Durante estos últimos años, la popularidad de las tarjetas virtuales ha ido creciendo sin descanso. Según las previsiones, el mercado mundial de estas tarjetas crecerá desde los aproximadamente 12.000 millones de dólares registrados en 2021 hasta 65.000 millones en 2030. Las tarjetas virtuales responden a las necesidades cambiantes de los negocios, especialmente las derivadas del trabajo remoto, las compras por Internet y la seguridad digital.

A pesar de que son funcionales, las tarjetas convencionales de plástico suelen padecer ciertas limitaciones que no encajan bien con el dinamismo de las empresas de hoy. Como método de pago, las tarjetas virtuales destacan por su flexibilidad y el elevado nivel de seguridad. Pero es que además cuentan con funcionalidades que podrían redefinir la gestión de los gastos y los pagos a proveedores. Veamos qué debería conocer cualquier empresa sobre este tema.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una tarjeta virtual?
  
• ¿Para qué se usan las tarjetas virtuales?
  
• ¿Son seguras las tarjetas virtuales?
  
• Ventajas y desventajas de las tarjetas virtuales
  
• Cómo conseguir una tarjeta virtual para tu negocio
  

¿Qué es una tarjeta virtual?

Una tarjeta virtual es la versión digital de una tarjeta de plástico, como pueden ser una tarjeta de crédito o de débito. Los datos de la tarjeta sirven principalmente para realizar transacciones por Internet. Aquí tienes un resumen de los puntos fuertes y las características básicas de las tarjetas virtuales:

• Datos de la tarjeta: Al igual que sucede con las tarjetas convencionales, cada tarjeta virtual cuenta con un número de tarjeta, una fecha de caducidad y un código de seguridad, normalmente en formato de valor de verificación de la tarjeta (CVV) o código de verificación de la tarjeta (CVC). Todos estos datos se generan por medios electrónicos.

• Uso: Generalmente, las tarjetas virtuales se usan para realizar compras por Internet o ejecutar transacciones en las que no se requiere la presencia de una tarjeta física.

• Seguridad: Una de las ventajas más importantes de las tarjetas virtuales es el refuerzo de la seguridad en los pagos. Algunas tarjetas virtuales se diseñan para que sean de un solo uso. O sea, que sirven para ejecutar una transacción y luego pierden su validez. Este mecanismo reduce el riesgo de uso fraudulento o sin autorización. También es posible establecer límites o bloquear el uso de las tarjetas virtuales para restringirlas a un negocio específico.

• Emisión: Las tarjetas virtuales se pueden emitir de forma instantánea, así que se obtienen mucho más rápido que las tarjetas físicas, que deben enviarse por correo.

• Vinculación: La tarjeta virtual puede estar vinculada a una cuenta de banco convencional o una línea de crédito, pero también puede precargarse con dinero. Esto depende del emisor.

• Flexibilidad: Es posible configurar controles de gasto para las tarjetas virtuales. Por ejemplo, establecer límites para el importe de las transacciones, totales máximos de gastos, intervalos de fechas o categorías de comerciantes.

• Gestión de gastos: Con frecuencia, las empresas aprovechan las tarjetas virtuales para gestionar los gastos, ya que pueden entregarle una tarjeta virtual a una empleada para que realice una compra específica. Así se consigue una capa adicional de control y supervisión sobre los gastos.

• Sostenibilidad: Se considera que las tarjetas virtuales son más ecológicas que las convencionales porque prescinden del plástico.

¿Para qué se usan las tarjetas virtuales?

En estos últimos años, las tarjetas virtuales han cobrado notoriedad, principalmente porque son muy adaptables y refuerzan la seguridad. ¿Cómo se suelen utilizar en el mundo empresarial? Veamos los ejemplos más habituales:

• Compras por Internet: Debido a su naturaleza esencialmente digital, son el método de pago preferido para ejecutar transacciones de e-commerce. Permiten realizar transacciones sin tener que revelar los datos bancarios ni los datos de la tarjeta primaria, con lo que se reduce la exposición a posibles intentos de fraude.

• Administración de suscripciones: A menudo, las empresas optan por usar tarjetas virtuales al suscribirse a servicios en línea o programas de software. Cuando ya no es necesario usar ese servicio, basta desactivar la tarjeta virtual para evitar futuros cargos.

• Gastos de viaje: Algunas empresas emiten tarjetas virtuales a su plantilla para que abonen gastos de viaje. Así controlan con más precisión los gastos y también resultan más fáciles de conciliar.

• Pagos a proveedores: Existe la posibilidad de generar tarjetas virtuales con límites fijos para proveedores, para simplificar la gestión y el seguimiento de los pagos.

