Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Accounts payable, AP) sind der Geldbetrag, den ein Unternehmen seinen Lieferanten oder Gläubigern für auf Kredit gekaufte Waren oder Dienstleistungen schuldet. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden in der Bilanz eines Unternehmens unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten ausgewiesen. In der Regel handelt es sich bei Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen um kurzfristige Schulden, die das Unternehmen voraussichtlich innerhalb eines Jahres oder innerhalb eines Geschäftszyklus bezahlen wird, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Accounts receivable, AR) hingegen sind die Gelder, die einem Unternehmen von seinen Kunden/Kundinnen für gelieferte, aber noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen geschuldet werden. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen stellen eine vom Unternehmen gewährte Kreditlinie dar, die in der Regel innerhalb eines kurzen Zeitraums, z .B. 30, 60 oder 90 Tage, fällig ist. In der Bilanz eines Unternehmens werden Forderungen aus Lieferungen und Leistungen als kurzfristige Vermögenswerte aufgeführt, d. h. es wird erwartet, dass sie innerhalb eines Geschäftsjahres zu Geld gemacht werden.

Im Folgenden erläutern wir die Unterschiede zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, worin sie bestehen und wie sie gehandhabt werden, sowie die Best Practices, Tools und Tipps, mit denen Unternehmen sie verwalten können. Nachfolgend erfahren Sie, was Sie dazu wissen müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind die Unterschiede zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen?
  
• Best Practices für die Kreditorenbuchhaltung
  
• Best Practices für die Debitorenbuchhaltung
  
• So kann Stripe Sie unterstützen
  

Was sind die Unterschiede zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen?

Debitoren und Kreditoren sind wichtige Begriffe der Buchhaltung, die oft verwechselt werden, obwohl sie unterschiedliche Elemente des Buchhaltungsvorgangs darstellen. Nachfolgend werden die Hauptunterschiede genauer erläutert:

Ihre Bedeutung

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren): Gelder, die Kunden/Kundinnen Ihrem Unternehmen für Waren oder Dienstleistungen schulden, die sie auf Kredit gekauft haben. Sie können sich das wie einen Geldeingang vorstellen.
  
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Gelder, die Ihr Unternehmen Lieferanten oder Verkäufern/Verkäuferinnen für auf Kredit gekaufte Waren oder Dienstleistungen schuldet. Hier geht es um einen Geldausgang.
  

Bilanzgliederung

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Sie gelten in Ihrer Bilanz als kurzfristige Vermögenswerte, da sie voraussichtlich innerhalb eines Jahres in Liquidität umgewandelt werden.
  
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Sie gelten als kurzfristige Verbindlichkeit in Ihrer Bilanz, da es sich um eine kurzfristige Schuld handelt, die innerhalb eines Jahres beglichen werden muss.
  

Auswirkungen durch Transaktionen

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Sie erhöhen sich, wenn Sie Verkäufe tätigen, und verringern sich, wenn Sie die Zahlung in bar erhalten.
  
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Sie steigen, wenn Sie Käufe tätigen, und sinken, wenn Sie Zahlungen leisten.
  

Normaler Saldo

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Normalerweise ein Sollsaldo.
  
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Normalerweise ein Habensaldo.
  

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen beispielsweise um ein Restaurant handelt und eine Kundin oder ein Kunde Essen bestellt, aber nicht sofort bezahlt, geht dieser Betrag in die Debitorenbuchhaltung ein. Wenn Sie jedoch von einem Lieferanten Zutaten gekauft und nicht sofort bezahlt haben, würde dieser Betrag in die Kreditorenbuchhaltung eingehen.

Best Practices für die Kreditorenbuchhaltung

Wenn es um die Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung geht, können Unternehmen einige Best Practices anwenden, um Genauigkeit und Effizienz zu gewährleisten. Nachfolgend finden Sie einen Überblick:

Verbessern Sie die Kontoverwaltung

• Automatisierte Lösungen und digitale Transformation: Investieren Sie in eine Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung, die Funktionen wie optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) für die Rechnungsverarbeitung, elektronische Workflow-Genehmigungen und automatischen Dreifachabgleich (Rechnung, Bestellung und Eingangsbericht) bietet. Implementieren Sie Algorithmen für maschinelles Lernen, um historische Zahlungsdaten zu analysieren, optimale Zahlungszeitpunkte zu ermitteln und Muster zu erkennen, die auf Fehler oder Betrug hinweisen könnten.

