Virtuelle Karten haben in den letzten Jahren stetig an Beliebtheit gewonnen. Sie sind eine Lösung für die sich wandelnden Bedürfnisse von Unternehmen, insbesondere von solchen, die sich mit Remote-Arbeit, Online-Einkäufen und digitaler Sicherheit befassen. Obwohl herkömmliche physische Karten weiterhin funktional sind, weisen sie oft Einschränkungen auf, die nicht zur Dynamik moderner Unternehmen passen. Als Zahlungsmethode bieten virtuelle Karten Flexibilität und hohe Sicherheit. Zudem verfügen sie über Funktionen, die das Ausgabenmanagement und die Zahlungen an Anbieter neu definieren können.

Der weltweite Markt für virtuelle Karten wird seinen Wert voraussichtlich von knapp 23 Mrd. USD im Jahr 2025 auf fast 113 Mrd. USD bis 2033 steigern. Im Folgenden erläutern wir, was Unternehmen über virtuelle Karten wissen sollten, darunter auch, wie sie funktionieren und wie Sie einen Anbieter auswählen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine virtuelle Karte?
  
• Wofür werden virtuelle Karten verwendet?
  
• Wie funktionieren virtuelle Karten?
  
• Sind virtuelle Karten sicher?
  
• Vor- und Nachteile virtueller Karten
  
• So wählen Sie einen Anbieter für virtuelle Kreditkarten aus
  
• So erhalten Sie eine virtuelle Karte für Ihr Unternehmen
  
• So kann Stripe Issuing Sie unterstützen
  
• Häufig gestellte Fragen (FAQs) zu virtuellen Karten
  

Was ist eine virtuelle Karte?

Eine virtuelle Karte ist eine digitale Version einer physischen Karte, z. B. einer Kredit- oder Debitkarte. Sie werden in erster Linie für Online-Transaktionen verwendet. Wie eine herkömmliche Karte verfügt eine virtuelle Karte über eine Kartennummer, ein Ablaufdatum (Gültig bis) und einen Sicherheitscode – in der Regel eine Kartenprüfnummer (CVV) oder einen CVC (Prüfziffer). Diese Angaben werden elektronisch generiert.

Wofür werden virtuelle Karten verwendet?

Virtuelle Karten werden typischerweise für Onlinekäufe oder Transaktionen verwendet, bei denen die physische Karte nicht vorliegen muss. Sie haben in letzter Zeit erheblich an Beliebtheit gewonnen, was größtenteils an ihrer Anpassungsfähigkeit und ihren Sicherheitsfunktionen liegt. So nutzen Unternehmen sie üblicherweise:

• Onlinekäufe: Als „Digital First“-Zahlungsmethode werden virtuelle Karten für E-Commerce-Transaktionen bevorzugt. Sie bieten die Möglichkeit, Transaktionen durchzuführen, ohne die primäre Karte oder Bankdaten preiszugeben, was das Risiko von potenziellem Betrug verringert.

• Abonnementverwaltung: Unternehmen entscheiden sich häufig für virtuelle Karten, wenn sie sich für Software oder Onlinedienste anmelden. Wenn ein Dienst nicht mehr benötigt wird, kann die virtuelle Karte deaktiviert werden, um weitere Abbuchungen zu verhindern.

• Ausgabenverwaltung: Unternehmen verwenden virtuelle Karten häufig für die Ausgabenverwaltung, einschließlich Mitarbeiterreisen. Sie können einem/einer Mitarbeiter/in eine virtuelle Karte für einen bestimmten Kauf ausstellen, was eine weitere Kontroll- und Aufsichtsebene über die Ausgaben bietet.

• Zahlungen an Anbieter: Unternehmen können virtuelle Karten mit festgelegten Limits für Anbieter generieren, was die Verwaltung und Nachverfolgung von Zahlungen vereinfacht.

• Einmalige Nutzungsszenarien: Für Transaktionen, bei denen zusätzliche Sicherheit gewünscht ist, können Unternehmen virtuelle Einmalkarten generieren. Nach der Transaktion werden die Kartenangaben hinfällig, wodurch die Auswirkungen von Datenschutzverletzungen verringert werden.

