La automatización financiera es la práctica de utilizar software y tecnología para automatizar procesos y operaciones financieras, tales como facturación, plantilla, cuentas a pagar y por cobrar, informes financieros y elaboración de presupuestos. El objetivo es reducir el esfuerzo manual, aumentar la precisión y mejorar la velocidad y la eficiencia de las operaciones financieras. La automatización de tareas rutinarias y repetitivas permite a las empresas centrarse más en la estrategia y la toma de decisiones, al tiempo que reduce la probabilidad de errores y mejora el cumplimiento de la normativa financiera. Las finanzas y la contabilidad se convirtieron en las funciones empresariales más automatizadas, con el 26 % de las automatizaciones de una organización, en promedio, dentro de las finanzas.

A continuación, abordaremos lo que las empresas deben saber sobre la automatización financiera: cómo funciona, las prácticas recomendadas para implementarla y administrarla, y los beneficios que ofrece cuando se implementa correctamente.

¿Qué contiene este artículo?

• Ejemplos de automatización financiera
  
• Cómo funciona la automatización financiera
  
• Beneficios de la automatización financiera
  
• Desafíos de la automatización financiera
  
• Prácticas recomendadas para la automatización financiera
  

Ejemplos de automatización financiera

• Facturación: el software de automatización puede generar y enviar facturas, hacer un seguimiento de los pagos y enviar recordatorios a los clientes.

• Gestión de gastos: las herramientas de automatización pueden simplificar la creación, el envío y la aprobación de informes de gastos. Los empleados pueden escanear los recibos y el sistema puede categorizar automáticamente los gastos e integrarlos en los registros financieros.

• Plantilla: los sistemas de plantilla pueden automatizar el cálculo de salarios, las deducciones y loa impuestos, así como la distribución de los cheques de pago de los empleados, lo que hace que el proceso de plantilla sea más rápido y menos propenso a errores.

• Cuentas por pagar y por cobrar: la automatización de pagos puede hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra y los pagos, lo que facilita la gestión de los pagos entrantes y salientes y el flujo de caja general.

• Informes financieros: las herramientas automatizadas pueden recopilar datos de diversas fuentes, compilar informes financieros y proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento financiero sin intervención manual.

• Elaboración de presupuestos y previsión: el software de automatización puede ayudar a crear presupuestos y pronósticos más precisos y dinámicos mediante el uso de datos históricos y análisis predictivos.

• Cumplimiento de la normativa fiscal: las herramientas automatizadas pueden ayudar con los cálculos, las presentaciones y el cumplimiento de la normativa fiscal.

• Conciliación: el software de automatización puede conciliar los extractos bancarios con los registros financieros internos para identificar discrepancias de forma rápida y eficaz.

Cómo funciona la automatización financiera

La automatización financiera utiliza la tecnología para automatizar tareas y procesos financieros que se realizaban manualmente. A continuación, te explicamos cómo suelen funcionar estas herramientas tecnológicas.

• Integración con fuentes de datos: los sistemas de automatización financiera están diseñados para integrarse con diversas fuentes de datos, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y las cuentas bancarias. Esta integración permite que el sistema de automatización acceda a datos financieros en tiempo real.

• Procesamiento y análisis de datos: una vez que se recopilan los datos, el software de automatización los procesa utilizando reglas y algoritmos predefinidos. Por ejemplo, puede categorizar los gastos, hacer coincidir las facturas con los pedidos de compra o identificar patrones en los datos financieros.

• Automatización de tareas: las tareas rutinarias y repetitivas se automatizan en función de criterios establecidos. Por ejemplo, una vez que se recibe y procesa una factura, el sistema puede programar automáticamente un pago en función de las políticas de pago de la empresa.

• Automatización del flujo de trabajo: las herramientas de automatización financiera también pueden automatizar flujos de trabajo completos. Por ejemplo, un flujo de trabajo de gestión de gastos puede incluir pasos como el envío de gastos, la aprobación del gerente y el procesamiento de reembolsos. El software puede mover automáticamente el gasto a través de estos pasos en función de las reglas establecidas por la organización.

