Veel ondernemingen maken gebruik van een verdienmodel op basis van terugkerende betalingen, omdat dit voor voorspelbare, regelmatige inkomsten zorgt. Maar het beheren van terugkerende betalingen houdt meer in dan alleen het regelmatig ontvangen van betalingen van klanten. Het gaat ook om het waarborgen van de transactiebeveiliging, het beheren van klantgegevens, het omgaan met betalingsfouten en mislukte transacties, en het bieden van een eenvoudige gebruikerservaring.

Een effectieve verwerking van terugkerende betalingen kan het succes van een onderneming aanzienlijk beïnvloeden. Het stelt ondernemingen in staat hun cashflow nauwkeuriger te voorspellen, het klantbehoud te verbeteren en de administratieve taken in verband met facturatie en incasso tot een minimum te beperken. Het zorgt er ook voor dat klanten op een gemakkelijke manier en om zonder onderbrekingen producten kunnen ontvangen of diensten kunnen gebruiken, waardoor hun algehele tevredenheid en loyaliteit toenemen.

Het opzetten van een systeem om terugkerende betalingen te beheren kan complex zijn. Het vereist de juiste technologie en systemen om gevoelige klantgegevens veilig op te slaan en te verwerken. Het gaat ook om het naleven van verschillende financiële en gegevensbeschermingsvoorschriften. En ondernemingen moeten een systeem kiezen dat past bij hun bedrijfsmodel en voldoet aan de verwachtingen van hun klanten. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn terugkerende betalingen?
  
• Wat houdt de verwerking van terugkerende betalingen in?
  
• Hoe werkt de verwerking van terugkerende betalingen?
  
• Manieren om terugkerende betalingen te verwerken
  
• Hoe Stripe de verwerking van terugkerende betalingen ondersteunt
  

Wat zijn terugkerende betalingen?

Terugkerende betalingen, ook wel abonnementsbetalingen, automatische incasso's of automatische betalingen genoemd, verwijzen naar transacties die automatisch worden verwerkt volgens een vooraf bepaald schema. Dit zijn regelmatige betalingen van een klant aan een onderneming voor een dienst of product, die op terugkerende basis in rekening worden gebracht.

Je kunt bijvoorbeeld terugkerende betalingen hebben ingesteld voor je maandelijkse rekeningen zoals elektriciteit of internet. Ze kunnen ook worden toegepast voor abonnementen op bijvoorbeeld een sportschool, streamingdiensten (Netflix, Spotify enz.) of SaaS-platforms (Software-as-a-Service).

Zowel ondernemingen als klanten kunnen profiteren van terugkerende betalingen. Ze bieden ondernemingen voorspelbare inkomsten en helpen bij het verbeteren van klantbehoud. En ze zijn handig voor klanten, omdat ze er niet meer aan hoeven te denken om elke betaling handmatig te starten.

Wat houdt de verwerking van terugkerende betalingen in?

De verwerking van terugkerende betalingen verwijst naar de methoden en systemen die ondernemingen gebruiken om automatisch terugkerende betalingen van klanten te innen. Het is een belangrijk onderdeel van het beheer van abonnementen en andere modellen voor terugkerende inkomsten. Klanten geven een onderneming meestal toestemming om regelmatig geld van hun creditcard of bankrekening af te schrijven voor producten of diensten.

Hoe werkt de verwerking van terugkerende betalingen?

De verwerking van terugkerende betalingen omvat de volgende stappen:

• Autorisatie van klant
  Het proces begint wanneer de klant instemt met de terugkerende betaling. Tijdens het aanmeld- of afrekenproces verstrekken klanten hun creditcard- of bankrekeninggegevens en gaan ze akkoord met de voorwaarden van de terugkerende betaling. In de voorwaarden van deze overeenkomst moet duidelijk worden aangegeven welk bedrag er bij de klant in rekening wordt gebracht, hoe vaak er een bedrag wordt afgeschreven en welke diensten of producten de klant ontvangt.

• Opslag van betaalgegevens
  Zodra de klant betaalgegevens heeft verstrekt, moet de onderneming deze gegevens veilig opslaan voor toekomstige transacties. Dit gebeurt meestal via een betaalgateway of een externe dienstverlener die voldoet aan de Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS). De betaalgegevens van de klant worden meestal omgezet naar tokens. Dit betekent dat de gegevens worden vervangen door een unieke tekenreeks (een 'token') die op zichzelf nutteloos is als deze wordt onderschept, wat een extra beveiligingslaag toevoegt.

