Las tarjetas virtuales han ganado popularidad en los últimos años. Son una solución a las necesidades cambiantes de las empresas, en especial aquellas relacionadas con el trabajo a distancia, las compras por Internet y la seguridad digital. Aunque las tarjetas físicas tradicionales siguen siendo operativas, a menudo tienen limitaciones que no se ajustan a la naturaleza dinámica de las empresas actuales. Como método de pago, las tarjetas virtuales ofrecen flexibilidad y gran seguridad, y tienen funciones que pueden redefinir la gestión de gastos y los pagos a proveedores.

Se espera que el mercado mundial de tarjetas virtuales aumente su valor, de casi 23 mil millones de $ en 2025 a casi 113 mil millones de $ para 2033. A continuación, exploraremos lo que las empresas deben saber sobre las tarjetas virtuales, por ejemplo, cómo funcionan y cómo elegir un proveedor.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es una tarjeta virtual?
  
• ¿Para qué se utilizan las tarjetas virtuales?
  
• ¿Cómo funcionan las tarjetas virtuales?
  
• ¿Son seguras las tarjetas virtuales?
  
• Ventajas e inconvenientes de las tarjetas virtuales
  
• Cómo elegir un proveedor de tarjetas de crédito virtuales
  
• Cómo obtener una tarjeta virtual para tu empresa
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Issuing
  
• Preguntas frecuentes sobre las tarjetas virtuales
  

¿Qué es una tarjeta virtual?

Una tarjeta virtual es una versión digital de una tarjeta física, como una tarjeta de crédito o de débito. Se utilizan sobre todo para transacciones por Internet. Al igual que una tarjeta tradicional, una tarjeta virtual tiene un número de tarjeta, una fecha de caducidad y un código de seguridad (generalmente, un valor de verificación de tarjeta (CVV) o código de verificación de tarjeta (CVC)). Estos datos se generan electrónicamente.

¿Para qué se usan las tarjetas virtuales?

Por lo general, las tarjetas virtuales se usan para realizar compras o transacciones por Internet que no requieren la presencia física de la tarjeta. Últimamente han ganado mucha popularidad, en gran parte por sus características de adaptabilidad y seguridad. A continuación, se muestra cómo suelen usarlas las empresas:

• Compras en Internet: Como método de pago en el que prima el uso de medios digitales, las tarjetas virtuales se prefieren en las transacciones de e-commerce. Permiten llevar a cabo las transacciones sin revelar los datos bancarios o de la tarjeta principal, lo que reduce la exposición ante los posibles fraudes.

• Gestión de la suscripción: A menudo las empresas se decantan por las tarjetas virtuales a la hora de contratar servicios en Internet o software. Si un servicio deja de ser necesario, la tarjeta virtual se puede desactivar y se evitan así futuros cargos.

• Gestión de los gastos: Las empresas suelen emplear tarjetas virtuales para gestionar los gastos, como los viajes de los empleados. Pueden emitir una tarjeta virtual a un empleado para una compra concreta, lo que proporciona otro nivel de control y supervisión sobre los gastos.

• Pagos a proveedores: Las empresas pueden generar tarjetas virtuales con límites establecidos para los proveedores y facilitar así la gestión y el seguimiento de los pagos.

• Casos de un solo uso: En el caso de las transacciones en las que se desea una mayor seguridad, las empresas pueden generar tarjetas virtuales de un solo uso. Una vez finalizada la transacción, los datos de la tarjeta quedan obsoletos, lo que hace que cualquier filtración de datos tenga menos impacto.

• Gastos de los empleados: En lugar de emitir tarjetas corporativas físicas, algunas empresas prefieren dar a los empleados tarjetas virtuales con límites predefinidos para las compras relacionadas con la empresa.

• Campañas publicitarias: Al realizar campañas publicitarias en Internet, las empresas pueden usar tarjetas virtuales para asignar los presupuestos de manera eficaz. Si se agota el presupuesto de una campaña, la tarjeta evitará el exceso de gasto.

• Facturación según uso: En el caso de los servicios que se facturan en función del uso, como el alojamiento en la nube, las tarjetas virtuales pueden ayudar a las empresas a gestionar los gastos imprevistos mediante la fijación de un límite a los posibles cargos.

¿Cómo funcionan las tarjetas virtuales?