• Alertas y notificaciones: el sistema puede generar alertas y notificaciones de anomalías, fechas de vencimiento o eventos financieros importantes para que las partes interesadas estén informadas y puedan tomar medidas oportunas.

• Informes: el software de automatización puede registrar transacciones y generar informes financieros, lo que proporciona información sobre el estado financiero y ayuda con los requisitos de cumplimiento de la normativa.

• Machine learning e inteligencia artificial: los sistemas de automatización financiera más avanzados utilizan machine learning e inteligencia artificial para mejorar con el tiempo, aprendiendo de los datos históricos y las acciones de los usuarios para ajustar los procesos, realizar análisis predictivos y ofrecer recomendaciones para la toma de decisiones financieras.

Beneficios de la automatización financiera

• Asignación estratégica de recursos: la automatización libera a los trabajadores financieros de tareas rutinarias y les permite centrarse en iniciativas clave como el análisis financiero, el desarrollo de estrategias y el crecimiento empresarial.

• Mejora de la integridad y precisión de los datos: la automatización minimiza el error humano en las transacciones financieras y el mantenimiento de registros. Los sistemas automatizados siguen reglas y protocolos precisos para generar datos consistentes y precisos e informes financieros confiables.

• Información financiera en tiempo real: con la automatización, las empresas pueden monitorear su estado financiero en tiempo real. Este acceso instantáneo a los datos y análisis financieros permite una rápida toma de decisiones y puede dar a las empresas una ventaja competitiva al permitirles responder rápidamente a los cambios del mercado.

• Escalabilidad y flexibilidad: a medida que las empresas crecen, sus operaciones financieras se vuelven más complejas. La automatización proporciona la escalabilidad necesaria para gestionar esta creciente complejidad sin gastos generales ni recursos complementarios. Esta escalabilidad es especialmente importante para las empresas que buscan expandirse o adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado.

• Mitigación de riesgos y cumplimiento de la normativa: los sistemas automatizados se pueden programar para cumplir con las últimas regulaciones y estándares, manteniendo las operaciones financieras en cumplimiento y reduciendo el riesgo de sanciones.

• Mejora del control financiero: la automatización proporciona un mayor control sobre los procesos financieros, lo que permite un seguimiento, monitoreo y gestión detallados de las transacciones financieras. Esto ayuda a las empresas a detectar el fraude y aplicar de manera más eficaz la gobernanza financiera.

• Optimización de costos: más allá de reducir los costos laborales, la automatización financiera reduce los costos operativos al mejorar los procesos financieros y aumentar la precisión de los datos, lo que reduce la necesidad de acciones correctivas.

• Capacidades analíticas avanzadas: con la automatización, las empresas pueden utilizar análisis avanzados y modelos predictivos para obtener información más detallada sobre las tendencias financieras, métricas de rendimiento y evaluaciones de riesgo. Estos conocimientos pueden servir de base para estrategias financieras más matizadas y con visión de futuro.

• Mejor comunicación con las partes interesadas: los informes financieros automatizados facilitan una comunicación más clara, coherente y oportuna con las partes interesadas. Los informes automatizados se pueden generar con mayor frecuencia y conocimientos más detallados, lo que mejora la transparencia y la confianza con los inversores, accionistas y otras partes interesadas.

Desafíos de la automatización financiera

• Complejidad de la integración: la integración de soluciones de automatización con sistemas financieros, bases de datos y software puede ser compleja, especialmente si la empresa utiliza sistemas heredados o una combinación de tecnologías incompatibles. La creación de flujos de datos y funcionalidades en estos sistemas requiere una planificación y ejecución cuidadosas.

• Seguridad y privacidad de los datos: la automatización de las finanzas implica el manejo de datos financieros confidenciales, lo que genera preocupaciones sobre la seguridad y la privacidad de los datos. Proteger estos datos de las filtraciones y garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos puede ser un desafío, en especial en un panorama de ciberamenazas en constante evolución.

