Virtuele betaalkaarten zijn de afgelopen jaren gestaag in populariteit gegroeid. Ze zijn een oplossing voor de veranderende behoeften van ondernemingen, met name ondernemingen die te maken hebben met werken op afstand, online aankopen en digitale veiligheid. Hoewel traditionele fysieke betaalkaarten nog steeds functioneel zijn, hebben ze vaak beperkingen die niet aansluiten bij het dynamische karakter van hedendaagse ondernemingen. Als betaalmethode bieden virtuele betaalkaarten flexibiliteit en sterke beveiliging, en ze hebben functionaliteiten die uitgavenbeheer en betalingen aan leveranciers opnieuw kunnen definiëren.

De wereldwijde markt voor virtuele betaalkaarten zal naar verwachting in waarde stijgen van bijna $ 23 miljard in 2025 tot bijna $ 113 miljard in 2033. Hieronder bespreken we wat ondernemingen moeten weten over virtuele betaalkaarten, inclusief hoe ze werken en hoe ze een aanbieder kunnen kiezen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een virtuele betaalkaart?
  
• Waarvoor worden virtuele betaalkaarten gebruikt?
  
• Hoe werken virtuele betaalkaarten?
  
• Zijn virtuele betaalkaarten veilig?
  
• Voor- en nadelen van virtuele betaalkaarten
  
• Een aanbieder van virtuele creditcards kiezen
  
• Een virtuele betaalkaart voor je onderneming aanvragen
  
• Hoe Stripe Issuing kan helpen
  
• Veelgestelde vragen over virtuele betaalkaarten
  

Wat is een virtuele betaalkaart?

Een virtuele kaart is een digitale versie van een fysieke kaart, zoals een creditcard of debitcard. Ze worden voornamelijk gebruikt voor online transacties. Net als een traditionele kaart heeft een virtuele kaart een kaartnummer, vervaldatum en beveiligingscode, meestal een kaartverificatiewaarde (CVV) of kaartverificatiecode (CVC). Deze gegevens worden elektronisch gegenereerd.

Waarvoor worden virtuele betaalkaarten gebruikt?

Virtuele betaalkaarten worden doorgaans gebruikt voor online aankopen of transacties waarbij de fysieke kaart niet aanwezig hoeft te zijn. Ze zijn recentelijk aanzienlijk populairder geworden, voornamelijk dankzij de eigenschappen van het aanpassingsvermogen en de beveiliging. Op de volgende manieren maken ondernemingen er vaak gebruik van:

• Online aankopen: Aangezien dit een op digitale methodes gerichte betaalmethode betreft, wordt bij de keuze voor e-commercetransacties vaak de voorkeur aan virtuele betaalkaarten gegeven. Ze bieden een manier om transacties uit te voeren zonder dat de primaire kaart- of bankgegevens hoeven te worden opgegeven, waardoor de blootstelling aan potentiële fraude wordt beperkt.

• Beheer van abonnementen: Ondernemingen kiezen vaak voor virtuele betaalkaarten wanneer ze zich voor software of onlinediensten registreren. Als een dienst niet langer nodig is, kan de virtuele betaalkaart worden gedeactiveerd, wat voorkomt dat er verder kosten in rekening worden gebracht.

• Onkostenbeheer: Ondernemingen maken vaak gebruik van virtuele betaalkaarten voor het beheer van onkosten, waaronder reiskosten voor medewerkers. Ze kunnen een medewerker voor een specifieke aankoop een virtuele betaalkaart verstrekken, wat een extra controle- en toezichtslaag voor uitgaven biedt.

• Betalingen aan leveranciers: Ondernemingen kunnen virtuele betaalkaarten met ingestelde limieten voor leveranciers genereren, wat het beheren en volgen van betalingen vergemakkelijkt.

• Scenario's voor eenmalig gebruik: Voor transacties waarbij een hogere mate van beveiliging is gewenst, kunnen ondernemingen virtuele betaalkaarten voor eenmalig gebruik genereren. Na de transactie worden de kaartgegevens overbodig, wat elke databreuk minder ernstig maakt.

