Las tarjetas virtuales han ganado popularidad de manera constante en los últimos años. Son una solución a las necesidades cambiantes de las empresas, en particular de aquellas relacionadas con el trabajo a distancia, las compras por Internet y la seguridad digital. Aunque las tarjetas físicas tradicionales siguen siendo funcionales, a menudo tienen limitaciones que no se ajustan a la naturaleza dinámica de las empresas contemporáneas. Como método de pago, las tarjetas virtuales ofrecen flexibilidad y alta seguridad, y tienen funcionalidades que pueden redefinir la gestión de gastos y los pagos a proveedores.

Se espera que el valor del mercado mundial de tarjetas virtuales aumente de casi USD 23,000 millones en 2025 a casi USD 113,000 millones para 2033. A continuación, exploraremos lo que las empresas deben saber sobre las tarjetas virtuales, incluido cómo funcionan y cómo elegir a un proveedor.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una tarjeta virtual?
  
• ¿Para qué se usan las tarjetas virtuales?
  
• ¿Cómo funcionan las tarjetas virtuales?
  
• ¿Son seguras las tarjetas virtuales?
  
• Beneficios y desventajas de las tarjetas virtuales
  
• Cómo elegir a un proveedor de tarjetas de crédito virtuales
  
• Cómo obtener una tarjeta virtual para tu empresa
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Issuing
  
• Preguntas frecuentes sobre las tarjetas virtuales
  

¿Qué es una tarjeta virtual?

Una tarjeta virtual es una versión digital de una tarjeta física, como una tarjeta de crédito o una tarjeta de débito. Se usan principalmente para las transacciones en línea. Al igual que una tarjeta tradicional, una tarjeta virtual tiene un número de tarjeta, una fecha de vencimiento y un código de seguridad, generalmente un valor de verificación de la tarjeta (CVV) o código de verificación de la tarjeta (CVC). Estos datos de la tarjeta se generan de forma electrónica.

¿Para qué se usan las tarjetas virtuales?

Las tarjetas virtuales se usan por lo general para compras en línea o transacciones en las que no se requiere la presencia de la tarjeta física. Recientemente han ganado gran tracción, en gran parte debido a sus características de adaptabilidad y seguridad. Así es como las empresas suelen usarlas:

• Compras en línea: Como método de pago que prioriza lo digital, las tarjetas virtuales son las preferidas para las transacciones de comercio electrónico. Ofrecen una forma de realizar transacciones sin revelar los datos bancarios o de la tarjeta principal, lo que reduce la exposición a posibles fraudes.

• Gestión de suscripciones: Las empresas a menudo optan por las tarjetas virtuales cuando crean cuentas para adquirir software o servicios en línea. Si un servicio ya no es necesario, la tarjeta virtual se puede desactivar, lo que evita cargos adicionales.

• Gestión de gastos: Las empresas a menudo usan tarjetas virtuales para la gestión de gastos, incluidos los viajes de los empleados. Pueden emitir una tarjeta virtual a un empleado para una compra específica, lo que proporciona otra capa de control y supervisión sobre los gastos.

• Pagos a proveedores: Las empresas pueden generar tarjetas virtuales con límites establecidos para los proveedores, lo que facilita la gestión y el seguimiento de los pagos.

• Escenarios de un solo uso: Para las transacciones en las que se desea mayor seguridad, las empresas pueden generar tarjetas virtuales de un solo uso. Después de la transacción, los datos de la tarjeta se vuelven obsoletos, lo que hace que cualquier filtración de datos tenga un impacto menor.

• Gastos de los empleados: En lugar de emitir tarjetas corporativas físicas, algunas empresas prefieren darles a los empleados tarjetas virtuales con límites predefinidos para compras relacionadas con la empresa.

• Campañas publicitarias: Cuando realizan campañas publicitarias en línea, las empresas pueden usar tarjetas virtuales para asignar presupuestos de manera eficaz. Si se agota el presupuesto de una campaña, la tarjeta evita el gasto excesivo.

• Facturación por uso: Para los servicios que facturan en función del consumo, como el alojamiento en la nube, las tarjetas virtuales pueden ayudar a las empresas a gestionar gastos impredecibles al establecer un límite en los posibles cargos.

¿Cómo funcionan las tarjetas virtuales?

