Virtuella kort har stadigt ökat i popularitet under de senaste åren. Den globala marknaden för virtuella kort förväntas öka från nästan 12 miljarder dollar 2021 till 65 miljarder dollar 2030. Virtuella kort är en lösning på företagens föränderliga behov, särskilt när det gäller distansarbete, inköp online och digital säkerhet.

Traditionella plastkort är visserligen funktionella, men har ofta begränsningar som inte är anpassade till den dynamiska karaktären hos moderna företag. Som betalningsmetod erbjuder virtuella kort flexibilitet och stark säkerhet, men de har också funktioner som kan omdefiniera utgiftshantering och leverantörsbetalningar. Det här är vad företag behöver veta om virtuella kort.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett virtuellt kort?
  
• Vad används virtuella kort till?
  
• Är virtuella kort säkra?
  
• För- och nackdelar med virtuella kort
  
• Hur du skaffar ett virtuellt kort för ditt företag
  

Vad är ett virtuellt kort?

Ett virtuellt kort är en digital version av ett plastkort, t.ex. ett kredit- eller betalkort. Den innehåller kortuppgifter som främst används för online-transaktioner. Här följer en översikt över funktioner och egenskaper hos virtuella kort:

• Kortuppgifter: Precis som ett traditionellt kort har ett virtuellt kort ett kortnummer, utgångsdatum och en säkerhetskod - vanligtvis ett kortverifieringsvärde (CVV) eller kortverifieringskod (CVC). Dessa uppgifter genereras elektroniskt.

• Användning: Virtuella kort används vanligtvis för onlineköp eller transaktioner där det fysiska kortet inte behöver vara närvarande.

• Säkerhet: En av de främsta fördelarna med virtuella kort är förbättrad betalningssäkerhet. Vissa virtuella kort är utformade för engångsbruk, vilket innebär att de blir ogiltiga så snart de har använts för en transaktion. Detta minskar risken för obehörig eller bedräglig användning. Andra virtuella kort kan ha fastställda gränser eller vara låsta till ett visst företag.

• Utfärdande:Virtuella kort kan utfärdas direkt, vilket gör att de går snabbare att få jämfört med att vänta på att ett fysiskt kort ska postas.

• Koppling: Beroende på utgivaren kan ett virtuellt kort vara kopplat till ett traditionellt bankkonto eller en kreditgräns, eller så kan det vara förladdat med pengar.

• Flexibilitet: Virtuella kort kan förses med utgiftskontroller, till exempel gränser för transaktionsbelopp, totala utgifter, datumintervall eller handelskategorier.

• Utgiftshantering Företag använder ofta virtuella kort för utgiftshantering. De kan utfärda ett virtuellt kort till en anställd för ett specifikt inköp, vilket ger ett extra lager av kontroll och tillsyn över utgifterna.

• Hållbarhet: Eftersom det inte finns någon plast inblandad anses virtuella kort vara mer miljövänliga än traditionella kort.

Vad används virtuella kort till?

Virtuella kort har fått ett betydande genomslag på senare år, främst på grund av deras anpassningsbarhet och säkerhetsfunktioner. Här är hur företag vanligtvis använder dem:

• Köp på nätet: Eftersom vi är digital-first är virtuella kort en föredragen betalningsmetod för e-handelstransaktioner. De erbjuder ett sätt att genomföra transaktioner utan att avslöja primära kort- eller bankuppgifter, vilket minskar exponeringen för potentiella bedrägerier.

• Hantering av prenumerationer: Företag väljer ofta att använda virtuella kort när de registrerar sig för programvara eller onlinetjänster. Om en tjänst inte längre behövs kan det virtuella kortet avaktiveras, vilket förhindrar ytterligare debiteringar.

• Resekostnader: Vissa företag utfärdar virtuella kort till sina anställda för specifika resekostnader. Detta ger exakt kontroll över utgifterna och underlättar avstämningen av utgifterna.

• Betalningar till leverantörer: Företag kan skapa virtuella kort med fastställda gränser för leverantörer, vilket gör det enklare att hantera och spåra betalningar.

