Ces dernières années, la popularité des cartes virtuelles n'a cessé de croître. Elles constituent une solution aux besoins changeants des entreprises, en particulier celles concernées par le travail à distance, les achats en ligne et la sécurité numérique. Bien que les cartes physiques traditionnelles soient toujours fonctionnelles, elles présentent souvent des limites qui ne correspondent pas à la nature dynamique des entreprises contemporaines. En tant que moyen de paiement, les cartes virtuelles offrent une grande flexibilité et une sécurité renforcée, et elles disposent de fonctionnalités qui peuvent redéfinir la gestion des notes de frais et les paiements des fournisseurs.

Le marché mondial des cartes virtuelles devrait voir sa valeur passer de près de 23 milliards de dollars en 2025 à près de 113 milliards de dollars d'ici 2033. Ci-dessous, nous examinerons ce que les entreprises doivent savoir sur les cartes virtuelles, y compris leur fonctionnement et la manière de choisir un fournisseur.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'une carte virtuelle ?
  
• À quoi servent les cartes virtuelles ?
  
• Comment fonctionnent les cartes virtuelles ?
  
• Les cartes virtuelles sont-elles sûres ?
  
• Avantages et inconvénients des cartes virtuelles
  
• Comment choisir un fournisseur de cartes bancaires virtuelles
  
• Comment obtenir une carte virtuelle pour votre entreprise
  
• Comment Stripe Issuing peut vous aider
  
• FAQ sur les cartes virtuelles
  

Qu'est-ce qu'une carte virtuelle ?

Une carte virtuelle est une version numérique d'une carte physique, telle qu'une carte de crédit ou de débit. Elles sont principalement utilisées pour les transactions en ligne. À l'instar d'une carte traditionnelle, une carte virtuelle possède un numéro de carte, une date d'expiration et un code de sécurité (généralement une valeur de vérification de carte (CVV) ou un code de vérification de carte (CVC)). Ces informations sont générées électroniquement.

À quoi servent les cartes virtuelles ?

Les cartes virtuelles sont généralement utilisées pour les achats ou les transactions en ligne lorsque la présence de la carte physique n'est pas requise. Elles ont récemment gagné en popularité, en grande partie en raison de leur adaptabilité et de leurs fonctionnalités de sécurité. Voici comment les entreprises les utilisent couramment :

• achats en ligne : en tant que moyen de paiement principalement numérique, les cartes virtuelles sont privilégiées pour les transactions e-commerce. Elles permettent d'effectuer des transactions sans révéler les informations de carte ou de compte principales, réduisant ainsi l'exposition à la fraude potentielle ;

• gestion des abonnements : les entreprises optent souvent pour les cartes virtuelles lorsqu'elles s'inscrivent à des logiciels ou à des services en ligne. Si un service n'est plus nécessaire, la carte virtuelle peut être désactivée pour éviter des frais supplémentaires ;

• gestion des dépenses : les entreprises utilisent souvent des cartes virtuelles pour la gestion des dépenses, notamment pour les voyages du personnel. Elles peuvent émettre une carte virtuelle pour un membre du personnel pour un achat spécifique, ce qui offre un niveau supplémentaire de contrôle et de surveillance des dépenses ;

• paiements aux fournisseurs : les entreprises peuvent générer des cartes virtuelles avec des plafonds définis pour les fournisseurs, ce qui facilite la gestion et le suivi des paiements ;

• scénarios à usage unique : pour les transactions où une sécurité accrue est souhaitée, les entreprises peuvent générer des cartes virtuelles à usage unique. Après la transaction, les informations de carte deviennent obsolètes, ce qui réduit l'impact d'une éventuelle violation de données ;

• dépenses du personnel : au lieu d'émettre des cartes d'entreprise physiques, certaines entreprises préfèrent fournir au personnel des cartes virtuelles avec des limites prédéfinies pour les achats professionnels ;

• campagnes publicitaires : lors du lancement de campagnes publicitaires en ligne, les entreprises peuvent utiliser des cartes virtuelles pour allouer efficacement les budgets. Si le budget d'une campagne est épuisé, la carte permet d'éviter les dépenses excessives ;

• facturation à l'usage : pour les services facturés en fonction de l'utilisation, tels que l'hébergement cloud, les cartes virtuelles peuvent aider les entreprises à gérer les dépenses imprévisibles en définissant une limite sur les frais potentiels.