Las tarjetas virtuales ofrecen a las empresas el control sobre los gastos de los empleados y de los proveedores a escala. Este es el proceso básico:

• Emisión: El banco o la plataforma de gestión del gasto de una empresa genera los números de las tarjetas virtuales vinculadas a una cuenta de empresa centralizada; a menudo se emiten decenas o cientos a la vez para distintos empleados, equipos o proveedores.

• Controles personalizados: Los administradores pueden establecer límites de gasto, restringir las tarjetas a determinados proveedores o categorías (p. ej., suscripciones de software, viajes) y elegir si la tarjeta es reutilizable o de un solo uso para un único pago.

• Asignación: Se pueden emitir tarjetas para cada empleado, departamento o proyecto específico, lo que facilita el seguimiento de quién realiza los gastos sin tener que repartir tarjetas de empresa físicas.

• Ruta de las transacciones: Las compras se procesan como pagos con tarjeta normales, donde los cargos se envían automáticamente a la cuenta central de la empresa y se clasifican a efectos contables.

• Seguimiento y conciliación en tiempo real: Los equipos de finanzas obtienen visibilidad de las transacciones a medida que se producen, las cuales se suelen sincronizar con el software de contabilidad para agilizar la generación de informes de gastos y reducir al mínimo la conciliación manual.

• Caducidad o revocación: Las tarjetas se pueden configurar para que caduquen de manera automática o se anulen de inmediato si un empleado se va, una relación con un proveedor llega a su fin o se sospecha que se ha producido un fraude.

¿Son seguras las tarjetas virtuales?

Las tarjetas virtuales ofrecen varias funciones de seguridad que abordan vulnerabilidades comunes asociadas a las transacciones con tarjetas tradicionales. A continuación se detallan estas ventajas:

• Exposición limitada: Como las empresas suelen crear tarjetas virtuales para fines específicos, la tarjeta principal o los datos bancarios no se exponen durante las transacciones. Esto reduce el riesgo de robo de datos.

• Tarjetas de un solo uso: Muchas tarjetas virtuales se generan para un solo uso. Después de la transacción prevista, los datos de la tarjeta dejan de ser válidos, por lo que resultan inútiles para posibles autores de fraudes.

• Controles de gasto: Los usuarios pueden establecer límites específicos en las tarjetas virtuales, en cuanto al importe total, el período de validez o la categoría del comerciante. Esto ofrece otro nivel de control y ayuda a reducir los posibles daños causados por transacciones no autorizadas.

• Tarjetas exclusivas para empresas: Algunas tarjetas virtuales pueden limitarse a una empresa en particular. Aunque los datos de la tarjeta se vean comprometidos, no funcionarán en ninguna otra parte.

• Emisión y cancelación inmediatas: Las tarjetas virtuales se pueden generar al instante y cancelar en cualquier momento. Si se sospecha de alguna infracción o mal uso, la tarjeta se puede desactivar en el momento.

• Alertas en tiempo real: Muchas plataformas que ofrecen tarjetas virtuales proporcionan notificaciones en tiempo real para cada transacción, lo que facilita detectar e informar de actividades no autorizadas.

• Sin riesgo físico: Al no existir una tarjeta tangible, no hay riesgo de perderla o de que la roben como suele pasar con las físicas.

Aunque las tarjetas virtuales cuentan con mecanismos de seguridad sólidos, ningún método de pago está exento de riesgos. Las prácticas recomendadas (p. ej., usar redes de confianza, mantener actualizado el software, supervisar con frecuencia el historial de transacciones) pueden aumentar la seguridad de las tarjetas virtuales.

Ventajas y desventajas de las tarjetas virtuales

Las tarjetas virtuales son una solución para diversos desafíos financieros a los que se enfrentan habitualmente las empresas, pero el uso de este método de pago también tiene algunos inconvenientes. Antes de decidir si las tarjetas virtuales son una buena opción para tu empresa, sopesa sus ventajas frente a sus desventajas.

Ventajas de las tarjetas virtuales

• Mitigación de riesgos: Las tarjetas virtuales, en especial las de un solo uso, reducen significativamente las probabilidades de fraude. Una vez utilizadas, los datos de la tarjeta dejan de ser válidos. Esto elimina prácticamente cualquier oportunidad de que se realicen transacciones no autorizadas. En el caso de las empresas, esto reduce la necesidad de controlar los daños asociados a las vulneraciones financieras.

• Control de presupuesto: Las empresas pueden emitir tarjetas virtuales con límites predefinidos. Por ejemplo, si a un departamento se le asigna un presupuesto concreto para la compra de software, se puede crear una tarjeta virtual con ese límite exacto para evitar gastos excesivos.

