Automatisering van financiën verwijst naar het gebruik van software en technologie om financiële processen en activiteiten te automatiseren, zoals facturatie, salarisadministratie, crediteuren en debiteuren, financiële rapportage en budgettering. Het doel is om handmatig werk te verminderen, de nauwkeurigheid te vergroten en de snelheid en efficiëntie van financiële activiteiten te verbeteren. Door routinematige en repetitieve taken te automatiseren, kunnen ondernemingen zich meer concentreren op strategie en besluitvorming. Tegelijkertijd verkleinen ze zo de kans op fouten en kunnen ze de financiële regels beter naleven. Financiën en boekhouding zijn de meest geautomatiseerde bedrijfsfuncties geworden: gemiddeld valt 26% van de automatiseringen van een organisatie onder financiën.

Hieronder bespreken we wat ondernemingen moeten weten over automatisering van financiën: hoe het werkt, best practices voor het implementeren en beheren ervan, en de voordelen die een correcte implementatie biedt.

Wat staat er in dit artikel?

• Voorbeelden van automatisering van financiën
  
• Hoe automatisering van financiën werkt
  
• Voordelen van automatisering van financiën
  
• Uitdagingen bij de automatisering van financiën
  
• Best practices voor automatisering van financiën
  

Voorbeelden van automatisering van financiën

• Facturatie: Automatiseringssoftware kan facturen genereren en versturen, betalingen bijhouden en herinneringen naar klanten sturen.

• Onkostenbeheer: Automatiseringstools kunnen het maken, indienen en goedkeuren van onkostendeclaraties vereenvoudigen. Medewerkers kunnen bonnetjes scannen en het systeem kan uitgaven automatisch categoriseren en integreren in financiële administraties.

• Salarisadministratie: Systemen voor salarisadministratie kunnen de berekening van lonen, inhoudingen en belastingen automatiseren. Ook kan het loon van werknemers automatisch worden uitbetaald, waardoor de salarisadministratie sneller en minder foutgevoelig wordt.

• Crediteuren en debiteuren: Software voor automatisering van betalingen kan facturen matchen met inkooporders en betalingen, en zo het beheer van inkomende en uitgaande betalingen en de algehele cashflow makkelijker maken.

• Financiële rapporten: Geautomatiseerde tools kunnen gegevens uit verschillende bronnen verzamelen, financiële rapporten samenstellen en realtime inzicht bieden in financiële prestaties zonder handmatige tussenkomst.

• Budgettering en prognoses: Automatiseringssoftware kan helpen bij het maken van nauwkeurigere en dynamischere budgetten en prognoses door gebruik te maken van historische gegevens en voorspellende analyses.

• Fiscale compliance: Geautomatiseerde tools kunnen helpen bij het berekenen en indienen van belastingaangiften, en het naleven van de regels hiervoor.

• Reconciliatie: Automatiseringssoftware kan bankafschriften reconciliëren met interne financiële gegevens om snel en efficiënt verschillen te identificeren.

Hoe automatisering van financiën werkt

Bij automatisering van financiën wordt technologie gebruikt om financiële taken en processen te automatiseren die eerder handmatig werden uitgevoerd. Hier is een overzicht van hoe deze technologische hulpmiddelen doorgaans werken.

• Integratie met gegevensbronnen: Automatiseringssystemen voor financiën zijn ontworpen voor integratie met verschillende gegevensbronnen, zoals ERP-systemen (Enterprise Resource Planning), CRM-software (Customer Relationship Management) en bankrekeningen. Dankzij deze integratie krijgt het automatiseringssysteem toegang tot realtime financiële gegevens.

• Gegevensverwerking en -analyse: Nadat de gegevens zijn verzameld, verwerkt de automatiseringssoftware deze met behulp van vooraf gedefinieerde regels en algoritmen. Het kan bijvoorbeeld onkosten categoriseren, facturen matchen met inkooporders of patronen in financiële gegevens identificeren.

• Automatisering van taken: Routinematige en repetitieve taken worden geautomatiseerd op basis van vastgestelde criteria. Nadat een factuur is ontvangen en verwerkt kan het systeem bijvoorbeeld automatisch een betaling plannen op basis van het betalingsbeleid van de onderneming.

• Workflowautomatisering: Met automatiseringstools voor financiën kun je ook volledige workflows automatiseren. Een workflow voor onkostenbeheer kan bijvoorbeeld stappen omvatten zoals het indienen van onkosten, goedkeuring door de manager en verwerking van vergoedingen. De software kan de onkosten automatisch deze stappen laten doorlopen op basis van de regels die door de organisatie zijn ingesteld.

