Os cartões virtuais têm crescido constantemente em popularidade nos últimos anos. O mercado mundial de cartões virtuais deve aumentar de quase US$ 12 bilhões em 2021 para US$ 65 bilhões até 2030. Os cartões virtuais são uma solução para a evolução das necessidades das empresas, particularmente aquelas relacionadas ao trabalho remoto, compras online e segurança digital.

Os cartões de plástico tradicionais, embora funcionais, muitas vezes têm limitações que não se alinham com a natureza dinâmica dos negócios contemporâneos. Como forma de pagamento, os cartões virtuais oferecem flexibilidade e forte segurança, mas também têm funcionalidades que podem redefinir o gerenciamento de despesas e pagamentos de fornecedores. Veja o que as empresas precisam saber sobre os cartões virtuais.

Neste artigo:

• O que é um cartão virtual?
  
• Para que servem os cartões virtuais?
  
• Os cartões virtuais são seguros?
  
• Vantagens e desvantagens dos cartões virtuais
  
• Como conseguir um cartão virtual para sua empresa
  

O que é um cartão virtual?

Um cartão virtual é uma versão digital de um cartão de plástico, como um cartão de crédito ou débito. Tem dados de cartão usados principalmente em transações online. Veja uma visão geral dos recursos e características do cartão virtual:

• Dados do cartão: Assim como um cartão comum, um cartão virtual tem um número de cartão, data de validade e código de segurança, normalmente um valor de verificação do cartão (CVV) ou código de verificação do cartão (CVC). Esses detalhes são gerados eletronicamente.

• Utilização: Os cartões virtuais costumam ser usados para compras ou transações online em que o cartão físico não precisa estar presente.

• Segurança: Uma das principais vantagens dos cartões virtuais é a segurança de pagamento. Alguns cartões virtuais são projetados para uso único, ou seja, quando são usados em uma transação, tornam-se inválidos. Isso reduz o risco de uso não autorizado ou fraudulento. Outros cartões virtuais podem ter limites definidos ou podem ser bloqueados para uma empresa específica.

• Emissão: Os cartões virtuais podem ser emitidos instantaneamente, tornando-os mais rápidos de obter em comparação com a espera que um cartão físico seja enviado pelo correio.

• Ligação: Dependendo do emissor, um cartão virtual pode estar vinculado a uma conta bancária tradicional ou linha de crédito, ou pode ser pré-carregado com fundos.

• Flexibilidade: Os cartões virtuais podem ser definidos com controles de gastos, como limites de valor da transação, gastos totais, intervalo de datas ou categorias de comerciantes.

• Gestão de despesas: As empresas costumam usar cartões virtuais para o gerenciamento de despesas. Elas podem emitir um cartão virtual para uma compra específica a um funcionário, o que proporciona uma camada adicional de controle e supervisão sobre os gastos.

• Sustentabilidade: Como não há plástico envolvido, os cartões virtuais são considerados mais ecológicos do que os cartões tradicionais.

Para que servem os cartões virtuais?

Os cartões virtuais ganharam força significativa nos últimos anos, em grande parte por causa de sua adaptabilidade e recursos de segurança. Veja como as empresas costumam usá-los:

• Compras online: Por serem digitais em primeiro lugar, os cartões virtuais são a forma de pagamento preferida em transações de e-commerce. Permitem realizar transações sem revelar dados primários de cartão ou bancários, reduzindo a exposição a possíveis fraudes.

• Gerenciamento de assinaturas: Muitas vezes, as empresas optam por cartões virtuais quando se inscrevem em softwares ou serviços online. Caso o serviço não seja mais necessário, o cartão virtual pode ser desativado, evitando novas cobranças.

• Despesas de viagem: Algumas empresas emitem cartões virtuais aos funcionários para despesas de viagem específicas. Isso proporciona controle preciso sobre os gastos e reconciliação de despesas mais fácil.

• Pagamentos de fornecedores: As empresas podem gerar cartões virtuais com limites definidos para fornecedores, facilitando o gerenciamento e o rastreamento dos pagamentos.

