La automatización de finanzas es la práctica de utilizar tanto software como tecnología para automatizar los procesos finales y las operaciones, como la facturación, las nóminas, las cuentas por pagar y por cobrar, los informes financieros y la elaboración de presupuestos. El objetivo es reducir el trabajo manual, aumentar la precisión y mejorar la velocidad y la eficiencia de las operaciones financieras. La automatización de las tareas rutinarias y repetitivas permite a las empresas centrarse más en la estrategia y la toma de decisiones, al tiempo que reduce la probabilidad de errores y mejora el cumplimiento de la normativa financiera. Las finanzas y la contabilidad se han convertido en las funciones empresariales con mayor automatización. La automatización de finanzas representa el 26 % de las automatizaciones de una organización.

A continuación, trataremos lo que las empresas deben saber sobre la automatización de finanzas: su funcionamiento, las mejores prácticas para implementarla y gestionarla y las ventajas que ofrece cuando se aplica correctamente.

¿De qué trata este artículo?

• Ejemplos de la automatización de finanzas
  
• Funcionamiento de la automatización de finanzas
  
• Ventajas de la automatización de finanzas
  
• Desafíos de la automatización de finanzas
  
• Mejores prácticas de la automatización de finanzas
  

Ejemplos de la automatización de finanzas

• Facturación: el software de automatización puede generar y enviar facturas, realizar un seguimiento de los pagos y enviar recordatorios a la clientela.

• Gestión de gastos: las herramientas de automatización pueden simplificar la creación, la presentación y la aprobación de informes de gastos. El personal puede escanear los recibos y el sistema clasifica automáticamente los gastos y los integra en los registros financieros.

• Nómina: los sistemas de nóminas pueden automatizar el cálculo de los salarios, las deducciones y los impuestos, así como la distribución de las nóminas de la plantilla, lo que agiliza el proceso y lo hace menos propenso a errores.

• Cuentas por pagar y por cobrar: el software de la automatización de los pagos puede cotejar las facturas con los pedidos y los pagos de compra, lo que facilita la gestión de pagos entrantes y salientes y el flujo de caja en general.

• Informes financieros: las herramientas automatizadas pueden recopilar datos de distintas fuentes, elaborar informes financieros y proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento de las finanzas sin intervención manual.

• Elaboración de presupuestos y previsión: el software de automatización puede ayudar a crear presupuestos y previsiones más precisos y dinámicos utilizando datos históricos y análisis predictivos.

• Cumplimiento de la normativa fiscal: las herramientas automatizadas pueden ayudarte con los cálculos de impuestos, las presentaciones y el cumplimiento de la normativa.

• Conciliación: el software de automatización puede conciliar los extractos bancarios con los registros financieros internos para identificar las discrepancias de forma rápida y eficiente.

Funcionamiento de la automatización de finanzas

La automatización de finanzas emplea tecnología para automatizar las tareas y procesos financieros que se venían haciendo de forma manual. A continuación, desglosamos el funcionamiento habitual de estas herramientas tecnológicas.

• Integración con fuentes de datos: los sistemas de automatización de finanzas están diseñados para que se integren con diversas fuentes de datos, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y las cuentas bancarias. Esta integración permite al sistema de automatización acceder a datos financieros en tiempo real.

• Procesamiento y análisis de datos: una vez recopilados los datos, el software de automatización los procesa mediante unas reglas y algoritmos predefinidos. Por ejemplo, puede clasificar los gastos, cotejar las facturas con las órdenes de compra o identificar patrones en los datos financieros.

• Automatización de tareas: las tareas rutinarias y repetitivas se automatizan en función de unos criterios establecidos. Por ejemplo, una vez recibida y procesada una factura, el sistema puede programar automáticamente un pago basado en las políticas de pago de la empresa.