• Waarschuwingen en meldingen: Het systeem kan waarschuwingen en meldingen genereren voor afwijkingen, vervaldatums of belangrijke financiële gebeurtenissen, zodat belanghebbenden op de hoogte zijn en tijdig actie kunnen ondernemen.

• Rapportage: Automatiseringssoftware kan transacties vastleggen en financiële rapporten genereren, wat inzicht geeft in de financiële gezondheid en hulp biedt bij compliancevereisten.

• Machine-learning en AI: Geavanceerdere automatiseringssystemen voor financiën maken gebruik van machine-learning en AI om in de loop van de tijd beter te worden. Ze leren van historische gegevens en gebruikersacties om processen te verbeteren, voorspellende analyses te maken en aanbevelingen te doen voor financiële besluitvorming.

Voordelen van automatisering van financiën

• Strategische toewijzing van middelen: Automatisering neemt financiële medewerkers alledaagse taken uit handen en laat ze zich concentreren op belangrijke initiatieven zoals financiële analyse, strategieontwikkeling en bedrijfsgroei.

• Verbeterde integriteit en nauwkeurigheid van gegevens: Automatisering minimaliseert menselijke fouten bij financiële transacties en het bijhouden van gegevens. Geautomatiseerde systemen volgen nauwkeurige regels en protocollen om consistente en nauwkeurige gegevens en betrouwbare financiële rapporten te genereren.

• Realtime inzicht in financiën: Met automatisering kunnen ondernemingen de status van hun financiën in realtime volgen. Deze directe toegang tot financiële gegevens en analyses ondersteunt snelle besluitvorming en kan ondernemingen een concurrentievoordeel opleveren doordat ze in staat zijn snel te reageren op veranderingen in de markt.

• Schaalbaarheid en flexibiliteit: Naarmate ondernemingen groeien, worden hun financiële processen complexer. Automatisering biedt de schaalbaarheid die nodig is om deze toenemende complexiteit in goede banen te leiden zonder extra overhead of middelen. Deze schaalbaarheid is vooral belangrijk voor ondernemingen die willen uitbreiden of zich willen aanpassen aan veranderende marktomstandigheden.

• Risicobeperking en naleving: Geautomatiseerde systemen kunnen worden geprogrammeerd om de nieuwste voorschriften en normen na te leven. Zo voldoen financiële activiteiten altijd aan de regels en lopen ondernemingen minder risico op boetes.

• Meer controle over financiën: Automatisering biedt meer controle over financiële processen, waardoor financiële transacties tot in detail kunnen worden bijgehouden, gecontroleerd en beheerd. Zo zijn ondernemingen beter in staat om fraude te detecteren en financiële governance doeltreffender te handhaven.

• Kostenoptimalisatie: De automatisering van financiën zorgt behalve voor lagere arbeidskosten ook voor minder operationele kosten door financiële processen en de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren. Hierdoor zijn er minder corrigerende acties nodig.

• Geavanceerde analysemogelijkheden: Met automatisering kunnen ondernemingen geavanceerde analyses en voorspellende modellen gebruiken voor diepere inzichten in financiële trends, prestatiestatistieken en risicobeoordelingen. Deze inzichten kunnen worden gebruikt voor meer genuanceerde en toekomstgerichte financiële strategieën.

• Betere communicatie met belanghebbenden: Geautomatiseerde financiële rapportages zorgen voor duidelijkere, consistentere en tijdigere communicatie met belanghebbenden. Geautomatiseerde rapporten kunnen vaker en met meer gedetailleerde inzichten worden gegenereerd, wat de transparantie en het vertrouwen bij investeerders, aandeelhouders en andere belanghebbenden ten goede komt.

Uitdagingen bij de automatisering van financiën

• Complexiteit van de integratie: Het integreren van automatiseringsoplossingen in financiële systemen, databases en software kan complex zijn, vooral als de onderneming verouderde systemen of een combinatie van incompatibele technologieën gebruikt. Om ervoor te zorgen dat gegevens kunnen worden uitgewisseld en de functionaliteit van systemen goed op elkaar aansluit, is een zorgvuldige planning en uitvoering vereist.

• Gegevensbeveiliging en privacy: Bij de automatisering van financiën worden gevoelige financiële gegevens verwerkt, wat aanleiding geeft tot bezorgdheid over gegevensbeveiliging en privacy. Het kan een uitdaging zijn om deze gegevens te beschermen tegen inbreuken en ervoor te zorgen dat aan de regels inzake gegevensbescherming wordt voldaan, vooral in een landschap van cyberdreigingen die zich maar blijven ontwikkelen.

