La popularité des cartes virtuelles n'a cessé de croître ces dernières années. Le marché mondial des cartes virtuelles devrait passer de près de 12 milliards de dollars en 2021 à 65 milliards de dollars d'ici 2030. Les cartes virtuelles sont une solution à l'évolution des besoins des entreprises, en particulier celles qui sont concernées par le travail à distance, les achats en ligne et la sécurité numérique.
Les cartes plastiques traditionnelles, bien que fonctionnelles, présentent souvent des limites qui ne correspondent pas à la nature dynamique des entreprises contemporaines. En tant que moyen de paiement, les cartes virtuelles offrent une grande souplesse et une sécurité renforcée, mais elles offrent également des avantages qui peuvent contribuer à redéfinir les modalités de gestion des dépenses et de paiement des prestataires. Tout ce que les entreprises doivent savoir sur les cartes virtuelles.
Sommaire
- Qu'est-ce qu'une carte virtuelle ?
- À quoi servent les cartes virtuelles ?
- Les cartes virtuelles sont-elles sûres ?
- Avantages et inconvénients des cartes virtuelles
- Comment obtenir une carte virtuelle pour votre entreprise
Qu'est-ce qu'une carte virtuelle ?
Une carte virtuelle est une version numérique d'une carte plastique, par exemple une carte de crédit ou de débit. Ce type de carte est principalement utilisé pour effectuer des transactions en ligne. Voici un aperçu des caractéristiques des cartes virtuelles :
Informations sur la carte : comme une carte traditionnelle, une carte virtuelle comporte un numéro de carte, une date d'expiration et un code de sécurité, généralement un (code CVV) ou un code CVC. Ces données sont générées électroniquement.
Utilisation : les cartes virtuelles sont généralement utilisées pour effectuer des achats en ligne ou des transactions pour lesquelles la présence d'une carte physique n'est pas requise.
Sécurité : l'un des principaux avantages des cartes virtuelles est qu'elles renforcent la sécurité des paiements. Certaines cartes virtuelles sont conçues pour un usage unique, ce qui signifie qu'une fois qu'elles ont été utilisées pour une transaction, elles ne sont plus valables. De cette manière, le risque d'utilisation non autorisée ou frauduleuse est réduit. D'autres cartes virtuelles peuvent avoir des limites fixes ou être réservées à une entreprise spécifique.
Émission : les cartes virtuelles peuvent être émises instantanément, ce qui permet de les obtenir plus rapidement qu'en attendant l'envoi d'une carte physique.
Lien : en fonction de l'émetteur, une carte virtuelle peut être liée à un compte bancaire traditionnel ou à une ligne de crédit, ou peut être préchargée avec des fonds.
Flexibilité : Les cartes virtuelles peuvent être assorties de contrôles des dépenses, par exemple en limitant le montant des transactions, le total des dépenses, les intervalles de dates ou les catégories de marchands.
Gestion des dépenses : les entreprises utilisent souvent les cartes virtuelles pour gérer leurs dépenses. Elles peuvent délivrer une carte virtuelle à un employé pour un achat spécifique, ce qui permet de mieux contrôler et surveiller les dépenses.
Durabilité : comme elles ne sont pas en plastique, les cartes virtuelles sont considérées comme plus respectueuses de l'environnement que les cartes traditionnelles.
À quoi servent les cartes virtuelles ?
Les cartes virtuelles ont connu un essor important ces dernières années, principalement en raison de leur adaptabilité et de leurs mécanismes de sécurité. Voici comment les entreprises les utilisent le plus souvent.
Achats en ligne : les cartes virtuelles sont une méthode de paiement privilégiée pour les transactions e-commerce. Elles permettent d'effectuer des transactions sans révéler les détails de la carte principale ou des coordonnées bancaires, ce qui réduit l'exposition aux fraudes potentielles.
Gestion des abonnements : les entreprises optent souvent pour des cartes virtuelles lorsqu'elles souscrivent à des services en ligne ou de logiciels. Si un service n'est plus nécessaire, la carte virtuelle peut être désactivée, ce qui permet d’éviter toute facturation ultérieure.
Frais de déplacement : certaines entreprises émettent des cartes virtuelles à l'intention de leurs employés pour des frais de déplacement spécifiques. Ainsi, il est possible de contrôler précisément les dépenses et de les rapprocher plus facilement.
Paiements des fournisseurs : les entreprises peuvent générer des cartes virtuelles avec des limites définies pour les fournisseurs, ce qui facilite la gestion et le suivi des paiements.