• Verwaltung der Lieferantenbeziehungen: Führen Sie regelmäßige Leistungsprüfungen der wichtigsten Lieferanten durch, um deren Lieferfristen, die Qualität der Waren oder Dienstleistungen und die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu bewerten. Verhandeln Sie Bedingungen, die verlängerte Zahlungsfristen, Mengenrabatte oder verbesserte Dienstleistungen oder Preise im Gegenzug für sofortige oder im Voraus geleistete Zahlungen beinhalten.

• Dynamische Rabatte: Implementieren Sie eine gleitende Skala für dynamische Rabatte, bei der der Rabattsatz davon abhängt, wie früh die Zahlung geleistet wird. Nutzen Sie Kreditorenbuchhaltungssoftware, um Lieferanten automatisch dynamische Rabattoptionen anzubieten, die auf vordefinierten Kriterien wie dem Rechnungsbetrag oder der Lieferantenkategorie basieren.

• Strenge Compliance und interne Kontrollen: Aktualisieren und prüfen Sie regelmäßig die internen Kontrollverfahren, einschließlich der Aufgabentrennung (verschiedene Personen für Rechnungsgenehmigung, Zahlungsabwicklung und Abgleich). Achten Sie auf die Einhaltung globaler Finanzvorschriften, wie zum Beispiel das Führen einer angemessenen Dokumentation für Rechnungsprüfungen und das Durchführen von Anti-Geldwäsche-Maßnahmen (Anti-Money Laundering, AML).

• Verbesserung der Zahlungsmodalitäten: Analysieren Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis verschiedener Zahlungsmethoden. Zum Beispiel sind ACH-Zahlungen tendenziell billiger, aber langsamer, und Überweisungen sind schneller, aber teurer. Erwägen Sie die Verwendung von Firmenkreditkarten für kleinere Transaktionen, um von Cashback- oder Prämienprogrammen zu profitieren.

• Datenanalyse und Berichterstattung: Erstellen Sie regelmäßig Berichte über die wichtigsten Kennzahlen der Kreditorenbuchhaltung, wie z. B. ausstehende Tage (Days payable outstanding, DPO), durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung und Prozentsatz der Rechnungen, die ohne menschliches Eingreifen bearbeitet werden. Nutzen Sie Trendanalysen, um saisonale Schwankungen im Rechnungsvolumen oder in den Zahlungszyklen zu erkennen, und passen Sie die Personal- oder Zahlungsstrategien entsprechend an.

• Cashflow-Management: Integrieren Sie die Daten der Kreditorenbuchhaltung in das umfassendere Finanzsystem des Unternehmens, um einen ganzheitlichen Überblick zu erhalten, der eine bessere Liquiditätsprognose und ein besseres Betriebskapitalmanagement ermöglicht. Prüfen Sie gegebenenfalls Finanzierungs- oder Factoring-Optionen, um den Cashflow zu verbessern, ohne die Lieferantenbeziehungen zu beeinträchtigen.

Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf

• Automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung und Dateneingabe: Integrieren Sie OCR-Technologie, um verschiedene Rechnungsformate in digitale Daten umzuwandeln und die manuelle Eingabe zu reduzieren. Setzen Sie automatische Datenerfassungssysteme ein, die wichtige Rechnungsdetails wie Kreditorennamen, Daten und Beträge extrahieren und in Ihr Finanzsystem eingeben können.

• Zentralisieren Sie Rechnungsfreigaben und Zahlungen: Implementieren Sie eine einheitliche Kreditorenbuchhaltungsplattform, auf der alle Rechnungen hochgeladen, genehmigt und bezahlt werden können, um so isolierte Abläufe zu eliminieren und den Workflow zu optimieren. Richten Sie digitale Workflows für Genehmigungshierarchien ein und leiten Sie Rechnungen automatisch an die richtigen Mitarbeiter/innen zur Genehmigung weiter.

• Verzichten Sie auf Papier: Stellen Sie auf ein vollständig digitales Rechnungsverarbeitungssystem um. Das spart physischen Speicherplatz und macht das Abrufen und Prüfen von Rechnungen viel effizienter. Fordern Sie Ihre Lieferanten auf, elektronische Rechnungen zu versenden, und richten Sie ein Online-System für die Rechnungseinreichung und -verfolgung ein.

