Virtuele betaalkaarten zijn de afgelopen jaren gestaag in populariteit gestegen. De wereldwijde markt voor virtuele betaalkaarten zal naar verwachting toenemen van bijna 12 miljard dollar in 2021 tot 65 miljard dollar in 2030. Virtuele betaalkaarten zijn een oplossing voor de voortdurend veranderende behoeften van ondernemingen, met name ondernemingen die zich bezighouden met werken op afstand, online aankopen of digitale beveiliging.

De traditionele plastic betaalkaarten zijn weliswaar functioneel, maar hebben vaak beperkingen die niet aansluiten op het dynamische karakter van de ondernemingen van tegenwoordig. Als betaalmethode bieden virtuele betaalkaarten flexibiliteit en sterke beveiliging, maar ze hebben ook functies voor een nieuwe vorm van uitgavenbeheer en leveranciersbetalingen. Hieronder geven we wat belangrijke informatie over virtuele betaalkaarten voor ondernemingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een virtuele betaalkaart?
  
• Waarvoor worden virtuele betaalkaarten gebruikt?
  
• Zijn virtuele betaalkaarten veilig?
  
• Voor- en nadelen van virtuele betaalkaarten
  
• Hoe krijg je een virtuele betaalkaart voor je onderneming?
  

Wat is een virtuele betaalkaart?

Een virtuele betaalkaart is een digitale versie van een plastic betaalkaart, zoals een creditcard of debitcard. De kaartgegevens worden voornamelijk gebruikt voor online transacties. Hier volgt een overzicht van de functies en kenmerken van virtuele betaalkaarten:

• Kaartgegevens: Net als bij een traditionele betaalkaart heeft een virtuele betaalkaart een kaartnummer, een vervaldatum en een beveiligingscode, meestal een kaartverificatiewaarde (CVV) of kaartverificatiecode (CVC). Deze gegevens worden elektronisch gegenereerd.

• Gebruik: Virtuele betaalkaarten worden meestal gebruikt voor online aankopen of transacties waarbij de fysieke betaalkaart niet aanwezig hoeft te zijn.

• Beveiliging. Een van de belangrijkste voordelen van virtuele betaalkaarten is de verbeterde betalingsbeveiliging. Sommige virtuele betaalkaarten zijn ontworpen voor eenmalig gebruik, wat betekent dat ze ongeldig worden nadat ze voor een transactie zijn gebruikt. Dit vermindert het risico op ongeoorloofd of frauduleus gebruik. Op andere virtuele betaalkaarten kan een limiet zijn ingesteld of ze kunnen alleen bij een specifiek bedrijf worden gebruikt.

• Uitgifte: Virtuele betaalkaarten kunnen onmiddellijk worden uitgegeven, waardoor je ze sneller ontvangt dan een fysieke kaart die moet worden verzonden.

• Koppeling: Afhankelijk van de uitgever, kan een virtuele betaalkaart zijn gekoppeld aan een traditionele bankrekening of kredietlijn, of er kan vooraf geld op zijn gezet.

• Flexibiliteit: Op virtuele betaalkaarten kunnen bestedingslimieten worden ingesteld, zoals limieten voor het transactiebedrag, totale uitgaven, een bepaald datumbereik of verkoperscategorieën.

• Uitgavenbeheer: Ondernemingen gebruiken vaak virtuele betaalkaarten voor uitgavenbeheer. Ze kunnen een werknemer een virtuele betaalkaart geven voor een specifieke aankoop en zo zorgen voor een extra controlelaag en toezicht op de uitgaven.

• Duurzaamheid: Omdat er geen plastic aan te pas komt, worden virtuele betaalkaarten als milieuvriendelijker beschouwd dan traditionele kaarten.

Waarvoor worden virtuele betaalkaarten gebruikt?

Virtuele betaalkaarten hebben de afgelopen jaren aanzienlijk aan populariteit gewonnen, grotendeels vanwege de mogelijkheid ze aan te passen en hun beveiligingsfuncties. Ondernemingen gebruiken ze vaak op de volgende manieren:

• Online aankopen: Virtuele betaalkaarten zijn digital-first en zijn daarom een favoriete betaalmethode bij e-commercetransacties. Ze bieden een manier om transacties uit te voeren zonder primaire kaart- of bankgegevens prijs te geven en beperken zo de blootstelling aan potentiële fraude.

• Abonnementen beheren: Ondernemingen kiezen vaak voor virtuele betaalkaarten wanneer ze zich aanmelden voor software of online diensten. Als een dienst niet meer nodig is, kan de virtuele betaalkaart worden gedeactiveerd en worden verdere kosten voorkomen.

• Reiskosten: Sommige ondernemingen geven werknemers virtuele betaalkaarten voor specifieke reiskosten. Hierdoor hebben ze nauwkeurige controle over de uitgaven en kunnen ze uitgaven eenvoudiger reconciliëren.