• Mitarbeiterausgaben: Anstatt physische Unternehmenskarten auszugeben, ziehen es einige Unternehmen vor, Mitarbeiter/innen virtuelle Karten mit vordefinierten Limits für geschäftliche Einkäufe zur Verfügung zu stellen.

• Werbekampagnen: Bei der Durchführung von Online-Werbekampagnen können Unternehmen virtuelle Karten verwenden, um Budgets effektiv zuzuweisen. Wenn das Budget einer Kampagne aufgebraucht ist, verhindert die Karte Mehrausgaben.

• Nutzungsbasierte Abrechnung: Für Dienste, die basierend auf der Nutzung abrechnen, wie z. B. Cloud-Hosting, können virtuelle Karten Unternehmen dabei helfen, unvorhersehbare Ausgaben zu verwalten, indem ein Limit für mögliche Abbuchungen festgelegt wird.

Wie funktionieren virtuelle Karten?

Mit virtuellen Karten können Unternehmen die Ausgaben von Mitarbeiter/innen und Anbietern skalierbar kontrollieren. Der grundlegende Prozess sieht wie folgt aus:

• Ausstellung: Die Bank oder Ausgabenverwaltungsplattform eines Unternehmens generiert virtuelle Kartennummern, die mit einem zentralen Geschäftskonto verknüpft sind, und stellt oft Dutzende oder Hunderte gleichzeitig für verschiedene Mitarbeiter/innen, Teams oder Anbieter aus.

• Benutzerdefinierte Kontrollen: Administratorinnen und Administratoren können Ausgabenlimits festlegen, Karten auf bestimmte Anbieter oder Kategorien (z. B. Software-Abonnements, Reisen) beschränken und wählen, ob eine Karte wiederverwendbar ist oder nur einmalig für einmalige Zahlungen verwendet werden kann.

• Zuweisung: Karten können einzelnen Mitarbeiter/innen, Abteilungen oder bestimmten Projekten zugewiesen werden. So lässt sich leichter nachverfolgen, wer was ausgibt, ohne dass physische Unternehmenskarten ausgegeben werden müssen.

• Transaktions-Routing: Käufe werden wie normale Kartenzahlungen abgewickelt, wobei die Abbuchungen automatisch an das zentrale Konto des Unternehmens weitergeleitet und für die Buchhaltung kategorisiert werden.

• Echtzeit-Tracking und Abgleich: Finanzteams erhalten einen Echtzeit-Überblick über Transaktionen, der normalerweise mit der Buchhaltungssoftware synchronisiert wird, um die Spesenabrechnung zu beschleunigen und den manuellen Abgleich zu minimieren.

• Ablauf oder Widerruf: Karten können so eingestellt werden, dass sie automatisch ablaufen oder sofort deaktiviert werden, wenn ein/e Mitarbeiter/in ausscheidet, eine Geschäftsbeziehung mit einem Anbieter endet oder Betrug vermutet wird.

Sind virtuelle Karten sicher?

Virtuelle Karten bieten mehrere Sicherheitsfunktionen, die auf häufige Schwachstellen im Zusammenhang mit herkömmlichen Kartentransaktionen abzielen. Hier ist ein genauerer Blick:

• Begrenzte Offenlegung: Da Unternehmen virtuelle Karten häufig für bestimmte Zwecke erstellen, werden die primären Karten- oder Bankdaten bei Transaktionen nicht offengelegt. Dies verringert das Risiko eines Datendiebstahls.

• Einwegkarten: Viele virtuelle Karten werden für den einmaligen Gebrauch generiert. Nach der vorgesehenen Transaktion werden die Kartenangaben ungültig und für potenziell betrügerische Akteure nutzlos.

• Ausgabenkontrollen: Nutzer/innen können spezifische Limits für virtuelle Karten in Bezug auf den Gesamtbetrag, den Gültigkeitszeitraum oder die Händlerkategorie festlegen. Dies bietet eine weitere Kontrollebene und trägt dazu bei, den potenziellen Schaden durch nicht autorisierte Transaktionen zu verringern.

• Unternehmensspezifische Karten: Einige virtuelle Karten können an ein bestimmtes Unternehmen gebunden werden. Selbst wenn die Kartenangaben kompromittiert werden, funktionieren sie andernorts nicht.

