近年、バーチャルカードの人気は着実に高まっており、2021 年 に約 120 億ドルだったバーチャルカードの世界市場は、2030 年には 650 億ドルに拡大することが予想されています。バーチャルカードは、特にリモートワーク、オンライン購入、デジタルセキュリティを懸念する企業のニーズの進化に対応するためのソリューションです。
従来のプラスチックカードは機能的ですが、往々にして制約があり、それが現代のビジネスのダイナミックな性質には合っていません。決済手段としてのバーチャルカードは柔軟性と強力なセキュリティを提供しており、同時に経費管理やベンダー決済を再定義する機能も備えています。ここでは、バーチャルカードについて企業が知っておくべきことについて説明します。
この記事の内容
- バーチャルカードとは？
- バーチャルカードの用途
- バーチャルカードの安全性
- バーチャルカードのメリットとデメリット
- ビジネス向けバーチャルカードを取得する方法
バーチャルカードとは？
バーチャルカードは、クレジットカードやデビットカードなどのプラスチックカードのデジタル版で、そのカード詳細は主にオンライン取引に使用されます。ここでは、バーチャルカードの機能と特徴について説明します。
カード詳細: 従来のカードと同様、バーチャルカードには、カード番号、有効期限、セキュリティコード (通常は Card Verification Value (CVV) または Card Validation Code (CVC)) があり、その詳細情報は電子的に生成されます。
用途: バーチャルカードは通常、物理カードの提示が不要なオンラインでの購入や取引に使用されます。
セキュリティ: バーチャルカードの主なメリットの 1 つが、決済のセキュリティが強化されることです。1 回限りの使用を前提に設計されているバーチャルカードもあり、そのようなカードは一度取引に使用されると無効になります。これにより未承認の使用や不正使用のリスクが減ります。限度額が設定されている場合もありますし、特定のビジネス以外には使用できないようにすることも可能です。
発行: バーチャルカードは即座に発行され、郵送で届くのを待たなければならない物理カードよりも早く入手できます。
連携: カード発行会社によっては、バーチャルカードは、従来の銀行口座やクレジットラインとリンクされていたり、あらかじめ資金が入金されていたりすることがあります。
柔軟性: バーチャルカードには、取引金額の制限、総支出額、日付の範囲、加盟店カテゴリなど、支出管理を設定することができます。
経費管理: 企業が経費管理にバーチャルカードを利用することはよくあります。特定の購入のために従業員にバーチャルカードを発行することで、支出の管理と監視をさらに強化できます。
持続可能性: プラスチックが使用されていないバーチャルカードは、従来のカードよりも環境にやさしいと考えられています。
バーチャルカードの用途
バーチャルカードは、その適応性とセキュリティ機能によって、近年大きな支持を得ています。ここでは、企業が一般的にこのカードをどのように使用しているかをご紹介します。
オンライン購入: デジタルファーストのバーチャルカードは、EC ストアの取引の支払いによく使用されます。主要なカードや銀行の詳細を明かさずに取引を行うことができるため、不正利用の可能性を減らすことができます。
サブスクリプション管理: 企業がソフトウェアやオンラインサービスを契約するときに、バーチャルカードを選択することがよくあります。サービスが不要になった場合、バーチャルカードを無効にすれば、それ以降、課金されなくなります。
旅費・交通費: 企業によっては、従業員の旅費・交通費用にバーチャルカードを発行しています。これにより支出を正確に管理でき、経費を照合しやすくなります。
ベンダーへの支払い: 限度額を設定したバーチャルカードをベンダー用に発行すると、支払いの管理と追跡が容易になります。
1 回限りの使用: より強力なセキュリティが求められる取引には、1 回限りの使用を目的としたバーチャルカードを作成できます。取引後、カード詳細が無効になるため、データ漏洩が発生しても、その影響を抑えることができます。
従業員の支出: 企業によっては、従業員の業務関連の買い物用として、物理的なコーポレートカードを発行するのではなく、あらかじめ限度額が設定されたバーチャルカードを選ぶことがあります。
広告キャンペーン: オンライン広告キャンペーンの実施中、バーチャルカードを使って予算を効果的に配分する場合があります。キャンペーンの予算を使い切ったとき、カードによって予算オーバーを防ぐことができます。
従量課金: 使用量に応じて課金されるサービス (クラウドホスティングなど) の場合、課金可能額の上限を設定できるバーチャルカードは、予測できない出費を管理するのに役立ちます。
バーチャルカードの安全性
バーチャルカードには、従来のカード取引に関連する一般的な脆弱性に対処するための保護機能が複数用意されています。ここでは、その安全性について詳しく説明します。
情報の露出が少ない: バーチャルカードは、企業が特定の目的のために作成することが多いため、取引中、主要なカード情報や銀行の詳細が露出することはありません。これにより、データ盗難のリスクを最小限に抑えることができます。
1 回限りの使用: バーチャルカードは 1 回使用するためだけに生成されることが多く、目的の取引が終了すると、カード詳細は無効になります。無効になった情報は、不正行為者にとっては何の役にも立ちません。
支出管理: 総額、有効期間、または加盟店カテゴリの観点から、ユーザーがバーチャルカードに特定の制限を設定できます。これにより、管理を強化し、不正取引による損害の可能性を抑えることができます。
ビジネス固有のカード: バーチャルカードの中には、特定のビジネス以外には使用できないものがあります。このようなカードの詳細は、漏洩しても他では使用できません。
