Een systeem voor treasurymanagement (TMS) is een gespecialiseerde softwareoplossing ontworpen om de financiële activiteiten en strategieën van een onderneming te ondersteunen. Deze systemen spelen een sleutelrol bij het beheren van de liquiditeits- en financiële risico's van een onderneming, met name op gebieden als cash- en liquiditeitsbeheer, financiering en investeringen, risicobeheer en financiële planning. De wereldwijde markt voor treasury- en risicobeheer zal naar verwachting groeien van $ 5,42 miljard dollar in 2023 tot $ 5,88 miljard dollar in 2024, wat de toenemende populariteit van deze sector benadrukt.

Hieronder vind je een whitepaper om ondernemingen te helpen bij het onderzoeken, selecteren en implementeren van het juiste treasurymanagementsysteem op basis van hun unieke behoeften. Van de belangrijkste componenten tot best practices en vermijdbare fouten waar ze rekening mee moeten houden: dit is wat ondernemingen moeten weten om aan de slag te gaan.

Wat staat er in dit artikel?

• Onderdelen van het systeem voor treasurymanagement
  
• Hoe systemen voor treasurymanagement werken
  
• Voordelen van het gebruik van een systeem voor treasurymanagement
  
• Uitdagingen in verband met het integreren van een systeem voor treasurymanagement
  
• Het juiste TMS voor je onderneming kiezen
  
• Best practices en veelvoorkomende valkuilen bij het implementeren van een TMS
  

Onderdelen van het systeem voor treasurymanagement

Hier volgt een overzicht van de belangrijkste onderdelen van een systeem voor treasurymanagement:

• Kas- en liquiditeitsbeheer: Dit aspect van een systeem helpt bij het volgen van kasposities in real time en het voorspellen van toekomstige kasbehoeften. Tools binnen deze module helpen bij het verbeteren van banksaldo's en het verminderen van onnodige leningen, wat essentieel is voor het handhaven van voldoende liquiditeit.

• Schuld- en investeringsbeheer: Hier helpt het systeem bij het beheren van de leningen en investeringen van een onderneming. Het houdt rentetarieven, looptijdschema's en naleving van leningsovereenkomsten bij. Deze component wordt ook gebruikt voor het verbeteren van beleggingsportefeuilles om een beter rendement te behalen.

• Risicobeheer: Dit deel van het systeem identificeert en beheert verschillende financiële risico's, zoals schommelingen in wisselkoersen, veranderingen in rentetarieven en ontwikkelingen van grondstoffenprijzen. Door deze risico's te analyseren, helpt het systeem bij het ontwikkelen van strategieën om ze te beperken.

• Verwerking van betalingen: Deze functionaliteit stroomlijnt de verwerking van zowel inkomende als uitgaande betalingen. Het bevat functies voor het automatiseren van betaalprocessen, het waarborgen van de nauwkeurigheid en het verbeteren van de veiligheid van transacties.

• Financiële verslaggeving en compliance: Dit onderdeel van een treasurymanagementsysteem genereert financiële rapporten en zorgt ervoor dat een onderneming voldoet aan alle wettelijke vereisten en boekhoudnormen. Het helpt bij het handhaven van transparantie en verantwoording in financiële verslaggeving.

• Prognoses en analyses: Deze module biedt tools voor financiële prognoses en analyses, waarmee ondernemingen worden ondersteund bij het effectiever plannen van hun financiële strategieën. Het omvat scenario-analyse om je voor te bereiden op verschillende financiële situaties.

Al deze componenten speelt een duidelijke, maar onderling verbonden rol in een treasurymanagementsysteem. Samen geven ze een uitgebreid overzicht van de financiële gezondheid van een onderneming en helpen ze bedrijfsleiders bij het nemen van weloverwogen beslissingen om de financiële prestaties te verbeteren.

Hoe systemen voor treasurymanagement werken

Treasurymanagementsystemen zijn uitgebreide platforms voor financieel beheer, waarin verschillende functies zijn geïntegreerd om tegemoet te komen aan specifieke financiële behoeften van ondernemingen. We gaan kijken naar hoe deze systemen werken:

• Kas- en liquiditeitsbeheer: Deze functie biedt een overzicht van je financiën in real time. Deze volgt kasposities op verschillende rekeningen en voorspelt toekomstige kasbehoeften, waardoor het voor ondernemingen gemakkelijker wordt om geld aan te houden voor hun dagelijkse activiteiten en investeringen.