• Sofortige Ausstellung und Kündigung: Virtuelle Karten können sofort generiert und jederzeit gekündigt werden. Bei Verdacht auf einen Verstoß oder Missbrauch kann die Karte umgehend deaktiviert werden.

• Echtzeitwarnungen: Viele Plattformen, die virtuelle Karten anbieten, stellen für jede Transaktion Echtzeitbenachrichtigungen bereit, wodurch es einfacher wird, nicht autorisierte Aktivitäten zu erkennen und zu melden.

• Kein physisches Risiko: Da es keine greifbare Karte gibt, besteht kein Risiko, diese zu verlieren oder dass sie auf herkömmliche Weise gestohlen wird.

Obwohl virtuelle Karten über robuste Sicherheitsmechanismen verfügen, ist keine Zahlungsmethode immun gegen Risiken. Best Practices (z. B. die Nutzung vertrauenswürdiger Netzwerke, die Aktualisierung der Software, die regelmäßige Überwachung des Transaktionsverlaufs) können die Sicherheit virtueller Karten erhöhen.

Vor- und Nachteile virtueller Karten

Virtuelle Karten sind eine Lösung für eine Vielzahl von finanziellen Herausforderungen, mit denen Unternehmen häufig konfrontiert sind. Es gibt jedoch auch Nachteile bei der Nutzung dieser Zahlungsmethode. Bevor Sie sich entscheiden, ob virtuelle Karten eine gute Option für Ihr Unternehmen sind, sollten Sie deren Vor- und Nachteile abwägen.

Vorteile virtueller Karten

• Risikominderung: Virtuelle Karten, insbesondere Einmalkarten, reduzieren die Gefahr von Betrug erheblich. Sobald sie verwendet wurden, werden die Kartenangaben ungültig. Dadurch bleibt praktisch keine Möglichkeit für nicht autorisierte Transaktionen. Für Unternehmen verringert dies die Notwendigkeit der Schadensbegrenzung im Zusammenhang mit finanziellen Sicherheitsverletzungen.

• Budgetkontrolle: Unternehmen können virtuelle Karten mit vordefinierten Limits ausstellen. Wenn einer Abteilung beispielsweise ein bestimmtes Budget für Softwarekäufe zugewiesen wird, kann sie eine virtuelle Karte mit genau diesem Limit erstellen, um Mehrausgaben zu verhindern.

• Sofortige Ausstellung: Das Warten auf physische Karten kann zu betrieblichen Verzögerungen führen, insbesondere wenn sofortige Transaktionen erforderlich sind. Bei virtuellen Karten entfällt diese Wartezeit, was in schnelllebigen Geschäftsumgebungen von Vorteil ist.

• Individuelle Nutzung: Nutzer/innen können virtuelle Karten so einstellen, dass sie nur für bestimmte Unternehmen verwendet werden können. Dadurch wird Missbrauch oder Fehlzuweisung von Geldern minimiert.

• Einfacher Abgleich: Für Buchhaltungsteams können virtuelle Karten die Effizienz steigern. Ein Unternehmen kann jede Karte bestimmten Projekten oder Abteilungen zuordnen. Sobald Transaktionen stattfinden, werden sie automatisch kategorisiert, was den Abgleich zum Monatsende vereinfacht.

• Umweltauswirkungen: Da keine Plastikproduktion oder Lieferung erforderlich ist, stellen virtuelle Karten eine nachhaltigere Wahl dar und stehen im Einklang mit vielen Zielen der sozialen Verantwortung von Unternehmen.

• Sicherheit: Einer der Hauptvorteile virtueller Karten ist die erhöhte Zahlungssicherheit. Einige virtuelle Karten sind für den einmaligen Gebrauch konzipiert. Sobald sie also für eine Transaktion verwendet wurden, werden sie ungültig. Dies verringert das Risiko einer nicht autorisierten oder betrügerischen Nutzung. Andere virtuelle Karten haben möglicherweise feste Limits oder können für ein bestimmtes Unternehmen gesperrt werden.

• Flexibilität: Je nach Aussteller kann eine virtuelle Karte mit einem herkömmlichen Bankkonto oder einer Kreditlinie verknüpft sein oder mit Guthaben aufgeladen werden. Virtuelle Karten können auch mit Ausgabenkontrollen konfiguriert werden, z. B. Limits für den Transaktionsbetrag, die Gesamtausgaben, Datumsbereiche oder Händlerkategorien.

