Veel ondernemingen hebben modellen voor terugkerende inkomsten in hun bedrijfsvoering opgenomen vanwege de aantrekkingskracht van voorspelbare, terugkerende inkomsten. Maar het beheren van terugkerende betalingen houdt meer in dan alleen het op regelmatige tijdstippen innen van geld van klanten. Het omvat ook het waarborgen van transactieveiligheid, het beheren van klantgegevens, het afhandelen van betalingsfouten of mislukte transacties, en het bieden van een eenvoudige gebruikerservaring.

Het effectief afhandelen van terugkerende betalingen kan een grote invloed hebben op het succes van een onderneming. Ondernemingen die gebruikmaken van abonnementsmodellen, een bijzonder veelvoorkomend model voor terugkerende betalingen, zien hun klantretentie met 34% stijgen en hebben 46% minder schommelingen in de maandelijkse inkomsten. Hierdoor kunnen ondernemingen hun cashflow nauwkeuriger voorspellen, de klantretentie verbeteren en de administratieve taken rond facturatie en incasso’s tot een minimum beperken. Het biedt klanten ook een gemakkelijke manier om zonder onderbrekingen van een product of dienst te genieten, wat hun algehele tevredenheid en loyaliteit verhoogt.

Het opzetten van een systeem voor het beheer van terugkerende betalingen kan echter complex zijn. Het vereist de juiste technologie en systemen om gevoelige klantgegevens veilig op te slaan en te verwerken. Ook moet je voldoen aan diverse financiële en gegevensbeschermingsvoorschriften. En ondernemingen moeten een systeem kiezen dat past bij hun businessmodel en voldoet aan de verwachtingen van hun klanten. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn terugkerende betalingen?
  
• Wat houdt de verwerking van terugkerende betalingen in?
  
• Hoe werkt de verwerking van terugkerende betalingen?
  
• Manieren om terugkerende betalingen te verwerken
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Wat zijn terugkerende betalingen?

Terugkerende betalingen, ook wel bekend als abonnementsbetalingen, automatische incasso of automatische betalingen, zijn transacties die automatisch volgens een vooraf bepaald schema worden verwerkt. Het zijn regelmatige betalingen die een klant aan een onderneming doet voor een dienst of product, en die worden afgeschreven volgens automatische facturatiecycli. Terugkerende betalingen kunnen op veel verschillende manieren worden ingepland, zoals dagelijks, wekelijks, maandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks. Een veelvoorkomend tijdschema is een maandelijkse terugkerende betaling.

Je hebt bijvoorbeeld misschien terugkerende betalingen ingesteld voor je maandelijkse energierekeningen, zoals elektriciteit of internet. Ze kunnen ook worden toegepast voor abonnementen zoals sportschoolabonnementen, streamingdiensten (bijv. Netflix, Spotify) of software-as-a-service-platforms (SaaS).

Terugkerende betalingen kunnen zowel ondernemingen als klanten ten goede komen. Ze bieden ondernemingen voorspelbare inkomsten en helpen bij het verbeteren van klantbehoud. En ze zijn handig voor klanten, omdat ze niet langer hoeven te onthouden om elke betaling handmatig te starten.

Wat houdt de verwerking van terugkerende betalingen in?

Het verwerken van terugkerende betalingen verwijst naar de methoden en systemen die ondernemingen gebruiken om automatisch terugkerende betalingen van klanten te innen. Het is een belangrijk onderdeel van het beheer van abonnementen en andere modellen voor terugkerende inkomsten. Modellen voor terugkerende inkomsten maken het voor ondernemingen gemakkelijker om toekomstige inkomsten te voorspellen. Enkele andere voorbeelden van modellen voor terugkerende inkomsten zijn lidmaatschapsprogramma's, terugkerende seizoensgebonden diensten en voorschotten. Klanten geven een onderneming doorgaans toestemming om hun creditcard regelmatig te belasten of hun bankrekening te debiteren voor producten of diensten. Het is ideaal om klanten meerdere betalingsfrequenties (zoals maandelijks of jaarlijks) en verschillende handige betaalmethoden aan te bieden waaruit ze kunnen kiezen.

Hoe werkt de verwerking van terugkerende betalingen?

