Un sistema de gestión de tesorería (TMS, por sus siglas en inglés) es una solución de software especializada que se ha diseñado para encargarse de las operaciones y estrategias financieras de una empresa. Estos sistemas desempeñan un papel fundamental a la hora de gestionar la liquidez y los riesgos financieros de una empresa, sobre todo en áreas como la gestión de liquidez, la financiación y las inversiones, la gestión de riesgos y la planificación financiera. Está previsto que el mercado internacional de gestión de tesorería y riesgos crezca de los 5420 millones de dólares en 2023 a los 5880 millones de dólares en 2024, lo que destaca el aumento de la popularidad de este sector.

Esta guía ayudará a las empresas a investigar, seleccionar e implementar el sistema de gestión de tesorería adecuado a sus necesidades únicas. Esto es lo que las empresas necesitan para empezar, desde los componentes fundamentales hasta las mejores prácticas y los errores que se deben evitar.

¿De qué trata este artículo?

• Componentes de los sistemas de gestión de tesorería
  
• Funcionamiento de los sistemas de gestión de tesorería
  
• Ventajas de usar un sistema de gestión de tesorería
  
• Dificultades de integrar un sistema de gestión de tesorería
  
• Cómo elegir el TMS adecuado para tu empresa
  
• Mejores prácticas y problemas habituales al implementar un TMS
  

Componentes de los sistemas de gestión de tesorería

A continuación, resumimos las partes principales de un sistema de gestión de tesorería:

• Gestión de liquidez: este aspecto ayuda a hacer un seguimiento de la situación de efectivo en tiempo real y prever los futuros requisitos de efectivo. Las herramientas de este módulo ayudan a mejorar los saldos bancarios y a reducir los préstamos innecesarios, lo que es fundamental para mantener una liquidez adecuada.

• Gestión de deudas e inversiones: el sistema ayuda a gestionar los préstamos e inversiones de una empresa, ya que hace un seguimiento de los tipos de interés, los calendarios de vencimientos y el cumplimiento de los acuerdos de préstamo. Este componente también se usa para mejorar la cartera de inversiones y así lograr mejores beneficios.

• Gestión de riesgos: esta parte del sistema identifica y gestiona diferentes riesgos financieros, como las fluctuaciones de los tipos de cambio, los cambios en los tipos de interés y las fluctuaciones de los precios de los productos. Al analizar estos riesgos, el sistema ayuda a elaborar estrategias para mitigarlos.

• Procesamiento de pagos: esta función simplifica el procesamiento de los pagos recibidos y efectuados. Incluye funciones para automatizar los procesos de pago, garantizar la precisión y mejorar la seguridad de las transacciones.

• Elaboración de informes financieros y cumplimiento de la normativa: este componente del sistema de gestión de tesorería genera informes financieros y garantiza que la empresa cumpla todos los requisitos normativos y los estándares de contabilidad pertinentes. Además, ayuda a mantener la transparencia y la rendición de cuentas en lo que respecta a los informes financieros.

• Previsión y análisis: este módulo proporciona herramientas para hacer previsiones y análisis financieros, lo que ayuda a las empresas a planificar sus estrategias financieras con mayor eficacia. Incluye análisis que ayudan a prepararse para diferentes situaciones financieras.

Cada uno de estos componentes desempeña un papel diferente pero interconectado en un sistema de gestión de tesorería. Conjuntamente, ofrecen una visión general de la situación financiera de una empresa y ayudan a sus responsables a tomar decisiones fundamentadas para mejorar los resultados financieros.

Funcionamiento de los sistemas de gestión de tesorería

Los sistemas de gestión de tesorería son plataformas integrales de gestión financiera que integran diferentes funciones para abordar las necesidades financieras concretas de las empresas. Veamos cómo funcionan en detalle:

• Gestión de liquidez: esta función proporciona una vista de tus finanzas en tiempo real. Hace un seguimiento de la situación de efectivo en diferentes cuentas y predice los requisitos de efectivo que habrá en el futuro, lo que ayuda a las empresas a mantener fondos para sus inversiones y operaciones cotidianas.

