Un sistema de gestión de tesorería (TMS) es una solución de software especializada diseñada para respaldar las operaciones y estrategias financieras de una empresa. Estos sistemas desempeñan un papel clave en la gestión de la liquidez y los riesgos financieros de una empresa, especialmente en áreas como la gestión del efectivo y la liquidez, la financiación y las inversiones, la gestión de riesgos y la planificación financiera. Se proyecta que el mercado global de tesorería y gestión de riesgos crecerá de USD 5420 millones en 2023 a USD 5880 millones en 2024, lo que destaca la creciente popularidad de este sector.
A continuación, encontrarás una guía para ayudar a las empresas a investigar, seleccionar e implementar el sistema de gestión de tesorería adecuado en función de sus necesidades únicas. Desde los componentes clave hasta las mejores prácticas y los errores prevenibles a tener en cuenta, esto es lo que las empresas deben saber para comenzar.
¿Qué contiene este artículo?
- Componentes del sistema de gestión de tesorería
- Cómo funcionan los sistemas de gestión de tesorería
- Beneficios de utilizar un sistema de gestión de tesorería
- Desafíos asociados con la integración de un sistema de gestión de tesorería
- Cómo elegir el TMS adecuado para tu empresa
- Prácticas recomendadas y errores habituales al implementar un TMS
Componentes del sistema de gestión de tesorería
A continuación, te presentamos un resumen de los componentes principales de un sistema de gestión de tesorería:
Gestión de efectivo y liquidez: este aspecto de un sistema ayuda a realizar el seguimiento de las posiciones de efectivo en tiempo real y a prever los requisitos de efectivo futuros. Las herramientas de este módulo ayudan a mejorar los saldos bancarios y a reducir los préstamos innecesarios, lo cual es clave para mantener una liquidez adecuada.
Gestión de deudas e inversiones: en este caso, el sistema ayuda a gestionar los préstamos y las inversiones de una empresa. Realiza un seguimiento de las tasas de interés, los calendarios de vencimiento y el cumplimiento de los acuerdos de préstamo. Este componente también se utiliza para mejorar las carteras de inversión y lograr mejores rendimientos.
Gestión de riesgos: esta parte del sistema identifica y gestiona diversos riesgos financieros, como las fluctuaciones en las tasas de cambio, los cambios en las tasas de interés y las variaciones en los precios de las materias primas. Al analizar estos riesgos, el sistema ayuda a desarrollar estrategias para mitigarlos.
Procesamiento de pagos: esta funcionalidad agiliza el procesamiento de los pagos entrantes y salientes. Incluye funciones para automatizar procesos de pago, garantizar la exactitud y mejorar la seguridad de las transacciones.
Informes financieros y cumplimiento de la normativa: este componente de un sistema de gestión de tesorería genera informes financieros y garantiza que una empresa cumpla con todos los requisitos normativos y las normas contables. Ayuda a mantener la transparencia y la responsabilidad en los informes financieros.
Previsión y análisis: este módulo proporciona herramientas para la previsión y el análisis financiero, lo que ayuda a las empresas a planificar sus estrategias financieras de manera más efectiva. Incluye análisis de escenarios para prepararse ante diversas situaciones financieras.
Cada uno de estos componentes cumple un papel distinto pero interconectado en un sistema de gestión de tesorería. Juntos, ofrecen una visión general completa del estado financiero de una empresa y ayudan a los líderes de la empresa a tomar decisiones informadas para mejorar el rendimiento financiero.
Cómo funcionan los sistemas de gestión de tesorería
Los sistemas de gestión de tesorería son plataformas integrales para la gestión financiera, que integran diversas funciones para abordar las necesidades financieras específicas de las empresas. A continuación, te explicamos cómo funcionan estos sistemas:
Gestión de efectivo y liquidez: esta función proporciona una visión en tiempo real de tus finanzas. Realiza un seguimiento de las posiciones de efectivo en diferentes cuentas y predice los requisitos de efectivo futuros, lo que facilita a las empresas mantener los fondos necesarios para sus operaciones diarias e inversiones.
