Durante estos últimos años, la popularidad de las tarjetas virtuales ha ido creciendo sin descanso. Según las previsiones, el mercado mundial de estas tarjetas crecerá desde los aproximadamente 12 000 millones de dólares registrados en 2021 hasta 65 000 millones en 2030. Las tarjetas virtuales son una solución a las necesidades cambiantes de las empresas, en especial aquellas relacionadas con el trabajo remoto, las compras en línea y la seguridad digital.

Las tarjetas convencionales de plástico, aunque son funcionales, suelen tener ciertas limitaciones que no encajan bien con el dinamismo de las empresas de hoy. Como método de pago, las tarjetas virtuales ofrecen flexibilidad y un elevado nivel de seguridad, pero además cuentan con funcionalidades que podrían redefinir la gestión de los gastos y los pagos a proveedores. Veamos qué debería saber cualquier empresa sobre las tarjetas virtuales.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una tarjeta virtual?
  
• ¿Para qué se usan las tarjetas virtuales?
  
• ¿Son seguras las tarjetas virtuales?
  
• Ventajas y desventajas de las tarjetas virtuales
  
• Cómo conseguir una tarjeta virtual para tu empresa
  

¿Qué es una tarjeta virtual?

Una tarjeta virtual es la versión digital de una tarjeta de plástico, como las tarjetas de crédito o débito. Los datos de la tarjeta sirven principalmente para realizar transacciones en línea. Aquí tienes un resumen de las características de las tarjetas virtuales:

• Datos de la tarjeta: Al igual que tarjetas convencionales, cada tarjeta virtual cuenta con un número de tarjeta, una fecha de vencimiento y un código de seguridad, normalmente en formato de valor de verificación de la tarjeta (CVV) o código de verificación de la tarjeta (CVC). Estos datos se generan por medios electrónicos.

• Uso: Por lo general, las tarjetas virtuales se usan para realizar compras en línea o ejecutar transacciones en las que no se requiere la presencia de una tarjeta física.

• Seguridad: Una de las ventajas más importantes de las tarjetas virtuales es el refuerzo de la seguridad en los pagos. Algunas tarjetas virtuales están diseñadas para que sean de un solo uso, es decir, sirven para ejecutar una transacción y luego pierden su validez. Esto reduce el riesgo de uso no autorizado o fraudulento. También es posible establecer límites o bloquear el uso de las tarjetas virtuales para restringirlas a una empresa específica.

• Emisión: Las tarjetas virtuales se pueden emitir de forma instantánea, así que se obtienen mucho más rápido que las tarjetas físicas, que deben enviarse por correo.

• Vinculación: Según el emisor, la tarjeta virtual puede estar vinculada a una cuenta de banco convencional o una línea de crédito, pero también puede precargarse con dinero.

• Flexibilidad: Es posible configurar controles de gastos para las tarjetas virtuales. Por ejemplo, establecer límites para el importe de las transacciones, totales máximos de gastos, intervalos de fechas o categorías de comerciantes.

• Gestión de gastos: Las empresas suelen aprovechar las tarjetas virtuales para gestionar los gastos. Pueden entregarle una tarjeta virtual a un empleado para que realice una compra específica y así conseguir una capa adicional de control y supervisión sobre los gastos.

• Sostenibilidad: Se considera que las tarjetas virtuales son más ecológicas que las convencionales porque prescinden del plástico.

¿Para qué se usan las tarjetas virtuales?

En estos últimos años, las tarjetas virtuales han cobrado notoriedad, principalmente porque son muy adaptables y refuerzan la seguridad. Las empresas suelen usarlas para lo siguiente:

• Compras en línea: Debido a su naturaleza digital, son el método de pago preferido para ejecutar transacciones de comercio electrónico. Permiten realizar transacciones sin tener que revelar los datos bancarios ni los datos de la tarjeta primaria, con lo que se reduce la exposición a posibles intentos de fraude.

• Gestión de suscripciones: A menudo, las empresas optan por usar tarjetas virtuales al suscribirse a servicios en línea o programas de software. Cuando ya no es necesario usar ese servicio, basta desactivar la tarjeta virtual para evitar futuros cargos.

• Gastos de viaje: Algunas empresas emiten tarjetas virtuales a sus empleados para que abonen gastos de viaje. Así controlan con más precisión los gastos y estos también resultan más fáciles de conciliar.

• Pagos a proveedores: Las empresas pueden generar tarjetas virtuales con límites fijos para proveedores, lo cual simplifica la gestión y el seguimiento de los pagos.