• Scenarier för engångsbruk: För transaktioner där extra säkerhet önskas kan företag skapa virtuella kort för engångsbruk. Efter transaktionen blir kortuppgifterna föråldrade, vilket gör att eventuella dataintrång får mindre konsekvenser.

• Utgifter för anställda: I stället för att utfärda fysiska företagskort föredrar vissa företag att ge de anställda virtuella kort med fördefinierade gränser för företagsrelaterade inköp.

• Annonskampanjer: När företag driver reklamkampanjer online kan de använda virtuella kort för att fördela budgetar på ett effektivt sätt. Om en kampanjs budget är uttömd förhindrar kortet att den överskrids.

• Fakturering med mätare: För tjänster som faktureras baserat på användning, t.ex. molnhosting, kan virtuella kort hjälpa företag att hantera oförutsägbara utgifter genom att sätta en gräns för möjliga debiteringar.

Är virtuella kort säkra?

Virtuella kort har flera säkerhetsfunktioner som hanterar vanliga sårbarheter i samband med traditionella korttransaktioner. Här följer en detaljerad genomgång av säkerhetsaspekterna:

• Begränsad exponering: Eftersom företag ofta skapar virtuella kort för specifika ändamål exponeras inte det primära kortet eller bankuppgifterna under transaktioner. Detta minimerar risken för datastöld.

• Kort för engångsbruk: Många virtuella kort genereras för engångsbruk. Efter den avsedda transaktionen blir kortuppgifterna ogiltiga, vilket gör dem värdelösa för potentiella bedragare.

• Utgiftskontroll: Användare kan sätta specifika gränser för virtuella kort, när det gäller totalbelopp, giltighetstid eller handelskategori. Detta ger ett extra lager av kontroll och minskar den potentiella skadan från obehöriga transaktioner.

• Företagsspecifika kort: Vissa virtuella kort kan låsas till ett visst företag. Även om kortuppgifterna avslöjas kommer de inte att fungera någon annanstans.

• Omedelbar utfärdande och uppsägning: Virtuella kort kan genereras direkt och avslutas med ett ögonblicks varsel. Om det finns någon misstanke om intrång eller missbruk kan kortet omedelbart inaktiveras.

• Varningar i realtid: Många plattformar som erbjuder virtuella kort ger aviseringar i realtid för varje transaktion, vilket gör det lättare att upptäcka och rapportera obehöriga aktiviteter.

• Ingen fysisk risk: Utan ett fysiskt kort finns det ingen risk att tappa bort det eller att det blir stulet på traditionellt sätt.

Även om virtuella kort har robusta säkerhetsmekanismer är ingen betalningsmetod immun mot risker. Bästa praxis, till exempel att använda betrodda nätverk, hålla programvaran uppdaterad och regelbundet övervaka transaktionshistoriken, kan öka säkerheten för virtuella kort.

Fördelar och nackdelar med virtuella kort

Virtuella kort är en lösning på en rad olika finansiella utmaningar som företag ofta står inför, men det finns fortfarande nackdelar med att använda denna betalningsmetod. Innan du bestämmer dig för om virtuella kort är ett bra alternativ för ditt företag bör du väga fördelarna mot nackdelarna:

Fördelar med virtuella kort

• Riskminimering: Virtuella kort, särskilt engångskort, minskar risken för bedrägerier avsevärt. När kortuppgifterna har använts blir de överflödiga och det finns ingen möjlighet till obehöriga transaktioner. För företagen minskar behovet av skadebegränsning i samband med finansiella intrång.

• Budgetkontroll: Företag kan utfärda virtuella kort med fördefinierade gränser. Om en avdelning till exempel tilldelas en specifik budget för programvaruinköp kan den skapa ett virtuellt kort med exakt den gränsen, vilket förhindrar överutnyttjande.

• Omedelbar utfärdande: Att vänta på fysiska kort kan orsaka förseningar i verksamheten, särskilt när det krävs omedelbara transaktioner. Virtuella kort eliminerar denna väntan, vilket är fördelaktigt i snabba affärsmiljöer.

