Virtuella kort har stadigt blivit mer populära under de senaste åren. De är en lösning på företags föränderliga behov, särskilt de som arbetar med distansarbete, inköp online och digital säkerhet. Även om traditionella fysiska kort fortfarande är funktionella har de ofta begränsningar som inte är i linje med moderna företags dynamiska karaktär. Som betalningsmetod erbjuder virtuella kort flexibilitet och stark säkerhet, och de har funktioner som kan omdefiniera utgiftshantering och leverantörsbetalningar.

Den globala marknaden för virtuella kort förväntas öka i värde från närmare 23 miljarder USD under 2025 till nästan 113 miljarder USD fram till 2033. Nedan utforskar vi vad företag bör veta om virtuella kort, bland annat hur de fungerar och hur man väljer en leverantör.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett virtuellt kort?
  
• Vad används virtuella kort till?
  
• Hur fungerar virtuella kort?
  
• Är virtuella kort säkra?
  
• Fördelar och nackdelar med virtuella kort
  
• Så gör man för att välja en leverantör av virtuella kreditkort
  
• Så gör man för att skaffa ett virtuellt kort till företaget
  
• Så kan Stripe Issuing hjälpa dig
  
• Vanliga frågor om virtuella kort
  

Vad är ett virtuellt kort?

Ett virtuellt kort är en digital version av ett fysiskt kort, såsom ett kredit- eller bankkort. De används i första hand för transaktioner online. Precis som ett traditionellt kort har ett virtuellt kort ett kortnummer, ett datum när det löper ut och en säkerhetskod – oftast en kortverifieringskod (CVV) eller kortverifieringskod (CVC-kod). Dessa kortuppgifter genereras elektroniskt.

Vad används virtuella kort till?

Virtuella kort används vanligtvis för onlineköp eller transaktioner där det fysiska kortet inte behöver visas upp. De har fått betydande dragkraft på senare tid, till stor del på grund av deras anpassningsförmåga och säkerhetsfunktioner. Så här använder företag dem ofta:

• Onlineköp: Som en betalningsmetod som är primärt digital föredras virtuella kort för e-handelstransaktioner. De erbjuder ett sätt att genomföra transaktioner utan att avslöja det primära kortet eller bankuppgifter, vilket minskar exponeringen för potentiellt bedrägeri.

• Hantering av abonnemang: Företag väljer ofta virtuella kort när de registrerar sig för programvara eller onlinetjänster. Om en tjänst inte längre behövs kan det virtuella kortet inaktiveras, vilket förhindrar ytterligare avgifter.

• Kostnadshantering: Företag använder ofta virtuella kort för kostnadshantering, inklusive anställdas resor. De kan utfärda ett virtuellt kort till en anställd för ett specifikt köp, vilket ger ytterligare ett lager av kontroll och översikt över utgifter.

• Leverantörsbetalningar: Företag kan generera virtuella kort med fasta gränser för leverantörer, vilket gör det enklare att hantera och spåra betalningar.

• Scenarier för engångsanvändning: För transaktioner där extra säkerhet önskas kan företag generera virtuella engångskort. Efter transaktionen blir kortinformationen föråldrad, vilket gör att eventuella dataintrång får mindre påverkan.

• Anställdas utgifter: Istället för att utfärda fysiska företagskort föredrar vissa företag att ge anställda virtuella kort med fördefinierade gränser för affärsrelaterade köp.

• Annonskampanjer: När de kör annonskampanjer online kan företag använda virtuella kort för att fördela budgetar effektivt. Om en kampanjs budget är förbrukad förhindrar kortet att man spenderar för mycket.

• Kvantitetsbaserad fakturering: För tjänster som fakturerar baserat på användning, till exempel molnlagring, kan virtuella kort hjälpa företag att hantera oförutsägbara utgifter genom att sätta en gräns för möjliga avgifter.

Hur fungerar virtuella kort?

Virtuella kort ger företag kontroll över anställdas och leverantörers utgifter i stor skala. Här är den grundläggande processen:

• Utfärdande: Ett företags bank- eller utgiftshanteringsplattform genererar virtuella kortnummer kopplade till ett centralt företagskonto, och utfärdar ofta dussintals eller hundratals på en gång till olika anställda, team eller leverantörer.