• Gestión de deudas e inversiones: esta parte de un TMS ofrece planificación financiera en relación con las deudas e inversiones de tu empresa. Se encarga de supervisar los préstamos, los tipos de interés y las carteras de inversiones para garantizar que la empresa cumpla en todo momento sus obligaciones de deuda y también tome buenas decisiones con respecto a las inversiones. Se centra en encontrar el equilibrio entre lo que debes y lo que posees.

• Gestión de riesgos: hay diferentes aspectos que hacen que surjan riesgos financieros, como los tipos de cambio, los tipos de interés y los cambios del mercado. La función de gestión de riesgos de un TMS predice las posibles incertidumbres económicas y ayuda a las empresas a prepararse o evitarlas. Evalúa los riesgos y sugiere formas de reducir su repercusión.

• Procesamiento de pagos: esta función automatiza y protege las transacciones para garantizar que los pagos se hagan de forma precisa y a tiempo, lo que ayuda a la empresa a mantener una buena relación con los proveedores y los clientes.

• Elaboración de informes financieros y cumplimiento de la normativa: esta función convierte datos financieros complejos en informes fáciles de entender. Los informes también ayudan a las empresas a cumplir los estándares legales y normativos.

• Previsión y análisis: esta función usa datos para predecir las tendencias financieras y proporcionar a las empresas una previsión de su futuro financiero, lo que ayuda a planificar y tomar decisiones. Esta función es importante para elaborar estrategias y prepararse para diferentes situaciones del mercado.

Ventajas de usar un sistema de gestión de tesorería

Usar un TMS aporta a las empresas diferentes ventajas que pueden mejorar las operaciones financieras y otros aspectos, como la eficiencia, la gestión de riesgos y la toma de decisiones. Estas son las ventajas que un TMS puede aportar a las empresas:

• Visibilidad financiera más clara: un TMS proporciona una visión integral de la situación financiera de tu empresa. Esta claridad ayuda a comprender mejor tu situación financiera actual y a planificar el futuro.

• Mejor eficiencia en las operaciones: al automatizar muchas tareas rutinarias, un TMS ahorra tiempo y reduce los errores, lo que te permite centrarte en aspectos más estratégicos de tu empresa.

• Mejor gestión de liquidez: con un TMS, tu empresa puede gestionar su liquidez con mayor eficacia y asegurarse de que siempre haya efectivo para lo que sea necesario y no tengas que perder ninguna oportunidad.

• Gestión de riesgos más avanzada: un TMS desempeña un papel fundamental a la hora de identificar y gestionar riesgos financieros. El sistema supervisa en todo momento las condiciones del mercado y te avisa de posibles problemas antes de que sean graves.

• Toma de decisiones fundamentadas: las herramientas de análisis y previsión de un TMS ofrecen a tu empresa la información necesaria para tomar decisiones estratégicas. Con estas herramientas, puedes entender los resultados financieros que pueden suponer diferentes decisiones.

• Cumplimiento de las normativas y elaboración de informes: un TMS ayuda a las empresas a asegurarse de que cumplen las normativas financieras y los requisitos de elaboración de informes pertinentes, lo que reduce la complejidad de los reglamentos financieros.

• Reducción de los costes operativos: al simplificar los procesos y reducir la necesidad de que haya intervenciones manuales, un TMS puede ayudarte a reducir los costes operativos.

• Estrategia y planificación financieras mejoradas: un TMS permite a las empresas planificar sus estrategias financieras con mayor precisión y conocimientos.