• Gestión del cambio: el cambio hacia la automatización puede enfrentarse a la resistencia de los empleados que están acostumbrados a los métodos tradicionales de trabajo. El éxito de la automatización de las finanzas requiere gestionar este cambio, abordar las preocupaciones de los empleados y crear una transición fluida a través de la capacitación y el soporte.

• Costos iniciales y preocupaciones sobre el retorno de la inversión (ROI): la tecnología de automatización puede requerir una inversión sustancia y las empresas pueden enfrentar desafíos para justificar el costo. Demostrar un ROI claro puede ser un desafío, especialmente a corto plazo, aunque los beneficios a menudo superan estos costos iniciales a largo plazo.

• Adquisición y reciclaje de talento: a medida que los departamentos financieros evolucionan con la automatización, necesitan encontrar y capacitar al personal para estas nuevas funciones, lo que puede ser un desafío.

• Dependencia excesiva de la tecnología: existe el riesgo de volverse demasiado dependiente de los sistemas automatizados. Si estos sistemas fallan o si no se comprende cómo funcionan, pueden provocar interrupciones operativas o la toma de decisiones basadas en datos inexactos.

• Mejora continua: los sistemas de automatización pueden quedar obsoletos si no se actualizan regularmente con las últimas funcionalidades y las prácticas recomendadas. Las empresas necesitan mejorar continuamente sus sistemas de automatización.

• Equilibrio entre la automatización y la supervisión humana: es importante encontrar el equilibrio adecuado entre los procesos automatizados y la intervención humana. Aunque la automatización puede manejar tareas rutinarias, el conocimiento y la supervisión humanos siguen siendo necesarios para manejar excepciones, decisiones complejas y planificación estratégica.

Prácticas recomendadas para la automatización financiera

La implementación efectiva de la automatización financiera requiere adherirse a un conjunto de prácticas recomendadas que pueden ayudar a las empresas a maximizar los beneficios y minimizar los riesgos y desafíos. Aquí hay un vistazo rápido a lo que eso implica.

• Evaluación de necesidades y establecimiento de objetivos: comienza con una evaluación exhaustiva de tus procesos financieros para identificar las áreas que más se beneficiarían de la automatización. Establece objetivos claros y medibles para lo que pretendes lograr con la automatización, ya sea mejorar la eficiencia, reducir los errores o mejorar la toma de decisiones.

• Elección de las soluciones adecuadas: selecciona soluciones de automatización financiera que se alineen con las necesidades de tu empresa, se integren bien con los sistemas financieros existentes y sean escalables para el crecimiento. Evalúa la reputación del proveedor, el soporte al cliente y la capacidad de personalizar la solución según tus necesidades. Elige soluciones con funcionalidades de seguridad sólidas y el cumplimiento de la normativa financiera y las leyes de protección de datos pertinentes.

• Implementación por fases: implementa la automatización en fases en lugar de todas a la vez. Comienza con uno o dos procesos que se beneficiarán más de la automatización. Esto te permite gestionar mejor los riesgos, aprender de cada fase y aplicar esas lecciones a implementaciones posteriores.

• Capacitación y gestión del cambio: invierte en programas de capacitación integrales para garantizar que tu equipo sea competente en el uso de los nuevos sistemas. Aborda la resistencia al cambio educando al personal sobre los beneficios de la automatización e involucrando a las partes interesadas clave en el proceso de implementación.

• Monitoreo y optimización continua: monitorea regularmente el rendimiento de tus procesos automatizados para asegurarte de que están dando los resultados deseados. Está preparado para realizar ajustes y optimizaciones en función de los datos de rendimiento y los comentarios de los usuarios, y cuenta con actualizaciones periódicas de seguridad y cumplimiento de la normativa.

• Elemento humano: aunque la automatización puede manejar muchas tareas, la supervisión humana sigue siendo importante para administrar excepciones, tomar decisiones complejas y proporcionar información valiosa. Logra un equilibrio entre los procesos automatizados y la experiencia humana.