• Anpassade kontroller: Administratörer kan ställa in utgiftsgränser, begränsa kort till specifika leverantörer eller kategorier (t.ex. programvaruabonnemang, resor) och välja om ett kort kan återanvändas eller är för engångsbruk för enstaka betalningar.

• Tilldelning: Kort kan utfärdas till enskilda anställda, avdelningar eller specifika projekt, vilket gör det enklare att spåra vem som spenderar vad utan att dela ut fysiska företagskort.

• Transaktionsrouting: Köp behandlas som vanliga kortbetalningar, med avgifter som automatiskt dirigeras till företagets centrala konto och kategoriseras för redovisning.

• Spårning och avstämning i realtid: Ekonomiteam får insyn i transaktioner när de sker, vilket vanligtvis synkroniseras med redovisningsprogramvara för att påskynda utgiftsrapportering och minimera manuell avstämning.

• Utgång eller återkallelse: Kort kan ställas in så att de löper ut automatiskt eller stängs av omedelbart om en anställd slutar, en leverantörsrelation upphör eller om man misstänker bedrägeri.

Är virtuella kort säkra?

Virtuella kort erbjuder flera säkerhetsfunktioner som åtgärdar vanliga sårbarheter kopplade till traditionella korttransaktioner. Här är en närmare titt:

• Begränsad exponering: Eftersom företag ofta skapar virtuella kort för specifika ändamål exponeras inte det primära kortet eller bankuppgifterna under transaktionerna. Detta minskar risken för datastöld.

• Engångskort: Många virtuella kort genereras för engångsanvändning. Efter den avsedda transaktionen blir kortuppgifterna ogiltiga, vilket gör dem värdelösa för potentiella bedragare.

• Utgiftskontroller: Användare kan ange specifika gränser för virtuella kort gällande totalbelopp, giltighetstid eller handlarkategori. Detta ger ytterligare ett lager av kontroll och bidrar till att minska den potentiella skadan av obehöriga transaktioner.

• Företagsspecifika kort: Vissa virtuella kort kan låsas till ett specifikt företag. Även om kortuppgifterna hamnar i orätta händer fungerar de inte någon annanstans.

• Omedelbart utfärdande och uppsägning: Virtuella kort kan genereras omedelbart och sägas upp med kort varsel. Vid minsta misstanke om intrång eller missbruk kan kortet omedelbart inaktiveras.

• Varningar i realtid: Många plattformar som erbjuder virtuella kort skickar meddelanden i realtid för varje transaktion, vilket gör det enklare att upptäcka och rapportera obehörig aktivitet.

• Ingen fysisk risk: Utan ett fysiskt kort finns det ingen risk att tappa bort det eller få det stulet på traditionellt sätt.

Även om virtuella kort har robusta säkerhetsmekanismer är ingen betalningsmetod helt riskfri. Bästa praxis (t.ex. att använda betrodda nätverk, hålla programvara uppdaterad, regelbundet övervaka transaktionshistorik) kan öka säkerheten för virtuella kort.

Fördelar och nackdelar med virtuella kort

Virtuella kort är en lösning på en mängd olika ekonomiska utmaningar som företag ofta står inför, men det finns fortfarande nackdelar när du använder denna betalningsmetod. Innan du bestämmer dig för om virtuella kort är ett bra alternativ för ditt företag bör du väga fördelarna mot nackdelarna.

Fördelar med virtuella kort

• Riskreducering: Virtuella kort, särskilt engångskort, minskar risken för bedrägeri avsevärt. När de har använts blir denna kortinformation ogiltig. Det lämnar praktiskt taget inget utrymme för obehöriga transaktioner. För företag minskar detta behovet av skadekontroll i samband med ekonomiska intrång.

• Budgetkontroll: Företag kan utfärda virtuella kort med fördefinierade gränser. Om en avdelning till exempel tilldelas en specifik budget för programvaruköp kan den skapa ett virtuellt kort med exakt den gränsen, vilket förhindrar att man spenderar för mycket.