Optimieren Sie Ihre Zahlungen

• Setzen Sie Frühzahlerrabatte ein: Verhandeln Sie mit Ihren Lieferanten über Rabatte für Zahlungen, die Sie vor dem Fälligkeitsdatum leisten. Die Höhe des Betrages kann je nach Fälligkeit der Zahlung gestaffelt sein. Automatisieren Sie die Erkennung von vorzeitigen Zahlungsbedingungen im Kreditorenbuchhaltungssystem, um sicherzustellen, dass diese Rabatte immer eingehalten werden.

• Verhandeln Sie verlängerte Zahlungsfristen: Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um das Zahlungsziel zu verlängern und den Cashflow Ihres Unternehmens zu verbessern. Dazu könnten längere Kreditlaufzeiten oder Ratenzahlungen gehören. Integrieren Sie diese ausgehandelten Bedingungen in Ihr Kreditorenbuchhaltungssystem, damit sie automatisch eingehalten und eingeplant werden können.

• Verwenden Sie virtuelle Kartenzahlungen: Verwenden Sie virtuelle Karten für Business-to-Business(B2B)-Zahlungen, die eine sichere, einmalig verwendbare Nummer für jede Transaktion bieten und so die Sicherheit erhöhen. Auf diese Weise profitieren Sie auch von Prämienprogrammen, die mit der Nutzung der virtuellen Karte verbunden sind, wie z. B. Cashback oder Reisepunkte.

Verbessern Sie Genauigkeit und Kontrolle

• Schaffen Sie klare interne Kontrollen: Definieren Sie spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Kreditorenbuchhaltung, einschließlich einer Aufgabentrennung, um Betrug zu verhindern. Implementieren Sie einen automatisierten Genehmigungs-Workflow, der diese Kontrollen durchsetzt und alle Rechnungsinteraktionen zu Prüfzwecken verfolgt.

• Stimmen Sie die Kreditorenbuchhaltung regelmäßig ab: Stimmen Gleichen Sie die Kreditorenbuchhaltung regelmäßig mit Bankauszügen und Hauptbucheinträgen ab, um eventuelle Abweichungen sofort zu erkennen und zu korrigieren. Verwenden Sie die Abstimmungstools in Ihrer Kreditorenbuchhaltungssoftware, um Teile dieses Vorgangs zu automatisieren.

• Überwachen Sie wichtige Metriken der Kreditorenbuchhaltung: Beobachten Sie Kennzahlen wie DPO, Kosten pro Rechnung und den Prozentsatz der elektronisch verarbeiteten Rechnungen genau. Nutzen Sie diese Metriken, um Trends zu erkennen, die Leistung zu bewerten und Bereiche für weitere Optimierungen zu identifizieren.

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter/innen in den korrekten Kreditorenbuchhaltungsverfahren: Führen Sie regelmäßig Schulungen für Ihre Mitarbeiter/innen durch, um sicherzustellen, dass sie mit der Software vertraut sind und die aktuellen Verfahren und Kontrollen verstehen. Erstellen Sie eine Ressourcenbibliothek mit Schulungsmaterialien und Best-Practice-Dokumenten zum Nachschlagen.

Akzeptieren Sie die Technologie

• Investieren Sie in Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Wählen Sie eine Software, die umfassende Funktionen wie elektronische Rechnungsstellung, automatisierte Arbeitsabläufe und Echtzeitberichte bietet. Wählen Sie eine Software, die mit ihren Finanzsystemen zusammenarbeiten kann, um ein einheitliches Finanzmanagement zu schaffen.

• Nutzen Sie cloudbasierte Plattformen: Verlagern Sie Ihre AP-Operationen auf eine cloudbasierte Plattform, um von Fernzugriff, verbesserter Sicherheit und automatischen Updates zu profitieren. Wählen Sie einen Cloudanbieter, der Funktionen zur Datensicherung und Notfallwiederherstellung anbietet.

• Berücksichtigen Sie neue Technologien: Halten Sie sich über neue Technologien im Bereich der Rechnungsstellung auf dem Laufenden, wie z. B. künstliche Intelligenz (KI) für den intelligenten Rechnungsabgleich oder Blockchain für sichere, transparente Transaktionen. Ziehen Sie Pilotprogramme mit neuen Technologien in Betracht, um deren Wirksamkeit und Auswirkungen auf Ihre Kreditorenbuchhaltung zu testen, bevor Sie sie in vollem Umfang implementieren.