• Betalingen plannen
  De onderneming stelt een betaalschema op op basis van de afgesproken frequentie van de terugkerende betaling. Dit kan wekelijks, maandelijks, jaarlijks of een ander tijdsbestek zijn waarmee de klant instemt. Geautomatiseerde systemen zorgen er vervolgens voor dat de betaling met de juiste tussenpozen wordt verwerkt.

• Transactieverwerking
  Op de geplande betaaldatum zal de betaalgateway of verwerker de transactie initiëren. Er wordt een verzoek gestuurd naar de bank of creditcardmaatschappij van de klant om het overeengekomen bedrag af te schrijven. Dit proces verloopt meestal naadloos en de klant hoeft niets te doen.

• Bevestiging van de transactie
  Zodra de transactie is goedgekeurd, wordt het bedrag van de rekening van de klant afgeschreven en wordt het geld naar de rekening van de onderneming overgemaakt. Meestal wordt er een bevestiging naar de klant gestuurd om deze te laten weten dat de betaling gelukt is.

• Foutafhandeling en nieuwe pogingen
  Soms kunnen transacties mislukken om verschillende redenen, zoals onvoldoende saldo of een verlopen creditcard. De meeste betalingsverwerkers hebben systemen om deze fouten af te handelen. Dit kan inhouden dat de klant op de hoogte wordt gesteld van het probleem en na een bepaalde periode de betaling opnieuw wordt uitgevoerd.

• Beheer van abonnementen
  De verwerking van terugkerende betalingen omvat ook het beheer van het abonnement van de klant: abonnementen upgraden of downgraden, abonnementen opzeggen, terugbetalingen uitvoeren en vragen van klanten afhandelen. Effectief beheer kan de klanttevredenheid en -retentie verbeteren.

• Compliance en rapportage
  Ten slotte moeten ondernemingen voldoen aan verschillende voorschriften en normen die van toepassing zijn op terugkerende betalingen, zoals PCI DSS en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook moeten ze regelmatig betaalgegevens analyseren om de bedrijfsprestaties te volgen, trends te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen.

Zowel ondernemingen als klanten kunnen profiteren van de verwerking van terugkerende betalingen. Voor ondernemingen zorgt het voor voorspelbare inkomsten en minder administratief werk. Klanten profiteren van meer gemak en ononderbroken toegang tot producten of diensten. Het is echter belangrijk om dit proces correct af te handelen om klanten tevreden te houden en hun vertrouwen te waarborgen.

Manieren om terugkerende betalingen te verwerken

Er zijn verschillende systemen beschikbaar om terugkerende betalingen te verwerken. De keuze van het systeem kan afhangen van een aantal factoren, zoals de aard van de onderneming, het transactievolume en -frequentie en de geografische locatie van de onderneming en de klanten, en het type producten of diensten.

Hier zijn een paar van de meest gebruikelijke tools die ondernemingen kunnen implementeren om terugkerende betalingen te verwerken:

• Betaalgateways
  Een betaalgateway is een technologie die door ondernemingen wordt gebruikt om aankopen met een debit- of creditcard van klanten te accepteren. Deze gateways kunnen worden geconfigureerd voor het beheren van terugkerende betalingen, het opslaan van betaalgegevens van klanten en het automatisch factureren van klanten volgens een vast schema.

• Verkopersrekeningen
  Verkopersrekeningen zijn bankrekeningen waarop een bedrijf op meerdere manieren betalingen kan accepteren, meestal via debit- of creditcards. Dienstverleners voor verkopers kunnen tools aanbieden of samenwerken met betaalgateways om terugkerende betalingen te verwerken.

• Aanbieders van automatische incasso's
  Ondernemingen kunnen met aanbieders van automatische incasso's automatisch bedragen afschrijven van bankrekeningen van klanten volgens een terugkerend schema. Dit wordt vaak gebruikt voor grotere betalingen of B2B-transacties. Om een bedrag van de rekening van een klant af te schrijven, moet toestemming van de klant worden verkregen.

• ACH-verwerkers
  Ondernemingen met klanten in de VS kunnen gebruikmaken van ACH-verwerkers (Automated Clearing House) voor betalingen om terugkerende betalingen te verwerken. Ze schrijven geld rechtstreeks van de bankrekening van de klant af en maken het over naar de rekening van de onderneming.