• Schuld- en investeringsbeheer: Dit onderdeel van een TMS biedt financiële planning voor de schulden en investeringen van je onderneming. Het bewaakt leningen, rentetarieven en beleggingsportefeuilles, zorgt ervoor dat de onderneming haar schuldverplichtingen de baas blijft en maakt ook slimme investeringskeuzes. Het richt zich op het balanceren van wat je verschuldigd bent en wat je bezit.

• Risicobeheer: Financiële risico's hebben allerlei oorzaken, waaronder wisselkoersen, rentetarieven en marktveranderingen. De risicobeheerfunctie in een TMS voorspelt potentiële financiële onzekerheden en helpt ondernemingen zich voor te bereiden of te vermijden. De functie evalueert risico's en stelt manieren voor om de impact te verminderen.

• Verwerking van betalingen: Deze functie automatiseert en beveiligt transacties, en zorgt ervoor dat betalingen nauwkeurig en op tijd worden gedaan, wat de onderneming helpt om goede relaties met leveranciers en klanten te onderhouden.

• Financiële verslaggeving en compliance: Deze functie vertaalt complexe financiële gegevens in gemakkelijk te begrijpen rapporten. Rapportage zorgt er ook voor dat ondernemingen blijven voldoen aan de wettelijke en regelgevende normen.

• Prognoses en analyses: Het biedt ondernemingen een kijkje in hun financiële toekomst en gebruikt gegevens om financiële trends te voorspellen en te helpen bij planning en besluitvorming. Deze functie is belangrijk voor het bepalen van strategieën en het voorbereiden op verschillende marktscenario's.

Voordelen van het gebruik van een systeem voor treasurymanagement

Het gebruik van een TMS biedt ondernemingen een reeks voordelen die de financiële bedrijfsvoering kunnen verbeteren. Deze voordelen kunnen alles versterken, van efficiëntie tot risicobeheer en besluitvorming. Dit zijn de voordelen die een TMS ondernemingen kan bieden:

• Duidelijkere financiële zichtbaarheid: Een TMS geeft een uitgebreid beeld van de financiële status van je onderneming. Deze duidelijkheid helpt je een beter inzicht te krijgen in je huidige financiële positie en bij het plannen van de toekomst.

• Verbeterde efficiëntie in de bedrijfsvoering: Door veel routinetaken te automatiseren, bespaart een TMS tijd en vermindert het het aantal fouten, zodat je je kunt concentreren op meer strategische aspecten van je onderneming.

• Beter kasbeheer: Met een TMS kan je onderneming haar liquide middelen effectiever beheren, zodat je altijd genoeg geld hebt voor je behoeften zonder kansen te missen.

• Geavanceerder risicobeheer: Een TMS speelt een sleutelrol bij het identificeren en beheersen van financiële risico's. Het systeem houdt de marktomstandigheden voortdurend in de gaten en waarschuwt je voor mogelijke problemen voordat ze ernstige problemen worden.

• Onderbouwde besluitvorming: De analyse- en prognosetools binnen een TMS voorzien je onderneming van de inzichten die nodig zijn voor strategische besluitvorming. Deze tools geven je inzicht in hoe verschillende beslissingen financieel kunnen uitpakken.

• Naleving van de regelgeving en rapportage: Een TMS helpt ervoor te zorgen dat ondernemingen blijven voldoen aan verschillende financiële voorschriften en rapportagevereisten, waardoor de complexiteit van financiële regelgeving wordt verminderd.

• Verlaging van de operationele kosten: Door processen te stroomlijnen en de noodzaak van handmatige interventie te verminderen, kan een TMS helpen de operationele kosten te verlagen.

• Verbeterde financiële strategie en planning: Een TMS stelt ondernemingen in staat om hun financiële strategieën nauwkeuriger en begrijpelijker te plannen.

Uitdagingen in verband met het integreren van een systeem voor treasurymanagement

Het integreren van een TMS in bestaande bedrijfssystemen kan een ingewikkeld proces zijn en brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Hier volgt een overzicht van wat dit proces doorgaans inhoudt en de hindernissen waarmee ondernemingen te maken kunnen krijgen, samen met mogelijke oplossingen:

• Compatibiliteit met bestaande systemen: Een van de grootste uitdagingen is ervoor te zorgen dat het TMS goed werkt met bestaande financiële systemen en software. De oplossing vloeit vaak voort uit een grondige planning en testen op compatibiliteit en vlotte integratie.

