Virtuelle Karten haben in den letzten Jahren kontinuierlich an Beliebtheit gewonnen. Der globale Markt für virtuelle Karten wird von fast 12 Mrd. USD im Jahr 2021 auf voraussichtlich 65 Mrd. USD im Jahr 2030 ansteigen. Virtuelle Karten sind eine Lösung für die sich ändernden Bedürfnisse von Unternehmen, insbesondere wenn diese sich mit Remote-Arbeit, Online-Einkäufen und digitaler Sicherheit beschäftigen.

Herkömmliche Plastikkarten sind zwar praktisch, unterliegen aber oft Einschränkungen, die der dynamischen Natur heutiger Unternehmen nicht gerecht werden. Zum einen bieten virtuelle Karten als Zahlungsmittel Flexibilität und Sicherheit, zum anderen verfügen sie über Funktionen, die das Ausgabenmanagement und die Bezahlung von Lieferanten neu definieren können. Im Folgenden erfahren Sie, was Unternehmen über virtuelle Karten wissen sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine virtuelle Karte?
  
• Wofür werden virtuelle Karten verwendet?
  
• Sind virtuelle Karten sicher?
  
• Vor- und Nachteile virtueller Karten
  
• So erhalten Sie eine virtuelle Karte für Ihr Unternehmen
  

Was ist eine virtuelle Karte?

Eine virtuelle Karte ist die digitale Version einer Plastikkarte, z. B. einer Kredit- oder Debitkarte. Sie enthält Kartendaten, die hauptsächlich für Online-Transaktionen verwendet werden. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die Funktionen und Merkmale einer virtuellen Karte:

• Kartendetails: Wie eine herkömmliche Karte verfügt auch eine virtuelle Karte über eine Kartennummer, ein Ablaufdatum und einen Sicherheitscode – in der Regel einen Kartenprüfwert (CVV) oder einen Kartenprüfcode (CVC). Diese Daten werden elektronisch generiert.

• Verwendung: Virtuelle Karten werden in der Regel für Online-Einkäufe oder für Transaktionen verwendet, bei denen eine physische Karte nicht vorgelegt werden muss.

• Sicherheit: Einer der Hauptvorteile virtueller Karten ist die erhöhte Zahlungssicherheit. Einige virtuelle Karten sind für den einmaligen Gebrauch konzipiert, d. h. sobald sie für eine Transaktion verwendet wurden, verlieren sie ihre Gültigkeit. Dadurch wird das Risiko einer unbefugten oder missbräuchlichen Verwendung verringert. Andere virtuelle Karten können bestimmte Grenzwerte haben oder für ein bestimmtes Unternehmen gesperrt werden.

• Ausstellung: Virtuelle Karten können in kürzester Zeit ausgestellt werden, sodass Sie sie schneller erhalten und nicht auf die Zusendung einer physischen Karte warten müssen.

• Verknüpfung: Je nach Aussteller kann eine virtuelle Karte mit einem herkömmlichen Bankkonto oder einem Kreditrahmen verknüpft oder aber auch mit einem Guthaben aufgeladen werden.

• Flexibilität: Für virtuelle Karten können Ausgabenkontrollen festgelegt werden, z. B. Obergrenzen für Transaktionsbetrag, Gesamtausgaben, Datumsspannen oder Händlerkategorien.

• Ausgabenmanagement: Unternehmen nutzen virtuelle Karten häufig für das Ausgabenmanagement. So kann für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter beispielsweise eine virtuelle Karte für einen bestimmten Einkauf ausgestellt werden, was eine zusätzliche Kontrolle und Überwachung der Ausgaben ermöglicht.

• Nachhaltigkeit: Da kein Plastik im Spiel ist, gelten virtuelle Karten als umweltfreundlicher als herkömmliche Karten.

Wofür werden virtuelle Karten verwendet?