• Uitgaven van medewerkers: Sommige ondernemingen geven er in plaats van het verstrekken van fysieke betaalkaarten de voorkeur aan medewerkers van virtuele betaalkaarten met vooraf ingestelde limieten voor zakelijke aankopen te voorzien.

• Advertentiecampagnes: Wanneer ondernemingen online advertentiecampagnes voeren, maken ze mogelijk gebruik van virtuele betaalkaarten om budgetten effectief toe te wijzen. Als het budget van een campagne op is, voorkomt de kaart dat er verder geld wordt uitgegeven.

• Facturatie naar gebruik: Bij diensten die op basis van gebruik factureren, zoals cloudhosting, kunnen virtuele betaalkaarten ondernemingen helpen om onvoorspelbare onkosten te beheren door een limiet in te stellen voor mogelijke kosten.

Hoe werken virtuele betaalkaarten?

Met virtuele betaalkaarten krijgen ondernemingen controle over de uitgaven van medewerkers en leveranciers op grote schaal. Dit is de basisprocedure:

• Uitgifte: De bank of het uitgavenbeheerplatform van een onderneming genereert virtuele kaartnummers die gekoppeld zijn aan een centraal zakelijk account, waarbij er vaak tientallen of honderden tegelijk worden uitgegeven aan verschillende medewerkers, teams of leveranciers.

• Aangepaste besturingselementen: Beheerders kunnen bestedingslimieten instellen, kaarten beperken tot specifieke leveranciers of categorieën (zoals softwareabonnementen en reizen), en kiezen of een kaart herbruikbaar is of bedoeld is voor eenmalige betalingen.

• Toewijzing: Betaalkaarten kunnen aan individuele werknemers, afdelingen of specifieke projecten worden toegewezen, zodat het eenvoudiger is om te volgen wie wat uitgeeft zonder dat er fysieke betaalkaarten van het bedrijf hoeven te worden verstrekt.

• Transactierouting: Aankopen worden verwerkt als normale kaartbetalingen, waarbij kosten automatisch naar het centrale account van de onderneming worden geleid en voor de boekhouding worden gecategoriseerd.

• Tracking en reconciliatie in realtime: Financiële teams krijgen inzicht in transacties op het moment dat ze plaatsvinden. Dit wordt doorgaans gesynchroniseerd met boekhoudsoftware om de declaratie van onkosten te versnellen en handmatige reconciliatie te minimaliseren.

• Vervaldatum of intrekking: Er kan worden ingesteld dat kaarten automatisch vervallen, of ze kunnen per direct worden stopgezet in de situatie dat een werknemer uit dienst gaat, een relatie met een leverancier ten einde komt of een vermoeden van fraude bestaat.

Zijn virtuele betaalkaarten veilig?

Virtuele kaarten bieden diverse veiligheidsfuncties die veelvoorkomende kwetsbaarheden van traditionele kaarttransacties aanpakken. Hier volgt een nadere blik:

• Beperkte blootstelling: Omdat ondernemingen vaak virtuele kaarten maken voor specifieke doeleinden, worden de primaire kaart- of bankgegevens niet blootgesteld tijdens transacties. Dit verkleint het risico op gegevensdiefstal.

• Kaarten voor eenmalig gebruik: Veel virtuele kaarten worden gegenereerd voor eenmalig gebruik. Na de beoogde transactie worden de kaartgegevens ongeldig, waardoor ze nutteloos worden voor mogelijke frauduleuze actoren.

• Uitgavencontroles: Gebruikers kunnen specifieke limieten instellen voor virtuele kaarten, in termen van het totale bedrag, de geldigheidsperiode of de handelscategorie. Dit biedt nog een controlelaag en helpt potentiële schade door ongeautoriseerde transacties te beperken.