• Omedelbart utfärdande: Att vänta på fysiska kort kan orsaka driftsförseningar, särskilt när omedelbara transaktioner krävs. Virtuella kort eliminerar denna väntan, vilket är fördelaktigt i snabba affärsmiljöer.

• Custom användning: Användare kan ställa in virtuella kort så att de endast fungerar med specifika företag, vilket minimerar missbruk eller felaktig fördelning av medel.

• Enkel avstämning: För redovisningsteam kan virtuella kort öka effektiviteten. Ett företag kan koppla varje kort till specifika projekt eller avdelningar. När transaktioner inträffar kategoriseras de automatiskt, vilket förenklar avstämningsprocesser i slutet av månaden.

• Miljöpåverkan: Eftersom det inte är någon plastproduktion eller leverans inblandad utgör virtuella kort ett mer hållbart val och ligger i linje med många mål för företagens sociala ansvar.

• Säkerhet: En av de främsta fördelarna med virtuella kort är förbättrad betalningssäkerhet. Vissa virtuella kort är utformade för engångsanvändning. Så när de har använts för en transaktion blir de ogiltiga. Detta minskar risken för obehörig eller bedräglig användning. Andra virtuella kort kan ha fasta gränser eller kan låsas till ett specifikt företag.

• Flexibilitet: Beroende på utfärdare kan ett virtuellt kort kopplas till ett traditionellt bankkonto eller en kreditgräns eller så kan det vara förladdat med medel. Virtuella kort kan också konfigureras med utgiftskontroller, såsom gränser för transaktionsbeloppet, totala utgifter, datumintervall eller handlarkategorier.

Nackdelar med virtuella kort

• Inte allmänt accepterat: Trots att virtuella kort blir allt populärare är det vissa företag som inte accepterar dem och kräver att ett fysiskt kort visas upp.

• Övertro på teknik: Även om virtuella korts digitala karaktär erbjuder bekvämlighet innebär det också att företag är beroende av de utfärdande plattformarna. Eventuella tekniska problem, avbrott eller cyberattacker kan störa verksamheten.

• Inlärningskurva: Att introducera virtuella kort i ett företag kan kräva utbildning för anställda, särskilt de som inte är teknikkunniga. Detta kan leda till initialt motstånd eller misstag.

• Integrationsutmaningar: Inte alla redovisnings- eller kostnadshanteringssystem stöder virtuella kort, vilket potentiellt komplicerar integrationsprocessen. Detta kan kräva ytterligare programvaruinvesteringar eller manuella lösningar.

• Förlust av fördelar med fysiska kort: Vissa fysiska företagskort har förmåner som tillgång till flygplatslounger och reseförsäkring. Att helt gå över till ett virtuellt format kan innebära att man offrar dessa fördelar.

Så gör man för att välja en leverantör av virtuella kreditkort

Alla leverantörer av virtuella kort erbjuder inte samma nivå av funktionalitet, så det är värt att utvärdera några faktorer innan du väljer en för ditt företag:

• Kompabilitet med kortnätverk: Leverantörer utfärdar vanligtvis kort via nätverk som Visa eller Mastercard. Innan du registrerar dig bör du kontrollera att dina vanliga leverantörer tar emot betalningar i det nätverket för att undvika problem senare.

• Integration med befintliga verktyg: Undersök hur väl leverantören kan kopplas samman med den programvara för bokföring, utgifter eller finans som ditt företag redan använder. En stark integration kan spara din ekonomiavdelning många timmars manuell inmatning av data och avstämning varje månad.

• Utgiftskontroll och flexibilitet: Jämför hur detaljerade kontrollmöjligheterna är hos respektive leverantör. Du vill ha möjligheten att sätta tak för belopp, begränsa köp till specifika kategorier eller leverantörer och ställa in användningsfrekvens så att korten stämmer överens med dina interna riktlinjer.

• Rapportering och insyn: Vissa leverantörer erbjuder mer robusta instrumentpaneler och analys i realtid än andra. Bättre insyn i transaktioner när de sker gör det enklare att upptäcka ovanlig aktivitet och hålla sig till budgeten.