Virtuelle Karten haben in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen, vor allem wegen ihrer Flexibilität und ihrer Sicherheitsmerkmale. Im Folgenden erfahren Sie, wie Unternehmen virtuelle Karten üblicherweise verwenden:

• Online-Einkäufe: Virtuelle Karten sind eine bevorzugte Zahlungsmethode bei E-Commerce-Transaktionen, da hier die Digitalisierung im Vordergrund steht. Sie bieten die Möglichkeit, Transaktionen ohne Offenlegung der Hauptkarten- oder Bankdaten durchzuführen, womit das Risiko eines möglichen Betrugs verringert wird.

• Verwaltung von Abonnements: Unternehmen verwenden bei der Anmeldung für Software- oder Online-Dienste häufig virtuelle Karten. Wenn ein Dienst nicht mehr benötigt wird, kann die virtuelle Karte deaktiviert werden, um weitere Gebühren zu vermeiden.

• Reisekosten: Manche Unternehmen geben für bestimmte Reisekosten virtuelle Karten an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. Dies ermöglicht eine genaue Kontrolle und einen unkomplizierteren Abgleich der Ausgaben.

• Zahlungen an Lieferanten: Unternehmen können virtuelle Karten mit vorgegebenen Obergrenzen für Lieferanten erstellen, was die Verwaltung und Verfolgung von Zahlungen erleichtert.

• Szenarien für die einmalige Verwendung: Für Transaktionen, bei denen zusätzliche Sicherheit erforderlich ist, können Unternehmen virtuelle Karten zur einmaligen Verwendung erstellen. Nach der Transaktion werden die Kartendaten ungültig, wodurch sich ein eventueller Datenmissbrauch weniger stark auswirkt.

• Ausgaben für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Anstatt physische Firmenkarten auszugeben, ziehen es einige Unternehmen vor, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für geschäftsbezogene Einkäufe virtuelle Karten mit vorgegebenen Obergrenzen auszuhändigen.

• Werbekampagnen: Bei der Durchführung von Online-Werbekampagnen können Unternehmen zur effizienten Verteilung der Budgets virtuelle Karten verwenden. Ist das Budget einer bestimmten Kampagne erschöpft, schützt die Karte vor zu hohen Ausgaben.

• Abrechnung nach Verbrauch: Bei nach Verbrauch abgerechneten Services, so etwa Cloud-Hosting, können virtuelle Karten Unternehmen bei der Vermeidung unvorhersehbarer Ausgaben unterstützen, indem ein Limit für mögliche Gebühren festgelegt.

Sind virtuelle Karten sicher?

Virtuelle Karten bieten mehrere Sicherheitsfunktionen, die die üblichen Schwachstellen herkömmlicher Kartentransaktionen beheben. Im Folgenden finden Sie einen detaillierten Überblick über die Sicherheitsaspekte:

• Begrenzte Offenlegung: Da Unternehmen virtuelle Karten oft gezielt für bestimmte Zwecke erstellen, werden die primären Karten- oder Bankdaten bei Transaktionen nicht offengelegt. Damit wird das Risiko eines Datendiebstahls minimiert.

• Karten zur einmaligen Verwendung: Viele virtuelle Karten werden für den einmaligen Gebrauch ausgegeben. Nach der vorgesehenen Transaktion werden die Kartendaten ungültig und für potenzielle Betrüger/innen unbrauchbar.

• Kontrolle von Ausgaben: Nutzerinnen und Nutzer können für virtuelle Karten in Bezug auf Gesamtbetrag, Gültigkeitsdauer oder Händlerkategorie bestimmte Limits festlegen. Dies bietet eine zusätzliche Kontrollebene und reduziert einen potenziellen, durch nicht autorisierte Transaktionen entstehenden Schaden.

• Unternehmensspezifische Karten: Virtuelle Karten können für ein bestimmtes Unternehmen gesperrt werden. Selbst wenn die Kartendaten gestohlen werden, funktionieren sie anderswo nicht.