• Tarjetas de un solo uso: Para realizar transacciones que requieran más seguridad, cualquier empresa puede generar tarjetas virtuales de un solo uso. Una vez concluida la transacción, sus datos quedan obsoletos, de modo que no causarían ningún problema si se sufriese una filtración.

• Gastos de empresa de los empleados: En lugar de entregar tarjetas corporativas físicas, hay empresas que prefieren entregar tarjetas virtuales al personal, con límites predefinidos para los gastos ligados a su actividad profesional.

• Campañas publicitarias: Se pueden usar tarjetas virtuales para distribuir los presupuestos de la manera más eficaz cuando se lleva a cabo una campaña publicitaria. De tal modo, la tarjeta impide que se supere el límite de gasto cuando ya se ha agotado el presupuesto de la campaña.

• Facturación según uso: Para servicios que calculan la factura de acuerdo con el uso que se hace de ellos, las tarjetas virtuales permiten que las empresas gestionen gastos imprevistos, porque se les puede fijar un límite a los cargos admisibles.

¿Son seguras las tarjetas virtuales?

Las tarjetas virtuales ofrecen varias características de seguridad dirigidas a paliar vulnerabilidades que sí son habituales en las transacciones con tarjetas convencionales. Vamos a detallar los aspectos ligados a la seguridad:

• Limitación de la exposición a riesgos: Muy a menudo, las empresas crean tarjetas virtuales para fines muy específicos. Y como consecuencia, evitan que los datos bancarios o los datos de la tarjeta primaria queden expuestos durante las transacciones. Así se reduce al mínimo el riesgo de robos de datos.

• Tarjetas de un solo uso: Muchas tarjetas virtuales se generan para usarlas una sola vez. Tras concluir la transacción, sus datos quedan invalidados y son inútiles para potenciales usuarios fraudulentos.

• Controles de gasto: Cualquier usuario puede establecer límites específicos para las tarjetas virtuales: respecto al importe total gastado, a su fecha de caducidad o a la categoría de comerciante. Eso permite reforzar el control y limita los perjuicios que provocarían transacciones sin autorización.

• Tarjetas específicas de empresa: Algunas tarjetas virtuales se pueden bloquear, de modo que únicamente sirvan para un negocio o empresa concretos. Por tanto, aunque se filtren los datos de la tarjeta, no servirán para comprar a otras empresas o contratar otros servicios.

• Emisión y anulación inmediatas: Las tarjetas virtuales se generan de forma instantánea y también se anulan casi de forma inmediata. Si sospechamos que se han filtrado datos o que la tarjeta se ha utilizado de manera indebida, se puede desactivar enseguida.

• Alertas en tiempo real: Muchas plataformas que ofrecen tarjetas virtuales envían notificaciones en tiempo real para informar de cada transacción. Así es más fácil detectar y denunciar actividades desarrolladas sin autorización.

• Cero riesgos físicos: Como no hay que utilizar una tarjeta física y tangible, tampoco existe el peligro de perderla o de que nos la sustraigan.

Las tarjetas virtuales disponen de mecanismos de seguridad muy sólidos, pero aun así, recordemos que ningún método de pago está exento de riesgos. Para reforzar el nivel de seguridad, conviene aplicar las mejores prácticas, como utilizar solamente redes de confianza, mantener actualizado el software y revisar periódicamente el historial de transacciones.

Ventajas y desventajas de las tarjetas virtuales

Las tarjetas virtuales constituyen una solución para diversas dificultades que las empresas suelen enfrentar en el plano financiero, pero no son un método de pago libre de desventajas. Antes de decidir si son una opción recomendable o no para tu negocio, deberías sopesar sus puntos fuertes y débiles:

Ventajas de las tarjetas virtuales

• Mitigación de los riesgos: Las tarjetas virtuales, especialmente las de un solo uso, reducen significativamente las posibilidades de sufrir fraude. En cuanto se utilizan, los datos de esas tarjetas quedan invalidados, así que resulta imposible explotarlos para realizar transacciones sin autorización. Como consecuencia, mejora el control del alcance de los daños provocados por filtraciones de datos financieros.

• Control de presupuestos: Existe la posibilidad de emitir tarjetas virtuales con límites preestablecidos. Por ejemplo, imagina que a un departamento se le asigna un presupuesto específico para adquirir software. Entonces ese departamento puede configurar una tarjeta virtual con ese límite aplicado y así impedirá que se cometan excesos.

• Emisión instantánea: Si tenemos que esperar a que nos llegue una tarjeta física, se corre el riesgo de que las operaciones se retrasen. Sobre todo cuando es preciso realizar transacciones de inmediato. Con las tarjetas virtuales, esa espera desaparece; una gran ventaja en entornos empresariales donde prima la velocidad.