• Bedrijfsspecifieke kaarten: Sommige virtuele kaarten kunnen worden vergrendeld aan een bepaalde onderneming. Zelfs als de kaartgegevens worden gecompromitteerd, werken ze niet elders.

• Onmiddellijke uitgifte en beëindiging: Virtuele kaarten kunnen direct worden gegenereerd en onmiddellijk worden beëindigd. Als er een vermoeden bestaat van een inbreuk of misbruik, kan de kaart direct worden gedeactiveerd.

• Realtime waarschuwingen: Veel platforms die virtuele kaarten aanbieden, bieden realtime meldingen voor elke transactie, waardoor het eenvoudiger wordt om ongeautoriseerde activiteiten op te sporen en te melden.

• Geen fysiek risico: Zonder een tastbare kaart is er geen risico om deze te verliezen of op conventionele wijze te laten stelen.

Hoewel virtuele kaarten over robuuste veiligheidsmechanismen beschikken, is geen enkele betaalmethode immuun voor risico's. Best practices (bijv. het gebruik van vertrouwde netwerken, het up-to-date houden van software, het regelmatig monitoren van transactiegeschiedenis) kunnen de veiligheid van virtuele kaarten vergroten.

Voor- en nadelen van virtuele betaalkaarten

Virtuele betaalkaarten bieden een oplossing voor diverse financiële uitdagingen waar ondernemingen vaak mee te maken krijgen, maar er kleven nog steeds nadelen aan het gebruik van deze betaalmethode. Voordat je besluit of virtuele betaalkaarten een goede optie zijn voor je onderneming, moet je de voordelen afwegen tegen de nadelen.

Voordelen van virtuele betaalkaarten

• Risicobeperking: Virtuele betaalkaarten, met name kaarten voor eenmalig gebruik, verminderen de kans op fraude aanzienlijk. Zodra ze zijn gebruikt, worden de kaartgegevens ongeldig. Dat laat praktisch geen kans op ongeautoriseerde transacties. Voor ondernemingen vermindert dit de noodzaak voor schadebeperking in verband met financiële inbreuken.

• Budgetcontrole: Ondernemingen kunnen virtuele betaalkaarten uitgeven met vooraf bepaalde limieten. Als een afdeling bijvoorbeeld een specifiek budget toegewezen krijgt voor de aankoop van software, kan de afdeling een virtuele betaalkaart met exact die limiet aanmaken, zodat er niet te veel geld wordt uitgegeven.

• Directe uitgifte: Wachten op fysieke betaalkaarten kan operationele vertragingen opleveren, met name wanneer onmiddellijke transacties vereist zijn. Virtuele betaalkaarten elimineren deze wachttijd, wat gunstig is in dynamische zakelijke omgevingen.

• Aangepast gebruik: Gebruikers kunnen instellen dat virtuele betaalkaarten uitsluitend werken met specifieke ondernemingen, waardoor misbruik of verkeerde toewijzing van geld wordt geminimaliseerd.

• Eenvoudige reconciliatie: Voor boekhoudteams kunnen virtuele betaalkaarten de efficiëntie verhogen. Een onderneming kan elke betaalkaart aan specifieke projecten of afdelingen koppelen. Naarmate er transacties plaatsvinden, worden ze automatisch gecategoriseerd, wat de reconciliatie aan het einde van de maand vereenvoudigt.

• Milieu-impact: Aangezien er geen plastic wordt geproduceerd of geleverd, vormen virtuele betaalkaarten een duurzamere keuze en sluiten ze aan bij veel doelstellingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

• Beveiliging: Een van de belangrijkste voordelen van virtuele betaalkaarten is verbeterde betalingsbeveiliging. Bepaalde virtuele betaalkaarten zijn bedoeld voor eenmalig gebruik. Zodra ze voor een transactie zijn gebruikt, worden ze ongeldig. Dit vermindert het risico op ongeautoriseerd of frauduleus gebruik. Voor andere virtuele betaalkaarten zijn mogelijk limieten ingesteld of ze kunnen voor een specifieke onderneming worden geblokkeerd.