• Betalingen aan leveranciers: Ondernemingen kunnen virtuele betaalkaarten genereren met vaste limieten voor leveranciers, waardoor het eenvoudiger wordt om betalingen te beheren en te volgen.

• Scenario's voor eenmalig gebruik: Voor transacties waarbij extra beveiliging gewenst is, kunnen ondernemingen virtuele betaalkaarten voor eenmalig gebruik genereren. Na de transactie raken de kaartgegevens verouderd, waardoor een gegevenslek minder gevolgen heeft.

• Uitgaven van werknemers: In plaats van fysieke corporate creditcards te verstrekken, geven sommige ondernemingen er de voorkeur aan hun werknemers een virtuele betaalkaart te geven met een vooraf vastgestelde limiet voor zakelijke aankopen.

• Advertentiecampagnes: Bij het uitvoeren van online advertentiecampagnes kunnen ondernemingen virtuele betaalkaarten gebruiken om budgetten effectief toe te wijzen. Als het budget van een campagne is op is, wordt met de betaalkaart voorkomen dat er te veel wordt uitgegeven.

• Facturatie naar gebruik: Voor diensten die factureren op basis van gebruik, zoals cloudhosting, kunnen ondernemingen met virtuele betaalkaarten onvoorspelbare uitgaven beheren door een limiet in te stellen voor de mogelijke afschrijvingen.

Zijn virtuele betaalkaarten veilig?

Virtuele betaalkaarten bieden verschillende beveiligingsfuncties voor veelvoorkomende kwetsbaarheden die verband houden met traditionele kaarttransacties. Hieronder gaan we uitvoeriger in op de veiligheidsaspecten:

• Beperkte blootstelling: Omdat ondernemingen vaak een virtuele betaalkaart voor een specifiek doel maken, worden de gegevens van de hoofdbetaalkaart of -bankrekening niet vrijgegeven tijdens transacties. Dit verkleint het risico op gegevensdiefstal.

• Kaarten voor eenmalig gebruik: Veel virtuele betaalkaarten worden gegenereerd voor eenmalig gebruik. Na de bedoelde transactie worden de kaartgegevens ongeldig, waardoor ze onbruikbaar worden voor potentiële fraudeurs.

• Bestedingsbeheer: Gebruikers kunnen voor virtuele betaalkaarten specifieke limieten instellen voor het totale bedrag, de geldigheidsduur of de verkoperscategorie. Dit zorgt voor een extra controlelaag en beperkt de potentiële schade door ongeautoriseerde transacties.

• Betaalkaarten voor specifieke ondernemingen: Sommige virtuele betaalkaarten kunnen aan een bepaalde onderneming worden gekoppeld. Zelfs als de kaartgegevens worden gecompromitteerd, werken ze elders niet.

• Onmiddellijke uitgifte en opheffing: Virtuele betaalkaarten kunnen onmiddellijk worden gegenereerd en in een oogwenk worden opgeheven. Als er een vermoeden is van een lek of misbruik, kan de kaart onmiddellijk worden gedeactiveerd.

• Realtime waarschuwingen: Veel platforms die virtuele betaalkaarten aanbieden, bieden realtime meldingen bij elke transactie, waardoor het gemakkelijker wordt om ongeautoriseerde activiteiten op te sporen en te melden.

• Geen fysiek risico: Zonder een tastbare kaart is er geen risico dat je de kaart verliest of dat deze op de conventionele manier wordt gestolen.

Alhoewel virtuele betaalkaarten krachtige veiligheidsmechanismen hebben, is geen enkele betaalmethode immuun voor risico's. Best practices, zoals het gebruik van vertrouwde netwerken, het up-to-date houden van software en het regelmatig controleren van de transactiegeschiedenis, kan de veiligheid van virtuele betaalkaarten vergroten.

Voor- en nadelen van virtuele betaalkaarten

Virtuele betaalkaarten zijn een oplossing voor allerlei financiële uitdagingen waarmee ondernemingen te maken krijgen, maar er zijn ook nadelen aan het gebruik van deze betaalmethode. Voordat je beslist of virtuele betaalkaarten een goede optie zijn voor je onderneming, moet je de voordelen ervan afwegen tegen de nadelen:

Voordelen van virtuele betaalkaarten

• Risicobeperking: Virtuele betaalkaarten, met name die voor eenmalig gebruik, verkleinen de kans op fraude aanzienlijk. Na gebruik worden de gegevens van deze kaarten overbodig, waardoor er geen mogelijkheid is voor ongeautoriseerde transacties. Ondernemingen hoeven daardoor minder aan schadebeperking te doen bij financiële inbreuken.

• Budgetbewaking: Ondernemingen kunnen virtuele betaalkaarten met vooraf bepaalde limieten uitgeven. Als een afdeling bijvoorbeeld een specifiek budget krijgt toegewezen voor software-aankopen, kan die afdeling een virtuele betaalkaart met die exacte limiet instellen en zo voorkomen dat het budget wordt overschreden.