• Uso personalizado: Las personas usuarias de las tarjetas virtuales pueden configurarlas para que solo permitan ejecutar transacciones con ciertos negocios. Así hay menos peligro de que se usen de manera indebida o se dirijan fondos a fines inadecuados.

• Facilidad para la conciliación: Las tarjetas virtuales pueden incrementar la eficiencia de los equipos de contabilidad. La empresa puede asociar cada tarjeta individual a proyectos o departamentos específicos. Cuando se van produciendo las transacciones, se categorizan automáticamente y eso simplifica el proceso de conciliación a final de mes.

• Impacto medioambiental: Como ya no es necesario fabricar la tarjeta con plásticos ni enviarla, las tarjetas virtuales representan una opción más sostenible, en línea con los objetivos de responsabilidad social corporativa.

Desventajas de las tarjetas virtuales

• No se aceptan de forma universal: A pesar de su creciente popularidad, hay empresas que no las aceptan y exigen que se opere con una tarjeta física.

• Dependencia excesiva de la tecnología: La naturaleza digital de las tarjetas virtuales aporta ventajas prácticas, es cierto. Pero también implica que las empresas dependen de las plataformas emisoras. Cualquier error técnico, fallo del servicio o ciberataque podría causar una interrupción del funcionamiento.

• Curva de aprendizaje: Es posible que antes de introducir las tarjetas virtuales en una empresa sea necesario formar a la plantilla, especialmente a quienes no se manejen demasiado bien con la tecnología. Incluso podría haber cierta reticencia inicial a usarlas o suceder algún malentendido.

• Dificultades para la integración: No todos los sistemas de contabilidad y gestión de gastos son compatibles con las tarjetas virtuales, lo cual podría dificultar el proceso de integración. Quizás sea necesario invertir más en software o diseñar soluciones alternativas manuales.

• Pérdida de las ventajas asociadas a las tarjetas físicas: Algunas tarjetas físicas corporativas tienen aparejadas ventajas como el acceso a las salas VIP en los aeropuertos o seguros de viaje. Dar el salto a un formato totalmente virtual quizás nos obligue a renunciar a ellas.

Cómo conseguir una tarjeta virtual para tu negocio

Conseguir una tarjeta virtual para tu empresa no tiene por qué entrañar ninguna dificultad, pero el proceso varía de un proveedor a otro. Estos son los pasos que la mayoría de empresas suelen dar:

• Analizar a los proveedores: Hay una amplia variedad de servicios de tarjeta virtual, cada uno con sus rasgos distintivos, sus programas de comisiones e integraciones. Así que debes dedicar tiempo a investigar qué servicio encaja mejor con las necesidades de tu negocio.

• Apertura de la cuenta: Tras seleccionar el proveedor, normalmente es necesario abrir una cuenta de empresa, para lo cual se suelen pedir datos sobre la misma, como su nombre legal, su razón social, el domicilio y el número de identificación fiscal.

• Proceso de verificación: La mayoría de los proveedores llevan a cabo un proceso de verificación para comprobar que el tuyo es un negocio legítimo. Tal vez debas remitirles documentación: licencias de actividad, extractos bancarios o declaraciones de impuestos, por ejemplo.

• Determinación de los controles de la tarjeta: Una vez concluida la verificación, ya puedes personalizar los ajustes de configuración de la tarjeta. Si es necesario, podrás establecer límites de gasto, decidir qué integrantes de la plantilla tendrán acceso o especificar con qué categorías de comerciantes se pueda usar la tarjeta.

• Integración con software de contabilidad: Muchos proveedores de tarjetas virtuales ofrecen integraciones con las herramientas de contabilidad y gestión de gastos más comunes. Si conectas ambos elementos, será mucho más fácil vigilar y conciliar los gastos.

• Emisión de tarjetas: Después de la configuración, podrás empezar a emitir tarjetas virtuales para las personas o los departamentos pertinentes de la empresa. La mayoría de plataformas permiten generarlas rápidamente, así que estarán disponibles de inmediato.

• Gestión continua: Repasa periódicamente las transacciones, ajusta la configuración de las tarjetas según requiera la situación y vigila para detectar actividades sospechosas. La mayoría de plataformas ofrece información y observaciones en tiempo real que te ayudarán a supervisarlo todo.

Las tarjetas virtuales son mucho más que una moda: son una herramienta fantástica para que las empresas refuercen la seguridad y pulan la experiencia de efectuar transacciones. Gracias a ellas es posible monitorizar los gastos al detalle y realizar ajustes rápidamente, tras consultar datos en tiempo real.