• Flexibiliteit: Afhankelijk van de uitgever kan een virtuele betaalkaart aan een traditionele bankrekening of kredietlijn worden gekoppeld, of er kan vooraf geld op worden gezet. Virtuele betaalkaarten kunnen ook worden geconfigureerd met controle op uitgaven, zoals limieten voor het transactiebedrag, de totale uitgaven, de datumbereiken of de categorieën van de onderneming.

Nadelen van virtuele betaalkaarten

• Niet overal geaccepteerd: Ondanks de toenemende populariteit van virtuele betaalkaarten, accepteren sommige ondernemingen deze niet en vereisen ze dat er een fysieke betaalkaart aanwezig is.

• Te grote afhankelijkheid van technologie: Hoewel het digitale karakter van virtuele betaalkaarten gemak biedt, betekent dit ook dat ondernemingen afhankelijk zijn van de platforms die ze uitgeven. Technische storingen, uitval of cyberaanvallen kunnen de activiteiten verstoren.

• Leercurve: De introductie van virtuele betaalkaarten in een onderneming vereist mogelijk training voor medewerkers, met name degenen die minder digitaal vaardig zijn. Dit kan leiden tot initiële weerstand of fouten.

• Integratie-uitdagingen: Niet alle systemen voor boekhouding of onkostenbeheer bieden ondersteuning voor virtuele betaalkaarten, wat het proces voor integratie mogelijk bemoeilijkt. Dit kan vereisen dat je extra in software investeert of handmatige oplossingen toepast.

• Verlies van de voordelen van fysieke betaalkaarten: Aan sommige fysieke zakelijke kaarten zijn voordelen verbonden, zoals toegang tot luchthavenlounges en een reisverzekering. De volledige overstap op een virtuele opzet kan betekenen dat deze voordelen komen te vervallen.

Zo kies je een aanbieder van virtuele creditcards

Niet alle aanbieders van virtuele kaarten bieden dezelfde mate van functionaliteit. Het is dus de moeite waard om een aantal factoren te evalueren voordat je je vastlegt op één aanbieder voor je onderneming:

• Compatibiliteit met kaartnetwerken: Aanbieders geven kaarten doorgaans uit via netwerken als Visa of Mastercard. Controleer voordat je je registreert of je vaste verkopers en leveranciers betalingen op dat netwerk accepteren, om later wrijving te voorkomen.

• Integratie met bestaande tools: Kijk hoe goed een aanbieder kan worden gekoppeld aan de boekhoud-, onkosten- of treasurysoftware die je bedrijf al gebruikt. Een sterke integratie kan je financiële team elke maand uren besparen aan handmatige gegevensinvoer en reconciliatie.

• Uitgavencontroles en flexibiliteit: Vergelijk hoe gedetailleerd de controles van elke aanbieder zijn. Je wilt bestedingsbedragen kunnen maximeren, aankopen kunnen beperken tot bepaalde categorieën of leveranciers, en de gebruiksfrequentie kunnen instellen, zodat kaarten aansluiten bij je interne beleid.

• Rapportage en inzicht: Bepaalde aanbieders bieden robuustere realtime dashboards en analyses dan andere. Met een beter inzicht in transacties op het moment dat ze plaatsvinden, is het eenvoudiger om ongebruikelijke activiteit op te merken en budgetten op het juiste spoor te houden.

• Prijzen en kosten: Zorg dat je begrijpt hoe elke aanbieder kosten in rekening brengt, hetzij via abonnementskosten, kosten per kaart of transactiekosten, en weeg dit af tegen de functies die je nodig hebt.

Hoe krijg je een virtuele betaalkaart voor je onderneming?

Een virtuele betaalkaart voor je onderneming kan eenvoudig te krijgen zijn, al het proces enigszins verschillen per provider. De meeste ondernemingen kunnen de volgende algemene stappen volgen:

• Onderzoek aanbieders: Er is een verscheidenheid aan diensten voor virtuele kaarten beschikbaar, elk met unieke functies, kostenstructuren en integraties. Je moet de tijd nemen om te begrijpen welke service het beste aansluit bij de behoeften van je onderneming.