De verwerking van terugkerende betalingen omvat de volgende stappen:

• Verkrijg toestemming van de klant: het proces begint wanneer de klant instemt met terugkerende afschrijvingen. Tijdens het aanmeldings- of afrekenproces geeft de klant zijn creditcard- of bankrekeninggegevens op en gaat hij akkoord met de voorwaarden voor de terugkerende betaling. In de voorwaarden van deze overeenkomst moet duidelijk staan welk bedrag er in rekening wordt gebracht, hoe vaak dit gebeurt en voor welke diensten of producten dit geldt. Vanuit juridisch oogpunt is het ook belangrijk om de klant te laten weten dat hij het recht heeft om terugkerende betalingen op te zeggen. Als je vragen hebt over welke bewoordingen je moet gebruiken bij het verkrijgen van toestemming van de klant, raadpleeg dan een advocaat.

• Sla betalingsgegevens veilig op: zodra de klant zijn betalingsgegevens heeft verstrekt, moet de onderneming deze gegevens veilig opslaan voor toekomstige transacties. Dit gebeurt meestal via een betaalgateway of een externe dienstverlener die voldoet aan de Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS). De betalingsgegevens van de klant worden doorgaans getokeniseerd. Dit betekent dat ze worden vervangen door een unieke reeks tekens (een “token”) die niets zegt als deze wordt onderschept, wat een extra beveiligingslaag toevoegt.

• Stel het betalingsschema in: de onderneming stelt een betalingsschema op basis van de afgesproken frequentie van de terugkerende betaling. Dit kan wekelijks, maandelijks, jaarlijks of een ander tijdsbestek zijn waar de klant mee instemt. Geautomatiseerde systemen zorgen er vervolgens voor dat de betaling op de juiste tijdstippen wordt verwerkt.

• Verwerk de transactie: wanneer de geplande betalingsdatum aanbreekt, start de betaalgateway of verwerker de transactie. Deze stuurt een verzoek naar de bank of het bedrijf dat de creditcard uitreikt om het afgesproken bedrag in rekening te brengen. Dit proces verloopt doorgaans zonder dat de klant iets hoeft te doen.

• Bevestig de transactie: zodra de transactie is goedgekeurd, wordt het bedrag van de rekening van de klant afgeschreven en wordt het geld overgemaakt naar de rekening van de onderneming. Meestal krijg je een bevestiging waarin staat dat de transactie is gelukt.

• Handel fouten af en probeer betalingen opnieuw uit te voeren: soms kunnen transacties mislukken door bijvoorbeeld onvoldoende saldo of een verlopen creditcard. De meeste betalingsverwerkers hebben systemen om mislukte terugkerende betalingen af te handelen. Dit kan inhouden dat de klant op de hoogte wordt gesteld van het probleem en dat de afschrijving na een bepaalde periode opnieuw wordt geprobeerd.

• Beheer abonnementen: het verwerken van terugkerende betalingen omvat ook het beheren van het abonnement van de klant: het upgraden of downgraden van abonnementen, het opzeggen van abonnementen, het verstrekken van terugbetalingen en het afhandelen van vragen van klanten. Een ander onderdeel van dit proces is incasso: communiceren met klanten om betalingen te innen die verschuldigd of achterstallig zijn. Dit is een nuttige stap om het klantverloop te verminderen. Effectief beheer kan de klanttevredenheid en -binding verbeteren.

• Zorg voor compliance en genereer rapporten: ten slotte moeten ondernemingen voldoen aan diverse regelgevingen en normen die van toepassing zijn op terugkerende betalingen, zoals PCI DSS en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ze moeten ook regelmatig betalingsgegevens analyseren om de prestaties van de onderneming bij te houden, trends te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen.

Zowel ondernemingen als klanten kunnen profiteren van de verwerking van terugkerende betalingen. Voor ondernemingen zorgt het voor voorspelbare inkomsten en minder administratief werk. Klanten profiteren van meer gemak en ononderbroken toegang tot producten of diensten. Het is echter belangrijk om dit proces correct af te handelen om klanten tevreden te houden en hun vertrouwen te waarborgen.

Manieren om terugkerende betalingen te verwerken

Er zijn verschillende systemen beschikbaar om terugkerende betalingen te verwerken. De keuze voor een systeem kan afhangen van factoren zoals de aard van de onderneming, het transactievolume en de frequentie, de geografische locatie van de onderneming en zijn klanten, en het soort producten of diensten.

