Muchas empresas han incorporado modelos de ingresos recurrentes a sus operaciones debido al atractivo que supone contar con ingresos predecibles y recurrentes. Sin embargo, la gestión de los pagos recurrentes implica mucho más que simplemente cobrar a los clientes a intervalos regulares. También implica garantizar la seguridad de las transacciones, gestionar los datos de los clientes, resolver los errores de pago o las transacciones fallidas y ofrecer una experiencia de usuario sencilla.

La gestión eficaz de los pagos recurrentes puede influir significativamente en el éxito de una empresa. Las empresas que utilizan modelos de suscripción —un modelo de pago recurrente especialmente común— registran unas tasas de retención de clientes un 34 % más altas y una volatilidad de los ingresos un 46 % menor de un mes a otro. Esto permite a las empresas predecir su flujo de caja con mayor precisión, mejorar la retención de clientes y minimizar las tareas administrativas asociadas a la facturación y el cobro. Además, ofrece a los clientes una forma sencilla de disfrutar de un producto o servicio sin interrupciones, lo que aumenta su satisfacción general y su fidelidad.

Sin embargo, configurar un sistema para gestionar los pagos recurrentes puede resultar complejo. Requiere la tecnología y los sistemas adecuados para almacenar y gestionar de forma segura los datos confidenciales de los clientes. También implica cumplir con diversas normativas financieras y de protección de datos. Además, las empresas deben seleccionar un sistema que se adapte a su modelo de negocio y satisfaga las expectativas de sus clientes. Esto es lo que necesitas saber.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué son los pagos recurrentes?
  
• ¿Qué es el procesamiento de pagos recurrentes?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de pagos recurrentes?
  
• Formas de procesar pagos recurrentes
  
• Cómo puede ayudarte Stripe
  

¿Qué son los pagos recurrentes?

Los pagos recurrentes, también conocidos como pagos por suscripción, domiciliación bancaria o pagos automáticos, son transacciones que se procesan automáticamente según un calendario predeterminado. Se trata de pagos periódicos que un cliente realiza a una empresa por un servicio o producto, y que se cobran en ciclos de facturación automáticos. Los pagos recurrentes pueden establecerse con diferentes periodicidades, como diaria, semanal, mensual, semestral o anual. Una periodicidad habitual es el pago recurrente mensual.

Por ejemplo, es posible que tengas configurados pagos recurrentes para tus facturas mensuales de servicios públicos, como la electricidad o el servicio de Internet. También podrían aplicarse a suscripciones como las de gimnasios, servicios de streaming (por ejemplo, Netflix o Spotify) o plataformas de software como servicio (SaaS).

Los pagos recurrentes pueden beneficiar tanto a las empresas como a los clientes. Proporcionan a las empresas unos ingresos predecibles y ayudan a mejorar la retención de clientes. Además, resultan cómodos para los clientes, ya que estos ya no tienen que acordarse de iniciar manualmente cada pago.

¿Qué es el procesamiento de pagos recurrentes?

El procesamiento de pagos recurrentes se refiere a los métodos y sistemas que utilizan las empresas para cobrar automáticamente los pagos recurrentes de los clientes. Es una parte importante de la gestión de suscripciones y otros modelos de ingresos recurrentes. Los modelos de ingresos recurrentes facilitan a las empresas la previsión de los ingresos futuros. Otros ejemplos de modelos de ingresos recurrentes son los programas de afiliación, los servicios estacionales recurrentes y los anticipos. Por lo general, los clientes autorizan a la empresa a realizar cargos periódicos en su tarjeta de crédito o a realizar débitos en su cuenta bancaria por productos o servicios. Lo ideal es ofrecer a los clientes varias frecuencias de pago (como mensual o anual) y varios métodos de pago cómodos entre los que elegir.

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos recurrentes?

Para procesar pagos recurrentes, hay que seguir estos pasos:

• Obtener la autorización del cliente: el proceso comienza cuando el cliente da su consentimiento para los cobros recurrentes. Durante el proceso de registro o de pago, el cliente facilita los datos de su tarjeta de crédito o cuenta bancaria y acepta las condiciones del pago recurrente. Las condiciones de este acuerdo deben indicar claramente el importe que se le cobrará al cliente, la frecuencia de los cobros y los servicios o productos por los que se le cobrará. Desde un punto de vista legal, también es importante informar al cliente de que tiene derecho a cancelar los pagos recurrentes. Si tienes alguna duda sobre qué lenguaje debe utilizarse en el proceso de autorización del cliente, consulta a un abogado.

• Almacenar de forma segura la información de pago: una vez que el cliente ha facilitado la información de pago, la empresa debe almacenar estos datos de forma segura para futuras transacciones. Esto suele hacerse a través de una pasarela de pago o un proveedor de servicios externo que cumpla con los Estándares de seguridad de datos de la normativa PCI (PCI DSS) del sector de tarjetas de pago. Los datos de pago del cliente suelen tokenizarse. Esto significa que se sustituyen por una cadena única de caracteres (un «token») que no tiene sentido si se intercepta, lo que añade una capa adicional de seguridad.

• Establecer el calendario de pagos: la empresa establece un calendario de pagos basado en la frecuencia acordada para el pago recurrente. Esta puede ser semanal, mensual, anual o cualquier otro intervalo de tiempo que el cliente acepte. A continuación, los sistemas automatizados se encargan de que el pago se procese en los intervalos correctos.