• Anpassad användning: Användare kan ställa in virtuella kort så att de endast fungerar med specifika företag, vilket minskar missbruk eller felallokering av medel.

• Enkel avstämning: För redovisningsteam kan virtuella kort öka effektiviteten. Ett företag kan associera varje kort med specifika projekt eller avdelningar. När transaktioner inträffar kategoriseras de automatiskt, vilket förenklar avstämningsprocesserna i slutet av månaden.

• Miljöpåverkan: Eftersom det inte förekommer någon produktion eller leverans av plast är virtuella kort ett mer hållbart val som ligger i linje med många företags mål för socialt ansvar.

Nackdelar med virtuella kort

• Inte allmänt accepterat: Trots att virtuella kort blir allt populärare är det vissa företag som inte accepterar dem utan kräver att ett fysiskt kort ska finnas med.

• Övertro på teknik: Att virtuella kort är digitala är bekvämt, men det innebär också att företagen är beroende av de plattformar som utfärdar korten. Eventuella tekniska problem, avbrott eller cyberattacker kan störa verksamheten.

• Inlärningskurva: Att införa virtuella kort i ett företag kan kräva utbildning för de anställda, särskilt för dem som inte är tekniskt kunniga.. Detta kan leda till initialt motstånd eller misstag.

• Utmaningar i samband med integration: Det är inte alla system för redovisning eller utgiftshantering som stöder virtuella kort, vilket kan komplicera integrationsprocessen. Detta kan kräva ytterligare investeringar i programvara eller manuella lösningar.

• Förlust av fysiska kortförmåner: Vissa fysiska företagskort kommer med förmåner som tillgång till flygplatslounger eller reseförsäkring. Att helt gå över till virtuella format kan innebära att man offrar dessa fördelar.

Hur du får ett virtuellt kort för ditt företag

Att skaffa ett virtuellt kort för ditt företag kan vara enkelt, även om processen kan variera något beroende på leverantör. Här är de allmänna steg som de flesta företag kan följa:

• Forskningsutförare: Det finns en mängd olika virtuella korttjänster, var och en med unika funktioner, avgiftsstrukturer och integrationer. Ta dig tid att förstå vilken tjänst som passar bäst för dina affärsbehov.

• Inställning av konto: När du har valt en leverantör behöver du vanligtvis skapa ett företagskonto Detta kräver ofta att du lämnar uppgifter om ditt företag, inklusive dess juridiska namn, adress och skatteregistreringsnummer.

• Verifieringsprocess: De flesta leverantörer kommer att genomföra en verifieringsprocess för att verifiera att ditt företag är legitimt. Det kan handla om att skicka in dokumentation som företagslicenser, kontoutdrag eller skattedeklarationer.

• Bestäm kortkontroller: När du har verifierat dig kan du anpassa inställningarna för ditt virtuella kort. Detta inkluderar att sätta utgiftsgränser, bestämma vilka anställda som har tillgång och specificera handelskategorier vid behov.

• Integration med bokföringsprogram: Många leverantörer av virtuella kort erbjuder integrationer med populära verktyg för redovisning och utgiftshantering. Genom att koppla ihop dessa kan du förenkla utgiftsspårning och avstämning.

• Utfärda kort: Efter konfigurationen kan du börja utfärda virtuella kort till relevanta medarbetare eller avdelningar. De flesta plattformar möjliggör snabb generering av dessa kort, vilket ger omedelbar tillgång.

• Löpande förvaltning: Granska transaktionerna regelbundet, justera kortinställningarna vid behov och håll utkik efter misstänkt aktivitet. De flesta plattformar ger insikter och rapporter i realtid för att underlätta denna tillsyn.

Virtuella kort är inte bara en trend - det är ett verktyg som företag kan använda för att öka säkerheten och förbättra transaktionsupplevelsen. Med virtuella kort kan företagen övervaka sina utgifter noggrannare och göra snabba justeringar baserat på realtidsdata.