Nachteile virtueller Karten

• Nicht überall akzeptiert: Trotz der wachsenden Beliebtheit virtueller Karten akzeptieren einige Unternehmen diese nicht und verlangen die Vorlage einer physischen Karte.

• Zu große Abhängigkeit von Technologie: Obwohl die digitale Natur virtueller Karten praktisch ist, bedeutet dies auch, dass Unternehmen von den ausstellenden Plattformen abhängig sind. Technische Störungen, Ausfälle oder Cyberangriffe können den Betrieb stören.

• Lernkurve: Die Einführung virtueller Karten in einem Unternehmen erfordert möglicherweise Schulungen für Mitarbeiter/innen, insbesondere für solche, die nicht technikaffin sind. Dies könnte zu anfänglichen Widerständen oder Fehlern führen.

• Integrationsherausforderungen: Nicht alle Buchhaltungs- oder Ausgabenverwaltungssysteme unterstützen virtuelle Karten, was den Integrationsprozess möglicherweise erschwert. Dies könnte zusätzliche Softwareinvestitionen oder manuelle Workarounds erforderlich machen.

• Verlust physischer Kartenvorteile: Einige physische Unternehmenskarten bieten Vergünstigungen wie Zugang zu Flughafen-Lounges und Reiseversicherungen. Ein vollständiger Wechsel zu einem virtuellen Format kann bedeuten, auf diese Vorteile verzichten zu müssen.

Auswahl eines Anbieters für virtuelle Kreditkarten

Nicht alle Anbieter für virtuelle Karten bieten denselben Funktionsumfang, daher lohnt es sich, einige Faktoren zu bewerten, bevor Sie sich für Ihr Unternehmen auf einen festlegen:

• Kompatibilität mit Kartennetzwerken: Anbieter geben Karten in der Regel über Netzwerke wie Visa oder Mastercard aus. Bevor Sie sich registrieren, sollten Sie überprüfen, ob Ihre regelmäßigen Anbieter und Lieferanten Zahlungen über dieses Netzwerk akzeptieren, um später Reibungspunkte zu vermeiden.

• Integration in vorhandene Tools: Achten Sie darauf, wie gut ein Anbieter sich mit der Buchhaltungs-, Spesen- oder Treasury-Software verbindet, die Ihr Unternehmen bereits verwendet. Eine starke Integration kann Ihrem Finanzteam jeden Monat Stunden an manueller Dateneingabe und manuellem Abgleich ersparen.

• Ausgabenkontrollen und Flexibilität: Vergleichen Sie, wie granular die Kontrollen der einzelnen Anbieter sind. Sie benötigen die Möglichkeit, Ausgabenbeträge zu begrenzen, Einkäufe auf bestimmte Kategorien oder Anbieter zu beschränken und die Nutzungshäufigkeit festzulegen, damit die Karten Ihren internen Richtlinien entsprechen.

• Berichterstellung und Transparenz: Einige Anbieter bieten robustere Echtzeit-Dashboards und Analysen als andere. Eine bessere Transparenz bei Transaktionen in Echtzeit erleichtert es, ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen und Budgets im Auge zu behalten.

• Preisgestaltung und Gebühren: Verstehen Sie, wie jeder Anbieter abrechnet – ob über Abonnementgebühren, Kosten pro Karte oder Transaktionsgebühren – und wägen Sie dies gegen die von Ihnen benötigten Funktionen ab.

So erhalten Sie eine virtuelle Karte für Ihr Unternehmen

Die Beschaffung einer virtuellen Karte für Ihr Unternehmen kann ganz einfach sein, auch wenn der Prozess je nach Anbieter ggf. leicht variiert. Im Folgenden finden Sie die allgemeinen Schritte, die für die meisten Unternehmen gelten:

• Recherche von Anbietern: Es gibt eine Vielzahl von Diensten für virtuelle Karten, die jeweils über einzigartige Funktionen, Gebührenstrukturen und Integrationen verfügen. Sie sollten sich Zeit nehmen, um zu verstehen, welcher Dienst am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt.

