Les cartes virtuelles ont connu une croissance constante de leur popularité au cours des dernières années. Elles constituent une solution aux besoins changeants des entreprises, en particulier celles concernées par le télétravail, les achats en ligne et la sécurité numérique. Bien que les cartes physiques traditionnelles soient encore fonctionnelles, elles présentent souvent des limites qui ne correspondent pas à la nature dynamique des entreprises contemporaines. En tant que mode de paiement, les cartes virtuelles offrent de la flexibilité et une sécurité renforcée, et elles possèdent des fonctionnalités qui peuvent redéfinir la gestion des dépenses et les paiements des fournisseurs.

La valeur du marché mondial des cartes virtuelles devrait passer de près de 23 milliards de dollars en 2025 à près de 113 milliards de dollars d'ici 2033. Ci-dessous, nous explorerons ce que les entreprises devraient savoir sur les cartes virtuelles, y compris leur fonctionnement et la façon de choisir un fournisseur.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'une carte virtuelle?
  
• À quoi servent les cartes virtuelles?
  
• Comment fonctionnent les cartes virtuelles?
  
• Les cartes virtuelles sont-elles sécuritaires?
  
• Avantages et inconvénients des cartes virtuelles
  
• Comment choisir un fournisseur de cartes de crédit virtuelles
  
• Comment obtenir une carte virtuelle pour votre entreprise
  
• Comment Stripe Issuing peut vous aider
  
• FAQ sur les cartes virtuelles
  

Qu'est-ce qu'une carte virtuelle?

Une carte virtuelle est une version numérique d'une carte physique, comme une carte de crédit ou de débit. Elles sont utilisées principalement pour les transactions en ligne. Comme une carte traditionnelle, une carte virtuelle possède un numéro de carte, une date d'expiration et un code de sécurité (généralement une valeur de vérification de carte (CVC) ou un code de vérification de carte). Ces informations sont générées électroniquement.

À quoi servent les cartes virtuelles?

Les cartes virtuelles sont généralement utilisées pour des achats en ligne ou des transactions où la carte physique n'a pas besoin d'être présente. Elles ont gagné beaucoup de terrain récemment, en grande partie en raison de leur capacité d'adaptation et de leurs fonctions de sécurité. Voici comment les entreprises les utilisent couramment :

• Achats en ligne : En tant que mode de paiement axé sur le numérique, les cartes virtuelles sont préférées pour les transactions de commerce en ligne. Elles offrent un moyen de faire des transactions sans révéler les informations principales de la carte ou les coordonnées bancaires, réduisant ainsi l'exposition à une fraude potentielle.

• Gestion des abonnements : Les entreprises optent souvent pour les cartes virtuelles lorsqu'elles s'inscrivent à des logiciels ou à des services en ligne. Si un service n'est plus requis, la carte virtuelle peut être désactivée, empêchant d'autres frais.

• Gestion des dépenses : Les entreprises utilisent souvent des cartes virtuelles pour la gestion des dépenses, y compris les voyages des employés. Elles peuvent émettre une carte virtuelle à un employé pour un achat précis, ce qui offre un autre niveau de contrôle et de surveillance des dépenses.

• Paiements aux fournisseurs : Les entreprises peuvent générer des cartes virtuelles avec des limites fixées pour les fournisseurs, ce qui facilite la gestion et le suivi des paiements.

• Scénarios à usage unique : Pour les transactions où une sécurité accrue est souhaitée, les entreprises peuvent générer des cartes virtuelles à usage unique. Après la transaction, les informations de la carte deviennent obsolètes, ce qui rend toute violation de données moins importante.

• Dépenses des employés : Au lieu d'émettre des cartes d'entreprise physiques, certaines entreprises préfèrent donner aux employés des cartes virtuelles avec des limites prédéfinies pour les achats liés à l'entreprise.

• Campagnes publicitaires : Lorsqu'elles mènent des campagnes publicitaires en ligne, les entreprises peuvent utiliser des cartes virtuelles pour allouer efficacement les budgets. Si le budget d'une campagne est épuisé, la carte empêche les dépenses excessives.

• Facturation à l’utilisation : Pour les services facturés en fonction de l'utilisation, tels que l'hébergement infonuagique, les cartes virtuelles peuvent aider les entreprises à gérer les dépenses imprévisibles en fixant une limite aux frais éventuels.

Comment fonctionnent les cartes virtuelles?