• Onmiddellijke uitgifte: Wachten op een fysieke betaalkaart kan vertragingen in de werkzaamheden veroorzaken, vooral wanneer er onmiddellijk transacties nodig zijn. Bij virtuele betaalkaarten is deze wachttijd er niet, wat gunstig is in snel veranderende zakelijke omgevingen.

• Aangepast gebruik: Gebruikers kunnen instellen dat een virtuele betaalkaart alleen voor een specifieke onderneming wordt gebruikt, zodat er zo min mogelijk kans is op misbruik of verkeerd gebruik van middelen.

• Eenvoudige reconciliatie: Voor boekhoudteams kunnen virtuele betaalkaarten de efficiëntie verhogen. Een onderneming kan elke kaart koppelen aan een specifiek project of een specifieke afdeling. Als er transacties plaatsvinden, worden deze automatisch in de juiste categorie geboekt, wat het reconciliatieproces aan het einde van de maand vereenvoudigt.

• Impact op het milieu: Omdat er geen sprake is van plastic producten of levering, zijn virtuele betaalkaarten een duurzamere keuze die aansluit bij veel doelstellingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Nadelen van virtuele betaalkaarten

• Niet algemeen geaccepteerd: Ondanks de groeiende populariteit van virtuele betaalkaarten, worden deze in sommige ondernemingen niet geaccepteerd en moet er een fysieke kaart getoond worden.

• Te veel vertrouwen op technologie: Het digitale karakter van virtuele betaalkaarten biedt gemak, maar betekent ook dat ondernemingen afhankelijk zijn van de uitgevende platforms. Technische storingen, stroomuitval of cyberaanvallen kunnen de bedrijfsvoering verstoren.

• Leercurve: Bij het invoeren van virtuele betaalkaarten in een onderneming kan training van de werknemers nodig zijn, vooral voor degenen die niet technisch onderlegd zijn. Dit kan leiden tot aanvankelijke weerstand of fouten.

• Integratie-uitdagingen: Niet alle boekhoud- of uitgavenbeheersystemen ondersteunen virtuele betaalkaarten, wat het integratieproces mogelijk bemoeilijkt. Er kunnen dan extra software-investeringen of tijdelijke handmatige oplossingen nodig zijn.

• Verlies van de voordelen van fysieke betaalkaarten: Sommige fysieke corporate creditcards bieden extraatjes zoals toegang tot de lounge op vliegvelden of een reisverzekering. Volledig overschakelen op virtuele kaarten kan betekenen dat deze voordelen worden opgeofferd.

Hoe krijg je een virtuele betaalkaart voor je onderneming?

Een virtuele betaalkaart voor je onderneming kan eenvoudig te krijgen zijn, al het proces enigszins verschillen per provider. De meeste ondernemingen kunnen de volgende algemene stappen volgen:

• Onderzoek de providers: Er zijn allerlei virtuele-betaalkaartdiensten op de markt, elk met eigen functies, kostenopbouw en integraties. Neem de tijd om te begrijpen welke service het beste aansluit bij de behoeften van je onderneming.

• Stel een rekening in: Nadat je een aanbieder hebt geselecteerd, moet je meestal een zakelijke rekening instellen. Hiervoor moet je vaak gegevens over je onderneming verstrekken, waaronder de wettelijke naam, het adres en het fiscaal identificatienummer.

• Verificatieproces: De meeste aanbieders voeren een verificatieproces uit om de legitimiteit van je onderneming te verifiëren. Dit kan inhouden dat je documentatie moet indienen, zoals een bedrijfsvergunning, bankafschriften of belastingaangiften.

• Bepaal de kaartlimieten: Nadat je geverifieerd bent, kun je de instellingen van je virtuele betaalkaart aanpassen. Je kunt bestedingslimieten instellen, bepalen welke werknemers toegang hebben en indien nodig verkoperscategorieën specificeren.

• Integratie met boekhoudsoftware: Veel providers van virtuele betaalkaarten bieden integraties aan met populaire tools voor boekhouding en uitgavenbeheer. Door deze te koppelen, kun je een stuk eenvoudiger je uitgaven bijhouden en reconciliëren.

• Geef betaalkaarten uit: Na de configuratie kun je beginnen met het uitgeven van virtuele betaalkaarten aan relevante werknemers of afdelingen. Bij de meeste platforms kunnen deze kaarten snel worden gegenereerd, waardoor je ze onmiddellijk kunt gebruiken.

• Doorlopend beheer: Controleer transacties regelmatig, pas de instellingen van je kaart zo nodig aan en controleer op verdachte activiteiten. De meeste platforms bieden realtime inzichten en rapporten om je te helpen bij dit toezicht.

Virtuele betaalkaarten zijn niet alleen een trend; ze zijn een tool die ondernemingen kunnen gebruiken om de beveiliging te verbeteren en gemakkelijker transacties uit te voeren. Met virtuele betaalkaarten kunnen ondernemingen hun uitgaven nauwlettender volgen en snel bijsturen op basis van realtime gegevens.