• Konto einrichten: Nachdem Sie einen Anbieter ausgewählt haben, müssen Sie in der Regel ein Geschäftskonto einrichten. Dies erfordert häufig die Angabe von Details zu Ihrem Unternehmen, einschließlich des rechtsgültigen Namens, der Adresse und der Steueridentifikationsnummer.

• Verifizierung abschließen: Die meisten Anbieter führen einen Prozess durch, um die Legitimität Ihres Unternehmens zu authentifizieren. Dies kann die Einreichung von Dokumenten wie Gewerbescheinen, Kontoauszügen und Steuererklärungen umfassen.

• Kartenkontrollen festlegen: Sobald Ihr Unternehmen verifiziert ist, können Sie die Einstellungen für Ihre virtuelle Karte anpassen. Dazu gehört die Festlegung von Ausgabenlimits, die Bestimmung, welche Beschäftigten Zugriff haben, und bei Bedarf die Angabe von Händlerkategorien.

• Integration in Buchhaltungssoftware: Viele Anbieter von virtuellen Karten bieten Integrationen in gängige Buchhaltungs- und Spesenmanagement-Tools an. Durch die Verbindung dieser Tools kann die Spesenverfolgung und der Abgleich vereinfacht werden.

• Karten ausgeben: Nach der Konfiguration können Sie mit der Ausgabe virtueller Karten an relevante Beschäftigte oder Abteilungen beginnen. Die meisten Plattformen ermöglichen eine schnelle Erstellung dieser Karten und gewähren sofortigen Zugriff.

• Laufende Verwaltung durchführen: Sie sollten Transaktionen regelmäßig überprüfen, Karteneinstellungen bei Bedarf anpassen und auf verdächtige Aktivitäten überwachen. Die meisten Plattformen bieten Einblicke und Berichte in Echtzeit, um diese Überwachung zu unterstützen.

Virtuelle Karten sind nicht nur ein Trend, sondern ein Tool, mit dem Unternehmen die Sicherheit erhöhen und das Transaktionserlebnis verbessern können. Mit virtuellen Karten können Unternehmen ihre Ausgaben genauer überwachen und auf der Grundlage von Echtzeitdaten schnell Anpassungen vornehmen.

So kann Stripe Issuing Sie unterstützen

Mit Stripe Issuing können Sie auf einfache Weise individuelle Karten erstellen, verteilen und verwalten und so neue Umsatzströme generieren und die Nutzungsfreundlichkeit verbessern.

Mit Issuing können Sie unter anderem Folgendes umsetzen:

• Neue Kartenprodukte einführen: Erstellen Sie im Handumdrehen physische, virtuelle oder mit Token versehene Karten, die auf die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmen zugeschnitten sind – ganz gleich, ob es sich um Firmenkreditkarten, Prämien oder etwas anderes handelt.

• Verbesserte betriebliche Effizienz: Automatisieren Sie die Kartenausstellung und -verwaltung über die Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) von Stripe, wodurch die Komplexität der Zusammenarbeit mit mehreren Kartenausstellern verringert wird.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Ihren Kundinnen und Kunden ein individuelles Marken-Kartenerlebnis, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Produkte und Dienstleistungen integriert.

• Transparenz und Kontrolle gewinnen: Greifen Sie auf detaillierte Transaktionsdaten und Kontrollmöglichkeiten zu, um die Nutzung der Karte zu überwachen, Ausgabenlimits festzulegen und Karten bei Bedarf zu sperren.

• Umsatzchancen erweitern: Monetarisieren Sie Ihre Kartenprogramme durch das Einziehen von Umsatzbeteiligungen oder durch das Angebot von Mehrwertdiensten.

• Von der Expertise von Stripe profitieren: Nutzen Sie die Vorteile einer soliden Infrastruktur und Compliance-Unterstützung, die Stripe mithilfe seiner Erfahrungen bei der Umsetzung von Kartenprogrammen für führende Unternehmen entwickelt hat.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Issuing Ihnen helfen kann, Ihr Wachstum mit individuellen Kartenprogrammen voranzutreiben oder starten Sie noch heute.

FAQs zu virtuellen Karten

Hier finden Sie häufig gestellte Fragen von Unternehmen zur Nutzung virtueller Karten für Unternehmensausgaben.