Dificultades de integrar un sistema de gestión de tesorería

Integrar un TMS en los sistemas actuales de una empresa puede ser complicado y tiene una serie de dificultades. A continuación, desglosamos lo que suele implicar este proceso y las dificultades a las que se pueden enfrentar las empresas, junto con posibles soluciones:

• Compatibilidad con los sistemas actuales: una de las principales dificultades es garantizar que el TMS funcione bien con los sistemas y el software financieros actuales. La solución suele ser llevar a cabo una planificación y pruebas exhaustivas para garantizar su compatibilidad y una integración fluida.

• Migración e integración de datos: trasladar los datos financieros actuales al nuevo TMS puede ser abrumador. Para garantizar que todos los datos se transfieran de forma precisa y segura, las empresas pueden utilizar herramientas y conocimientos especializados de migración de datos.

• Formación y adaptación: los empleados deben aprender a usar el nuevo sistema con eficacia. Para ello, será necesario implementar programas de formación exhaustivos y proporcionar soporte constante.

• Asignación de costes y recursos: configurar un TMS puede ser caro y exigir muchos recursos. Elaborar unos presupuestos minuciosos y gestionar bien los recursos puede ayudar a mitigar esta situación.

• Cuestiones de seguridad: con cualquier sistema financiero, la seguridad es una máxima prioridad. Para abordar este aspecto, puedes establecer protocolos de seguridad estrictos y auditorías periódicas.

• Opciones de personalización: cada empresa tiene sus propias necesidades, por lo que un TMS que no se pueda adaptar quizá no se adecúe a todos los casos. La solución es poder personalizar y ajustar el TMS para que satisfaga las necesidades concretas de cada empresa.

• Tiempo de inactividad del sistema e interrupción del negocio: implementar un nuevo sistema puede requerir un tiempo de inactividad provisional. Es fundamental planificar la transición minuciosamente para minimizar la interrupción. Para ello, se puede implementar el sistema en fases o programar el lanzamiento durante un período con menos actividad comercial.

• Mantenimiento y soporte continuos: el sistema necesitará actualizaciones y mantenimientos periódicos. Configurar un sistema de soporte fiable con el proveedor o un equipo interno puede ayudar a abordar cualquier problema que surja después de la integración.

Cómo elegir el TMS adecuado para tu empresa

La elección del sistema de gestión de tesorería adecuado para tu empresa es una decisión que se debe sopesar bien, ya que es una parte importante de las operaciones financieras y debe funcionar bien. Aquí tienes una guía que te ayudará a evaluar diferentes soluciones de TMS y una lista de comprobación para identificar las necesidades de tu empresa.

Factores que debes tener en cuenta al seleccionar un TMS

• Funciones: busca un TMS que ofrezca las funciones más adecuadas para lo que necesite tu empresa. ¿Proporciona funcionalidades completas de gestión de liquidez, gestión de riesgos, procesamiento de pagos y elaboración de informes? Asegúrate de que satisfaga todas las necesidades de tu empresa.

• Integración con los sistemas actuales: es importante que el TMS pueda integrarse sin problemas con tus sistemas y software financieros actuales. Comprueba la compatibilidad para evitar problemas técnicos más adelante.

• Facilidad de uso: es fundamental que la interfaz de usuario sea fácil de utilizar. Te interesa tener un sistema que tu equipo pueda explorar y usar con eficacia, y que no exija un arduo proceso de aprendizaje.

• Escalabilidad: evalúa el crecimiento futuro de tu empresa. El TMS debería poder escalar con tu empresa y adaptarse al aumento de transacciones y a los cambios en tus necesidades financieras.

• Coste: evalúa el coste de diferentes soluciones de TMS, incluidos los gastos iniciales, los derechos de licencias y cualquier coste periódico de mantenimiento o soporte. Es importante comparar el coste con el valor que aporta a tu empresa.

• Seguridad y cumplimiento de las normativas: el sistema debe tener medidas de seguridad estrictas y cumplir con las normativas y los estándares financieros pertinentes.

• Reputación y soporte del proveedor: investiga la trayectoria de los proveedores y el nivel de soporte que ofrecen para encontrar uno que proporcione un buen servicio de atención al cliente y un soporte fiable.