• Gegevensmigratie en -integratie: Het verplaatsen van bestaande financiële gegevens naar het nieuwe TMS kan ontmoedigend zijn. Om ervoor te zorgen dat historische gegevens nauwkeurig en veilig worden overgedragen, kunnen ondernemingen gebruikmaken van gespecialiseerde tools en expertise voor gegevensmigratie.

• Training en aanpassing: Medewerkers moeten leren hoe ze het nieuwe systeem effectief kunnen gebruiken. Het overwinnen van deze uitdaging omvat het implementeren van uitgebreide trainingsprogramma's en het bieden van voortdurende ondersteuning.

• Toewijzing van kosten en middelen: Het opzetten van een TMS kan kostbaar en arbeidsintensief zijn. Zorgvuldige budgettering en middelenbeheer kunnen dit helpen verminderen.

• Zorgen over de beveiliging: Bij elk financieel systeem is veiligheid een topprioriteit. Dit kan worden aangepakt door sterke beveiligingsprotocollen en regelmatige audits in te voeren.

• Maatwerkbehoeften: Elke onderneming heeft unieke behoeften: een one-size-fits-all TMS is misschien niet voor iedereen geschikt. De oplossing ligt in maatwerk, of het aanpassen van het TMS aan de specifieke behoeften van de onderneming.

• Systeemuitval en bedrijfsstoringen: Het implementeren van een nieuw systeem kan leiden tot tijdelijke downtime. Het is essentieel om de overgang zorgvuldig te plannen om de verstoring tot een minimum te beperken. Dit kan inhouden dat het systeem gefaseerd wordt uitgerold of dat de lancering wordt gepland tijdens een langzamere bedrijfsperiode.

• Doorlopend onderhoud en ondersteuning: Het systeem heeft regelmatig updates en onderhoud nodig. Het opzetten van een betrouwbaar ondersteuningssysteem met de leverancier of een intern team kan helpen bij het aanpakken van eventuele problemen die zich na de integratie voordoen.

Het juiste TMS voor je onderneming kiezen

Het kiezen van het juiste treasurymanagementsysteem voor je onderneming is een beslissing die zorgvuldig moet worden overwogen. Het is een belangrijk onderdeel van je financiële activiteiten, dus het is noodzakelijk om het goed aan te pakken. Met deze whitepaper om je te helpen verschillende TMS-oplossingen te evalueren en een checklist om je specifieke behoeften te identificeren.

Factoren om rekening mee te houden bij het kiezen van een TMS

• Functionaliteit en kenmerken: Zoek naar een TMS dat de functies biedt die het meest relevant zijn voor je zakelijke behoeften. Biedt het uitgebreid cashmanagement, risicobeheer, betalingsverwerking en rapportagemogelijkheden? Zorg ervoor dat het systeem inspeelt op alle behoeften.

• Integratie met bestaande systemen: Het is belangrijk dat het TMS soepel kan integreren met je huidige financiële systemen en software. Controleer op compatibiliteit om technische problemen in de toekomst te voorkomen.

• Gebruiksgemak: Een gebruiksvriendelijke interface is de sleutel. Je wilt een systeem dat je team gemakkelijk kan navigeren en effectief kan gebruiken zonder een steile leercurve.

• Schaalbaarheid: Denk na over de toekomstige groei van je onderneming. Het TMS moet kunnen meegroeien met je onderneming als reactie op toenemende transacties en veranderende financiële behoeften.

• Kosten: Evalueer de kosten van verschillende TMS-oplossingen, inclusief initiële kosten, licentiekosten en eventuele doorlopende onderhouds- of ondersteuningskosten. Het is belangrijk om de kosten in evenwicht te brengen met de waarde die het voor je onderneming oplevert.

• Beveiliging en compliance: Het systeem moet effectieve beveiligingsmaatregelen hebben en voldoen aan de relevante financiële voorschriften en normen.

• Reputatie van de leverancier en ondersteuning: Onderzoek de staat van dienst van de leverancier en het ondersteuningsniveau dat deze biedt om er een te vinden die een goede klantenservice en betrouwbare ondersteuning biedt.