• Het account instellen: Nadat je een aanbieder hebt geselecteerd, moet je doorgaans een zakelijk account instellen. Hiervoor moet je vaak gegevens over je onderneming opgeven, waaronder de wettelijke naam, het adres en het btw-nummer.

• Verificatie voltooien: De meeste aanbieders voeren een verificatieprocedure uit om de legitimiteit van je onderneming te authenticeren. Dit kan inhouden dat je documentatie indient, zoals zakelijke licenties, bankafschriften en belastingaangiften.

• Kaartcontroles instellen: Zodra de onderneming is geverifieerd, kun je de instellingen van je virtuele kaart aanpassen. Dit omvat het instellen van bestedingslimieten, het bepalen welke medewerkers toegang hebben en het specificeren van handelscategorieën, indien nodig.

• Integreren met boekhoudsoftware: Veel aanbieders van virtuele kaarten bieden integraties met populaire tools voor boekhouding en onkostenbeheer. Het koppelen hiervan kan onkostentracering en reconciliatie vereenvoudigen.

• Kaarten uitgeven: Na de configuratie kun je beginnen met het uitgeven van virtuele kaarten aan relevante medewerkers of afdelingen. De meeste platforms maken het snel genereren van deze kaarten mogelijk, waardoor ze direct toegang verlenen.

• Onderhanden beheer verwerken: Je wilt transacties regelmatig controleren, kaartinstellingen indien nodig aanpassen en monitoren op verdachte activiteiten. De meeste platforms bieden realtime inzicht en rapporten om te helpen bij dit toezicht.

Virtuele kaarten zijn niet zomaar een trend; ze zijn een tool die ondernemingen kunnen gebruiken om de veiligheid te vergroten en de transactie-ervaring te verbeteren. Met virtuele kaarten kunnen ondernemingen hun onkosten nauwlettender monitoren en snel bijsturen op basis van realtime gegevens.

Hoe Stripe Issuing kan helpen

Met Stripe Issuing kun je makkelijk aangepaste kaarten maken, verspreiden en beheren, waardoor je nieuwe inkomsten kunt genereren en de ervaring van je klanten kunt verbeteren.

Issuing kan je helpen:

• Nieuwe kaartproducten te lanceren: maak snel fysieke, virtuele of tokenized kaarten die zijn aangepast aan jouw specifieke behoeften van de onderneming, of het nu gaat om betaalkaarten voor onkosten, beloningen of iets anders.

• Operationele efficiëntie verbeteren: Automatiseer de uitgifte van kaarten en het beheer daarvan door de Application Programming Interfaces (API's) van Stripe, waarmee je de complexiteit van de samenwerking met diverse kaartuitgevers vermindert.

• De klantervaring te verbeteren: geef je klanten een kaart in je huisstijl die perfect past bij je bestaande producten en diensten.

• Inzicht en controle te krijgen: krijg toegang tot gedetailleerde transactiegegevens en controles om het kaartgebruik te monitoren, bestedingslimieten in te stellen en kaarten indien nodig te blokkeren.

• Je omzetkansen te vergroten: verdien geld met je kaartprogramma's door gedeelde interchange-inkomsten te innen of door diensten met toegevoegde waarde aan te bieden.

• Gebruik te maken van Stripe's expertise: profiteer van een robuuste infrastructuur en ondersteuning op het gebied van compliance, gebaseerd op Stripe's ervaring met het ondersteunen van kaartprogramma's voor toonaangevende bedrijven.

Lees meer over hoe Stripe Issuing je kan helpen om groei te stimuleren met aangepaste kaartprogramma's, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over virtuele betaalkaarten

Dit zijn veelgestelde vragen van ondernemingen over het gebruik van virtuele betaalkaarten voor bedrijfsuitgaven.