Guía para evaluar diferentes soluciones de TMS

• Períodos de demostración y prueba: aprovecha los períodos de demostración y prueba para ver cómo funciona el sistema y si encaja con tus necesidades.

• Opiniones de clientes y estudios de caso: consulta opiniones de otras empresas y lee estudios de caso para comprender cómo ha funcionado el sistema en empresas parecidas a la tuya.

• Opciones de personalización: algunas empresas quizá necesiten un TMS con opciones de personalización. Analiza la flexibilidad del sistema a la hora de satisfacer tus requisitos concretos.

• Colaboración con tu equipo: involucra a miembros importantes de tu equipo financiero en el proceso de toma de decisiones. Sus perspectivas y opiniones son valiosas para evaluar la viabilidad del sistema.

Lista de comprobación para que las empresas identifiquen lo que necesitan en un TMS

• ¿De qué procesos financieros concretos necesitas que se encargue el TMS (por ejemplo, gestión de liquidez, gestión de riesgos o procesamiento de pagos)?

• ¿Qué presupuesto tienes para la solución de TMS?

• ¿Necesitas un sistema que se pueda integrar con tu software financiero actual?

• ¿En qué medida es importante la facilidad de uso y la formación para tu equipo?

• ¿Necesitarás que el proveedor te proporcione soporte al cliente y formación?

• ¿El TMS debe satisfacer requisitos específicos de seguridad y cumplimiento de normativas?

• ¿Con qué rapidez esperas que crezca tu empresa? ¿El TMS puede escalar del mismo modo?

Analiza minuciosamente estos factores, lleva a cabo una investigación exhaustiva e implica a tu equipo en el proceso de evaluación para elegir un TMS que satisfaga las necesidades de gestión financiera únicas de tu empresa y favorezca su crecimiento y estabilidad.

Mejores prácticas y problemas habituales al implementar un TMS

Configurar bien un sistema de gestión de tesorería te permitirá maximizar sus ventajas. Estas son algunas mejores prácticas y problemas habituales que debes tener presentes.

Mejores prácticas para implementar y usar un TMS con eficacia

• Planificación y análisis exhaustivos: lleva a cabo un análisis detallado de tus procesos y necesidades financieros para elegir el TMS que mejor se adecúe a tus requisitos.

• Participación de las partes interesadas: involucra a las principales partes interesadas (incluidos tu equipo de finanzas y tu departamento informático) desde el principio. Su opinión es útil para garantizar que el sistema satisfaga todos los criterios necesarios.

• Formación integral: proporciona una formación amplia a todos los usuarios. Comprender la forma de usar el sistema con eficacia es fundamental para sacarle el máximo provecho.

• Implementación gradual: empieza a utilizar el sistema en fases en vez de hacerlo todo de una vez. Así minimizarás la interrupción y podrás hacer ajustes sobre la marcha.

• Mantenimiento periódico y actualizaciones: mantén el sistema actualizado y lleva a cabo comprobaciones de mantenimiento periódicas para que funcione sin problemas y siga siendo seguro.

• Seguridad de los datos y cumplimiento de las normativas: prioriza la seguridad y asegúrate de que el sistema cumpla con todas las normativas financieras pertinentes.

Problemas habituales al implementar un TMS y cómo evitarlos

• Subestimación de la importancia de la formación: una formación insuficiente puede hacer que el sistema no se aproveche como debería.

• Falta de atención a la calidad de los datos: unos datos de poca calidad pueden hacer que un TMS no sea eficaz. Comprueba que los datos que se vayan a migrar al sistema sean precisos y estén limpios.

• Falta de personalización adecuada: no personalizar el TMS para que se adecúe a las necesidades específicas de la empresa puede limitar su eficacia. Trabaja con el proveedor para adaptar el sistema a tu empresa.

• Falta de planificación de la escalabilidad: elige un TMS que pueda crecer con tu empresa para no tener que pagar una actualización cara en el futuro.