En un informe de antigüedad de cuentas por cobrar se enumeran las facturas no pagadas de clientes y las notas de crédito no utilizadas por intervalos de fechas, se clasifican las cuentas por cobrar por cuánto tiempo estuvieron pendientes y se las desglosa en intervalos de 30 días (por ejemplo, de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días). Este informe ayuda a las empresas a identificar las facturas que están vencidas para su pago y a evaluar la solidez financiera de sus cuentas por cobrar. Según un análisis de 2022, de 250,000 facturas enviadas con el software Due, el 63 % de las facturas de pagos únicos se pagaron en el transcurso de los 30 días posteriores a su emisión, lo que significa que más de un tercio cumplía los requisitos para un informe de antigüedad de cuentas por cobrar.

En esta guía encontrarás lo que las empresas deben saber sobre la antigüedad de las cuentas por cobrar: cómo funciona, cómo crear tus propios informes y las ventajas de la antigüedad de las cuentas por cobrar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué se incluye en un informe de antigüedad de cuentas por cobrar?
  
• Creación y uso de los informes de antigüedad de cuentas por cobrar
  
• Cómo calcular la antigüedad de las cuentas por cobrar
  
• Beneficios de la antigüedad de las cuentas por cobrar
  

¿Qué se incluye en un informe de antigüedad de cuentas por cobrar?

Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar suele incluir los siguientes elementos:

• Información del cliente: el cliente o nombre de la empresa. Esto también puede incluir datos de contacto o un número de cuenta como referencia.

• Datos de la factura: el número de factura, la fecha en que se emitió y el monto total adeudado.

• Categorías de antigüedad: las categorías de antigüedad reflejan cuánto tiempo lleva una factura pendiente. Las categorías comunes son de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días y más de 90 días.

• Montos adeudados: el importe adeudado en cada categoría de antigüedad por cliente y el importe total adeudado en todas las categorías de antigüedad por cliente. El informe también puede proporcionar un total general de todas las cuentas por cobrar adeudadas.

• Notas de crédito: los informes pueden incluir detalles de notas de crédito no utilizadas, que proporcionan un crédito en una factura.

• Comentarios: los informes pueden incluir una sección de comentarios o notas en la que se especifiquen los detalles de los esfuerzos de cobro, los acuerdos de pago u otra información pertinente.

Creación y uso de los informes de antigüedad de cuentas por cobrar

Creación del informe

Las empresas pueden preparar informes de antigüedad de forma manual a través de hojas de cálculo o automatizar estos informes a través del software de facturación o contabilidad que extrae datos directamente del libro mayor de cuentas por cobrar. Es posible que este software también pueda enviar recordatorios de pago automáticos a los clientes. Algunas empresas también pueden integrar sus informes de antigüedad con los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para combinar los datos financieros con los datos de interacción con el cliente.

En función de las necesidades de la empresa, los informes de antigüedad se pueden personalizar para incluir información complementaria, como las condiciones de pago, los esfuerzos de cobro anteriores o notas sobre la comunicación con el cliente. Estos son los pasos básicos para crear un informe de antigüedad de cuentas por cobrar:

• Compilar facturas.
  
• Establecer intervalos de tiempo para la categorización (p. ej., de 0 a 30 días, de 31 a 60 días).
  
• Clasificar las facturas por el tiempo que estuvieron no pagadas.
  
• Calcular los saldos de los clientes para cada categoría.
  
• Calcular los saldos totales para cada categoría.
  

Actualiza estos informes con regularidad (muchas empresas eligen hacerlo de forma mensual). Esto refleja el estado actual de las cuentas por cobrar y crea documentación valiosa en caso de auditorías financieras.

Análisis del informe

Programa revisiones constantes del informe de antigüedad, generalmente semanal o mensualmente, para vigilar de cerca las cuentas por cobrar e identificar las cuentas vencidas con anticipación. Las empresas utilizan el informe para evaluar las siguientes áreas de preocupación:

• Cuentas morosas: identifica qué clientes están atrasados en sus pagos y cuánto tiempo llevan sus facturas vencidas. Concéntrate en las cuentas que están muy vencidas: estas son las cuentas problemáticas que necesitan atención inmediata.

• Políticas de crédito: evalúa la efectividad de las políticas y prácticas crediticias, incluidas condiciones claras para los pagos, las sanciones por pagos atrasados y los posibles incentivos para los pagos anticipados. Los saldos frecuentes o grandes en las categorías más antiguas pueden indicar políticas que son demasiado indulgentes o que no se aplican de manera efectiva.

• Deudas incobrables: evalúa el riesgo de deudas incobrables. Cuanto más tiempo permanezca no pagada una factura, menos probable será que se pague: el análisis de vencimientos de 2022 reveló que hay una probabilidad muy baja (solo 18 %) de que una factura se pague si no se pagó en el transcurso de los 90 días desde su recepción.

• Patrones o tendencias: busca tendencias que puedan indicar problemas más amplios, como demoras frecuentes de clientes específicos o problemas con productos o servicios particulares que provoquen disputas y retrasos en los pagos. Ten en cuenta qué períodos de antigüedad acumulan la mayor cantidad de cuentas por cobrar no pagadas.

