerfrei sind.
Erstellen Sie eine Finanzbilanz: Neuere oder kleinere Unternehmen sollten mit einer Kreditkarte für Kleingewerbe oder einer kleinen Kreditlinie beginnen, um eine positive finanzielle Erfolgsbilanz aufzubauen.
Stellen Sie umfassende Unterlagen zusammen: Unvollständige Unterlagen können den Antragsvorgang verzögern. Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Unterlagen vorhanden sind, bevor Sie mit dem Antragsverfahren beginnen.
Nach der Genehmigung einer Kreditkarte für Ihr Unternehmen kann es zu Problemen bei der angemessenen Nutzung und Verwaltung des Kontos kommen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die häufigsten Bedenken ausräumen können.
Bedingungen und Konditionen: Lesen Sie die Bedingungen der Karte sorgfältig durch und fragen Sie den Kartenaussteller nach weiteren Details, falls Ihnen etwas unklar ist. Missverständnisse können zu ungewolltem Missbrauch und überraschenden Kosten führen.
Mitarbeiterschulung: Erstellen Sie ein umfassendes Schulungsprogramm für Ihre Mitarbeiter/innen, in dem die Verwendung der Karte, die Folgen der Nichteinhaltung und des Missbrauchs sowie die Best Practices für Kartensicherheit und Betrugsprävention erläutert werden.
Finanzielle Disziplin: Führen Sie strenge interne Kontrollen ein, um ungewollte Ausgaben und Schulden zu vermeiden.
Kreditlimits: Überprüfen Sie die Kreditlimits, um sicherzustellen, dass sie dem Ausgabenbedarf und den Rückzahlungsmöglichkeiten Ihres Unternehmens entsprechen. Arbeiten Sie mit Ihrem Aussteller zusammen, um diese Limits bei Bedarf anzupassen.
Überprüfungsverfahren: Richten Sie eine regelmäßige Überprüfung der Kartenabrechnungen ein, um mögliche Probleme zu erkennen und zu beheben.