Les cartes virtuelles permettent aux entreprises de contrôler à grande échelle les dépenses des employés et des fournisseurs. Voici le processus de base :

• Émission : La banque ou la plateforme de gestion des dépenses d'une entreprise génère des numéros de carte virtuelle liés à un compte d'entreprise central, en émettant souvent des dizaines ou des centaines à la fois à différents employés, équipes ou fournisseurs.

• Contrôles personnalisés : Les administrateurs peuvent définir des limites de dépenses, restreindre les cartes à des fournisseurs ou à des catégories précises (p. ex., abonnements à des logiciels, voyages) et choisir si une carte est réutilisable ou à usage unique pour des paiements uniques.

• Attribution : Les cartes peuvent être émises à des employés, à des services ou à des projets précis, ce qui permet de suivre plus facilement qui dépense quoi sans distribuer de cartes d'entreprise physiques.

• Acheminement des transactions : Les achats sont traités comme des paiements par carte normaux, les frais étant automatiquement acheminés vers le compte central de l'entreprise et classés par catégories à des fins comptables.

• Suivi et rapprochement en temps réel : Les équipes financières ont une visibilité sur les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent, ce qui se synchronise généralement avec un logiciel comptable pour accélérer la création de rapports sur les dépenses et réduire le rapprochement manuel.

• Expiration ou révocation : Les cartes peuvent être configurées pour expirer automatiquement ou être désactivées instantanément si un employé quitte, si une relation avec un fournisseur prend fin ou si une fraude est suspectée.

Les cartes virtuelles sont-elles sûres?

Les cartes virtuelles offrent plusieurs fonctionnalités de sécurité qui s'attaquent aux vulnérabilités courantes associées aux transactions par carte traditionnelle. Voici un examen plus approfondi :

• Exposition limitée : Étant donné que les entreprises créent souvent des cartes virtuelles à des fins spécifiques, la carte principale ou les coordonnées bancaires ne sont pas exposées pendant les transactions. Cela réduit le risque de vol de données.

• Cartes à usage unique : De nombreuses cartes virtuelles sont générées pour un usage unique. Après la transaction prévue, les informations de la carte deviennent invalides, les rendant inutiles pour d'éventuels acteurs frauduleux.

• Contrôles des dépenses : Les utilisateurs peuvent définir des limites spécifiques sur les cartes virtuelles, en termes de montant total, de période de validité ou de catégorie de marchand. Cela offre une couche de contrôle supplémentaire et aide à diminuer les dommages potentiels des transactions non autorisées.

• Cartes propres à l'entreprise : Certaines cartes virtuelles peuvent être verrouillées à une entreprise particulière. Même si les informations de la carte sont compromises, elles ne fonctionneront pas ailleurs.

• Émission et résiliation immédiates : Les cartes virtuelles peuvent être générées instantanément et résiliées à tout moment. S'il y a le moindre soupçon de violation ou d'utilisation abusive, la carte peut être désactivée rapidement.

• Alertes en temps réel : De nombreuses plateformes qui offrent des cartes virtuelles fournissent des notifications en temps réel pour chaque transaction, ce qui facilite la détection et le signalement des activités non autorisées.

• Aucun risque physique : Sans carte tangible, il n'y a aucun risque de la perdre ou de se la faire voler de manière conventionnelle.

Bien que les cartes virtuelles disposent de mécanismes de sécurité robustes, aucun mode de paiement n'est à l'abri des risques. Les bonnes pratiques (par exemple, utiliser des réseaux de confiance, garder les logiciels à jour, surveiller régulièrement l'historique des transactions) peuvent accroître la sécurité des cartes virtuelles.

Avantages et inconvénients des cartes virtuelles

Les cartes virtuelles sont une solution à de nombreux défis financiers auxquels les entreprises sont couramment confrontées, mais l'utilisation de ce mode de paiement présente encore des inconvénients. Avant de décider si les cartes virtuelles sont une bonne option pour votre entreprise, pesez leurs avantages par rapport à leurs inconvénients.

Avantages des cartes virtuelles

• Atténuation des risques : Les cartes virtuelles, en particulier celles à usage unique, réduisent considérablement les risques de fraude. Une fois utilisées, ces informations de carte deviennent invalides. Il n'y a donc pratiquement aucune possibilité de transactions non autorisées. Pour les entreprises, cela réduit la nécessité de contrôler les dommages liés aux brèches financières.

• Contrôle du budget : Les entreprises peuvent émettre des cartes virtuelles avec des limites prédéfinies. Par exemple, si un service dispose d'un budget précis pour les achats de logiciels, il peut créer une carte virtuelle avec cette limite exacte, évitant ainsi les dépenses excessives.