• Platforms voor abonnementsbeheer
  Deze platforms zijn gespecialiseerd in het beheren van abonnementen en terugkerende betalingen. Ze bieden meestal een scala aan functies, zoals verschillende tariefplannen, kortingsbeheer, proefperioden en geautomatiseerde e-mailreacties.

• Geïntegreerde oplossingen
  Sommige ondernemingen kunnen geïntegreerde oplossingen gebruiken, zoals ERP- (Enterprise Resource Planning) of CRM-software (Customer Relationship Management) met ingebouwde mogelijkheden voor de verwerking van terugkerende betalingen. Dit kan de bedrijfsvoering consolideren en stroomlijnen.

Bij het bepalen van hoe ze terugkerende betalingen verwerken, moeten ondernemingen rekening houden met factoren zoals de kosten van de oplossing, de mogelijkheid om te integreren met andere systemen die ze gebruiken, de reputatie van de leverancier op het gebied van beveiliging en betrouwbaarheid, en de algehele klantervaring. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de gekozen methode voldoet aan alle relevante financiële voorschriften en normen voor gegevensbeveiliging.

Hoe Stripe de verwerking van terugkerende betalingen ondersteunt

Stripe Billing omvat een pakket met programma's om terugkerende betalingen te verwerken. Dit maakt het abonnements- en facturatieproces efficiënter voor ondernemingen, biedt ruimte aan de complexiteit van verschillende betalingsmodellen en automatiseert verschillende administratieve taken.

Hier volgen enkele manieren waarop Stripe de verwerking van terugkerende betalingen ondersteunt:

• Abonnementsmodellen
  Stripe Billing ondersteunt verschillende abonnementsmodellen, waardoor ondernemingen hun tarieven, factuurperioden en proefperioden kunnen aanpassen. Het is geschikt voor abonnementen met verschillende prijsniveaus, tarieven per licentie, op gebruik gebaseerde tarieven en meer.

• Klantenportaal
  Stripe biedt een klantenportaal waar klanten hun eigen abonnement kunnen beheren. Ze kunnen hun betaalmethoden bijwerken, verschillende abonnementsplannen kiezen en hun facturatiegeschiedenis bekijken. Dit kan de administratieve last voor de onderneming verminderen en de klantervaring verbeteren.

• Betaalmethoden
  Stripe ondersteunt een breed scala aan betaalmethoden, waaronder alle gangbare creditcards en debitcards, veel internationale betaalmethoden en digitale wallets zoals Apple Pay en Google Pay. Dit maakt het voor ondernemingen eenvoudig om betalingen te accepteren van klanten over de hele wereld.

• Beveiliging
  Stripe voldoet aan de hoogste industrienormen voor gegevensbeveiliging (PCI DSS Level 1) en maakt gebruik van geavanceerde methoden zoals tokenisatie en encryptie om gevoelige gegevens te beschermen. Dit geeft ondernemingen het vertrouwen dat de betaalgegevens van hun klanten veilig worden verwerkt.

• Automatische facturatie
  Met Stripe kunnen ondernemingen automatisch facturen genereren en naar hun klanten versturen. Stripe Billing ondersteunt ook aanpasbare e-mails voor facturatie en herinneringen voor aanstaande en achterstallige betalingen.

• Slim beheer van nieuwe pogingen en incasso's
  Stripe maakt gebruik van machine-learning om de timing van nieuwe pogingen na een mislukte betaling te optimaliseren. Daarnaast biedt het incassobeheer op maat, waarbij klanten automatisch een e-mail krijgen wanneer betalingen mislukken en ze een link krijgen om hun betaalmethode bij te werken.

• Belasting en compliance
  Stripe Billing kan voor veel landen automatisch btw berekenen en toevoegen aan facturen. Het kan bedrijven ook helpen om te voldoen aan nalevingsvereisten, zoals van de Europese Unie met betrekking tot de belasting over de toegevoegde waarde (btw).

• Rapportage en analyse
  Stripe biedt gedetailleerde rapporten voor bedrijfsstatistieken zoals omzet, klantverloop en actieve abonnementen. Hiermee kunnen ondernemingen inzicht krijgen in hun prestaties, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Door de aanpak van Stripe voor de verwerking van terugkerende betalingen krijgen ondernemingen een uitgebreide toolkit om hun abonnementen en facturen effectief te beheren. Stripe legt in zijn oplossingen de nadruk op flexibiliteit, veiligheid en gebruiksgemak en Stripe Billing biedt een gebruikersvriendelijke ervaring voor zowel ondernemingen als klanten. Voor meer informatie en om aan de slag te gaan, bekijk je deze pagina.