Gestión de deudas e inversiones: esta parte de un TMS ofrece planificación financiera para las deudas y las inversiones de tu empresa. Supervisa los préstamos, las tasas de interés y las carteras de inversión, lo que asegura que la empresa esté al tanto de sus obligaciones de deuda y tome decisiones de inversión inteligentes. Se centra en equilibrar lo que debes y lo que posees.
Gestión de riesgos: los riesgos financieros provienen de diversas direcciones, incluyendo las tasas de cambio, las tasas de interés y los cambios en el mercado. La función de gestión de riesgos de un TMS predice posibles incertidumbres financieras y ayuda a las empresas a prepararse o evitarlas. Evalúa los riesgos y sugiere formas de reducir su impacto.
Procesamiento de pagos: esta función automatiza y asegura las transacciones, lo que garantiza que los pagos se realicen de manera precisa y a tiempo, y ayuda a la empresa a mantener una buena relación con los proveedores y clientes.
Informes financieros y cumplimiento de la normativa: esta función traduce datos financieros complejos en informes fáciles de entender. Además, los informes mantienen a las empresas alineadas con las normas legales y reglamentarias.
Previsión y análisis: al proporcionar a las empresas una visión de su futuro financiero, utiliza datos para predecir tendencias financieras, lo que ayuda en la planificación y la toma de decisiones. Esta función es importante para elaborar estrategias y prepararse para diferentes escenarios del mercado.
Beneficios de utilizar un sistema de gestión de tesorería
El uso de un TMS brinda a las empresas una variedad de beneficios que pueden mejorar las operaciones financieras. Estos beneficios pueden fortalecer aspectos como la eficiencia, la gestión de riesgos y la toma de decisiones. Estas son las ventajas que un TMS puede ofrecer a las empresas:
Visibilidad financiera más clara: un TMS proporciona una visión integral del estado financiero de tu empresa. Esta claridad facilita una mejor comprensión de tu situación financiera actual y te ayuda a planificar para el futuro.
Mejora de la eficiencia en las operaciones: al automatizar muchas tareas rutinarias, un TMS ahorra tiempo y reduce errores, lo que te permite centrarte en aspectos más estratégicos de tu empresa.
Mejor gestión de efectivo: con un TMS, tu empresa puede administrar su efectivo de manera más efectiva, lo que asegura que siempre dispongas de suficiente dinero para tus necesidades, sin perder ninguna oportunidad.
Gestión de riesgos más avanzada: un TMS desempeña un papel clave en la identificación y gestión de riesgos financieros. El sistema supervisa continuamente las condiciones del mercado y te alerta sobre posibles problemas antes de que se conviertan en problemas graves.
Toma de decisiones informada: las herramientas de análisis y previsión dentro de un TMS equipan a tu empresa con la información necesaria para la toma de decisiones estratégicas. Estas herramientas te brindan una comprensión de cómo podrían desarrollarse financieramente diferentes decisiones.
Cumplimiento normativo y elaboración de informes: un TMS ayuda a garantizar que las empresas cumplan con diversas normativas financieras y requisitos de presentación de informes, lo que reduce la complejidad de las normativas financieras.
Reducción de costos operativos: al agilizar los procesos y reducir la necesidad de intervención manual, un TMS puede ayudar a reducir los costos operativos.
Mejora de la estrategia y planificación financiera: un TMS permite a las empresas planificar sus estrategias financieras con mayor precisión y comprensión.
Desafíos asociados con la integración de un sistema de gestión de tesorería
La integración de un TMS en los sistemas empresariales existentes puede ser un proceso complejo y conlleva una serie de desafíos. A continuación, te explicamos lo que suele implicar este proceso y los obstáculos a los que pueden enfrentarse las empresas, junto con las posibles soluciones:
Compatibilidad con sistemas existentes: uno de los principales desafíos es garantizar que el TMS funcione correctamente con los sistemas financieros y el software existentes. La solución suele estar en una planificación exhaustiva y en pruebas para asegurar la compatibilidad y una integración fluida.