Hier zijn een paar van de meest gebruikelijke tools die ondernemingen kunnen implementeren om terugkerende betalingen te verwerken:

• Betaalgateways: een betaalgateway is een technologie die ondernemingen gebruiken om aankopen met een debitcard of creditcard van klanten te accepteren. Deze gateways kunnen worden geconfigureerd om terugkerende betalingen te beheren, waarbij de betalingsgegevens van klanten worden opgeslagen en klanten automatisch volgens een vast schema worden gefactureerd.

• Verkopersaccounts: verkopersaccounts zijn bankrekeningen waarmee een onderneming op verschillende manieren betalingen kan accepteren, meestal via debit- of creditcards. Betaaldienstverleners kunnen tools aanbieden of samenwerken met betaalgateways om terugkerende betalingen af te handelen.

• Dienstverleners voor automatische incasso: ondernemingen kunnen gebruikmaken van dienstverleners voor automatische incasso om automatisch geld van de bankrekening van een klant af te schrijven volgens een terugkerend schema. Dit wordt vaak gebruikt voor grotere betalingen of B2B-transacties. Hiervoor is toestemming van de klant nodig om geld van zijn of haar rekening af te schrijven.

• ACH-verwerkers: ondernemingen met klanten in de VS kunnen gebruikmaken van ACH (Automated Clearing House) verwerkers om terugkerende betalingen af te handelen. Ze halen het geld rechtstreeks van de bankrekening van de klant en storten het op de rekening van de onderneming.

• Platforms voor abonnementsbeheer: deze platforms zijn gespecialiseerd in het beheren van abonnementen en terugkerende betalingen. Ze bieden meestal een reeks functies, zoals verschillende tarieven, kortingsbeheer, proefperiodes en geautomatiseerde e-mailreacties.

• Geïntegreerde oplossingen: sommige ondernemingen gebruiken misschien geïntegreerde oplossingen zoals ERP- (Enterprise Resource Planning) of CRM- (Customer Relationship Management) software met ingebouwde mogelijkheden voor het verwerken van terugkerende betalingen. Dit kan de bedrijfsvoering consolideren en stroomlijnen.

Bij het kiezen van een manier om terugkerende betalingen te verwerken, moeten ondernemingen rekening houden met factoren zoals de mate waarin de oplossing kan worden geïntegreerd met andere systemen die ze gebruiken, de reputatie van de aanbieder op het gebied van veiligheid en betrouwbaarheid, en de algehele klantervaring.

Ondernemingen moeten ook rekening houden met de kosten van de oplossing. Deze kunnen sterk variëren, van een vast bedrag van een paar honderd dollar per maand tot een percentage van de facturatie (tussen 0,4% en 3,0%) of een vast tarief per betaling. De uiteindelijke kosten hangen uiteindelijk af van factoren zoals het type systeem dat een onderneming kiest en het maandelijkse betalingsvolume van de onderneming.

Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de gekozen methode voldoet aan alle relevante financiële voorschriften en normen voor gegevensbeveiliging.

Hoe Stripe kan helpen

Met Stripe Billing kun je klanten factureren en beheren zoals jij dat wilt - van eenvoudige periodieke facturatie tot facturatie op basis van gebruik en verkoopcontracten. Begin binnen enkele minuten met het wereldwijd accepteren van terugkerende betalingen - je hebt geen code nodig - of bouw een aangepaste integratie met behulp van de API.

Stripe Billing kan je helpen met het volgende:

• Flexibele prijzen aanbieden: reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele prijsmodellen, zoals op basis van gebruik, gelaagd, vast bedrag plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefversies, pro rata berekeningen en add-ons is ingebouwd.

• Wereldwijd uitbreiden: verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 125 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.

• Je omzet verhogen en klantverloop verminderen: verbeter je omzet en verminder onvrijwillig klantverloop met Smart Retries en geautomatiseerde herstelworkflows. Met de hersteltools van Stripe hebben gebruikers in 2024 meer dan 6,5 miljard dollar aan omzet teruggewonnen.

• Je efficiëntie verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.

Lees meer over Stripe Billing, of ga vandaag nog aan de slag.