En rapport med en åldersanalys av kundfordringar innehåller obetalda kundfakturor och outnyttjade kreditnotor för olika datumintervall, och kategoriserar fordringarna efter hur länge de har varit utestående och delar upp dem i 30-dagarsintervall (t.ex. 0–30 dagar, 31–60 dagar, 61–90 dagar). Denna rapport hjälper företag att identifiera fakturor som är förfallna till betalning och bedöma den finansiella hälsan hos sina kundfordringar. Enligt en analys från 2022 av 250 000 fakturor som skickats med programvaran Due betalades 63 % av alla fakturor för engångsbetalningar inom 30 dagar efter att de utfärdats, vilket innebär att mer än en tredjedel uppfyllde kraven för att ingå i en åldersanalys för kundfordringar.

Den här guiden tar upp vad företag bör veta om åldersanalyser av kundfordringar: hur de fungerar, hur man skapar egna rapporter och fördelarna med att göra åldersanalyser av kundfordringar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad ingår i en åldersanalys av kundfordringarna?
  
• Skapa och använda åldersanalysrapporter för kundfordringar
  
• Så gör man en åldersanalys av kundfordringar
  
• Fördelar med åldersanalyser av kundfordringar
  

Vad ingår i en åldersanalys av kundfordringarna?

En åldersanalysrapport för kundfordringar innehåller vanligtvis följande element:

• Kunduppgifter: Kundens eller företagets namn. Detta kan också inkludera kontaktuppgifter eller ett kontonummer som referens.

• Fakturauppgifter: Fakturanummer, datum då den utfärdades och det totala beloppet som ska betalas.

• Ålderskategorier: Ålderskategorier visar hur länge en faktura har varit utestående. Vanliga kategorier är 0–30 dagar, 31–60 dagar, 61–90 dagar och mer än 90 dagar.

• Förfallna belopp: Det belopp som ska betalas i varje ålderskategori per kund och det totala belopp som ska betalas i alla ålderskategorier per kund. Rapporten kan också innehålla en totalsumma för alla förfallna fordringar.

• Kreditnotor: Rapporterna kan innehålla uppgifter om oanvända kreditnotor, som ger en kredit på en faktura.

• Kommentarer: Rapporterna kan innehålla ett avsnitt med kommentarer eller anteckningar som beskriver specifika uppgifter om försök att få betalt, betalningsavtal eller annan relevant information.

Skapa och använda åldersanalysrapporter för kundfordringar

Skapa rapporten

Företag kan antingen förbereda åldersanalysrapporterna manuellt via kalkylblad eller automatisera dem via bokförings- eller faktureringsprogram som hämtar data direkt från kundreskontra. Denna programvara kan också skicka automatiska betalningspåminnelser till kunderna. Vissa företag kan också integrera sina åldersanalysrapporter med sitt CRM-system (Customer Relationship Management) för att kombinera finansiella data med data om kundinteraktioner.

Beroende på företagets behov kan åldersanalyserna anpassas så att de innehåller ytterligare information, t.ex. betalningsvillkor, tidigare åtgärder att ta betalt eller anteckningar om kommunikationen med kunden. Här följer de grundläggande stegen för att skapa en åldersanalysrapport för kundfordringar:

• Sammanställ fakturor.
  
• Ange tidsintervall för kategorisering (t.ex. 0–30 dagar, 31–60 dagar).
  
• Kategorisera fakturor efter hur länge de har varit obetalda.
  
• Beräkna kundsaldo för varje kategori.
  
• Beräkna totalt saldo för varje kategori.
  

Uppdatera dessa rapporter regelbundet (många företag väljer att göra det varje månad). Detta återspeglar den aktuella statusen på kundfordringarna och skapar värdefull dokumentation i händelse av finansiella revisioner.

Analysera rapporten

Planera in regelbundna genomgångar av åldersanalysrapporten, vanligtvis varje vecka eller månad, för att hålla ett öga på fordringarna och kunna identifiera eventuella förfallna konton tidigt. Företag använder rapporten för att bedöma följande problemområden:

• Förfallna konton: Identifiera vilka kunder som är sena med sina betalningar och hur länge deras fakturor har varit förfallna. Fokusera på konton som är varit förfallna en längre tid – det är dina problemkonton som behöver omedelbar uppmärksamhet.

• Kreditpolicyer: Utvärdera hur effektiv företagets policyer och praxis för kredit är, inklusive tydliga betalningsvillkor, påföljder för sena betalningar och potentiella incitament för tidiga betalningar. Frekventa eller stora saldon i de äldre kategorierna kan tyda på att policyn är inte är tillräckligt strikt eller inte tillämpas på ett effektivt sätt.

• Osäkra fordringar: Bedöma risken för osäkra fordringar. Ju längre en faktura förblir obetald, desto mindre sannolikt är det att den kommer att betalas: analysen från 2022 av Due visade att det finns en mycket låg chans – endast 18 % – att en faktura kommer att betalas om den inte har betalats inom 90 dagar efter mottagandet.

• Mönster eller trender: Var uppmärksam på trender som kan tyda på mer omfattande problem, t.ex. specifika kunder som ofta är sena eller problem med vissa produkter eller tjänster som leder till tvister och försenade betalningar. Notera vilka åldersperioder som ackumulerar de flesta obetalda fordringarna.