Fonctionnement des cartes virtuelles

Les cartes virtuelles permettent aux entreprises de contrôler à grande échelle les dépenses de leur personnel et de leurs fournisseurs. Voici le processus de base :

• émission : la banque ou la plateforme de gestion des dépenses d'une entreprise génère des numéros de cartes virtuelles liés à un compte d'entreprise central, et en émet souvent des dizaines ou des centaines en même temps pour le personnel, les équipes ou les fournisseurs ;

• contrôles personnalisés : les administrateurs peuvent définir des limites de dépenses, restreindre les cartes à des fournisseurs ou à des catégories spécifiques (par exemple, les abonnements à des logiciels, les voyages), et choisir si une carte est réutilisable ou à usage unique pour des paiements ponctuels ;

• attribution : les cartes peuvent être émises pour des membres du personnel, des départements ou des projets spécifiques, ce qui permet de suivre plus facilement les dépenses sans distribuer de cartes d'entreprise physiques ;

• acheminement des transactions : les achats sont traités comme des paiements par carte normaux, les frais étant automatiquement acheminés vers le compte de l'entreprise central et catégorisés pour la comptabilité ;

• suivi et rapprochement en temps réel : les équipes financières ont une visibilité sur les transactions en temps réel, ce qui se synchronise généralement avec un logiciel de comptabilité afin d'accélérer la déclaration des dépenses et de minimiser le rapprochement manuel ;

• expiration ou révocation : les cartes peuvent être configurées pour expirer automatiquement ou être désactivées instantanément en cas de départ d'un membre du personnel, de fin d'une relation avec un fournisseur ou de suspicion de fraude ;

Les cartes virtuelles sont-elles sûres ?

Les cartes virtuelles offrent plusieurs fonctionnalités de sécurité qui répondent aux vulnérabilités courantes associées aux transactions par carte traditionnelles. Voici un aperçu plus détaillé :

• Exposition limitée : étant donné que les entreprises créent souvent des cartes virtuelles à des fins spécifiques, les informations de la carte principale ou les coordonnées bancaires ne sont pas exposées lors des transactions. Cela réduit le risque de vol de données.

• Cartes à usage unique : de nombreuses cartes virtuelles sont générées pour un usage unique. Après la transaction prévue, les informations de carte deviennent non valides, les rendant inutilisables pour d'éventuels fraudeurs.

• Contrôles des dépenses : les utilisateurs peuvent définir des limites spécifiques sur les cartes virtuelles, en termes de montant total, de période de validité ou de catégorie de marchands. Cela offre un niveau de contrôle supplémentaire et contribue à réduire les dommages potentiels liés aux transactions non autorisées.

• Cartes spécifiques à l'entreprise : certaines cartes virtuelles peuvent être verrouillées sur une entreprise en particulier. Même si les informations de carte sont compromises, elles ne fonctionneront pas ailleurs.

• Émission et résiliation immédiates : les cartes virtuelles peuvent être générées instantanément et résiliées à tout moment. En cas de suspicion de violation ou de mauvaise utilisation, la carte peut être désactivée rapidement.

• Alertes en temps réel : de nombreuses plateformes proposant des cartes virtuelles fournissent des notifications en temps réel pour chaque transaction, ce qui permet de repérer et signaler plus facilement les activités non autorisées.

• Aucun risque physique : en l'absence de carte tangible, il n'y a aucun risque de la perdre ou de se la faire voler de manière conventionnelle.

Bien que les cartes virtuelles disposent de mécanismes de sécurité robustes, aucun moyen de paiement n'est à l'abri des risques. L'application des bonnes pratiques (par exemple, l'utilisation de réseaux fiables, la mise à jour des logiciels, la surveillance régulière de l'historique des transactions) peut accroître la sécurité des cartes virtuelles.

Avantages et inconvénients des cartes virtuelles

Les cartes virtuelles constituent une solution à divers défis financiers couramment rencontrés par les entreprises, mais l'utilisation de ce moyen de paiement présente des inconvénients. Avant de décider si les cartes virtuelles sont adaptées à votre entreprise, pesez le pour et le contre.