• Tarjetas de un solo uso: Para realizar transacciones que requieran más seguridad, cualquier empresa puede generar tarjetas virtuales de un solo uso. Una vez concluida la transacción, sus datos quedan obsoletos, de modo que no causarían ningún problema si se sufriese una filtración.

• Gastos de los empleados: En lugar de entregar tarjetas corporativas físicas, hay empresas que prefieren entregar tarjetas virtuales a su personal, con límites predefinidos para las compras ligadas a su actividad comercial.

• Campañas publicitarias: Las empresas pueden usar tarjetas virtuales para distribuir los presupuestos de la manera más eficaz cuando se lleva a cabo una campaña publicitaria. De tal modo, la tarjeta impide que se supere el límite de gasto cuando ya se ha agotado el presupuesto de la campaña.

• Facturación por uso: Para los servicios que se facturan de acuerdo con el consumo que se hace de ellos, las tarjetas virtuales permiten que las empresas gestionen gastos imprevistos, porque se les puede fijar un límite a los cargos admisibles.

¿Son seguras las tarjetas virtuales?

Las tarjetas virtuales ofrecen varias características de seguridad para mitigar las vulnerabilidades que son habituales en las transacciones con tarjetas convencionales. Vamos a detallar los aspectos ligados a la seguridad:

• Limitación de la exposición a riesgos: Las empresas suelen crear tarjetas virtuales para fines muy específicos, por lo que evitan que los datos bancarios o los datos de la tarjeta primaria queden expuestos durante las transacciones. Así se reduce al mínimo el riesgo de robos de datos.

• Tarjetas de un solo uso: Muchas tarjetas virtuales se generan para usarlas una sola vez. Tras concluir la transacción, sus datos quedan invalidados y son inútiles para potenciales usuarios fraudulentos.

• Controles de gastos: Cualquier usuario puede establecer límites específicos para las tarjetas virtuales respecto al importe total gastado, a su fecha de vencimiento o a la categoría de comerciante. Esto permite reforzar el control y limita los perjuicios que provocarían transacciones sin autorización.

• Tarjetas específicas de empresa: Algunas tarjetas virtuales se pueden bloquear, de modo que únicamente sirvan para una empresa concreta. Por tanto, aunque se filtren los datos de la tarjeta, no servirán para usarlas en otras empresas.

• Emisión y anulación inmediatas: Las tarjetas virtuales se generan de forma instantánea y también se anulan casi de forma inmediata. Si se sospecha que se han filtrado datos o que la tarjeta se ha utilizado de manera indebida, se puede desactivar enseguida.

• Alertas en tiempo real: Muchas plataformas que ofrecen tarjetas virtuales envían notificaciones en tiempo real para cada transacción. Así es más fácil detectar y denunciar actividades desarrolladas sin autorización.

• Sin riesgos físicos: Como no hay que utilizar una tarjeta física y tangible, tampoco existe el peligro de perderla o de que la roben.

Las tarjetas virtuales disponen de mecanismos de seguridad muy sólidos, pero aun así, ningún método de pago está exento de riesgos. Para reforzar la seguridad de las tarjetas virtuales, conviene aplicar prácticas recomendadas, como utilizar solamente redes de confianza, mantener actualizado el software y supervisar periódicamente el historial de transacciones.

Ventajas y desventajas de las tarjetas virtuales

Las tarjetas virtuales constituyen una solución para diversas dificultades que las empresas suelen enfrentar en el plano financiero, pero no son un método de pago libre de desventajas. Antes de decidir si son una opción recomendable o no para tu empresa, deberías sopesar sus ventajas y desventajas:

Ventajas de las tarjetas virtuales

• Mitigación de riesgos: Las tarjetas virtuales, especialmente las de un solo uso, reducen significativamente las posibilidades de sufrir fraude. En cuanto se utilizan, los datos de esas tarjetas quedan invalidados, por lo que resulta imposible realizar transacciones sin autorización. Esto reduce los esfuerzos de las empresas de control de los daños provocados por filtraciones de datos financieros.

• Control presupuestario: Las empresas pueden emitir tarjetas virtuales con límites preestablecidos. Por ejemplo, si a un departamento se le asigna un presupuesto específico para adquirir software, este puede configurar una tarjeta virtual con ese límite aplicado y así impedirá que se cometan excesos.

• Emisión instantánea: Si tenemos que esperar a que nos llegue una tarjeta física, se corre el riesgo de que las operaciones se retrasen, sobre todo cuando es preciso realizar transacciones de inmediato. Con las tarjetas virtuales, esa espera desaparece; una gran ventaja en entornos empresariales donde prima la velocidad.

