Leverantörsreskontra är det belopp som ett företag är skyldig sina leverantörer eller borgenärer för varor eller tjänster som köpts på kredit. Leverantörsreskontra redovisas i ett företags balansräkning under kortfristiga skulder. Vanligtvis är leverantörsreskontra kortfristiga skulder som företaget förväntas betala inom ett år eller inom en verksamhetscykel, beroende på vilket som är längst.

Kundreskontra, å andra sidan är de pengar som kunder är skyldiga företaget för varor eller tjänster som är levererade men ännu inte betalade för. Kundreskontra innehåller en rad krediter, förlängda av företaget och som vanligtvis kan återvinnas inom en kort period, exempelvis 30, 60 eller 90 dagar. I ett företags balansräkning listas kundfordringar som en omsättningstillgång, vilket indikerar att de förväntas omvandlas till kontanter inom ett räkenskapsår.

Nedan förklarar vi skillnaderna mellan leverantörsreskontra och kundreskontra – vad de är och hur de hanteras – samt de bästa metoderna, verktygen och tipsen som företag kan använda för att hantera dem. Här är vad du bör veta.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är skillnaden mellan kundreskontra och leverantörsreskontra?
  
• Bästa praxis för leverantörsreskontra
  
• Bästa praxis för kundreskontra
  
• Så kan Stripe hjälpa dig
  

Vad är skillnaden mellan kundreskontra och leverantörsreskontra?

Kundreskontra och leverantörsreskontra är viktiga redovisningsbegrepp som ofta blandas ihop, men de representerar olika delar av redovisningsprocessen. Här är en förklaring till de viktigaste skillnaderna:

Vad de står för

• Kundreskontra: Pengar som kunder är skyldiga ditt företag för varor eller tjänster som de köpt på kredit. Du kan tänka på det som pengar som kommer in.
  
• Leverantörsreskontra: Pengar som ditt företag är skyldigt leverantörer eller säljare för varor eller tjänster som köpts på kredit. Det här är pengar som går ut.
  

Klassificering av balansräkning

• Kundreskontra: Betraktas som en omsättningstillgång i din balansräkning eftersom den förväntas omvandlas till kontanter inom ett år.
  
• Leverantörsreskontra: Betraktas som en kortfristig skuld i balansräkningen eftersom det är en kortfristig skuld som måste betalas inom ett år.
  

Påverkan på transaktioner

• Kundreskontra: Ökar när du säljer och minskar när du tar betalt kontant.
  
• Leverantörsreskontra: Ökar när du gör inköp och minskar när du gör betalningar.
  

Normalt saldo

• Kundreskontra: Har normalt ett debetsaldo.
  
• Leverantörsreskontra: Har normalt ett kreditsaldo.
  

Om ditt företag till exempel var en restaurang och en kund beställde mat men inte betalade omedelbart, skulle det beloppet gå till kundreskontra. Men om du köpte ingredienser från en leverantör och inte betalade för dem direkt, skulle det beloppet gå till leverantörsreskontra.

Bästa praxis för leverantörsreskontra

När det gäller hanteringen av leverantörsreskontraprocessen kan företag implementera några bästa praxis för att säkerställa noggrannhet och effektivitet. Här är en sammanfattning:

Förbättra kontohanteringen

• Automatiserade lösningar och digital omvandling: Investera i en leverantörsreskontra automatiseringsprogramvara som erbjuder funktioner som optisk teckenigenkänning (OCR) för fakturahantering, elektroniska arbetsflödesgodkännanden och automatiserad trevägsmatchning (faktura, inköpsorder och mottagningsrapport). Implementera maskininlärningsalgoritmer för att analysera historiska betalningsdata, förutsäga optimala betalningstider och identifiera mönster som kan tyda på fel eller bedrägeri.

• Hantering av leverantörsrelationer: Genomför regelbundna prestationsgranskningar med nyckelleverantörer för att bedöma deras leveranstider, kvalitet på varor eller tjänster och efterlevnad av avtalsvillkor. Förhandla om villkor där förlängda betalningsperioder, volymrabatter eller förbättrad service eller prissättning i utbyte mot snabba betalningar eller direktbetalningar kan ingå.

