Negli ultimi anni le carte virtuali sono diventate sempre più popolari. Si prevede che il mercato internazionale delle carte virtuali passi da circa 12 miliardi di dollari nel 2021 a 65 miliardi di dollari entro il 2030. Le carte virtuali sono una soluzione per le nuove esigenze aziendali, in particolare per il lavoro da remoto, gli acquisti online e la sicurezza digitale.

Le carte di plastica tradizionali, pur essendo funzionali, presentano spesso limitazioni che non sono in linea con la dinamicità del business contemporaneo. Come modalità di pagamento, le carte virtuali offrono flessibilità e una notevole sicurezza, ma hanno anche funzionalità che possono dare una nuova forma alla gestione delle spese e ai pagamenti dei fornitori. Ecco tutto quello le attività devono sapere sulle carte virtuali.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una carta virtuale?
  
• Scopi delle carte virtuali
  
• Sicurezza delle carte virtuali
  
• Vantaggi e svantaggi delle carte virtuali
  
• Come ottenere una carta virtuale per la tua attività
  

Che cos'è una carta virtuale?

Una carta virtuale è la versione digitale di una carta di plastica, come una carta di credito o di debito. Contiene i dati della carta utilizzati principalmente per transazioni online. Ecco una panoramica delle funzionalità e delle caratteristiche delle carte virtuali:

• Dati della carta: come una carta tradizionale, una carta virtuale ha un numero, una data di scadenza e un codice di sicurezza, solitamente un valore di verifica della carta (CVV) o un codice di verifica della carta (CVC). Questi dati vengono generati elettronicamente.

• Utilizzo: le carte virtuali vengono solitamente usate per acquisti online o per transazioni in cui non è richiesta la presenza della carta fisica.

• Sicurezza: uno dei principali vantaggi delle carte virtuali è la maggiore sicurezza dei pagamenti. Alcune carte virtuali sono progettate per un solo utilizzo, ovvero vengono invalidate dopo averle utilizzate per una transazione. Si riduce così il rischio di uso non autorizzato o fraudolento. Altre carte virtuali possono avere limiti prestabiliti o essere vincolate a un'attività specifica.

• Emissione: le carte virtuali possono essere emesse istantaneamente, quindi è possibile ottenerle più velocemente rispetto all'attesa dell'invio di una carta fisica.

• Collegamento: a seconda della società emittente, una carta virtuale può essere collegata a un conto bancario tradizionale o a una linea di credito oppure è possibile precaricare fondi.

• Flessibilità: le carte virtuali possono essere impostate con controlli di spesa, come limiti sull'importo della transazione, sulla spesa totale, su intervalli di date o su categorie di esercenti.

• Gestione delle spese: le attività usano spesso le carte virtuali per la gestione delle spese. Possono rilasciare una carta virtuale a un dipendente per un acquisto specifico, ottenendo così un ulteriore livello di controllo e supervisione delle spese.

• Sostenibilità: non essendo in plastica, le carte virtuali sono considerate più ecologiche di quelle tradizionali.

Scopi delle carte virtuali

Negli ultimi anni le carte virtuali si sono affermate in modo significativo, soprattutto grazie all'adattabilità e alle funzionalità di sicurezza. Ecco come vengono usate comunemente in ambito aziendale:

• Acquisti online: essendo digitali, le carte virtuali sono la modalità di pagamento preferita per le transazioni di e-commerce. Offrono un modo per effettuare transazioni senza rivelare i dati principali della carta o della banca, riducendo l'esposizione a potenziali frodi.

• Gestione degli abbonamenti: le attività scelgono spesso le carte virtuali per la sottoscrizione di software o servizi online. Se un servizio non è più necessario, la carta virtuale può essere disattivata, evitando ulteriori addebiti.

• Spese di viaggio: alcune attività rilasciano ai dipendenti carte virtuali per specifiche spese di viaggio. In questo modo è possibile controllare le spese con maggiore precisione e semplificarne la riconciliazione.

• Pagamenti dei fornitori: le attività possono generare carte virtuali con limiti prestabiliti per i fornitori, rendendo più facile la gestione e il monitoraggio dei pagamenti.