• Emisión instantánea: La espera de las tarjetas físicas puede provocar retrasos operativos, sobre todo si se necesitan transacciones inmediatas. Las tarjetas virtuales eliminan esta espera, lo cual resulta beneficioso en los entornos empresariales con un ritmo acelerado.

• Uso personalizado: Los usuarios pueden configurar las tarjetas virtuales para que funcionen solo con determinadas empresas, lo que reduce al mínimo el uso indebido o la mala asignación de fondos.

• Facilidad de conciliación: Las tarjetas virtuales pueden aumentar la eficacia de los equipos de contabilidad. Una empresa puede asociar cada tarjeta a proyectos o departamentos concretos. Las transacciones se clasifican automáticamente en cuanto se efectúan, lo que simplifica los procesos de conciliación de fin de mes.

• Impacto medioambiental: Las tarjetas virtuales, al no implicar la producción o el envío de plásticos, representan una opción más sostenible y están en consonancia con muchos de los objetivos de la responsabilidad social corporativa.

• Seguridad: Una de las principales ventajas de las tarjetas virtuales es la mejora de la seguridad de los pagos. Algunas tarjetas virtuales se han diseñado para un solo uso. Una vez usadas en una transacción, dejan de ser válidas. Esto reduce el riesgo de uso fraudulento o no autorizado. Otras tarjetas virtuales pueden tener límites establecidos o estar vinculadas a una empresa en particular.

• Flexibilidad: Dependiendo del emisor, una tarjeta virtual se puede vincular a una cuenta bancaria tradicional o a una línea de crédito, o bien puede estar recargada de fondos. Además, es posible configurar las tarjetas virtuales con controles de gasto como límites en el importe de la transacción, el gasto total, los rangos de fechas o las categorías de comerciantes.

Desventajas de las tarjetas virtuales

• No se aceptan en todas partes: A pesar de la creciente popularidad de las tarjetas virtuales, hay empresas que no las aceptan y requieren la presentación de una tarjeta física.

• Dependencia excesiva de la tecnología: Aunque la naturaleza digital de las tarjetas virtuales aporta comodidad, también significa que las empresas dependen de las plataformas de emisión. Cualquier fallo técnico, interrupción o ciberataque podría paralizar las operaciones.

• Curva de aprendizaje: La introducción de las tarjetas virtuales en una empresa podría requerir la formación de los empleados, en especial de aquellos que no estén familiarizados con la tecnología. Esto podría dar lugar a resistencias iniciales o errores.

• Dificultades en la integración: No todos los sistemas de contabilidad o gestión de gastos son compatibles con las tarjetas virtuales, lo que puede complicar el proceso de integración. Esto podría hacer necesarias inversiones adicionales en software o soluciones alternativas manuales.

• Pérdida de ventajas de las tarjetas físicas: Algunas tarjetas corporativas físicas incluyen ventajas como el acceso a las salas VIP de los aeropuertos y seguros de viaje. El cambio completo a un formato virtual puede suponer el sacrificio de estos beneficios.

Cómo elegir un proveedor de tarjetas de crédito virtuales

No todos los proveedores de tarjetas virtuales ofrecen el mismo nivel de funciones, por lo que vale la pena evaluar algunos factores antes de comprometerte con uno para tu empresa:

• Compatibilidad con las redes de tarjetas: Por lo general, los proveedores emiten tarjetas a través de redes como Visa o Mastercard. Antes de que crees tu cuenta, comprueba que tus vendedores y proveedores habituales acepten pagos en esa red para evitar problemas más adelante.

• Integración con las herramientas existentes: Fíjate en cómo se conecta el proveedor con el software de contabilidad, gastos o tesorería que ya utiliza tu empresa. Una buena integración puede ahorrarle a tu equipo financiero horas de introducción de datos manual y conciliación cada mes.

• Controles de gasto y flexibilidad: Compara el nivel de detalle de los controles de cada proveedor. Deberás poder limitar los importes de gasto, limitar las compras a determinadas categorías o proveedores, y establecer la frecuencia de uso para que las tarjetas se ajusten a tus políticas internas.

• Informes y visibilidad: Algunos proveedores ofrecen paneles de control y análisis en tiempo real más fiables que otros. Una mayor visibilidad de las transacciones a medida que se producen hace que sea más fácil detectar actividades inusuales y mantener los presupuestos al día.