Las tarjetas virtuales brindan a las empresas control sobre los gastos de los empleados y proveedores a escala. Este es el proceso básico:

• Emisión: El banco de una empresa o la plataforma de gestión de gastos generan números de tarjeta virtual vinculados a una cuenta de empresa central y, a menudo, emiten docenas o cientos a la vez para diferentes empleados, equipos o proveedores.

• Controles personalizados: Los administradores pueden establecer límites de gastos, restringir las tarjetas a proveedores o categorías específicas (p. ej., suscripciones de software, viajes) y elegir si una tarjeta es reutilizable o de un solo uso para pagos únicos.

• Asignación: Las tarjetas se pueden emitir a empleados particulares, departamentos o proyectos específicos, lo que facilita llevar un registro de quién gasta qué sin entregar tarjetas físicas de la empresa.

• Enrutamiento de transacciones: Las compras se procesan como pagos con tarjeta normales, con los cargos enrutados de manera automática a la cuenta central de la empresa y categorizados para la contabilidad.

• Seguimiento y conciliación en tiempo real: Los equipos de finanzas obtienen visibilidad de las transacciones a medida que ocurren, lo que en general se sincroniza con el software de contabilidad para acelerar los informes de gastos y minimizar la conciliación manual.

• Vencimiento o revocación: Las tarjetas se pueden configurar para que venzan de manera automática o se apaguen al instante si un empleado se va, una relación con un proveedor termina o se sospecha de fraude.

¿Son seguras las tarjetas virtuales?

Las tarjetas virtuales ofrecen diversas funciones de seguridad que abordan las vulnerabilidades comunes asociadas a las transacciones con tarjetas tradicionales. A continuación te explicamos en mayor detalle:

• Exposición limitada: Debido a que las empresas a menudo crean tarjetas virtuales con fines específicos, los datos bancarios o de la tarjeta principal no se exponen durante las transacciones. Esto reduce el riesgo del robo de datos.

• Tarjetas de un solo uso: Muchas tarjetas virtuales se generan para usarse una sola vez. Después de la transacción prevista, los datos de la tarjeta pierden su validez, por lo que resultan inútiles ante los posibles autores de un fraude.

• Controles de gastos: Los usuarios pueden establecer límites específicos en las tarjetas virtuales, en términos del importe total, el período de validez o la categoría de comerciante. Esto ofrece otro nivel de control y ayuda a reducir los posibles daños de las transacciones no autorizadas.

• Tarjetas específicas para la empresa: Algunas tarjetas virtuales se pueden bloquear para una empresa en particular. Incluso si los datos de la tarjeta se ven comprometidos, no funcionarán en otro lugar.

• Emisión y cancelación inmediatas: Las tarjetas virtuales se pueden generar al instante y cancelar en cualquier momento. Si hay alguna sospecha de uso indebido o filtración de datos, la tarjeta se puede desactivar de inmediato.

• Alertas en tiempo real: Muchas plataformas que ofrecen tarjetas virtuales proporcionan notificaciones en tiempo real para cada transacción, lo que facilita detectar y denunciar las actividades no autorizadas.

• Sin riesgos físicos: Al no haber una tarjeta física, no existe el riesgo de perderla o de que la roben en su formato convencional.

Aunque las tarjetas virtuales cuentan con mecanismos de seguridad sólidos, ningún método de pago es inmune a los riesgos. Las prácticas recomendadas (por ejemplo, el uso de redes de confianza, la actualización del software y el control periódico del historial de transacciones) pueden aumentar la seguridad de las tarjetas virtuales.

Ventajas y desventajas de las tarjetas virtuales

Las tarjetas virtuales son una solución para una variedad de desafíos financieros que las empresas suelen enfrentar, pero usar este método de pago todavía tiene desventajas. Antes de decidir si las tarjetas virtuales son una buena opción para tu empresa, sopesa sus beneficios frente a sus inconvenientes.

Ventajas de las tarjetas virtuales

• Mitigación de riesgos: Las tarjetas virtuales, en especial las de un solo uso, reducen de manera significativa la probabilidad de fraude. Una vez que se usan, estos datos de la tarjeta pierden validez. Esto no deja prácticamente ninguna oportunidad para realizar transacciones no autorizadas. Para las empresas, esto reduce la necesidad de controlar los daños relacionados con las vulnerabilidades financieras.