• Scenari monouso: per le transazioni che richiedono maggiore sicurezza, le attività possono generare carte virtuali monouso. Dopo la transazione, i dati della carta diventano obsoleti, riducendo quindi l'impatto di un'eventuale violazione dei dati.

• Spese dei dipendenti: invece di emettere carte aziendali fisiche, alcune attività preferiscono dare ai dipendenti carte virtuali con limiti predefiniti per gli acquisti aziendali.

• Campagne pubblicitarie: quando si gestiscono campagne pubblicitarie online, le attività potrebbero utilizzare le carte virtuali per allocare i budget in modo efficace. In caso di esaurimento del budget, la carta impedisce di spendere oltre i limiti.

• Addebito a consumo: per i servizi che vengono addebitati in base all'utilizzo, come l'hosting nel cloud, le carte virtuali possono essere utili per gestire le spese impreviste fissando un limite per possibili addebiti.

Sicurezza delle carte virtuali

Le carte virtuali offrono diverse funzionalità di sicurezza che risolvono alcune vulnerabilità comuni associate alle transazioni con carte tradizionali. Ecco una panoramica dettagliata degli aspetti legati alla sicurezza:

• Esposizione limitata: poiché le attività spesso creano carte virtuali per scopi specifici, i dati principali della carta o della banca non sono esposti durante le transazioni. Si riduce così al minimo il rischio di furto di dati.

• Carte monouso: molte carte virtuali vengono generate per un solo utilizzo. Dopo la transazione prevista, i dati della carta vengono invalidati, rendendoli inutilizzabili per potenziali malintenzionati.

• Controlli delle spese: gli utenti possono impostare limiti specifici per le carte virtuali, in termini di importo totale, periodo di validità o categoria di esercente. Si ottiene così un ulteriore livello di controllo con riduzione dei potenziali danni derivanti da transazioni non autorizzate.

• Carte specifiche dell'attività: alcune carte virtuali possono essere vincolate a una particolare attività. Anche se i dati della carta vengono compromessi, non funzioneranno altrove.

• Emissione e cessazione immediate: le carte virtuali possono essere generate e terminate in modo immediato. Se c'è il sospetto di una violazione o di un uso improprio, la carta può essere prontamente disattivata.

• Avvisi in tempo reale: molte piattaforme che offrono carte virtuali forniscono notifiche in tempo reale per ogni transazione, rendendo più facile individuare e segnalare attività non autorizzate.

• Nessun rischio fisico: senza una carta tangibile, non c'è il rischio di perderla o di subire un furto convenzionale.

Sebbene le carte virtuali siano dotate di solidi meccanismi di sicurezza, nessuna modalità di pagamento è immune da rischi. Per migliorare la sicurezza delle carte virtuali, è possibile adottare varie best practice, come l'utilizzo di reti affidabili, l'aggiornamento del software e il monitoraggio regolare della cronologia delle transazioni.

Vantaggi e svantaggi delle carte virtuali

Le carte virtuali rappresentano una soluzione per svariati problemi finanziari comunemente affrontati dalle attività, ma questa modalità di pagamento presenta comunque alcuni svantaggi. Prima di decidere se le carte virtuali sono un'opzione valida per la tua attività, valuta con attenzione vantaggi e svantaggi:

Vantaggi delle carte virtuali

• Mitigazione del rischio: le carte virtuali, soprattutto quelle monouso, riducono notevolmente le possibilità di frode. Dopo l'utilizzo, i dati della carta diventano inutili e non lasciano spazio a transazioni non autorizzate. Per le attività, questo significa una minore necessità di controllare i danni legati alle violazioni finanziarie.

• Controllo del budget: le attività possono emettere carte virtuali con limiti predefiniti. Ad esempio, se a un reparto viene assegnato un budget specifico per l'acquisto di software, può impostare una carta virtuale con quel limite esatto, evitando spese eccessive.

• Emissione immediata: l'attesa delle carte fisiche può causare ritardi operativi, soprattutto quando sono necessarie transazioni immediate. Le carte virtuali eliminano questa attesa, il che è vantaggioso in ambienti aziendali frenetici.