• Émission instantanée : L'attente de cartes physiques peut entraîner des retards opérationnels, surtout lorsque des transactions immédiates sont nécessaires. Les cartes virtuelles éliminent cette attente, ce qui est bénéfique dans les environnements commerciaux en évolution rapide.

• Utilisation personnalisée : Les utilisateurs peuvent configurer les cartes virtuelles pour qu'elles fonctionnent uniquement avec des entreprises précises, ce qui réduit les risques d'utilisation abusive ou d'allocation erronée des fonds.

• Rapprochement facile : Pour les équipes comptables, les cartes virtuelles peuvent accroître l'efficacité. Une entreprise peut associer chaque carte à des projets ou à des services précis. Au fur et à mesure que les transactions se produisent, elles sont automatiquement classées par catégories, ce qui simplifie les processus de rapprochement de fin de mois.

• Impact environnemental : Sans production ni livraison de plastique, les cartes virtuelles représentent un choix plus durable et s'alignent sur de nombreux objectifs de responsabilité sociale des entreprises.

• Sécurité : L'un des principaux avantages des cartes virtuelles est l'amélioration de la sécurité des paiements. Certaines cartes virtuelles sont conçues pour un usage unique. Ainsi, une fois utilisées pour une transaction, elles deviennent invalides. Cela réduit le risque d'utilisation non autorisée ou frauduleuse. D'autres cartes virtuelles peuvent avoir des limites définies ou être verrouillées à une entreprise précise.

• Flexibilité : Selon l'émetteur, une carte virtuelle peut être liée à un compte bancaire ou à une ligne de crédit traditionnel, ou elle peut être préchargée avec des fonds. Les cartes virtuelles peuvent également être configurées avec des contrôles de dépenses, tels que des limites sur le montant de la transaction, les dépenses totales, les plages de dates ou les catégories de marchands.

Inconvénients des cartes virtuelles

• Pas universellement acceptées : Malgré la popularité croissante des cartes virtuelles, certaines entreprises ne les acceptent pas et exigent la présentation d'une carte physique.

• Dépendance excessive à la technologie : Si la nature numérique des cartes virtuelles offre une certaine commodité, elle signifie également que les entreprises dépendent des plateformes d'émission. Tout problème technique, panne ou cyberattaque pourrait perturber les opérations.

• Courbe d'apprentissage : L'introduction de cartes virtuelles dans une entreprise peut nécessiter une formation pour les employés, en particulier ceux qui ne sont pas technophiles. Cela pourrait entraîner une résistance initiale ou des erreurs.

• Défis d'intégration : Les systèmes de gestion de la comptabilité ou des dépenses ne prennent pas tous en charge les cartes virtuelles, ce qui peut compliquer le processus d'intégration. Cela pourrait nécessiter des investissements logiciels supplémentaires ou des solutions de contournement manuelles.

• Perte des avantages de la carte physique : Certaines cartes d'entreprise physiques offrent des avantages tels que l'accès aux salons d'aéroport et l'assurance voyage. Passer entièrement à un format virtuel pourrait signifier sacrifier ces avantages.

Comment choisir un fournisseur de cartes de crédit virtuelles

Les fournisseurs de cartes virtuelles n'offrent pas tous le même niveau de fonctionnalités, il vaut donc la peine d'évaluer quelques facteurs avant de vous engager pour votre entreprise :

• Compatibilité avec le réseau de cartes : Les fournisseurs émettent généralement des cartes par l'intermédiaire de réseaux comme Visa ou Mastercard. Avant de vous inscrire, vérifiez que vos vendeurs et fournisseurs habituels acceptent des paiements sur ce réseau pour éviter toute friction par la suite.

• Intégration avec les outils existants : Regardez dans quelle mesure un fournisseur se connecte aux logiciels de comptabilité, de dépenses ou de trésorerie que votre entreprise utilise déjà. Une forte intégration peut faire gagner à votre équipe des finances des heures de saisie manuelle de données et de rapprochement chaque mois.

• Contrôles des dépenses et flexibilité : Comparez la granularité des contrôles de chaque fournisseur. Vous souhaiterez avoir la possibilité de plafonner les montants des dépenses, de limiter les achats à certaines catégories ou certains fournisseurs, et de définir la fréquence d'utilisation afin que les cartes s'alignent sur vos politiques internes.

• Rapports et visibilité : Certains fournisseurs offrent des tableaux de bord et des analyses en temps réel plus robustes que d'autres. Une meilleure visibilité sur les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent permet de repérer plus facilement les activités inhabituelles et de maintenir les budgets sur la bonne voie.