Avantages des cartes virtuelles

• atténuation des risques : les cartes virtuelles, en particulier celles à usage unique, réduisent considérablement les risques de fraude. Une fois utilisées, ces informations de carte deviennent non valides, ce qui ne laisse pratiquement aucune possibilité de transactions non autorisées. Pour les entreprises, cela réduit la nécessité de limiter les dégâts liés aux failles financières ;

• contrôle du budget : les entreprises peuvent émettre des cartes virtuelles avec des plafonds prédéfinis. Par exemple, si un département se voit attribuer un budget spécifique pour l'achat de logiciels, il peut créer une carte virtuelle avec cette limite exacte afin d'éviter les dépenses excessives ;

• émission instantanée : l'attente de cartes physiques peut entraîner des retards opérationnels, en particulier lorsque des transactions immédiates sont nécessaires. Les cartes virtuelles éliminent cette attente, ce qui est particulièrement avantageux dans les environnements professionnels en évolution rapide ;

• utilisation personnalisée : il est possible de configurer les cartes virtuelles pour qu'elles fonctionnent uniquement avec des entreprises spécifiques, ce qui minimise les abus ou la mauvaise affectation des fonds ;

• rapprochement facilité : pour les équipes comptables, les cartes virtuelles peuvent accroître l'efficacité. Une entreprise peut associer chaque carte à des projets ou départements spécifiques. Au fur et à mesure que les transactions ont lieu, elles sont automatiquement catégorisées, ce qui simplifie les processus de rapprochement de fin de mois ;

• impact environnemental : l'absence de production ou de livraison de plastique fait des cartes virtuelles un choix plus durable, conforme à de nombreux objectifs de responsabilité sociale des entreprises ;

• sécurité : l'un des principaux avantages des cartes virtuelles est l'amélioration de la sécurité des paiements. Certaines cartes virtuelles sont conçues pour un usage unique, ce qui signifie qu'elles deviennent non valides une fois utilisées pour une transaction. Cela réduit le risque d'utilisation non autorisée ou frauduleuse. D'autres cartes virtuelles peuvent comporter des plafonds définis ou être verrouillées pour une entreprise spécifique ;

• flexibilité : selon l'émetteur, une carte virtuelle peut être liée à un compte bancaire traditionnel ou à une ligne de crédit, ou préchargée avec des fonds. Les cartes virtuelles peuvent également être configurées avec des contrôles de dépenses, tels que des limites sur le montant de la transaction, les dépenses totales, des plages de dates ou les catégories de marchands ;

Inconvénients des cartes virtuelles

• acceptation non universelle : malgré la popularité croissante des cartes virtuelles, certaines entreprises ne les acceptent pas et exigent la présence d'une carte physique ;

• dépendance excessive à la technologie : bien que la nature numérique des cartes virtuelles soit pratique, elle implique également que les entreprises dépendent des plateformes d'émission. Les problèmes techniques, pannes ou cyberattaques peuvent perturber les opérations ;

• période d'apprentissage : l'introduction de cartes virtuelles dans une entreprise peut nécessiter la formation du personnel, en particulier de ceux qui ne sont pas à l'aise avec la technologie, ce qui peut entraîner une résistance initiale ou des erreurs ;

• difficultés d'intégration : tous les systèmes de comptabilité ou de gestion des dépenses ne prennent pas en charge les cartes virtuelles, ce qui peut compliquer le processus d'intégration. Cela peut nécessiter des investissements logiciels supplémentaires ou des solutions de contournement manuelles ;

• perte des avantages de la carte physique : certaines cartes d'entreprise physiques offrent des avantages tels que l'accès aux salons d'aéroport et l'assurance voyage. Le passage exclusif à un format virtuel peut impliquer la perte de ces avantages.

Comment choisir un fournisseur de cartes bancaires virtuelles

Tous les fournisseurs de cartes virtuelles n'offrent pas le même niveau de fonctionnalités ; il est donc utile d'évaluer quelques facteurs avant de vous engager auprès de l'un d'entre eux pour votre entreprise :

• Compatibilité avec le réseau de cartes : les fournisseurs émettent généralement des cartes par l'intermédiaire de réseaux tels que Visa ou Mastercard. Avant de vous inscrire, vérifiez que vos fournisseurs habituels acceptent les paiements sur ce réseau pour éviter toute difficulté ultérieure.

• Intégration avec les outils existants : examinez dans quelle mesure un fournisseur se connecte aux logiciels de comptabilité, de notes de frais ou de trésorerie que votre entreprise utilise déjà. Une intégration solide peut faire gagner à votre équipe financière des heures de saisie manuelle de données et de rapprochement chaque mois.

• Contrôles des dépenses et flexibilité : comparez la granularité des contrôles de chaque fournisseur. Vous souhaiterez avoir la possibilité de plafonner les montants des dépenses, de limiter les achats à certaines catégories ou fournisseurs, et de définir la fréquence d'utilisation afin que les cartes s'alignent sur vos politiques internes.