• Dynamiska rabatter: Implementera en glidande skala för dynamiska rabatter, där den lägre räntan varierar beroende på hur tidigt betalningen görs. Använd programvaran för leverantörsreskontra för att automatiskt erbjuda dynamiska rabattalternativ till leverantörer baserat på fördefinierade kriterier som faktura, belopp eller leverantörskategori.

• Stark efterlevnad och interna kontroller: Uppdatera regelbundet och testa rutiner för intern kontroll, inklusive ansvarsfördelning (olika personer för godkännande av faktura, betalningshantering och avstämning). Bekräfta efterlevnad av globala finansiella regelverk, som exempelvis att upprätthålla lämplig dokumentation för revisioner och implementera kontroller för penningtvätt (AML).

• Förbättra betalningsmetoder: Analysera kostnads-nyttan för olika betalningsmetoder. Till exempel tenderar ACH betalningar att vara billigare men långsammare, medan banköverföringar är snabbare men dyrare. Överväg att använda företagskreditkort för mindre transaktioner för att dra nytta av cashback- eller belöningsprogram.

• Dataanalys och rapportering: Ta regelbundet fram rapporter om viktiga mätvärden för leverantörsreskontra, t.ex. utestående dagar för betalning, genomsnittlig handläggningstid per faktura och procentandel av fakturor som behandlas utan mänsklig inblandning. Använd trendanalys för att identifiera säsongsvariationer i fakturavolymer eller betalningscykler och justera bemannings- eller betalningsstrategier därefter.

• Hantering av kassaflödet: Integrera data om leverantörsreskontra i företagets större finansiella system för en helhetsbild, vilket möjliggör bättre kassaflödesprognoser och hantering av rörelsekapital. Undersök finansierings- eller factoringalternativ där så är lämpligt för att förbättra kassaflödet utan att påverka leverantörsrelationerna negativt.

Effektivisera arbetsflödet

• Automatisera fakturahantering och datainmatning: Integrera optisk teckenigenkänningsteknik (OCR) för att konvertera olika fakturaformat till digitala data, vilket minskar manuell inmatning. Implementera automatiska system för datainsamling som kan extrahera viktiga fakturauppgifter som leverantörsnamn, datum och belopp och mata in dem i ditt ekonomisystem.

• Centralisera fakturagodkännanden och betalningar: Implementera en enhetlig leverantörsreskontra-plattform där alla fakturor kan laddas upp, godkännas och betalas, vilket eliminerar spridda processer och effektiviserar arbetsflödet. Lägg upp digitala arbetsflöden för godkännandehierarkier och dirigera fakturor automatiskt till rätt medarbetare för godkännande.

• Bli papperslös: Övergång till ett helt digitalt fakturahanteringssystem, vilket sparar fysiskt lagringsutrymme och effektiviserar upprättande och granskning av fakturor. Uppmuntra leverantörer att skicka elektroniska fakturor och upprätta ett onlinesystem för att skicka in och spåra fakturor.

Finjustera dina betalningar

• Implementera rabatter för tidig betalning: Förhandla med leverantörer för att erbjuda rabatter för betalningar du gör före förfallodatumet. Detta kan vara en glidande skala baserat på hur tidigt betalningen görs. Automatisera leverantörsreskontra-systemet så att det upptäcker tidiga betalningsvillkor för att garantera att dessa rabatter alltid beaktas.

• Förhandla om förlängda betalningsvillkor: Samarbeta med leverantörer för att förlänga betalningsperioden och förbättra kassaflödet i ditt företag. Det kan handla om längre kreditlöptider eller avbetalningar. Lägg in dessa förhandlade villkor i ditt fakturasystem för automatisk efterlevnad och schemaläggning.

• Använd virtuella kortbetalningar: Använd virtuella kort för B2B-betalningar (business-to-business) som ger ett säkert engångsnummer för varje transaktion, vilket ökar säkerheten. På så sätt kommer du också att dra nytta av belöningsprogram som är kopplade till användning av virtuella kort, till exempel cashback eller resepoäng.

Öka exakthet och kontroll

• Upprätta tydliga interna kontroller: Definiera specifika roller och ansvarsområden inom leverantörsreskontra-avdelningen, inklusive ansvarsfördelning för att förhindra bedrägeri. Implementera ett automatiserat arbetsflöde för godkännande som tillämpar dessa kontroller och spårar alla fakturainteraktioner i revisionssyfte.