Migración e integración de datos: trasladar los datos financieros existentes al nuevo TMS puede ser desalentador. Para asegurarse de que los datos históricos se transfieran de forma precisa y segura, las empresas pueden utilizar herramientas especializadas en migración de datos y experiencia.
Capacitación y adaptación: los empleados deben aprender a usar el nuevo sistema de manera efectiva. Superar este desafío implica implementar programas de capacitación integrales y brindar soporte continuo.
Asignación de costos y recursos: implementar un TMS puede ser costoso y requerir una gran cantidad de recursos. La presupuestación cuidadosa y la gestión de recursos pueden ayudar a mitigar esto.
Problemas de seguridad: en cualquier sistema financiero, la seguridad es una prioridad. Esto se puede abordar implementando protocolos de seguridad sólidos y realizando auditorías regulares.
Necesidades de personalización: cada empresa tiene necesidades únicas, y es posible que un TMS único no se adapte a todos. La solución está en la personalización: ajustar el TMS para que se adapte a las necesidades específicas de la empresa.
Tiempo de inactividad del sistema e interrupción de la actividad comercial: la implementación de un nuevo sistema puede provocar un tiempo de inactividad temporal. Es fundamental planificar la transición con cuidado para minimizar las interrupciones. Esto podría implicar implementar el sistema en fases o programar el lanzamiento durante un período de menor actividad comercial.
Mantenimiento y soporte continuos: el sistema requerirá actualizaciones y mantenimiento periódicos. Establecer un sistema de soporte confiable con el proveedor o un equipo interno puede ayudar a abordar cualquier problema que surja después de la integración.
Cómo elegir el TMS adecuado para tu empresa
Elegir el sistema de gestión de tesorería adecuado para tu empresa es una decisión que requiere una cuidadosa consideración; es una parte fundamental de tus operaciones financieras, por lo que es necesario hacerlo correctamente. A continuación, te presentamos una guía para ayudarte a evaluar diferentes soluciones TMS y una lista de verificación para identificar tus necesidades específicas.
Factores que debes tener en cuenta al seleccionar un TMS
Funcionalidades y características: busca un TMS que ofrezca las funcionalidades más relevantes para las necesidades de tu empresa ¿Ofrece capacidades integrales de gestión de efectivo, gestión de riesgos, procesamiento de pagos y elaboración de informes? Asegúrate de que cubra todas las bases que necesitas.
Integración con sistemas existentes: es importante que el TMS pueda integrarse sin problemas con tus sistemas financieros y software actuales. Comprueba la compatibilidad para evitar problemas técnicos en el futuro.
Facilidad de uso: una interfaz fácil de usar es fundamental. Quieres un sistema que tu equipo pueda navegar y usar de manera fácil y efectiva, sin una curva de aprendizaje pronunciada.
Escalabilidad: ten en cuenta el futuro crecimiento de tu empresa. El TMS debe ser capaz de crecer con tu empresa y adaptarse al aumento de las transacciones y a la evolución de las necesidades financieras.
Costo: evalúa el costo de las diferentes soluciones TMS, incluidos los costos iniciales, las tarifas de licencia y los costos continuos de mantenimiento o soporte. Es importante encontrar un equilibrio entre el costo y el valor que aporta a tu empresa.
Seguridad y cumplimiento de la normativa: el sistema debe contar con medidas de seguridad sólidas y cumplir con las normativas y estándares financieros pertinentes.
Reputación y soporte del proveedor: investiga la trayectoria del proveedor y el nivel de soporte que ofrece para encontrar uno que ofrezca un buen servicio al cliente y un soporte confiable.
Guía para evaluar diferentes soluciones TMS
Períodos de demostración y prueba: aprovecha las demostraciones y los períodos de prueba para tener una idea de cómo funciona el sistema y si se ajusta a tus necesidades.