• Precios y comisiones: Entiende cómo cobra cada proveedor (ya sea a través de comisiones de suscripción, costes por tarjeta o comisiones de transacción) y evalúalo en relación con las funciones que necesitas.

Cómo conseguir una tarjeta virtual para tu negocio

Conseguir una tarjeta virtual para tu empresa no tiene por qué entrañar ninguna dificultad, pero el proceso varía de un proveedor a otro. Estos son los pasos que la mayoría de empresas suelen dar:

• Investiga los proveedores: Hay una gran variedad de servicios de tarjetas virtuales disponibles; cada uno con funciones, estructuras de comisiones e integraciones exclusivas. Debes tomarte el tiempo necesario para comprender qué servicio se ajusta mejor a las necesidades de tu empresa.

• Configura tu cuenta: Una vez que selecciones a un proveedor, normalmente tendrás que configurar una cuenta de empresa. Para ello, a menudo se deben proporcionar datos de la empresa, como su razón social, la dirección y el número de identificación fiscal.

• Completa la verificación: La mayoría de los proveedores llevarán a cabo un proceso de verificación para autenticar la legitimidad de tu empresa. Esto puede implicar la presentación de documentación, como licencias comerciales, extractos bancarios y declaraciones de impuestos.

• Establece controles en las tarjetas: Una vez verificada tu empresa, puedes personalizar la configuración de la tarjeta virtual. Esto incluye el establecimiento de límites de gasto, la determinación de qué empleados tienen acceso y la especificación de categorías de comerciantes en caso necesario.

• Integra el software de contabilidad: Muchos proveedores de tarjetas virtuales ofrecen integraciones con herramientas populares de contabilidad y gestión de gastos. Su conexión puede simplificar el seguimiento de los gastos y la conciliación.

• Emite tarjetas: Después de la configuración, puedes empezar a emitir tarjetas virtuales a los empleados o departamentos pertinentes. La mayoría de las plataformas permiten generar estas tarjetas con rapidez, lo que permite el acceso inmediato.

• Ocúpate de la gestión continua: Deberás revisar las transacciones con regularidad, ajustar la configuración de las tarjetas según sea necesario y vigilar las actividades sospechosas. La mayoría de las plataformas proporcionan información e informes en tiempo real para ayudar en esta supervisión.

Las tarjetas virtuales no son solo una moda, sino una herramienta que las empresas pueden utilizar para aumentar la seguridad y mejorar la experiencia de las transacciones. Gracias a las tarjetas virtuales, las empresas pueden controlar sus gastos más de cerca y adaptarse rápidamente con la ayuda de los datos en tiempo real.

Cómo puede ayudarte Stripe Issuing

Stripe Issuing te permite emitir, distribuir y gestionar fácilmente tarjetas de gastos personalizadas para crear nuevas fuentes de ingresos y mejorar la experiencia de tus clientes.

Esto es lo que puedes conseguir con Stripe Issuing:

• Lanzar nuevos productos de tarjetas: genera rápidamente tarjetas físicas, virtuales o tokenizadas adaptadas a las necesidades de tu negocio, ya sean para gastos, programas de recompensas u otros usos.

• Mejora la eficiencia operativa: Automatiza la emisión y la gestión de las tarjetas a través de las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe, de modo que se reduzca la complejidad del trabajo con varios emisores de tarjetas.

• Mejorar la experiencia del cliente: proporciona a tus usuarios una tarjeta personalizada con tu identidad de marca que se integre a la perfección con tus productos y servicios.

• Obtener una mayor visibilidad y control: accede a datos detallados sobre las transacciones y herramientas para supervisar el uso de las tarjetas, establecer límites de gasto o cancelarlas cuando sea necesario.

• Conseguir nuevas oportunidades de ingresos: monetiza tus programas de tarjetas mediante la recaudación de ingresos compartidos por intercambio o la oferta de servicios de valor añadido.

• Acceder a la experiencia de Stripe: aprovecha todas las ventajas de trabajar con una infraestructura sólida y fiable, y del soporte en materia de cumplimiento de las normativas que Stripe ha desarrollado tras gestionar los programas de tarjetas de algunas de las empresas más importantes del momento.

Obtén más información sobre cómo Stripe Issuing puede ayudarte a facilitar el crecimiento de tu negocio con programas personalizados de tarjetas, o crea una cuenta hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre las tarjetas virtuales

A continuación, se indican las preguntas más frecuentes de las empresas sobre el uso de tarjetas virtuales para los gastos de empresa.