• Verandermanagement: De verschuiving naar automatisering kan op weerstand stuiten van werknemers die gewend zijn aan traditionele manieren van werken. Een succesvolle automatisering van financiën vereist zorgvuldige planning van deze verandering, aandacht voor de zorgen van werknemers en een soepele overgang door middel van training en ondersteuning.

• Zorgen over initiële kosten en rendement op de investering: Automatiseringstechnologie kan aanzienlijke investeringen vergen en ondernemingen kunnen te maken krijgen met uitdagingen bij het rechtvaardigen van de kosten. Het aantonen van een duidelijk rendement op de investering kan een uitdaging zijn, vooral op korte termijn, hoewel de voordelen op de lange termijn vaak opwegen tegen deze initiële kosten.

• Werving van talent en omscholing: Door automatisering maken ook financiële afdelingen een ontwikkeling door. Ze moeten personeel vinden en opleiden voor deze nieuwe rollen, wat een uitdaging kan zijn.

• Te veel vertrouwen op technologie: Het risico bestaat dat je te afhankelijk wordt van geautomatiseerde systemen. Als deze systemen falen of als men niet goed genoeg weet hoe ze werken, kan dit leiden tot operationele verstoringen of besluitvorming op basis van onnauwkeurige gegevens.

• Voortdurende verbetering: Automatiseringssystemen kunnen verouderd raken als ze niet regelmatig worden bijgewerkt met de nieuwste functies en best practices. Ondernemingen moeten hun automatiseringssystemen voortdurend verbeteren.

• De balans vinden tussen automatisering en menselijk toezicht: Het is belangrijk om de juiste balans te vinden tussen geautomatiseerde processen en menselijke tussenkomst. Hoewel automatisering routinetaken kan afhandelen, zijn menselijk inzicht en toezicht nog steeds nodig voor uitzonderingen, complexe beslissingen en strategische planning.

Best practices voor automatisering van financiën

Om de automatisering van financiën effectief te implementeren, moet een reeks best practices worden gevolgd. Hiermee kunnen ondernemingen de voordelen optimaal benutten en tegelijkertijd de risico's en uitdagingen minimaliseren. Hier leggen we in het kort uit wat dat inhoudt.

• Behoeften bepalen en doelen stellen: Begin met een grondige beoordeling van je financiële processen om de gebieden te identificeren die het meest baat zouden hebben bij automatisering. Stel duidelijke, meetbare doelen voor wat je wilt bereiken met automatisering, of het nu gaat om het verbeteren van de efficiëntie, het verminderen van fouten of het verbeteren van de besluitvorming.

• De juiste oplossingen kiezen: Kies automatiseringsoplossingen voor financiën die aansluiten op je zakelijke behoeften, goed integreren met bestaande financiële systemen en schaalbaar zijn met het oog op groei. Evalueer de reputatie van leveranciers, de klantenondersteuning en de mogelijkheid om de oplossing aan je vereisten aan te passen. Kies oplossingen met sterke beveiligingsfuncties en die voldoen aan de relevante financiële regels en wetten inzake gegevensbescherming.

• Gefaseerde implementatie: Implementeer automatisering in fasen in plaats van in één keer. Begin met een of twee processen die het meest baat hebben bij automatisering. Zo kun je risico's beter beheersen, van elke fase leren en die lessen toepassen op volgende implementaties.

• Training en verandermanagement: Investeer in uitgebreide trainingsprogramma's om ervoor te zorgen dat je team de nieuwe systemen goed onder de knie krijgt. Pak weerstand tegen verandering aan door personeel voor te lichten over de voordelen van automatisering en de belangrijkste belanghebbenden te betrekken bij het implementatieproces.

• Continue monitoring en optimalisatie: Controleer regelmatig de prestaties van je geautomatiseerde processen om er zeker van te zijn dat ze de gewenste resultaten opleveren. Wees bereid om aanpassingen en optimalisaties door te voeren op basis van prestatiegegevens en feedback van gebruikers, en zorg voor regelmatige updates voor beveiliging en compliance.

• Een menselijk element behouden: Hoewel automatisering veel taken aankan, is menselijk toezicht nog steeds belangrijk om om te gaan met uitzonderingen, complexe beslissingen te nemen en waardevolle inzichten te verschaffen. Vind een balans tussen geautomatiseerde processen en menselijke expertise.