Best Practices für die Debitorenbuchhaltung

Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Debitorenbuchhaltung reibungslos funktioniert, kann Ihr Unternehmen Zeit sparen und ungenaue Finanzberichte vermeiden. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sie Ihre Forderungen am besten verwalten können:

Optimierung der Fakturierung und Rechnungsstellung

• Setzen Sie auf digitale Lösungen: Wechseln Sie zu E-Invoicing-Plattformen, um Rechnungen effizienter zuzustellen, und nutzen Sie Funktionen wie automatische Datenerfassung und OCR-Technologie, um Fehler zu vermeiden. Implementieren Sie Systeme, die mit Vertriebs- und Dienstplattformen für die Rechnungsstellung in Echtzeit zusammenarbeiten.

• Verbessern Sie die Rechnungsgestaltung: Gestalten Sie die Rechnungen übersichtlich, mit hervorgehobener Anzeige der Fälligkeitstermine und einfachen Zahlungsanweisungen. Nutzen Sie verschiedene Lieferkanäle (z. B. E-Mail und Online-Portale), um den Kundenwünschen zu entsprechen und einen sofortigen Erhalt zu garantieren.

• Automatisieren Sie Mahnungen und Benachrichtigungen: Planen Sie automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS, wenn Fälligkeitstermine näher rücken, um Zahlungsverzug zu minimieren. Analysieren Sie die Kundenreaktionen und passen Sie die Erinnerungsstrategien entsprechend an.

Verbessern Sie das Forderungsmanagement

• Segmentieren Sie Kunden/Kundinnen strategisch: Gruppieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden anhand ihres Zahlungsverhaltens und ihrer Kreditwürdigkeit und nutzen Sie Daten für eine präzise Segmentierung. Passen Sie die Inkassostrategien und Kreditbedingungen an die einzelnen Segmente an und berücksichtigen Sie dabei deren Risikoprofil und Wert.

• Bieten Sie Anreize für frühzeitige Zahlungen: Führen Sie gestaffelte Rabatte oder Prämien für frühzeitige Zahlungen ein und automatisieren Sie diesen Vorgang in Ihrem Kreditorenbuchhaltungssystem.

• Implementieren Sie flexible Zahlungsoptionen: Akzeptieren Sie verschiedene Zahlungsmethoden, darunter Online-Portale, Kreditkarten, ACH-Überweisungen und Ratenzahlungspläne, und integrieren Sie diese in Ihr Kreditorenbuchhaltungssystem.

Steigern Sie die Effizienz des Inkassos

• Priorisieren Sie Konten effektiv: Richten Sie die ersten Inkassobemühungen auf hochwertige Konten mit einer Historie von Zahlungsverzögerungen aus und verwenden Sie prädiktive Analysen, um die Prioritäten zu setzen. Denken Sie daran, ein Gleichgewicht zwischen der Notwendigkeit von Inkasso und der Pflege von Kundenbeziehungen herzustellen.

• Wenden Sie ein abgestuftes Vorgehen an: Beginnen Sie mit freundlichen Erinnerungen und gehen Sie bei Bedarf zu durchsetzungsfähigeren Maßnahmen über, ohne dabei das Wohlwollen der Kundin oder des Kunden zu verlieren.

• Nutzen Sie Technologie zur Automatisierung: Führen Sie automatisierte Zahlungspläne und Self-Service-Portale ein, um die Zahlung zu erleichtern. Entdecken Sie KI und maschinelle Lernlösungen für anspruchsvollere Inkasso- und Kundeninteraktionsstrategien.

Bauen Sie starke Kundenbeziehungen auf

• Pflegen Sie eine offene Kommunikation: Gehen Sie proaktiv auf Ihre Kundinnen und Kunden zu, insbesondere auf diejenigen, die mit Zahlungsschwierigkeiten zu kämpfen haben, um für beide Seiten vorteilhafte Lösungen zu finden. Nutzen Sie Plattformen für das Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM), um diese Interaktionen zu verwalten und zu dokumentieren und auf diese Weise eine personalisierte und fundierte Strategie zu entwickeln.

• Bieten Sie transparente Updates: Informieren Sie Ihre Kundschaft über den Stand ihres Kontos und alle eingeleiteten Inkassomaßnahmen.

• Belohnen Sie treue Kundinnen und Kunden: Entwickeln Sie Kundenbindungsprogramme oder besondere Rabatte für regelmäßige und pünktliche Zahlungen und integrieren Sie diese Anreize in Ihre Debitorenstrategie.