• Prissättning och avgifter: Förstå hur varje leverantör tar betalt – oavsett om det är via abonnemangsavgifter, kostnader per kort eller transaktionsavgifter – och väg det mot de funktioner du behöver.

Hur du får ett virtuellt kort för ditt företag

Att skaffa ett virtuellt kort för ditt företag kan vara enkelt, även om processen kan variera något beroende på leverantör. Här är de allmänna steg som de flesta företag kan följa:

• Undersök leverantörer: Det finns en mängd tjänster för virtuella kort, och varje tjänst har sina egna unika funktioner, avgiftsstrukturer och integrationer. Du bör ta dig tid att förstå vilken tjänst som passar ditt företags behov bäst.

• Konfigurera ditt konto: När du har valt en leverantör behöver du vanligtvis skapa ett företagskonto. Detta kräver ofta att du tillhandahåller information om ditt företag, inklusive dess registrerade namn, adress och skatteregistreringsnummer.

• Slutför verifieringen: De flesta leverantörer genomför en verifieringsprocess för att autentisera att ditt företag är legitimt. Detta kan innebära att man skickar in dokumentation som näringstillstånd, kontoutdrag och skattedeklarationer.

• Ställ in kortkontroller: När ditt företag har verifierats kan du anpassa inställningarna för ditt virtuella kort. Detta inkluderar att sätta utgiftsgränser, bestämma vilka anställda som har åtkomst och vid behov specificera handlarkategorier.

• Integrera med bokföringsprogram: Många leverantörer av virtuella kort erbjuder integrationer med populära verktyg för bokföring och utgiftshantering. Genom att ansluta dessa kan du förenkla spårning av utgifter och avstämning.

• Utfärda kort: Efter konfigurationen kan du börja utfärda virtuella kort till relevanta anställda eller avdelningar. De flesta plattformar gör det möjligt att snabbt generera dessa kort, vilket ger omedelbar åtkomst.

• Hantera den löpande hanteringen: Du bör regelbundet granska transaktioner, justera kortinställningar vid behov och övervaka misstänkt aktivitet. De flesta plattformar tillhandahåller insikter och rapporter i realtid för att underlätta denna tillsyn.

Virtuella kort är inte bara en trend; de är ett verktyg som företag kan använda för att öka säkerheten och förbättra transaktionsupplevelsen. Med virtuella kort kan företag övervaka sina utgifter mer noggrant och snabbt göra justeringar utifrån data i realtid.

Så kan Stripe Issuing hjälpa dig

Med Stripe Issuing kan du enkelt skapa, distribuera och hantera anpassade kort, vilket genererar nya intäktsflöden och förbättrar kundupplevelsen.

Issuing kan hjälpa dig med följande:

• Lansera nya kortprodukter: Skapa snabbt fysiska, virtuella eller tokeniserade kort som är anpassade efter ditt företags specifika behov – oavsett om det handlar om utgiftskort, belöningar eller något annat.

• Förbättra den operativa effektiviteten: Automatisera kortutfärdande och hantering via Stripes API:er (Application Programming Interfaces), vilket minskar komplexiteten i att arbeta med flera kortutfärdare.

• Förbättra kundupplevelsen: Erbjud kunderna en varumärkt kortupplevelse som integreras sömlöst med dina befintliga produkter och tjänster.

• Få insyn och kontroll: Få tillgång till detaljerade transaktionsdata och kontroller för att övervaka kortanvändning, ställa in utgiftsgränser och stänga av kort vid behov.

• Utöka intäktsmöjligheterna: Tjäna pengar på dina kort genom gemensamma interchange-intäkter eller erbjud mervärdestjänster.

• Få tillgång till Stripes expertis: Dra nytta av robust infrastruktur- och efterlevnadsstöd, som bygger på Stripes erfarenhet av att driva kortprogram för ledande företag.

Läs mer om hur Stripe Issuing kan hjälpa dig att främja tillväxt med anpassade kortprogram eller kom igång idag.

Vanliga frågor om virtuella kort

Här är vad företag ofta frågar om användning av virtuella kort för företagsutgifter.