Whitepaper voor het evalueren van verschillende TMS-oplossingen

• Demo- en proefperiodes: Profiteer van demonstraties en proefperioden om een idee te krijgen van hoe het systeem werkt en of het aan je behoeften voldoet.

• Klantrecensies en casestudy's: Bekijk beoordelingen van andere ondernemingen en lees casestudy's om te begrijpen hoe het systeem voor vergelijkbare ondernemingen heeft gewerkt.

• Aanpassingsmogelijkheden: Sommige ondernemingen hebben mogelijk een TMS met aanpassingsopties nodig. Beoordeel hoe flexibel het systeem is om aan je specifieke eisen te voldoen.

• Overleg met je team: Betrek belangrijke leden van je financiële team bij het besluitvormingsproces. Hun inzichten en meningen zijn waardevol bij het evalueren van de bruikbaarheid van het systeem.

Checklist voor ondernemingen om hun TMS-behoeften in kaart te brengen

• Welke specifieke financiële processen moet het TMS afhandelen (bijv. kasbeheer, risicobeheer, betalingsverwerking)?

• Wat is je budget voor een TMS-oplossing?

• Heb je een systeem nodig dat kan worden geïntegreerd met bestaande financiële software?

• Hoe belangrijk is gebruiksgemak en gebruikerstraining voor je team?

• Heb je klantenondersteuning en training van de leverancier nodig?

• Zijn er specifieke beveiligings- en compliance-eisen waaraan het TMS moet voldoen?

• Hoe snel verwacht je dat je onderneming zal groeien en kan het TMS dienovereenkomstig worden opgeschaald?

Door deze factoren zorgvuldig in overweging te nemen, grondig onderzoek te doen en je team te betrekken bij het evaluatieproces, kun je een TMS kiezen dat voldoet aan de unieke behoeften van je onderneming op het gebied van financieel beheer en de groei en stabiliteit ervan ondersteunt.

Best practices en veelvoorkomende valkuilen bij het implementeren van een TMS

Door effectief een systeem voor treasurymanagement op te zetten, kun je de voordelen maximaliseren. Hier zijn enkele aanbevolen werkwijzen en veelvoorkomende valkuilen waarmee je rekening moet houden.

Best practices voor het effectief implementeren en gebruiken van een TMS

• Grondige planning en analyse: Voer een gedetailleerde analyse uit van je financiële processen en behoeften. Dit helpt bij het kiezen van een TMS dat het beste bij je vereisten past.

• Betrokkenheid van belanghebbenden: Betrek de belangrijkste belanghebbenden, waaronder je financiële team en IT-afdeling, vanaf het begin. Hun input is waardevol om ervoor te zorgen dat het systeem aan alle noodzakelijke criteria voldoet.

• Uitgebreide training: Zorg voor uitgebreide training voor alle gebruikers. Door te weten hoe je het systeem effectief kunt gebruiken, kun je er optimaal van profiteren.

• Geleidelijke implementatie: Begin het systeem in fasen te gebruiken in plaats van allemaal tegelijk. Deze aanpak minimaliseert verstoring en maakt het mogelijk om gaandeweg aanpassingen te doen.

• Regelmatig onderhoud en updates: Houd het systeem up-to-date en voer regelmatig onderhoudscontroles uit, zodat het soepel werkt en veilig blijft.

• Gegevensbeveiliging en compliance: Geef prioriteit aan beveiliging en zorg ervoor dat het systeem voldoet aan alle relevante financiële voorschriften.

Veelvoorkomende valkuilen bij de acceptatie van een TMS en hoe je ze vermijdt

• Onderschatting van het belang van training: Onvoldoende training kan leiden tot onderbenutting van het systeem.

• Verwaarlozing van de kwaliteit van de gegevens: Een slechte datakwaliteit kan een TMS ineffectief maken. Controleer of de gegevens die naar het systeem worden gemigreerd, nauwkeurig en opgeschoond zijn.

• Gebrek aan adequaat maatwerk: Als je het TMS niet afstemt op specifieke bedrijfsbehoeften, kan dit de effectiviteit beperken. Werk samen met de leverancier om het systeem af te stemmen op je onderneming.

• Het niet plannen van schaalbaarheid: Kies een TMS dat met je onderneming kan meegroeien om te voorkomen dat je in de toekomst een dure upgrade nodig hebt.