• Sofortige Ausstellung und Kündigung: Virtuelle Karten können umgehend ausgestellt und in kürzester Zeit wieder gesperrt werden. Besteht der Verdacht eines Verstoßes oder Missbrauchs, kann die Karte sofort deaktiviert werden.

• Warnmeldungen in Echtzeit: Viele Plattformen, die virtuelle Karten anbieten, bieten Echtzeit-Benachrichtigungen für jede Transaktion an, sodass es einfacher ist, unberechtigte Aktivitäten zu erkennen und zu melden.

• Vermeidung von physischem Risiko: Da die Karte nicht physisch vorhanden ist, kann sie nicht verloren gehen oder auf „herkömmliche“ Weise gestohlen werden.

Virtuelle Karten verfügen zwar über robuste Sicherheitsmechanismen, jedoch ist keine Zahlungsmethode vor Risiken gefeit. Bewährte Praktiken wie die Verwendung vertrauenswürdiger Netzwerke, die ständige Aktualisierung der Software und die regelmäßige Überwachung des Transaktionsverlaufs können die Sicherheit virtueller Karten erhöhen.

Vor- und Nachteile virtueller Karten

Virtuelle Karten sind eine gute Lösung für eine Reihe von finanziellen Herausforderungen, mit denen Unternehmen häufig konfrontiert sind. Es gibt jedoch auch Nachteile bei der Verwendung dieser Zahlungsmethode. Bevor Sie also entscheiden, ob virtuelle Karten eine gute Wahl für Ihr Unternehmen sind, sollten Sie die Vor- und Nachteile abwägen:

Vorteile virtueller Karten

• Risikominimierung: Virtuelle Karten, insbesondere solche für die einmalige Verwendung, verringern das Betrugsrisiko erheblich. Nach der Verwendung werden die Kartendaten nicht mehr benötigt, sodass keine Möglichkeit für nicht autorisierte Transaktionen besteht. Für Unternehmen verringert sich dadurch die Notwendigkeit der Schadensbegrenzung bei finanziellen Verstößen.

• Budgetkontrolle: Unternehmen können virtuelle Karten mit vordefinierten Höchstbeträgen ausstellen. Wenn einer Abteilung beispielsweise ein bestimmtes Budget für den Kauf von Software zugewiesen wird, kann sie eine virtuelle Karte mit exakt diesem Limit ausstellen und somit eine Überschreitung des Budgets verhindern.

• Sofortige Ausstellung: Das Warten auf physische Karten kann zu Verzögerungen im Betriebsablauf führen, insbesondere wenn sofortige Transaktionen erforderlich sind. Mit virtuellen Karten entfällt diese Wartezeit, was in schnelllebigen Geschäftsumgebungen von Vorteil ist.

• Individuelle Nutzung: Zur Vermeidung von Missbrauch oder Fehlverwendung können Nutzerinnen und Nutzer virtuelle Karten so konfigurieren, dass sie nur von bestimmten Unternehmen verwendet werden können.

• Einfacher Abgleich: Für Buchhaltungsteams können virtuelle Karten zu mehr Effizienz führen. Ein Unternehmen kann jede Karte mit bestimmten Projekten oder Abteilungen verknüpfen. Transaktionen können automatisch kategorisiert werden, was den Abgleich am Monatsende erleichtert.

• Umweltfreundlichkeit: Da weder die Produktion noch die Lieferung von Kunststoffen erforderlich ist, stellen virtuelle Karten eine nachhaltigere Lösung dar, die mit vielen Zielen der sozialen Verantwortung von Unternehmen einhergeht.

Nachteile virtueller Karten

• Keine durchgängige Akzeptanz: Trotz der zunehmenden Beliebtheit virtueller Karten akzeptieren einige Unternehmen diese Bezahlmethode nicht und verlangen die Vorlage einer physischen Karte.

