Muchas empresas han incorporado modelos de ingresos recurrentes en sus operaciones debido al atractivo de unos ingresos predecibles y continuos. Sin embargo, gestionar los pagos recurrentes implica más que simplemente cobrar fondos a los clientes en intervalos regulares. También supone garantizar la seguridad de las transacciones, gestionar los datos de los clientes, hacer frente a errores de pago o transacciones fallidas, y ofrecer una experiencia de usuario sencilla.

Gestionar los pagos recurrentes de forma eficaz puede influir significativamente en el éxito de una empresa. Las empresas que usan modelos de suscripción, un modelo de pago recurrente en especial común, registran tasas de retención de clientes un 34 % más altas y una volatilidad de los ingresos mensuales un 46 % menor. Esto permite a las empresas predecir su flujo de caja con mayor precisión, mejorar la retención de clientes y minimizar las tareas administrativas asociadas a la facturación y los cobros. También ofrece a los clientes una forma sencilla de disfrutar de un producto o servicio sin interrupciones, lo que aumenta su satisfacción y fidelidad en general.

Sin embargo, configurar un sistema para gestionar los pagos recurrentes puede ser complejo. Requiere la tecnología y los sistemas adecuados a fin de almacenar y gestionar de forma segura los datos confidenciales de los clientes. También implica cumplir con diversas normativas financieras y de protección de datos. Además, las empresas deben seleccionar un sistema que se adapte a su modelo de negocio y cumpla con las expectativas de sus clientes. Esto es lo que necesitas saber.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los pagos recurrentes?
  
• ¿Qué es el procesamiento de pagos recurrentes?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de pagos recurrentes?
  
• Formas de procesar pagos recurrentes
  
• Cómo puede ayudar Stripe
  

¿Qué son los pagos recurrentes?

Los pagos recurrentes, también conocidos como pagos por suscripción, autodébito o pagos automáticos, se refieren a transacciones que se procesan automáticamente según un calendario predeterminado. Son pagos regulares que realiza un cliente a una empresa por un servicio o producto, cobrados en ciclos de facturación automatizados. Los pagos recurrentes pueden implementarse en muchos intervalos distintos, como diario, semanal, mensual, semestral o anual. Un período habitual es el pago recurrente mensual.

Por ejemplo, es posible que tengas pagos recurrentes configurados para tus facturas de servicios públicos mensuales, como la electricidad o el servicio de internet. También pueden aplicarse a suscripciones como membresías de gimnasio, servicios de streaming (p. ej., Netflix, Spotify) o plataformas de software como servicio (SaaS).

Los pagos recurrentes pueden beneficiar tanto a las empresas como a los clientes. Proporcionan a las empresas ingresos predecibles y ayudan a mejorar la retención de clientes. Además, son convenientes para los clientes, ya que no necesitan recordar hacer el inicio de cada pago de forma manual.

¿Qué es el procesamiento de pagos recurrentes?

El procesamiento de pagos recurrentes se refiere a los métodos y sistemas que usan las empresas para cobrar automáticamente pagos recurrentes a los clientes. Es una parte importante de la gestión de suscripciones y otros modelos de ingresos recurrentes. Los modelos de ingresos recurrentes facilitan que las empresas prevean los ingresos futuros. Otros ejemplos de modelos de ingresos recurrentes son los programas de membresía, los servicios estacionales recurrentes y los contratos de retención. En general, los clientes otorgan a una empresa permiso a fin de cobrar de manera periódica en su tarjeta de crédito o debitar su cuenta bancaria por productos o servicios. Lo ideal es ofrecer a los clientes varias frecuencias de pago (como mensual o anual) y varios métodos de pago convenientes entre los que elegir.

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos recurrentes?

El procesamiento de pagos recurrentes implica los siguientes pasos:

• Obtener la autorización del cliente: el proceso comienza cuando el cliente acepta los pagos recurrentes. Durante el proceso de registro o confirmación de compra, el cliente proporciona los datos de su tarjeta de crédito o cuenta bancaria y acepta las condiciones del pago recurrente. Las Condiciones de este acuerdo deben indicar claramente el importe que se le cobrará al cliente, la frecuencia de los cobros y los servicios o productos por los que se le cobrará. Desde un punto de vista legal, también es importante informar al cliente de que tiene derecho a cancelar los pagos recurrentes. Si tienes alguna pregunta sobre el lenguaje que se debe usar en el proceso de autorización del cliente, consulta a un abogado.

• Almacenar la información de pago de forma segura: una vez que el cliente ha proporcionado la información de pago, la empresa debe almacenar estos datos de forma segura destinados a futuras transacciones. Esto se hace habitualmente a través de una pasarela de pagos o un proveedor de servicios externo que cumpla con los Estándares de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS). En general, los datos de pago del cliente se tokenizan. Esto significa que se reemplazan con una cadena de caracteres única (un «token») que carece de valor si es interceptada, lo que añade una capa adicional de seguridad.

• Establecer el calendario de pagos: la empresa configura un calendario de pagos según la frecuencia acordada del pago recurrente. Puede ser semanal, mensual, anual o cualquier otro período al que el cliente acepte. Los sistemas automatizados se encargan de procesar el pago en los intervalos correctos.

• Procesar la transacción: cuando llega la fecha de pago programada, la pasarela de pagos o el encargado de tratamiento inicia la transacción. Envía una solicitud al banco o a la empresa de tarjetas de crédito del cliente para cobrar el importe acordado. Este proceso suele ocurrir sin que el cliente deba realizar ninguna acción.

• Confirmar la transacción: una vez aprobada la transacción, se debita la cuenta del cliente y los fondos se transfieren a la cuenta de la empresa. Por lo general, se envía una confirmación al cliente para notificarle que la transacción se realizó con éxito.