• Cenários de uso único: Para transações nas quais se deseja aumentar a segurança, as empresas podem gerar cartões virtuais de uso único. Após a transação, os dados do cartão se tornam obsoletos, tornando qualquer violação de dados menos impactante.

• Gastos de funcionários: Em vez de emitir cartões corporativos físicos, algumas empresas preferem oferecer aos funcionários cartões virtuais com limites predefinidos para compras relacionadas à empresa.

• Campanhas publicitárias: Ao executar campanhas de publicidade online, as empresas podem usar cartões virtuais para alocar orçamentos de forma eficaz. Se o orçamento de uma campanha estiver esgotado, o cartão evita gastos excessivos.

• Cobrança por consumo: Para serviços cobrados conforme o uso, como hospedagem na nuvem, os cartões virtuais podem ajudar as empresas a gerenciar despesas imprevisíveis ao estabelecer um limite para possíveis cobranças.

Os cartões virtuais são seguros?

Os cartões virtuais oferecem vários recursos de segurança que resolvem vulnerabilidades comuns associadas a transações de cartão tradicionais. Aqui está uma visão detalhada dos aspectos de segurança:

• Exposição limitada: Como muitas vezes as empresas criam cartões virtuais para fins específicos, o cartão principal ou os dados bancários não são expostos durante as transações. Isso minimiza o risco de roubo de dados.

• Cartões descartáveis: Muitos cartões virtuais são gerados para uso único. Após a transação pretendida, os dados do cartão tornam-se inválidos, tornando-os inúteis para possíveis fraudadores.

• Controles de gastos: Os usuários podem definir limites específicos para cartões virtuais, como valor total, período de validade ou categoria de comerciante. Isso oferece uma camada adicional de controle e reduz os danos potenciais de transações não autorizadas.

• Cartões específicos para empresas: Alguns cartões virtuais podem ser bloqueados para uma determinada empresa. Mesmo que os dados do cartão estejam comprometidos, eles não funcionarão em outro lugar.

• Emissão e rescisão imediatas: Os cartões virtuais podem ser gerados instantaneamente e encerrados a qualquer momento. Se houver suspeita de violação ou uso indevido, o cartão pode ser desativado imediatamente.

• Alertas em tempo real: Muitas plataformas que oferecem cartões virtuais fornecem notificações em tempo real para cada transação, facilitando a detecção e denúncia de atividades não autorizadas.

• Sem risco físico: Sem um cartão tangível, não há risco de perda-ou roubo convencionalmente.

Embora os cartões virtuais tenham mecanismos de segurança robustos, nenhuma forma de pagamento está imune a riscos. Práticas recomendadas, como usar redes confiáveis, manter o software atualizado e monitorar regularmente o histórico de transações, pode aumentar a segurança dos cartões virtuais.

Vantagens e desvantagens dos cartões virtuais

Os cartões virtuais são uma solução para os mais diversos desafios financeiros que as empresas costumam enfrentar, mas ainda há desvantagens no uso dessa forma de pagamento. Antes de decidir se os cartões virtuais são uma boa opção para o seu negócio, avalie seus benefícios em relação às desvantagens:

Benefícios dos cartões virtuais

• Mitigação de riscos: Os cartões virtuais, especialmente os de uso único, reduzem consideravelmente as chances de fraude. Uma vez usados, esses dados de cartão se tornam redundantes, não deixando nenhuma oportunidade para transações não autorizadas. Para as empresas, isso reduz a necessidade de controle de danos relacionados a violações financeiras.

• Controle orçamentário: As empresas podem emitir cartões virtuais com limites predefinidos. Por exemplo, se um departamento recebe um orçamento específico para compras de software, pode configurar um cartão virtual com esse limite exato, evitando gastos excessivos.

• Emissão instantânea: A espera por cartões físicos pode causar atrasos operacionais, especialmente quando transações imediatas são necessárias. Os cartões virtuais eliminam essa espera, o que é benéfico em ambientes comerciais de ritmo acelerado.