• Control de presupuesto: Las empresas pueden emitir tarjetas virtuales con límites predefinidos. Por ejemplo, si a un departamento se le asigna un presupuesto específico para compras de software, puede crear una tarjeta virtual con ese límite exacto para evitar gastos excesivos.

• Emisión instantánea: La espera de tarjetas físicas puede causar retrasos operativos, en especial cuando se requieren transacciones inmediatas. Las tarjetas virtuales eliminan esta espera, lo que es beneficioso en entornos empresariales de ritmo rápido.

• Uso personalizado: Los usuarios pueden configurar las tarjetas virtuales para que funcionen solo con empresas específicas, lo que minimiza el mal uso o la mala asignación de los fondos.

• Fácil conciliación: Para los equipos de contabilidad, las tarjetas virtuales pueden aumentar la eficiencia. Una empresa puede asociar cada tarjeta a proyectos o departamentos específicos. A medida que ocurren las transacciones, se categorizan de manera automática, lo que simplifica los procesos de conciliación de fin de mes.

• Impacto ambiental: Como no implican la producción ni la entrega de plástico, las tarjetas virtuales representan una opción más sustentable y se alinean con muchos objetivos de responsabilidad social corporativa.

• Seguridad: Una de las principales ventajas de las tarjetas virtuales es la mejora en la seguridad de los pagos. Algunas tarjetas virtuales están diseñadas para un solo uso. Por lo tanto, una vez que se han usado para una transacción, pierden validez. Esto reduce el riesgo de uso no autorizado o fraudulento. Otras tarjetas virtuales pueden tener límites establecidos o pueden bloquearse para una empresa en particular.

• Flexibilidad: Dependiendo del emisor, una tarjeta virtual se puede vincular a una cuenta bancaria tradicional o a una línea de crédito, o bien puede estar precargada con fondos. Las tarjetas virtuales también se pueden configurar con controles de gastos, como límites en el monto de la transacción, el gasto total, los rangos de fechas o las categorías de comerciantes.

Desventajas de las tarjetas virtuales

• No se aceptan universalmente: A pesar de la creciente popularidad de las tarjetas virtuales, algunas empresas no las aceptan y requieren que se presente una tarjeta física.

• Exceso de dependencia de la tecnología: Si bien la naturaleza digital de las tarjetas virtuales ofrece comodidad, también significa que las empresas dependen de las plataformas de emisión. Cualquier falla técnica, interrupción o ataque cibernético podría interrumpir las operaciones.

• Curva de aprendizaje: La introducción de tarjetas virtuales en una empresa podría requerir la capacitación de los empleados, en especial de aquellos que no son expertos en tecnología. Esto podría generar resistencia o errores iniciales.

• Desafíos de integración: No todos los sistemas de contabilidad o gestión de gastos admiten tarjetas virtuales, lo que podría complicar el proceso de integración. Esto podría requerir inversiones adicionales en software o soluciones manuales.

• Pérdida de los beneficios de las tarjetas físicas: Algunas tarjetas corporativas físicas incluyen beneficios como acceso a las salas VIP de los aeropuertos y seguros de viaje. Cambiar por completo a un formato virtual podría implicar sacrificar estos beneficios.

Cómo elegir un proveedor de tarjetas de crédito virtuales

No todos los proveedores de tarjetas virtuales ofrecen el mismo nivel de funcionalidades, por lo que vale la pena evaluar algunos factores antes de comprometerse con uno para tu empresa:

• Compatibilidad con las redes de tarjetas: Por lo general, los proveedores emiten las tarjetas a través de redes como Visa o Mastercard. Antes de crear una cuenta, comprueba que tus proveedores habituales aceptan pagos en esa red para evitar contratiempos más adelante.

• Integración con las herramientas existentes: Observa cómo se conecta el proveedor con el software de contabilidad, gastos o tesorería que ya usa tu empresa. Una integración sólida puede ahorrarle al equipo de finanzas horas de ingreso manual de datos y conciliación cada mes.

• Controles de gastos y flexibilidad: Compara el nivel de detalle de los controles de cada proveedor. Necesitarás tener la capacidad de limitar los importes de los gastos, restringir las compras a determinadas categorías o proveedores, y establecer la frecuencia de uso para que las tarjetas se alineen con las políticas internas.

• Informes y visibilidad: Algunos proveedores ofrecen analíticas y dashboards en tiempo real más completos que otros. Tener una mejor visibilidad de las transacciones a medida que ocurren facilita la detección de actividades inusuales y el seguimiento de los presupuestos.