• Tarification et frais : Comprenez comment chaque fournisseur facture (que ce soit par le biais de frais d'abonnement, de coûts par carte ou de frais de transaction) et mettez cela en balance avec les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Comment obtenir une carte virtuelle pour votre entreprise

Il peut être simple d'acquérir une carte virtuelle pour votre entreprise, même si la procédure peut varier légèrement en fonction du fournisseur. Ci-après, vous trouverez les étapes principales à suivre pour la plupart des entreprises.

• Recherche de fournisseurs : Une variété de services de cartes virtuelles est disponible, chacun avec des fonctionnalités, des structures de frais et des intégrations uniques. Vous devriez prendre le temps de comprendre quel service s'aligne le mieux avec les besoins de votre entreprise.

• Configuration de votre compte : Après avoir sélectionné un fournisseur, vous devrez généralement configurer un compte d'entreprise. Cela nécessite souvent de fournir des détails sur votre entreprise, y compris sa dénomination sociale, son adresse et son numéro d'identification fiscale.

• Terminer la vérification : La plupart des fournisseurs effectueront un processus de vérification pour s'identifier à la légitimité de votre entreprise. Cela peut impliquer la soumission de documents tels que des licences commerciales, des relevés bancaires et des déclarations de revenus.

• Définir les contrôles de la carte : Une fois votre entreprise vérifiée, vous pouvez personnaliser les paramètres de votre carte virtuelle. Cela comprend la définition de limites de dépenses, la détermination des employés et employées qui ont accès, et la spécification de catégories de marchands si nécessaire.

• Intégration avec un logiciel de comptabilité : De nombreux fournisseurs de cartes virtuelles offrent des intégrations avec des outils populaires de comptabilité et de gestion des dépenses. Les connecter peut simplifier le suivi des dépenses et le rapprochement.

• Émettre des cartes : Après la configuration, vous pouvez commencer à émettre des cartes virtuelles aux employés ou départements concernés. La plupart des plateformes permettent la génération rapide de ces cartes, accordant un accès immédiat.

• Gérer en continu : Vous souhaiterez vérifier régulièrement les transactions, ajuster les paramètres de la carte au besoin et surveiller les activités suspectes. La plupart des plateformes fournissent des informations et des rapports en temps réel pour faciliter cette surveillance.

Les cartes virtuelles ne sont pas seulement une tendance; c'est un outil que les entreprises peuvent utiliser pour accroître la sécurité et améliorer l'expérience des transactions. Avec les cartes virtuelles, les entreprises peuvent surveiller leurs dépenses de plus près et s'ajuster rapidement en fonction des données en temps réel.

Comment Stripe Issuing peut vous aider

Stripe Issuing vous permet de créer, distribuer et gérer facilement des cartes personnalisées, générant ainsi de nouvelles sources de revenus et améliorant l’expérience client.

Issuing peut vous aider à :

• Lancer de nouveaux produits de cartes : créez rapidement des cartes physiques, virtuelles ou jetonisées adaptées aux besoins particuliers de votre entreprise, qu’il s’agisse de cartes de dépenses, de cartes commerciales ou d’autres types de cartes.

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle : Automatisez l'émission et la gestion des cartes grâce aux interfaces de programmation d'application (API) de Stripe, ce qui réduit la complexité du travail avec plusieurs émetteurs de cartes.

• Améliorer l’expérience client : offrez à vos clients une carte à l’image de votre marque qui s’intègre parfaitement à vos produits et services existants.

• Gagner en visibilité et en contrôle : accédez à des données détaillées sur les transactions et à des outils de contrôle pour surveiller l’utilisation des cartes, fixer des limites de dépenses et suspendre les cartes si nécessaire.

• Développer vos sources de revenus : monétisez vos programmes de cartes en percevant des revenus d’interchange partagés ou en proposant des services à valeur ajoutée.

• Accéder à l’expertise de Stripe : bénéficiez d’une infrastructure robuste et d’une assistance en matière de conformité, grâce à l’expérience de Stripe dans la gestion des programmes de cartes pour les grandes entreprises.

Découvrez comment Stripe Issuing peut vous aider à stimuler votre croissance grâce à des programmes de cartes personnalisés, ou lancez-vous dès aujourd’hui.

FAQ sur les cartes virtuelles

Voici les questions que les entreprises posent couramment sur l'utilisation des cartes virtuelles pour les dépenses de l'entreprise.