Scénarios à usage unique : les entreprises peuvent générer des cartes virtuelles à usage unique pour les transactions qui nécessitent une sécurité renforcée. Après la transaction, les données de la carte deviennent obsolètes, ce qui réduit l'impact d'une éventuelle violation de données.
Dépenses des employés : au lieu d'émettre des cartes d'entreprise physiques, certaines entreprises préfèrent donner à leurs employés des cartes virtuelles avec des limites prédéfinies pour les achats professionnels.
Campagnes publicitaires : dans le cadre de leurs campagnes publicitaires en ligne, les entreprises peuvent utiliser des cartes virtuelles pour affecter leur budget de manière efficace. Si le budget d'une campagne est entièrement épuisé, la carte empêche tout dépassement de budget.
Facturation à la consommation : pour les services facturés en fonction de l'utilisation, comme l'hébergement dans le cloud, les cartes virtuelles peuvent permettre aux entreprises de gérer des dépenses imprévisibles en fixant une limite aux frais pouvant être engagés.
Les cartes virtuelles sont-elles sûres ?
Les cartes virtuelles intègrent plusieurs mécanismes de sécurité qui permettent de remédier aux vulnérabilités courantes liées aux transactions par carte traditionnelle. Vous trouverez ci-dessous un aperçu détaillé des aspects liés à la sécurité.
Exposition limitée : comme les entreprises créent souvent des cartes virtuelles à des fins spécifiques, les données de la carte principale ou les coordonnées bancaires ne sont pas divulguées lors des transactions. Le risque de vol de données est ainsi minimisé.
Cartes à usage unique : de nombreuses cartes virtuelles sont générées pour un usage unique. Une fois la transaction prévue effectuée, les données de la carte ne sont plus valables, ce qui les rend inutilisables pour d'éventuels acteurs frauduleux.
Contrôle des dépenses : les utilisateurs peuvent fixer des limites spécifiques aux cartes virtuelles, en termes de montant total, de période de validité ou de catégorie de marchands. Il est ainsi possible d'ajouter une couche de contrôle supplémentaire et de réduire les conséquences potentielles liées à des transactions non autorisées.
Cartes spécifiques aux entreprises : certaines cartes virtuelles peuvent être associées à une entreprise particulière. Même si les données de la carte sont compromises, elles ne pourront pas être utilisées ailleurs.
Délivrance et résiliation immédiates : les cartes virtuelles peuvent être générées instantanément et résiliées à tout moment. En cas de soupçon de violation ou d'utilisation abusive, la carte peut être désactivée rapidement.
Alertes en temps réel : de nombreuses plateformes qui proposent des cartes virtuelles fournissent des notifications en temps réel pour chaque transaction, ce qui facilite le repérage et le signalement des activités non autorisées.
Aucun risque physique : comme la carte est virtuelle, il n'y a aucun risque de la perdre ou de se la faire voler de manière physique.
Bien que les cartes virtuelles soient dotées de mécanismes de sécurité efficaces, aucun moyen de paiement n'est à l'abri des risques. Le recours à de bonnes pratiques, notamment l'utilisation de réseaux de confiance, la mise à jour des logiciels et le contrôle régulier de l'historique des transactions, permet de renforcer la sécurité des cartes virtuelles.
Avantages et inconvénients des cartes virtuelles
Les cartes virtuelles constituent une solution à un certain nombre de problèmes financiers auxquels les entreprises sont souvent confrontées, mais ce moyen de paiement n'est pas sans inconvénients. Avant de déterminer si les cartes virtuelles constituent une option intéressante pour votre entreprise, il convient d'en évaluer les avantages et les inconvénients.
Avantages des cartes virtuelles
Atténuation des risques : les cartes virtuelles, en particulier celles à usage unique, permettent de réduire considérablement les risques de fraude. Une fois utilisées, les données de ces cartes deviennent obsolètes, ne laissant aucune possibilité de réaliser des transactions non autorisées. Pour les entreprises, cela permet de minimiser la nécessité de contrôler les risques liés aux fuites financières.
Contrôle du budget : les entreprises peuvent émettre des cartes virtuelles avec des limites prédéfinies. Si, par exemple, un service dispose d'un budget spécifique pour l'achat de logiciels, il peut créer une carte virtuelle avec cette limite exacte, ce qui permet d'éviter les dépassements de budget.
Délivrance instantanée : l'attente de la réception de cartes physiques peut entraîner des retards opérationnels, en particulier lorsqu’il est nécessaire d'effectuer des transactions de manière immédiate. Les cartes virtuelles permettent d'éviter cette attente, ce qui est bénéfique dans les environnements professionnels dynamiques.