• Precios y comisiones: Comprende cómo cobra cada proveedor (ya sea mediante tarifas de suscripción, costos por tarjeta o comisiones por transacción) y compáralo con las funcionalidades que necesitas.

Cómo conseguir una tarjeta virtual para tu empresa

Conseguir una tarjeta virtual para tu empresa puede ser sencillo, pero el proceso varía ligeramente según el proveedor. Estos son los pasos que la mayoría de las empresas pueden seguir:

• Investiga los proveedores: Hay una variedad de servicios de tarjetas virtuales disponibles, cada uno con funcionalidades, estructuras de comisiones e integraciones únicas. Debes tomarte el tiempo para comprender qué servicio se alinea mejor con las necesidades de tu empresa.

• Configura tu cuenta: Después de seleccionar un proveedor, por lo general tendrás que configurar una cuenta de empresa. Esto a menudo requiere proporcionar detalles sobre tu empresa, incluyendo su nombre legal, la dirección y el número de identificación fiscal.

• Completa la verificación: La mayoría de los proveedores llevarán a cabo un proceso para autenticar la legitimidad de tu empresa. Esto puede implicar la presentación de documentos como las licencias comerciales, los extractos bancarios y las declaraciones de impuestos.

• Configura los controles de las tarjetas: Una vez que se verifique tu empresa, podrás personalizar la configuración de tus tarjetas virtuales. Esto incluye establecer límites de gastos, determinar qué empleados tienen acceso y especificar las categorías de comerciantes si es necesario.

• Integración con el software de contabilidad: Muchos proveedores de tarjetas virtuales ofrecen integraciones con las herramientas populares de contabilidad y gestión de gastos. Conectarlas puede simplificar el seguimiento de los gastos y la conciliación.

• Emite tarjetas: Después de la configuración, puedes comenzar a emitir tarjetas virtuales para los empleados o departamentos correspondientes. La mayoría de las plataformas permiten generar rápidamente estas tarjetas y otorgar un acceso inmediato.

• Encárgate de la gestión continua: Tendrás que revisar periódicamente las transacciones, ajustar la configuración de las tarjetas según sea necesario y controlar si hay actividades sospechosas. La mayoría de las plataformas proporcionan información e informes en tiempo real para ayudar con esta supervisión.

Las tarjetas virtuales no son solo una tendencia, son una herramienta que las empresas pueden usar para aumentar la seguridad y mejorar la experiencia de las transacciones. Con las tarjetas virtuales, las empresas pueden supervisar sus gastos más de cerca y hacer ajustes rápidamente a partir de los datos en tiempo real.

Cómo puede ayudarte Stripe Issuing

Stripe Issuing te permite crear, distribuir y gestionar fácilmente tarjetas personalizadas, generar nuevos flujos de ingresos y mejorar la experiencia de tus clientes.

Issuing puede ayudarte a lograr lo siguiente:

• Lanzar nuevos productos de tarjetas: crea rápidamente tarjetas físicas, virtuales o tokenizadas adaptadas a las necesidades específicas de tu empresa, ya sean tarjetas de gastos menores para empleados, de recompensas o de otro tipo.

• Mejora de la eficiencia operativa: Automatiza la emisión y gestión de la tarjeta a través de las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe, lo que reduce la complejidad de trabajar con múltiples emisores de tarjetas.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece a tus clientes una experiencia de tarjeta de marca que se integre perfectamente con tus productos y servicios existentes.

• Ganar visibilidad y control: accede a los datos detallados de las transacciones y a los controles para supervisar el consumo de la tarjeta, establecer límites de gasto y suspender las tarjetas cuando sea necesario.

• Ampliar las oportunidades de ingresos: monetiza tus programas de tarjetas mediante el cobro de ingresos de intercambio compartidos o la oferta de servicios de valor agregado.

• Accede a la experiencia de Stripe: puedes beneficiarte de un sólido soporte de infraestructura y cumplimiento de la normativa, influenciado por la experiencia de Stripe, que impulsa programas de tarjetas para empresas líderes.

Obtén más información sobre cómo puede ayudarte Stripe Issuing a impulsar el crecimiento con programas de tarjetas personalizados o empieza hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre las tarjetas virtuales

Esto es lo que las empresas suelen preguntar sobre el uso de tarjetas virtuales para los gastos de la empresa.