• Gestionar errores y reintentar pagos: en ocasiones, las transacciones pueden fallar por razones como fondos insuficientes o una tarjeta de crédito vencida. La mayoría de los encargados de tratamiento de pagos cuentan con sistemas para gestionar los pagos recurrentes fallidos. Esto puede implicar notificar al cliente sobre el problema y reintentar el cobro después de un período determinado.

• Gestionar las suscripciones: el procesamiento de pagos recurrentes también incluye gestionar la suscripción del cliente: actualizar o reducir planes, cancelar suscripciones, emitir reembolsos y atender consultas de clientes. Otra parte de este proceso implica la reclamación de pagos: comunicarse con los clientes para cobrar pagos pendientes o vencidos. Este es un paso útil a fin de ayudar a reducir el abandono de clientes. Una gestión eficaz puede mejorar la satisfacción y la retención de clientes.

• Garantizar el cumplimiento de la normativa y generar informes: por último, las empresas deben cumplir con diversas normativas y estándares que regulan los pagos recurrentes, como PCI DSS y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). También deben analizar periódicamente los datos de pago para hacer un seguimiento del rendimiento empresarial, identificar tendencias y tomar decisiones fundamentadas.

El procesamiento de pagos recurrentes puede beneficiar tanto a las empresas como a los clientes. Les permite a las empresas contar con ingresos predecibles y reducir el trabajo administrativo. Les brinda comodidad a los clientes y les garantiza un acceso ininterrumpido a los productos o servicios. Sin embargo, es importante gestionar este proceso de manera adecuada para mantener la confianza y la satisfacción del cliente.

Formas de procesar pagos recurrentes

Existe una variedad de sistemas disponibles para procesar pagos recurrentes. La elección del sistema puede depender de factores como la naturaleza del negocio, el volumen y la frecuencia de las transacciones, la ubicación geográfica de la empresa y sus clientes, además del tipo de productos o servicios.

Estas son algunas de las herramientas más comunes que las empresas pueden implementar para procesar pagos recurrentes:

• Pasarelas de pagos: una pasarela de pagos es una tecnología que usan las empresas para aceptar compras con tarjeta de débito o crédito de los clientes. Estas pasarelas se pueden configurar con el fin de gestionar pagos recurrentes, almacenar la información de pago de los clientes y cobrarles automáticamente según un calendario establecido.

• Cuentas de comerciante: las cuentas de comerciante son cuentas bancarias que permiten a una empresa aceptar pagos de múltiples formas, generalmente mediante tarjetas de débito o crédito. Los proveedores de servicios para comerciantes pueden ofrecer herramientas o asociarse con pasarelas de pagos con el fin de gestionar los pagos recurrentes.

• Proveedores de débito directo: las empresas pueden usar proveedores de débito directo con el propósito de debitar automáticamente la cuenta bancaria de un cliente según un calendario recurrente. Esto se usa con frecuencia para pagos de mayor importe o transacciones B2B. Requiere obtener el permiso del cliente a fin de debitar su cuenta.

• Procesadores ACH: las empresas con clientes en EE. UU. pueden usar procesadores de ACH (Cámara de Compensación Automatizada) para gestionar los pagos recurrentes. Estos extraen fondos directamente de la cuenta bancaria del cliente y los envían a la cuenta de la empresa.

• Plataformas de gestión de suscripciones: estas plataformas están especializadas en gestionar suscripciones y pagos recurrentes. Por lo general, ofrecen una variedad de funcionalidades, como distintos planes de precios, gestión de descuentos, períodos de prueba y respuestas automáticas por correo electrónico.

• Soluciones integradas: algunas empresas pueden usar soluciones integradas, como software de planificación de recursos empresariales (ERP) o gestión de relaciones con clientes (CRM), que cuentan con capacidades integradas de procesamiento de pagos recurrentes. Esto puede consolidar y agilizar las operaciones empresariales.

Cuando se elige cómo procesar los pagos recurrentes, las empresas deben tener en cuenta factores como la capacidad de la solución para integrarse con otros sistemas que usan, la reputación del proveedor en materia de seguridad y fiabilidad y la experiencia de usuario en general.

Las empresas también deben considerar el costo de la solución. Este puede variar considerablemente, desde una comisión fija de unos pocos cientos de dólares al mes hasta un porcentaje del volumen de facturación (entre el 0.4 % y el 3.0 %) o una tarifa fija por pago. El costo final depende, en última instancia, de factores como el tipo de sistema que elija la empresa y el volumen de pagos mensual.

También es importante asegurarse de que el método que elijan cumpla con todas las normas financieras y los estándares de seguridad de datos relevantes.

¿Cómo puede ayudar Stripe?

Stripe Billing te permite facturar y gestionar a los clientes como quieras, desde la simple facturación recurrente hasta el cobro por consumo y los contratos negociados por ventas. Comienza a aceptar pagos recurrentes, que no requieren programación o creación de una integración personalizada con la API, en todo el mundo en cuestión de minutos.

Stripe Billing puede ayudarte a realizar lo siguiente:

• Ofrecer tarifas flexibles: responde a la demanda de los usuarios más rápido y con modelos de tarifas flexibles, que incluyen consumo establecido por niveles, de comisión fija más excedentes y más. El soporte para cupones, pruebas gratuitas, prorrateos y complementos está incorporado.

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• Aumentar ingresos y reducir la pérdida de clientes: mejora la captura de ingresos y reduce la pérdida involuntaria de clientes con Smart Retries y automatizaciones de flujos de trabajo de recuperación. Las herramientas de recuperación de Stripe ayudaron a los usuarios a recuperar más de $6500 millones en ingresos en 2024.

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