• Uso personalizado: Os usuários podem configurar cartões virtuais para trabalhar apenas com empresas específicas, reduzindo o uso indevido ou a alocação indevida de fundos.

• Fácil reconciliação: Para as equipes de contabilidade, os cartões virtuais podem aumentar a eficiência. Uma empresa pode associar cada cartão a projetos ou departamentos específicos. Conforme as transações ocorrem, elas são categorizadas automaticamente, simplificando os processos de reconciliação de fim de mês.

• Impacto ambiental: Sem produção ou entrega de plástico envolvida, os cartões virtuais representam uma escolha mais sustentável, alinhando-se a muitos objetivos de responsabilidade social corporativa.

Desvantagens dos cartões virtuais

• Não universalmente aceito: Apesar da crescente popularidade dos cartões virtuais, algumas empresas não os aceitam e exigem a presença de um cartão físico.

• Dependência excessiva da tecnologia: A natureza digital dos cartões virtuais oferece conveniência, mas também significa que as empresas dependem das plataformas emissoras. Quaisquer falhas técnicas, interrupções ou ataques cibernéticos podem interromper as operações.

• Curva de aprendizado: A introdução de cartões virtuais em uma empresa pode exigir treinamento para os funcionários, especialmente aqueles que não são experientes em tecnologia. Isso poderia levar a resistências ou erros iniciais.

• Desafios de integração: Nem todos os sistemas de contabilidade ou gerenciamento de despesas aceitam cartões virtuais, o que pode complicar o processo de integração. Isso pode exigir investimentos adicionais em software ou soluções manuais.

• Perda dos benefícios do cartão físico: Alguns cartões corporativos físicos vêm com vantagens como acesso ao lounge do aeroporto ou seguro de viagem. Mudar totalmente para formatos virtuais pode significar sacrificar esses benefícios.

Como conseguir um cartão virtual para sua empresa

Adquirir um cartão virtual para sua empresa pode ser simples, mas o processo pode variar um pouco dependendo do provedor. Aqui estão as etapas gerais que a maioria das empresas pode seguir:

• Pesquise os fornecedores Há uma variedade de serviços de cartões virtuais disponíveis, cada um com recursos, estruturas de tarifas e integrações exclusivas. Reserve um tempo para entender qual serviço se alinha melhor às suas necessidades de negócios.

• Configuração da conta: Depois de selecionar um provedor, normalmente você precisará configurar uma conta empresarial. Muitas vezes, é necessário fornecer dados sobre a empresa, como nome jurídico, endereço e número de identificação fiscal.

• Processo de verificação: A maioria dos provedores realizará um processo de verificação para autenticar a legitimidade da sua empresa. Pode ser necessário enviar documentos como licenças comerciais, extratos bancários ou declarações de impostos.

• Determine controles do cartão: Após a verificação, você poderá personalizar as configurações do seu cartão virtual. Isso inclui definir limites de gastos, determinar quais funcionários têm acesso e especificar categorias de comerciantes, se necessário.

• Integração com software contábil: Muitos provedores de cartões virtuais oferecem integrações com ferramentas populares de contabilidade e gerenciamento de despesas. Conectá-los pode simplificar o controle de despesas e a reconciliação.

• Emissão de cartões: Após a configuração, você pode começar a emitir cartões virtuais para funcionários ou departamentos relevantes. A maioria das plataformas permite a geração rápida desses cartões, concedendo acesso imediato.

• Gestão contínua: Analise as transações regularmente, ajuste as configurações do cartão conforme necessário e monitore atividades suspeitas. A maioria das plataformas fornece insights e relatórios em tempo real para ajudar nessa supervisão.

Os cartões virtuais não são apenas uma tendência, eles são uma ferramenta que as empresas podem usar para aumentar a segurança e melhorar a experiência de transação. Com os cartões virtuais, as empresas podem acompanhar seus gastos mais de perto e se ajustar rapidamente com base em dados em tempo real.