• Stäm av leverantörsreskontratransaktioner regelbundet: Stäm regelbundet av leverantörsreskontratransaktioner mot kontoutdrag och huvudbokstransaktioner för att snabbt fånga upp och korrigera eventuella avvikelser. Använd avstämningsverktyg i ditt leverantörsreskontraprogram för att automatisera delar av denna process.

• Bevaka viktiga mätvärden på leverantörsreskontra: Titta noga på mätvärden som dagar för betalning, kostnad per faktura och procentandel av fakturor som behandlas elektroniskt. Använd dessa mätvärden för att identifiera trender, jämföra prestanda och identifiera områden för ytterligare optimering.

• Utbilda anställda i korrekta rutiner för leverantörsreskontra: Utbilda regelbundet leverantörsreskontra-personal för att säkerställa att de är skickliga på att använda programvaran och förstår uppdaterade rutiner och kontroller. Skapa ett resursbibliotek med utbildningsmaterial och dokumentation om metodtips som referens.

Omfamna tekniken

• Investera i leverantörsreskontra-programvara för automatiserad fakturahantering: Välj programvara som erbjuder omfattande funktioner som elektronisk fakturering, automatiserade arbetsflöden och rapportering i realtid. Leta efter programvara som kan fungera med dina ekonomisystem för att kunna hantera ekonomin enhetligt.

• Använd molnbaserade plattformar: Flytta din hantering av leverantörsreskontra till en molnbaserad plattform för att dra nytta av fjärråtkomst, förbättrad säkerhet och automatiska uppdateringar. Välj en molnoperatör som erbjuder funktioner för säkerhetskopiering och katastrofåterställningsmöjligheter.

• Överväg ny teknik: Håll dig informerad om ny teknik inom leverantörsreskontraområdet, till exempel om artificiell intelligens (AI) för intelligent fakturamatchning eller blockchain för säkra, transparenta transaktioner. Överväg pilotprogram med ny teknik för att testa deras effektivitet och inverkan på dina processer för leverantörsreskontra innan fullskalig implementering.

Bästa praxis för kundreskontra

Genom att se till att ha en smidigt fungerande rutin för kundfordringar kan du spara tid för ditt företag och undvika felaktigheter i ekonomiska rapporter. Här är en översikt över hur du bäst hanterar kundreskontra:

Effektivisera fakturor och fakturering

• Omfamna digitala lösningar: Gå över till e-faktureringsplattformar för effektivare fakturaleverans, med funktioner som automatiserad datainsamling och OCR-teknik för reducering av fel. Implementera system som fungerar med försäljnings- och serviceplattformar för fakturering i realtid.

• Förbättra fakturautformningen: Utforma fakturor tydligt, där förfallodatum och betalningsinstruktioner framträder tydligt. Använd olika leveranskanaler (t.ex. e-post och onlineportaler) för att möta kundernas preferenser och för att garantera omedelbar mottagning.

• Automatisera påminnelser och aviseringar: Schemalägg automatiska påminnelser via e-post eller sms nära inpå förfallodatum för att minimera sena betalningar. Analysera kundernas svar och justera påminnelsestrategier därefter.

Förbättra fordringshanteringen

• Segmentera kunderna strategiskt: Dela in kunder i grupper baserat på betalningshistorik och kreditvärdighet, använd data för exakt segmentering. Skräddarsy inkassostrategier och kreditvillkor för varje segment som återspeglar deras riskprofil och värde.

• Erbjud incitament för tidiga betalningar: Implementera glidande rabatter eller belöningar för tidig betalning och automatisera denna process i ditt kundreskontrasystem.

• Implementera flexibla betalningsalternativ: Godkänn en mängd olika betalningsmetoder, även portaler webbaserade portaler, kreditkort, ACH-överföringar och avbetalningsplaner och integrera dem i ditt kundreskontra-system.

Öka inkasseringseffektiviteten

• Prioritera konton effektivt: Låt de inledande insamlingsinsatserna fokusera på konton med högt värde och en historik av sena betalningar med hjälp av prediktiv analys som vägledning för prioriteringen. Kom ihåg att balansera behovet av inkasso med att upprätthålla kundrelationer.

• Använd ett akademiskt tillvägagångssätt: Börja med vänliga påminnelser och eskalera till mer bestämda åtgärder vid behov, samtidigt som du behåller kundernas goodwill.