• Uso personalizado: Los usuarios pueden configurar las tarjetas virtuales para que solo se puedan usar en ciertas empresas, lo cual reduce el uso indebido o la asignación inadecuada de los fondos.

• Conciliación sencilla: Las tarjetas virtuales pueden incrementar la eficiencia de los equipos de contabilidad. La empresa puede asociar cada tarjeta a proyectos o departamentos específicos. Cuando se van produciendo las transacciones, se categorizan automáticamente y eso simplifica el proceso de conciliación a final de mes.

• Impacto medioambiental: Como no es necesario fabricar la tarjeta con plástico ni enviarla, las tarjetas virtuales son una opción más sostenible que se ajusta a los objetivos de responsabilidad social corporativa.

Desventajas de las tarjetas virtuales

• No se aceptan de forma universal: A pesar de la creciente popularidad de las tarjetas virtuales, hay empresas que no las aceptan y exigen que se opere con una tarjeta física.

• Dependencia excesiva de la tecnología: La naturaleza digital de las tarjetas virtuales aporta ventajas prácticas, pero también implica que las empresas dependan de las plataformas emisoras. Cualquier error técnico, fallo del servicio o ciberataque podría causar una interrupción de las operaciones.

• Curva de aprendizaje: Es posible que antes de introducir las tarjetas virtuales en una empresa sea necesario capacitar a los empleados, en especial a aquellos no se manejen demasiado bien con la tecnología. Es posible que haya cierta reticencia inicial o que se cometan errores.

• Desafíos de integración: No todos los sistemas de contabilidad y gestión de gastos son compatibles con las tarjetas virtuales, lo cual podría dificultar el proceso de integración. Quizás sea necesario invertir más en software o diseñar soluciones alternativas manuales.

• Pérdida de las ventajas de las tarjetas físicas: Algunas tarjetas físicas corporativas tienen ventajas como el acceso a las salas VIP en los aeropuertos o seguros de viaje. Adoptar un formato totalmente virtual quizás nos obligue a renunciar a estas ventajas.

Cómo conseguir una tarjeta virtual para tu empresa

Conseguir una tarjeta virtual para tu empresa puede ser sencillo, pero el proceso varía ligeramente según el proveedor. Estos son los pasos que la mayoría de las empresas pueden seguir:

• Analiza a los proveedores: Hay una amplia variedad de servicios de tarjeta virtual, cada uno con sus rasgos distintivos, sus estructuras de comisiones e integraciones. Así que debes dedicar tiempo a investigar qué servicio se adapta mejor a las necesidades de tu empresa.

• Configura la cuenta: Tras seleccionar al proveedor, normalmente deberás abrir una cuenta de empresa. Para ello, se suelen pedir datos sobre la empresa, como su nombre legal, su razón social, domicilio y número de identificación fiscal.

• Lleva a cabo un proceso de verificación: La mayoría de los proveedores llevan a cabo un proceso de verificación para comprobar la legitimidad de tu empresa. Tal vez debas proporcionar documentación, como licencias comerciales, extractos bancarios o declaraciones de impuestos.

• Determina los controles de la tarjeta: Una vez concluida la verificación, ya puedes personalizar los ajustes de configuración de tu tarjeta virtual. Si es necesario, podrás establecer límites de gastos, decidir qué empleados tendrán acceso o especificar categorías de comerciantes.

• Integra los servicios con software de contabilidad: Muchos proveedores de tarjetas virtuales ofrecen integraciones con las herramientas de contabilidad y gestión de gastos más comunes. Si conectas ambos elementos, será mucho más fácil supervisar y conciliar los gastos.

• Emite tarjetas: Después de la configuración, podrás empezar a emitir tarjetas virtuales para los empleados o departamentos pertinentes. La mayoría de las plataformas permiten generarlas rápidamente, así que estarán disponibles de inmediato.

• Ejerce una gestión continua: Revisa periódicamente las transacciones, ajusta la configuración de las tarjetas según sea necesario y lleva a cabo una supervisión para detectar actividades sospechosas. La mayoría de las plataformas ofrece información y observaciones en tiempo real que te ayudarán a realizar esta supervisión.

Las tarjetas virtuales son mucho más que una tendencia; son una herramienta que las empresas pueden usar para reforzar la seguridad y mejorar la experiencia de efectuar transacciones. Gracias a ellas, las empresas pueden supervisar mejor los gastos y realizar ajustes rápidamente, en función de datos en tiempo real.