Actuar en función del informe

Utiliza la información obtenida de los informes de antigüedad para perfeccionar las políticas crediticias, mejorar las estrategias de comunicación con los clientes y mejorar los procesos generales de gestión de cuentas por cobrar. Según el informe, las empresas podrían tomar las siguientes medidas:

• Priorizar los esfuerzos de cobranza: utiliza el informe para priorizar las actividades de cobro. Concéntrate primero en las deudas más antiguas, ya que tienen un mayor riesgo de convertirse en deudas incobrables.

• Enviar recordatorios de pago: comunícate con los clientes con cuentas vencidas. Aborda cualquier problema que surja, como las disputas de facturas.

• Emprender acciones legales: en el caso de las cuentas que permanecen no pagadas durante un período prolongado a pesar de tus esfuerzos por cobrarlas, considera si vale la pena emprender acciones legales para recuperar los fondos. Este debe ser el último recurso, ya que puede ser costoso y llevar mucho tiempo.

• Negociar planes de pago: las empresas pueden negociar planes de pago con los clientes para recuperar gradualmente los montos adeudados.

• Ajustar las políticas de crédito: si notas un patrón de pagos atrasados de ciertos clientes o sectores, puede ser el momento de revisar y posiblemente ajustar tus condiciones de crédito para esos grupos. Las empresas pueden ajustar las condiciones de crédito para exigir pagos más rápidos o pasar a condiciones de prepago o pago contra entrega (COD).

• Prever el flujo de caja: ajusta tus previsiones financieras en función de la cantidad de dinero que el informe muestra que debería introducir.

• Condonar deudas incobrables: si la deuda se considera irrecuperable, la empresa puede decidir cancelar el monto como un gasto por deuda incobrable.

• Implementar medidas proactivas: considera la posibilidad de tomar medidas proactivas, como realizar comprobaciones del crédito de los nuevos clientes o exigir depósitos o pagos parciales por adelantado para grandes pedidos o servicios.

Cómo calcular la antigüedad de las cuentas por cobrar

• Recopilar los datos de las facturas
  Cobra todas las facturas pendientes. Documenta la fecha de la factura, el nombre del cliente y el importe adeudado.

• Determinar los períodos de antigüedad
  Decide los plazos que deseas utilizar para la antigüedad de las cuentas por cobrar.

• Categorizar cada factura
  Calcula el número de días que cada factura estuvo pendiente. Clasifícalo en el período de antigüedad apropiado.

• Calcular el total de clientes
  Organiza las facturas por cliente y período de antigüedad. Calcula el importe total adeudado por cada cliente y por cada período de antigüedad.

• Crear el informe
  Prepara una tabla u hoja de cálculo que enumere cada cliente a lo largo del eje vertical y las categorías de antigüedad a lo largo del eje horizontal. Completa la tabla con la suma de montos para cada cliente y categoría. Agrega un total en la parte inferior de cada columna para consultar el importe total de las cuentas por cobrar en cada categoría de antigüedad.

Ejemplo de cálculo

Para este cálculo de ejemplo, imagina una empresa con tres facturas pendientes:

• Factura A: $1000, emitida hace 20 días

• Factura B: $2000, emitida hace 40 días

• Factura C: $3000, emitida hace 75 días

El cálculo de antigüedad colocaría la factura A en la categoría de 0 a 30 días, la factura B en la categoría de 31 a 60 días y la factura C en la categoría de 61 a 90 días. El informe reflejaría estas categorizaciones y sumaría los montos de cada categoría para un total de $1000 adeudados en 0 a 30, $2000 adeudados en 31 a 60 y $3000 adeudados en 61 a 90.

Beneficios de la antigüedad de las cuentas por cobrar

• Mejora de la gestión del flujo de caja: al mantenerse al día sobre las facturas vencidas, las empresas pueden asegurarse de contar con los fondos necesarios para sus operaciones e inversiones.

• Reducción de las deudas incobrables: al identificar y actuar sobre las cuentas vencidas con prontitud, las empresas pueden reducir la probabilidad de que las cuentas se vuelvan incobrables.

• Comprobaciones de crédito de clientes: el informe de antigüedad permite a las empresas evaluar el crédito de tus clientes y ajustar sus condiciones crediticias en consecuencia.

• Proceso de cobro más eficiente: los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar permiten a las empresas implementar procesos estratégicos de cobro que priorizan las cuentas más vencidas.

• Planificación financiera informada: el informe de antigüedad proporciona una imagen clara de las entradas de efectivo esperadas de las cuentas por cobrar, lo que informa la planificación financiera.

• Cumplimiento de la normativa y elaboración de informes: los informes de antigüedad de cuentas por cobrar ayudan a las empresas a demostrar el cumplimiento de la normativa y a cumplir los requisitos de presentación de informes.

• Mejor gestión de las relaciones: las empresas pueden utilizar los informes de antigüedad de cuentas por cobrar para identificar a los clientes que pueden estar enfrentando dificultades financieras y comunicarse con ellos para encontrar soluciones que sean mutuamente beneficiosas, lo que contribuye a una relación positiva con el cliente.