Optimieren Sie Daten und Analysen

• Standardisieren Sie Kundendaten: Erfassen Sie Kundendaten für eine effiziente Kommunikation und Datenanalyse systemübergreifend und nutzen Sie cloudbasierte Lösungen für eine zentrale Datenverwaltung und -zugänglichkeit.

• Beobachten Sie die wichtigsten Metriken für die Debitorenbuchhaltung: Überwachen Sie Metriken wie Außenstandsdauer (Days sales outstanding, DSO), Inkasso-Erfolgsraten und Abschreibungsquoten. Berichten Sie regelmäßig über diese Metriken, um die Effektivität der Debitorenstrategien zu bewerten und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

• Analysieren Sie das Kundenverhalten: Nutzen Sie Daten, um eingehende Analysen von Zahlungstrends und Kundenverhalten durchzuführen. Wenden Sie diese Erkenntnisse an, um Ihre Inkassostrategien, Kreditrichtlinien und Kundenkontakte zu verbessern.

So kann Stripe Sie unterstützen

Stripe Billing bietet ein umfassendes System für die Verwaltung von Außenständen durch einfache Rechnungsstellung, Abonnementverwaltung und automatisiertes Inkasso. Die Berichts- und Analysefunktionen bieten Unternehmen einen detaillierten Einblick in ihre Finanzgeschäfte. Stripe Billing verfügt zwar nur über begrenzte Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung, lässt sich aber in Buchhaltungssysteme und automatische Abgleichsfunktionen integrieren, um die Kreditorenbuchhaltung indirekt zu verwalten.

Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick darüber, was Stripe Billing Unternehmen bietet:

Funktionen der Debitorenbuchhaltung

• Rechnungsstellung: Mit Stripe Billing können Unternehmen Rechnungen für einmalige Zahlungen direkt vom Dashboard aus erstellen und verwalten und von Stripe gehostete Rechnungen in wenigen Minuten anpassen und versenden. Die Invoicing-API (Application Programming Interface) und ihre erweiterten Funktionen ermöglichen es Ihnen, den Einzug und den Abgleich von Zahlungen zu automatisieren und damit die Debitorenverwaltung zu vereinfachen.

• Abonnementverwaltung: Für Unternehmen mit wiederkehrenden Abrechnungsmodellen automatisiert und verwaltet Stripe Billing Abonnements und einmalige Zahlungen. Darunter fallen die Preisgestaltung pro Nutzer/in oder die nutzungsbasierte Abrechnung und noch weitere Abrechnungsvarianten. Stripe Billing unterstützt ebenfalls verschiedene wiederkehrende Geschäftsmodelle.

• Automatisierung der Debitorenbuchhaltung: Stripe Billing bietet Funktionen wie den automatischen Abgleich und das Inkasso, die sicherstellen, dass Rechnungen bezahlt und diese Zahlungen in den Büchern des Unternehmens ordnungsgemäß verbucht werden.

• Unterstützung von Multi-Währung: Stripe ermöglicht die Anpassung der Rechnungswährung einer Kundin oder eines Kunden, unterstützt Transaktionen in Multi-Währung und die Rechnungsstellung weltweit. Dies ist besonders für international tätige Unternehmen entscheidend.

• Daten und Berichte: Mit Stripe Billing können Unternehmen auf Software-as-a-Service (SaaS)- und Billing-Analysen zugreifen, unter anderem auf die Auswertung der Forderungen und auf strukturierter Abfragesprache (Structured Query Language, SQL) basierte Berichte. Diese Daten helfen bei der effektiven Überwachung und Verwaltung von Forderungen.

Funktionen der Kreditorenbuchhaltung

• Finanzielle Verbindungen und Datenintegration: Die finanziellen Verbindungen und Integrationen von Stripe in die Buchhaltungssoftware helfen bei der Abstimmung der Kreditorenbuchhaltung und stellen sicher, dass die ausgehenden Zahlungen genau erfasst und verwaltet werden.

• Automatischer Abgleich: Die automatische Abgleichsfunktion kann bestätigen, dass die getätigten Zahlungen mit den aufgezeichneten Transaktionen übereinstimmen. Dies ist ein wichtiger Aspekt der Kreditorenverwaltung.

• Zahlungsabwicklung: Unternehmen können Zahlungen an Verkäufer/innen oder Dienstleister mit einer Vielzahl der von Stripe angebotenen Zahlungsmethoden vornehmen, darunter ACH-Zahlungen und Kartenzahlungen.