• Übermäßiges Vertrauen in die Technologie: Der digitale Charakter virtueller Karten bietet zwar viel Komfort, bringt aber auch eine Abhängigkeit der Unternehmen von den ausstellenden Plattformen mit sich. Jede technische Störung, jeder Ausfall oder Cyberangriff kann den Geschäftsbetrieb unterbrechen.

• Lernkurve: Die Einführung virtueller Karten in einem Unternehmen erfordert möglicherweise eine Mitarbeiterschulung, insbesondere für diejenigen, die mit der Technik nicht vertraut sind. Dies kann zu anfänglichem Widerwillen oder Fehlern führen.

• Herausforderungen bei der Integration: Nicht alle Buchhaltungs- oder Ausgabenmanagementsysteme unterstützen virtuelle Karten, was zu einer erschwerten Integration führen kann. Dies führt ggf. dazu, dass zusätzliche Softwareinvestitionen oder manuelle Behelfslösungen erforderlich sind.

• Wegfall der Vorteile physischer Karten: Einige physische Unternehmenskarten bieten Vergünstigungen wie den Zugang zu Flughafenlounges oder Reiseversicherungen. Die vollständige Umstellung auf virtuelle Formate könnte bedeuten, dass Sie auf diese Vorteile verzichten müssen.

So erhalten Sie eine virtuelle Karte für Ihr Unternehmen

Die Beschaffung einer virtuellen Karte für Ihr Unternehmen kann ganz einfach sein, auch wenn der Prozess je nach Anbieter ggf. leicht variiert. Im Folgenden finden Sie die allgemeinen Schritte, die für die meisten Unternehmen gelten:

• Recherchieren der Anbieter: Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Anbietern für virtuelle Karten mit jeweils eigenen Funktionen, Gebührenstrukturen und Integrationen. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um zu ermitteln, welcher Dienst am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt.

• Kontoeinrichtung: Nach der Auswahl eines Anbieters müssen Sie in der Regel ein Geschäftskonto einrichten. Dazu sind häufig Angaben zu Ihrem Unternehmen erforderlich, so etwa Name, Adresse und Steuernummer.

• Verifizierungsprozess: Die meisten Anbieter führen zur Überprüfung der Legitimität Ihres Unternehmens einen Verifizierungsprozess durch. Dies kann die Einreichung von Unterlagen wie Geschäftslizenzen, Kontoauszügen oder Steuererklärungen umfassen.

• Festlegen der Karteneinstellungen: Nachdem Sie verifiziert wurden, können Sie die Einstellungen Ihrer virtuellen Karte anpassen. Dazu gehören die Festlegung von Ausgabenobergrenzen, die Auswahl der Mitarbeiter/innen, die Zugriff erhalten, und bei Bedarf die Festlegung von Händlerkategorien.

• Integration mit Buchhaltungssoftware: Viele Anbieter virtueller Karten ermöglichen die Integration mit gängigen Buchhaltungs- und Ausgabenmanagementprogrammen. Die Verbindung mit diesen Programmen kann die Nachverfolgung und den Abgleich von Ausgaben vereinfachen.

• Kartenausgabe: Nach der Konfiguration können Sie virtuelle Karten an die entsprechenden Mitarbeiter/innen oder Abteilungen ausgeben. Die meisten Plattformen ermöglichen eine schnelle Erstellung sowie einen sofortigen Zugriff auf die Karten.

• Kontinuierliche Verwaltung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Transaktionen, passen Sie die Karteneinstellungen bei Bedarf an und achten Sie auf verdächtige Aktivitäten. Die meisten Plattformen bieten Echtzeiteinblicke und -Berichte, die Sie bei diesen Kontrollaufgaben unterstützen.

Virtuelle Karten sind nicht einfach nur ein Trend – sie sind ein Instrument, mit dem Unternehmen die Sicherheit erhöhen und die Transaktionserfahrung optimieren können. Mit virtuellen Karten können Unternehmen ihre Ausgaben genauer überwachen und auf der Grundlage von Echtzeitdaten schnell anpassen.