• Använd automatiseringsteknik: Implementera automatiserade betalningsplaner och självbetjäningsportaler för enklare betalningar. Utforska lösningar för AI och maskininlärning för mer sofistikerade strategier för inkasso och kundinteraktion.

Bygg starka kundrelationer

• Upprätthåll öppen kommunikation: Interagera proaktivt med kunder, särskilt de som står inför betalningsutmaningar, för att hitta lösningar som gynnar båda parter. Använd CRM-plattformar (Customer Relationship Management) för att hantera och dokumentera dessa interaktioner och skapa en personlig och välgrundad strategi.

• Ge transparenta uppdateringar: Informera kunderna om deras kontostatus och om eventuella debiteringsåtgärder som vidtagits.

• Belöna lojala kunder: Utveckla lojalitetsprogram eller särskilda rabatter för konsekventa och punktliga betalningar och integrera dessa incitament i kundreskontra-strategin.

Förfina data och analyser

• Standardisera kunddata: Samla in kunddata i olika system för att underlätta effektiv kommunikation och dataanalys, och använd molnbaserade lösningar för centraliserad informationshantering och tillgänglighet.

• Spåra viktiga mätvärden för kundreskontra: Bevaka mätvärden som utestående antal dagar (DSO), inkassoframgångar och avskrivningsprocent. Rapportera regelbundet om dessa mätvärden för att bedöma mätvärden-strategiernas effektivitet och fatta datadrivna beslut.

• Analysera kundernas beteende: Använd data för att göra djupgående analyser av betalningstrender och kundbeteende. Använd dessa insikter för att förfina inkassostrategier, kreditpolicyer och kundengagemang.

Så kan Stripe hjälpa dig

Stripe Billing tillhandahåller ett omfattande system för hantering av kundfordringar genom enkel fakturering, abonnemangshantering och automatiserad inkasso. Dess rapporterings- och analysfunktioner ger företag en detaljerad förståelse för sin finansiella verksamhet. Även om Stripe Billing har begränsad funktionalitet för leverantörsreskontra, integreras det med redovisningssystem och automatiserade avstämningsfunktioner för att indirekt hantera leverantörsreskontraprocesser.

Här är en översikt över vad Stripe Billing erbjuder företag:

Kundreskontrafunktioner

• Fakturering: Med Stripe Billing kan företag skapa och hantera fakturor för engångsbetalningar direkt från Dashboard samt anpassa och skicka Stripe-baserade fakturor på några minuter. Fakturerings-API:et och dess avancerade funktioner kan automatisera hur du tar emot och stämmer av betalningar, vilket förenklar hanteringen av leverantörsreskontra.

• Hantering av abonnemang: För företag med modeller för återkommande fakturering automatiserar och hanterar Stripe Billing abonnemang och engångsbetalningar. Detta kan inkludera prissättning per användare, kvantitetsbaserad fakturering och mer, och det stöder olika återkommande affärsmodeller.

• Automatisering av kundreskontra: Stripe Billing tillhandahåller funktioner som automatisk avstämning och debitering, vilket säkerställer att fakturor betalas och att dessa betalningar redovisas korrekt i företagets bokföring.

• Stöd för flera valutor: Stripe tillåter justeringar av en kunds fakturerbara valuta, stöder transaktioner i flera valutor och global fakturering, vilket är viktigt för företag med internationell verksamhet.

• Data och rapportering: Med Stripe Billing får företag tillgång till Saas (software-as-a-service), inklusive åldersanalys av kundfordringar och SQL-baserad rapportering. Dessa data hjälper till att spåra och hantera kundreskontra effektivt.

Funktioner för leverantörsreskontra

• Finansiella kopplingar och dataintegration: Stripes finansiella anslutningar och integrationer med bokföringsprogram kan hjälpa till att stämma av leverantörsreskontra och se till att utgående betalningar bokförs och hanteras korrekt.

• Automatiserad avstämning: Den automatiska avstämningsfunktionen kan bekräfta att betalningar som gjorts matchar de registrerade transaktionerna, en viktig aspekt av leverantörsreskontrahanteringen.

• Betalningshantering: Företag kan göra betalningar till leverantörer eller tjänsteleverantörer med hjälp av flera olika betalningsmetoder som erbjuds av Stripe, inklusive ACH och kortbetalningar.