Vidta åtgärder utifrån rapporten

Använd insikterna från åldersanalysrapporter för att anpassa företagets kreditpolicyer, förbättra strategier för kundkommunikation och förbättra övergripande processer för hantering av kundfordringar. Baserat på rapporten kan företagen vidta följande åtgärder:

• Prioritera insatser för att få betalt: Använd rapporten för att prioritera aktiviteterna för inkassering. Fokusera på de äldsta skulderna först, eftersom de har en högre risk att förvandlas till osäkra fordringar.

• Skicka betalningspåminnelser: Kontakta kunder med förfallna konton. Ta itu med eventuella problem som uppstår, till exempel fakturatvister.

• Vidta rättsliga åtgärder: För konton som förblir obetalda under en längre period trots ansträngningar att driva in dem bör du överväga om det är värt att vidta rättsliga åtgärder för att få betalt. Detta bör vara en sista utväg, eftersom det kan vara kostsamt och tidskrävande.

• Förhandla om betalningsplaner: Företag kan förhandla om betalningsplaner med kunder för att gradvis återfå utestående belopp.

• Anpassa kreditpolicyer: Om du ser ett mönster av sena betalningar från vissa kunder eller branscher kan det vara dags att se över och eventuellt ändra kreditvillkoren för dessa grupper. Företag kan anpassa kreditvillkoren för att kräva snabbare betalning eller gå över till förskottsbetalning eller betalning vid leverans (postförskott).

• Prognostisera kassaflöde: Justera de ekonomiska prognoserna utifrån hur mycket pengar som enligt rapporten borde komma in.

• Avskriv osäkra fordringar: Om skulden inte bedöms kunna drivas in kan företaget besluta att skriva av beloppet som en kostnad för osäkra fordringar.

• Vidta proaktiva åtgärder: Överväg att vidta proaktiva åtgärder som att göra kreditupplysningar på nya kunder eller att kräva depositioner eller delbetalningar i förskott för stora beställningar eller tjänster.

Så gör man en åldersanalys av kundfordringar

• Samla in fakturadata
  Samla in alla utestående fakturor. Dokumentera fakturadatum, kundnamn och förfallet belopp.

• Bestäm åldersperioderna
  Bestäm vilka tidsramar du vill använda för att åldersbestämma fordringarna.

• Kategorisera varje faktura
  Beräkna antalet dagar som varje faktura har varit utestående. Kategorisera den i lämplig åldersperiod.

• Beräkna totalsummor för varje kund
  Organisera fakturor efter kund och åldersperiod. Beräkna det totala beloppet som varje kund är skyldig för varje åldersperiod.

• Skapa rapporten
  Förbered en tabell eller ett kalkylblad som listar varje kund längs den vertikala axeln och ålderskategorierna längs den horisontella axeln. Fyll i tabellen med de summerade beloppen för varje kund och kategori. Lägg till en summa längst ned i varje kolumn för att se det totala beloppet för fordringar i varje ålderskategori.

Räkneexempel

För detta räkneexempel föreställer vi oss ett företag med tre utestående fakturor:

• Faktura A: 1 000 USD, utfärdat för 20 dagar sedan

• Faktura B: 2 000 USD, utfärdad för 40 dagar sedan

• Faktura C: 3 000 USD, utfärdad för 75 dagar sedan

Åldersberäkningen skulle placera faktura A i kategorin 0–30 dagar, faktura B i kategorin 31–60 dagar och faktura C i kategorin 61–90 dagar. Rapporten skulle återspegla dessa kategoriseringar och summera beloppen för varje kategori till totalt 1 000 USD i skuld för 0–30, 2 000 USD i skuld för 31–60 och 3 000 USD i skuld för 61–90.

Fördelar med åldersanalyser av kundfordringar

• Förbättrad kassaflödeshantering: Genom att hålla koll på förfallna fakturor kan företag säkerställa att de har de medel som krävs för drift och investeringar.

• Färre osäkra fordringar: Genom att snabbt identifiera och åtgärda förfallna konton kan företag minska risken för att det till slut blir omöjlig att driva in betalningen.

• Kreditkontroller av kunder: Med hjälp av åldersanalysen kan företag bedöma kundernas kreditvärdighet och anpassa sina kreditvillkor därefter.

• Effektivare process för fordringar: Med hjälp av åldersanalyser av kundfordringar kan företag implementera strategiska processer som prioriterar de mest förfallna kontona.

• Underlag till finansiell planering: Åldersanalysrapporten ger en tydlig bild av förväntade kassainflöden från kundfordringar, vilket ger underlag för finansiell planering.

• Regelefterlevnad och rapportering: Åldersanalyser av kundfordringar hjälper företag att visa att de följer reglerna och uppfyller rapporteringskraven.

• Bättre hantering av relationer: Företag kan använda åldersanalysrapporter för kundfordringar för att identifiera kunder som kan ha ekonomiska svårigheter och kommunicera med dem för att hitta lösningar som är fördelaktiga för båda parter, vilket bidrar till en positiv kundrelation.