• Rapports et visibilité : certains fournisseurs proposent des tableaux de bord en temps réel et des analyses plus robustes que d'autres. Une meilleure visibilité sur les transactions au moment où elles se produisent permet de repérer plus facilement les activités inhabituelles et de respecter les budgets.

• Tarifs et frais : comprenez comment chaque fournisseur facture (que ce soit par des frais d'abonnement, des coûts par carte ou des frais de transaction) et mettez cela en balance avec les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Comment obtenir une carte virtuelle pour votre entreprise

Il peut être simple d'acquérir une carte virtuelle pour votre entreprise, même si la procédure peut varier légèrement en fonction du fournisseur. Ci-après, vous trouverez les étapes principales à suivre pour la plupart des entreprises.

• Rechercher des fournisseurs : divers services de cartes virtuelles sont disponibles, chacun avec des fonctionnalités, des structures de frais et des intégrations uniques. Vous devriez prendre le temps de comprendre quel service correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

• Configurer votre compte : après avoir sélectionné un fournisseur, vous devrez généralement configurer un compte professionnel. Cela nécessite souvent de fournir des informations sur votre entreprise, y compris sa dénomination sociale, son adresse et son numéro d'identification fiscale.

• Terminer la vérification : la plupart des fournisseurs procèderont à une vérification pour s'assurer de la légitimité de votre entreprise. Cela peut impliquer la soumission de documents tels que des licences commerciales, des relevés bancaires et des déclarations de revenus.

• Définir les contrôles des cartes : une fois votre entreprise vérifiée, vous pouvez personnaliser les paramètres de votre carte virtuelle. Cela inclut la définition de limites de dépenses, la détermination du personnel y ayant accès et la spécification de catégories de marchands si nécessaire.

• Intégrer avec un logiciel de comptabilité : de nombreux fournisseurs de cartes virtuelles proposent des intégrations avec des outils de comptabilité et de gestion des notes de frais populaires. Leur connexion peut simplifier le suivi et le rapprochement des dépenses.

• Émettre des cartes : après la configuration, vous pouvez commencer à émettre des cartes virtuelles pour le personnel ou les services concernés. La plupart des plateformes permettent de générer rapidement ces cartes, accordant un accès immédiat.

• Gérer le suivi continu : il est conseillé d'examiner régulièrement les transactions, d'ajuster les paramètres des cartes si nécessaire et de surveiller toute activité suspecte. La plupart des plateformes fournissent des informations et des rapports en temps réel pour faciliter cette surveillance.

Les cartes virtuelles ne sont pas qu'une simple tendance ; elles constituent un outil que les entreprises peuvent utiliser pour renforcer la sécurité et améliorer l'expérience de transaction. Grâce aux cartes virtuelles, les entreprises peuvent surveiller leurs dépenses de plus près et s'adapter rapidement en fonction de données en temps réel.

Comment Stripe Issuing peut vous aider ?

Stripe Issuing facilite la création, la distribution et la gestion de cartes de crédit personnalisées, ce qui vous permet de générer de nouvelles sources de revenus et d’améliorer l’expérience client.

Issuing peut vous aider à :

• Lancer de nouveaux produits de cartes : créez rapidement des cartes physiques, virtuelles ou tokenisées, personnalisées en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, qu’il s’agisse des cartes d’entreprise, de récompenses ou d’autres produits.

• amélioration de l'efficacité opérationnelle : automatisez l'émission et la gestion des cartes via les interfaces de programmation d'application (API) de Stripe, ce qui réduit la complexité de travailler avec plusieurs émetteurs de cartes.

• Améliorer l’expérience client : offrez à vos clients une expérience de carte bancaire avec le logo de votre marque qui s’intègre parfaitement à vos produits et services existants.

• Gagner en visibilité et en contrôle : accédez à des données transactionnelles détaillées et à des contrôles pour surveiller l’utilisation des cartes, définir des limites de dépenses et suspendre les cartes le cas échéant.

• Développer vos opportunités de revenus : monétisez vos programmes de cartes en percevant des revenus d’interchange partagés ou en proposant des services à valeur ajoutée.

• Accéder à l’expertise de Stripe : bénéficiez d’une infrastructure solide et d’une assistance en matière de conformité, grâce à l’expérience de Stripe dans la gestion de programmes de cartes pour des entreprises de premier plan.

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FAQ sur les cartes virtuelles

Voici les questions les plus fréquentes des entreprises concernant l'utilisation de cartes virtuelles pour leurs dépenses.