Utilisation personnalisée : les utilisateurs peuvent configurer les cartes virtuelles de manière à ce qu'elles ne fonctionnent qu'avec des entreprises spécifiques, ce qui permet d'éviter les abus ou les mauvaises affectations de fonds.
Rapprochement simplifié : les cartes virtuelles permettent aux équipes comptables de gagner en efficacité. Une entreprise peut associer chaque carte à des projets ou des départements spécifiques. Au fur et à mesure que les transactions ont lieu, elles sont automatiquement classées, ce qui simplifie les processus de rapprochement en fin de mois.
Impact sur l’environnement : sans production ni livraison de plastique, les cartes virtuelles représentent un choix plus durable et s'inscrivent dans de nombreux objectifs de responsabilité sociale des entreprises.
Inconvénients des cartes virtuelles
Pas universellement acceptées : malgré la popularité croissante des cartes virtuelles, certaines entreprises ne les acceptent pas et exigent la présence d'une carte physique.
Dépendance excessive à l'égard de la technologie : si la nature dématérialisée des cartes virtuelles est synonyme de praticité, cela implique également que les entreprises sont dépendantes des plateformes d'émission. Tout problème technique, toute panne ou cyberattaque pourrait perturber les opérations.
Adaptation : il peut être nécessaire de former les employés, en particulier ceux qui ne sont pas familiarisés avec les nouvelles technologies, afin de mettre en place des cartes virtuelles au sein d'une entreprise. Il peut en résulter une certaine résistance au départ, voire même des erreurs.
Défis en matière d'intégration : tous les systèmes de comptabilité ou de gestion des dépenses ne prennent pas en charge les cartes virtuelles, ce qui peut compliquer le processus d'intégration. Il peut alors être nécessaire d'investir dans des logiciels supplémentaires ou de trouver des solutions pour contourner le problème.
Perte des avantages des cartes physiques : certaines cartes d'entreprise physiques sont assorties d’avantages, par exemple un accès aux salons d'aéroport ou une assurance voyage. En passant exclusivement à des formats virtuels, ces avantages risquent d'être sacrifiés.
Comment obtenir une carte virtuelle pour votre entreprise
Il peut être simple d'acquérir une carte virtuelle pour votre entreprise, même si la procédure peut varier légèrement en fonction du fournisseur. Ci-après, vous trouverez les étapes principales à suivre pour la plupart des entreprises.
Recherche de fournisseurs : un grand nombre de services de cartes virtuelles sont disponibles, chacun avec des caractéristiques, des structures de frais et des intégrations qui lui sont propres. Prenez le temps de réfléchir au service qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
Configuration du compte : après avoir choisi un fournisseur, vous devrez généralement ouvrir un compte professionnel. Pour ce faire, il faut souvent fournir des informations sur votre entreprise, notamment sa raison sociale, son adresse et son numéro d'identification fiscale.
Processus de vérification : la plupart des fournisseurs procèdent à une vérification afin d'authentifier la légitimité de votre entreprise. Pour ce faire, il peut être nécessaire de présenter des documents tels que des licences d'exploitation, des relevés bancaires ou des déclarations fiscales.
Déterminer les contrôles de la carte : une fois le processus de vérification terminé, vous pouvez personnaliser les paramètres de votre carte virtuelle. Il faut notamment fixer des limites de dépenses, déterminer quels employés y ont accès et spécifier les catégories de marchands si nécessaire.
Intégration avec un logiciel de comptabilité : de nombreux fournisseurs de cartes virtuelles ont prévu des intégrations avec les outils de comptabilité et de gestion des dépenses les plus répandus. L'intégration avec ces éléments peut simplifier le suivi et le rapprochement des dépenses.
Délivrer les cartes : une fois la configuration terminée, vous pouvez commencer à délivrer des cartes virtuelles aux employés ou aux services concernés. La plupart des plateformes permettent de générer rapidement ces cartes, ce qui garantit un accès immédiat.
Gestion continue : passez régulièrement en revue les transactions, ajustez les paramètres de la carte si nécessaire et surveillez toute activité suspecte. La plupart des plateformes fournissent des informations et des rapports en temps réel afin de faciliter cette surveillance.
Les cartes virtuelles ne se résument pas à une simple tendance, elles constituent un outil que les entreprises peuvent utiliser pour renforcer la sécurité et améliorer l'expérience des transactions. Grâce aux cartes virtuelles, les entreprises peuvent suivre leurs dépenses de plus près et les ajuster rapidement sur la base de données en temps réel.