• Uso personalizzato: gli utenti possono impostare le carte virtuali in modo che funzionino solo con attività specifiche, riducendo l'uso improprio o l'errata allocazione dei fondi.

• Facilità di riconciliazione: per i team contabili, le carte virtuali possono aumentare l'efficienza. Un'attività può associare ogni carta a progetti o reparti specifici. Le transazioni vengono categorizzate automaticamente, semplificando i processi di riconciliazione a fine mese.

• Impatto ambientale: evitando la produzione di plastica o la spedizione, le carte virtuali rappresentano una scelta più sostenibile, in linea con molti obiettivi di responsabilità sociale delle imprese.

Svantaggi delle carte virtuali

• Non sono accettate universalmente: nonostante la crescente popolarità delle carte virtuali, alcune attività non le accettano e richiedono la presenza di una carta fisica.

• Eccessiva dipendenza dalla tecnologia: se da un lato la natura digitale delle carte virtuali offre comodità, dall'altro le attività dipendono dalle piattaforme di emissione. Eventuali problemi tecnici, interruzioni o attacchi informatici potrebbero causare disservizi.

• Curva di apprendimento: l'introduzione delle carte virtuali in un'attività potrebbe rendere necessario formare i dipendenti, soprattutto di quelli che non sono esperti di tecnologia. Questo potrebbe portare a resistenze o errori iniziali.

• Problemi di integrazione: non tutti i sistemi di contabilità o di gestione delle spese supportano le carte virtuali, con potenziali complicazioni per il processo di integrazione. Potrebbero servire ulteriori investimenti in software o soluzioni manuali.

• Perdita dei vantaggi della carta fisica: alcune carte aziendali fisiche offrono vantaggi come l'accesso alle lounge aeroportuali o l'assicurazione di viaggio. Passare completamente ai formati virtuali potrebbe significare sacrificare questi vantaggi.

Come ottenere una carta virtuale per la tua attività

L'acquisizione di una carta virtuale per la tua attività può essere semplice, anche se il processo può variare leggermente a seconda del fornitore. Ecco i passaggi generali validi per la maggior parte delle attività:

• Ricerca del fornitore: sono disponibili diversi servizi di carte virtuali, ognuno con funzionalità, strutture tariffarie e integrazioni uniche. Prenditi tempo per capire quale servizio si allinea meglio alle tue esigenze aziendali.

• Impostazione dell'account: dopo aver scelto un fornitore, in genere dovrai configurare un account business, operazione che richiede in genere di fornire dettagli sulla tua attività, tra cui la ragione sociale, l'indirizzo e il numero di identificazione fiscale.

• Processo di verifica: la maggior parte dei fornitori prevede un processo di verifica per autenticare la legittimità della tua attività. Può essere richiesta la presentazione di documenti quali licenze commerciali, estratti conto bancari o dichiarazioni dei redditi.

• Determinare i controlli della carta: dopo la verifica, puoi personalizzare le impostazioni della carta virtuale, ad esempio impostare i limiti di spesa, stabilire quali dipendenti hanno accesso e, se necessario, specificare le categorie di esercenti.

• Integrazione con il software contabile: molti fornitori di carte virtuali offrono integrazioni con i più diffusi strumenti di contabilità e gestione delle spese. Collegarsi può semplificare il monitoraggio e la riconciliazione delle spese.

• Emettere le carte: dopo la configurazione, è possibile iniziare a emettere le carte virtuali ai dipendenti o ai reparti interessati. La maggior parte delle piattaforme consente di generare rapidamente queste carte, garantendo un accesso immediato.

• Gestione continua: verificare regolarmente le transazioni, adattare le impostazioni della carta se necessario e monitorare le attività sospette. La maggior parte delle piattaforme fornisce dati analitici e report in tempo reale per supportare questa supervisione.

Le carte virtuali non sono solo una tendenza, ma sono uno strumento che le attività possono utilizzare per ottenere maggiore sicurezza e migliorare l'esperienza delle transazioni. Con le carte virtuali, le attività possono monitorare più da vicino le spese e adeguarsi rapidamente in base a dati in tempo reale.