• Procesar la transacción: cuando llega la fecha de pago programada, la pasarela de pago o el procesador de pagos inicia la transacción. Envía una solicitud al banco del cliente o a la entidad emisora de la tarjeta de crédito para cobrar el importe acordado. Este proceso suele realizarse sin que el cliente tenga que hacer nada.

• Confirmar la transacción: una vez que se ha aprobado la transacción, se realiza el cargo en la cuenta del cliente y los fondos se transfieren a la cuenta de la empresa. Normalmente se envía una confirmación al cliente para notificarle que la transacción se ha realizado con éxito.

• Gestionar errores y reintentar los pagos: a veces las transacciones pueden fallar por motivos como fondos insuficientes o una tarjeta de crédito caducada. La mayoría de los procesadores de pagos cuentan con sistemas para gestionar los pagos recurrentes fallidos. Esto podría implicar notificar al cliente el problema y reintentar el cargo tras un período determinado.

• Gestionar las suscripciones: el procesamiento de pagos recurrentes también incluye la gestión de la suscripción del cliente: cambiar de plan (a uno superior o inferior), cancelar suscripciones, emitir reembolsos y atender las consultas de los clientes. Otra parte de este proceso consiste en la reclamación de pagos: comunicarse con los clientes para cobrar los pagos vencidos o atrasados. Este es un paso útil para ayudar a reducir la pérdida de clientes. Una gestión eficaz puede mejorar la satisfacción y la retención de los clientes.

• Garantizar el cumplimiento normativo y generar informes: por último, las empresas deben cumplir con diversas normativas y estándares que regulan los pagos recurrentes, como el PCI DSS y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). También deben analizar periódicamente los datos de pago para realizar un seguimiento del rendimiento empresarial, identificar tendencias y tomar decisiones fundamentadas.

El procesamiento de pagos recurrentes puede beneficiar tanto a las empresas como a los clientes: por una parte, proporciona ingresos previsibles a las empresas y reduce su carga administrativa; por otra parte, ofrece comodidad a los clientes y les garantiza acceso ininterrumpido a productos o servicios. Sin embargo, es importante gestionar este proceso correctamente para mantener la confianza y la satisfacción de los clientes.

Formas de procesar pagos recurrentes

Hay una gran variedad de sistemas disponibles para gestionar los pagos recurrentes. La elección del sistema puede depender de factores como la naturaleza de la empresa, el volumen y la frecuencia de las transacciones, la ubicación geográfica de la empresa y de sus clientes, y el tipo de productos o servicios.

Estas son algunas de las herramientas más habituales que las empresas pueden implementar para procesar pagos recurrentes:

• Pasarelas de pagos: una pasarela de pagos es una tecnología que usan las empresas para aceptar compras con tarjeta de débito o crédito que hacen los clientes. Estas pasarelas se pueden configurar para gestionar pagos recurrentes, de forma que almacenen la información de pago de los clientes y hagan el cobro de forma automática según el calendario establecido.

• Cuentas de comerciante: las cuentas de comerciante son cuentas bancarias que permiten a una empresa aceptar pagos de múltiples maneras, generalmente con tarjetas de débito o crédito. Los proveedores de servicios para comerciantes pueden ofrecer herramientas o asociarse con pasarelas de pagos para gestionar pagos recurrentes.

• Proveedores de domiciliación bancaria: las empresas pueden recurrir a proveedores de domiciliación bancaria para realizar cargos automáticos en la cuenta bancaria de un cliente de forma periódica. Esta opción se utiliza a menudo para pagos de mayor cuantía o transacciones entre empresas (B2B). Para ello, es necesario obtener el consentimiento del cliente para realizar el cargo en su cuenta.

• Procesadores ACH: las empresas con clientes en los EE. UU. pueden utilizar procesadores de ACH (Cámara de compensación automatizada) para gestionar los pagos recurrentes. Estos procesadores extraen los fondos directamente de la cuenta bancaria del cliente y los transfieren a la cuenta de la empresa.

• Plataformas de gestión de suscripciones: estas plataformas se especializan en gestión de suscripciones y pagos recurrentes y suelen ofrecer una serie de funciones como diferentes planes de precios, gestión de descuentos, períodos de prueba y respuestas automatizadas por correo electrónico.

• Soluciones integradas: algunas empresas pueden utilizar soluciones integradas, como software de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión de relaciones con los clientes (CRM), que incorporan funciones de procesamiento de pagos recurrentes. Así pueden consolidar y simplificar las operaciones empresariales.

A la hora de elegir cómo gestionar los pagos recurrentes, las empresas deben tener en cuenta factores como la capacidad de la solución para integrarse con otros sistemas que utilicen, la reputación del proveedor en materia de seguridad y fiabilidad, y la experiencia general del cliente.

Las empresas también deben tener en cuenta el coste de la solución. Este puede variar considerablemente, desde una tarifa fija de unos cientos de dólares al mes hasta un porcentaje del volumen de facturación (entre el 0,4 % y el 3,0 %) o una tarifa plana por pago. El coste final depende, en última instancia, de factores como el tipo de sistema que elija la empresa y su volumen de pagos mensual.

También es importante asegurarse de que el método elegido cumpla con todas las normativas financieras pertinentes y las normas de seguridad de datos.

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