Reseñas de clientes y estudios de casos: revisa las reseñas de otras empresas y lee estudios de caso para entender cómo ha funcionado el sistema en empresas similares.
Opciones de personalización: algunas empresas pueden necesitar un TMS con opciones de personalización. Evalúa qué tan flexible es el sistema para cumplir con tus requisitos específicos.
Consulta con tu equipo: involucra a los miembros clave de tu equipo financiero en el proceso de toma de decisiones. Sus perspectivas y opiniones son valiosas para evaluar la practicidad del sistema.
Lista de verificación para que las empresas identifiquen sus necesidades de TMS
¿Qué procesos financieros específicos necesitas que el TMS maneje (por ejemplo, gestión de efectivo, gestión de riesgos, procesamiento de pagos)?
¿Cuál es tu presupuesto para una solución TMS?
¿Necesitas un sistema que pueda integrarse con el software financiero existente?
¿Qué tan importante es la facilidad de uso y la capacitación de los usuarios para tu equipo?
¿Necesitarás atención al cliente y capacitación por parte del proveedor?
¿Existen requisitos específicos de seguridad y cumplimiento de la normativa que el TMS debe cumplir?
¿Qué tan rápido esperas que crezca tu empresa y puede el TMS expandirse en consecuencia?
Considerar cuidadosamente estos factores, realizar una investigación exhaustiva e involucrar a tu equipo en el proceso de evaluación te permitirá elegir un TMS que cumpla con las necesidades únicas de gestión financiera de tu empresa y respalde su crecimiento y estabilidad.
Prácticas recomendadas y errores habituales al implementar un TMS
Una configuración eficaz de un sistema de gestión de tesorería te permitirá maximizar sus beneficios. Estas son algunas de las prácticas recomendadas y los errores habituales que debes tener en cuenta.
Prácticas recomendadas para implementar y usar un TMS de manera eficaz
Planificación y análisis exhaustivos: realiza un análisis detallado de tus procesos y necesidades financieras. Esto ayuda a elegir un TMS que se ajuste mejor a tus requisitos.
Participación de las partes interesadas: involucra a las principales partes interesadas, incluyendo a tu equipo de finanzas y al departamento de TI, desde el principio. Sus aportes son valiosos para garantizar que el sistema cumpla con todos los criterios necesarios.
Capacitación exhaustiva: brinda una capacitación exhaustiva a todos los usuarios. Comprender cómo usar el sistema de manera efectiva es clave para aprovecharlo al máximo.
Implementación gradual: comienza a usar el sistema por fases en lugar de implementarlo todo de una vez. Este enfoque minimiza las interrupciones y permite realizar ajustes sobre la marcha.
Mantenimiento y actualizaciones periódicas: mantén el sistema actualizado y realiza revisiones de mantenimiento periódicas para asegurar su buen funcionamiento y seguridad.
Seguridad de los datos y cumplimiento de la normativa: prioriza la seguridad y asegúrate de que el sistema cumpla con todas las normativas financieras relevantes.
Errores habituales en la adopción de TMS y cómo evitarlos
Subestimar la importancia de la capacitación: una formación insuficiente puede llevar a la infrautilización del sistema.
Descuidar la calidad de los datos: una mala calidad de los datos puede hacer que un TMS sea ineficaz. Verifica que los datos que se migran al sistema sean precisos y estén limpios.
Carecer de una personalización adecuada: no personalizar el TMS para adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa puede limitar su efectividad. Trabaja con el proveedor para adaptar el sistema a tu empresa.
No prever la escalabilidad: elige un TMS que pueda crecer con tu empresa para evitar la necesidad de una costosa actualización en el futuro.
El contenido de este artículo solo tiene fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, integridad, adecuación o actualidad de la información del artículo. Debes buscar el asesoramiento de un abogado o contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción si deseas obtener asistencia para tu situación particular.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.