即時発行・即時解約: バーチャルカードは即座に発行し、即座に解約できます。漏洩や不正使用の疑いがあるときは、すぐにカードを無効にすることができます。
リアルタイムのアラート: バーチャルカードを提供するプラットフォームの多くで、すべての取引に対する通知がリアルタイムで行われます。これにより、さらに容易に不正行為を発見し報告することができます。
物理的なリスクがない: 物理カードがないため、紛失や盗難のリスクがありません。
バーチャルカードは堅牢な安全メカニズムを備えています。しかし、どの決済方法を選択してもリスクはついて回ります。バーチャルカードの安全性を高めるには、信頼できるネットワークを利用する、ソフトウェアを最新の状態に保つ、取引履歴を定期的に監視する、といったベストプラクティスを実践する必要があります。
バーチャルカードのメリットとデメリット
バーチャルカードは、ビジネスが一般的に直面する財務上のさまざまな課題のソリューションとなりますが、この決済手段にはデメリットもあります。バーチャルカードがビジネスにとって良い選択かを判断する前に、そのメリットとデメリットを比較検討してみましょう。
バーチャルカードのメリット
リスクの軽減: バーチャルカード、特に 1 回しか使用できないものによって、不正利用の可能性が大幅に減ります。一度使用されるとカード詳細は不要なものになり、未承認の取引が行えなくなるため、企業が財務侵害関連の損害対策を講じる必要性が減ります。
予算管理: 企業は限度額があらかじめ設定されたバーチャルカードを発行できます。たとえば、ある部門にソフトウェア購入の予算が特別に割り当てられている場合、バーチャルカードに限度額を正確に設定しておけば、予算オーバーを防ぐことができます。
即時発行: 特に即時の取引が求められるときは、物理カードを待っていると、業務に遅れが生じることがあります。バーチャルカードにはこのような待ち時間がありません。これはペースの速いビジネス環境で役に立ちます。
カスタム使用: 特定のビジネスでのみ使用するようにユーザーがバーチャルカードを設定できるため、資金の誤用や誤配分を減らすことができます。
簡単な照合: バーチャルカードによって会計チームの作業効率が上がります。各カードを特定のプロジェクトや部門に関連付けることができるほか、発生した取引が自動的に分類されるため、月末の照合作業が簡単になります。
環境への影響: バーチャルカードにはプラスチックが使用されていません。配送の必要もありません。より持続可能なこのカードは、多くの企業の社会的責任目標に沿っています。
バーチャルカードのデメリット
広く受け入れられていない: 人気は高まっているものの、バーチャルカードを受け付けていない企業もあります。このような企業には物理カードを提示する必要があります。
テクノロジーへの過度の依存: バーチャルカードのデジタル特性は確かに便利です。しかし、これは企業が発行プラットフォームに依存するということでもあり、技術的な不具合、停止、サイバー攻撃が発生すると、業務に支障が出る可能性があります。
学習曲線: バーチャルカードを導入するには、従業員、特にテクノロジーに精通していない従業員へのトレーニングが必要になるかもしれません。このため最初は抵抗があったり、ミスが発生したりするでしょう。
統合の課題: バーチャルカードに対応していない会計システムや経費管理システムもあります。この場合、統合プロセスが複雑になることがあります。ソフトウェアへの追加投資や手作業による回避策が求められる場合もあります。
物理カード特典の喪失: 物理的なコーポレートカードによっては、空港ラウンジの利用や旅行保険などの特典が付帯していることがあります。バーチャル形式に完全に切り替えると、このような特典が利用できなくなる可能性があります。
ビジネス向けバーチャルカードを取得する方法
ビジネスで使用するバーチャルカードを取得する方法は、プロバイダーによってプロセスが若干異なる場合がありますが、それほど難しくありません。ほとんどの企業が、以下に示す一般的な手順に従って取得することができます。
プロバイダーの調査: さまざまなバーチャルカードサービスがあり、それぞれが独自の機能を備え、手数料体系や統合方法もいろいろです。ビジネスニーズに最も適したサービスはどれか、じっくりと見極めてください。
アカウントの設定: プロバイダーを選定したら、通常は、ビジネスアカウントを設定します。このとき、多くの場合、法人名、住所、納税者番号など、ビジネスに関する詳細情報を入力する必要があります。
検証プロセス: プロバイダーのほとんどが検証プロセスを実施します。このビジネスの正当性を認証するプロセスでは、営業許可証、銀行取引明細書、納税申告書などの書類を提出する必要があります。
カード管理の設定: 確認後、バーチャルカードの設定をカスタマイズできます。必要に応じて、利用限度額、従業員のアクセス権、加盟店カテゴリなどを設定します。
会計ソフトウェアとの統合: バーチャルカードプロバイダーの多くが、一般的な会計・経費管理ツールとの統合機能を提供しています。こうしたツールと連携することで、経費の追跡および照合作業が簡素化されます。
カードの発行: 設定後、関連する従業員や部門へのバーチャルカードの発行を開始できます。これらのカードは、ほとんどのプラットフォームで迅速に生成できます。また、生成したカードにはすぐにアクセスできます。
継続的な管理: 定期的に取引をレビューし、必要に応じてカード設定を調整し、不審な動きがないかを監視します。プラットフォームのほとんどに、この監視を支援するためのリアルタイムのインサイトとレポートが用意されています。
バーチャルカードは単なるトレンドではありません。これは企業がセキュリティを高め、取引体験を向上させるためのツールです。バーチャルカードにより、企業は経費を細かく監視し、リアルタイムのデータに基づいて迅速に調整することができます。