• Automatización del flujo de trabajo: las herramientas de automatización de finanzas también pueden automatizar flujos de trabajo enteros. Por ejemplo, un flujo de trabajo de gestión de gastos puede incluir pasos como la presentación de gastos, la aprobación del gestor y el procesamiento de reembolsos. El software puede mover automáticamente el gasto a través de estos pasos en función de las reglas que haya establecido la organización.

• Alertas y notificaciones: el sistema puede generar alertas y notificaciones de anomalías, fechas de vencimiento o eventos financieros importantes para que las partes interesadas estén informadas y puedan tomar medidas a tiempo.

• Elaboración de informes: el software de automatización puede registrar las transacciones y generar informes financieros, lo que permite conocer la situación financiera y ayuda con los requisitos de cumplimiento.

• Machine learning e IA: los sistemas de automatización de finanzas más avanzados utilizan el machine learning y la IA para mejorar con el tiempo, aprendiendo de los datos históricos y las acciones de los usuarios para ajustar los procesos, realizar análisis predictivos y ofrecer recomendaciones para la toma de decisiones financieras.

Ventajas de la automatización de finanzas

• Asignación estratégica de los recursos: la automatización libera al personal de finanzas de las tareas mundanas y le permite centrarse en iniciativas clave, como el análisis financiero, el desarrollo de estrategias y el crecimiento empresarial.

• Mejora de la integridad y la precisión de los datos: la automatización minimiza los errores humanos en las transacciones financieras y los registros. Los sistemas automatizados siguen normas y protocolos precisos para generar datos coherentes y precisos e informes financieros fiables.

• Información financiera en tiempo real: gracias a la automatización, las empresas pueden controlar su estado financiero en tiempo real. Este acceso instantáneo a los datos y análisis financieros facilita la toma rápida de decisiones y puede dar a las empresas una ventaja competitiva al permitirles responder con rapidez a los cambios del mercado.

• Escalabilidad y flexibilidad: a medida que las empresas crecen, sus operaciones financieras son cada vez más complejas. La automatización proporciona la escalabilidad requerida para gestionar esta creciente complejidad sin gastos ni recursos adicionales. Esta escalabilidad resulta especialmente importante para las empresas que buscan ampliarse o adaptarse a las cambiantes condiciones del mercado.

• Mitigación de riesgos y cumplimiento de la normativa: los sistemas automatizados se pueden programar para cumplir con las últimas normativas y estándares, lo que mantiene la conformidad de las operaciones financieras y reduce el riesgo de sanciones.

• Mejora del control financiero: la automatización posibilita un mayor control de los procesos financieros, lo que permite realizar seguimientos detallados, así como supervisar y gestionar las transacciones financieras. Esto permite a las empresas detectar el fraude mejor y aplicar la normativa financiera de forma más eficaz.

• Optimización de los costes: además de reducir los costes de mano de obra, la automatización de finanzas reduce los costes operativos al mejorar los procesos financieros y aumentar la precisión de los datos, lo que minimiza la necesidad de tomar medidas correctivas.

• Funcionalidades analíticas avanzadas: gracias a la automatización, las empresas pueden aprovechar los análisis avanzados y los modelos predictivos para obtener una información más exhaustiva de las tendencias financieras, las métricas de rendimiento y las evaluaciones de riesgos. Esta información puede servir para elaborar estrategias financieras más detalladas y orientadas al futuro.

• Mejor comunicación con las partes interesadas: la elaboración automatizada de informes financieros facilita una comunicación con las partes interesadas más clara, uniforme y oportuna. Los informes automatizados se pueden generar con mayor frecuencia y con una información más pormenorizada, lo que mejora la transparencia y la confianza de los inversores, el accionariado y otras partes interesadas.

Desafíos de la automatización de finanzas

• Complejidad de la integración: integrar soluciones de automatización con sistemas financieros, bases de datos y software puede resultar complejo, sobre todo si la empresa utiliza sistemas heredados o una combinación de tecnologías incompatibles. Crear un flujo de datos y funciones en estos sistemas precisa de una planificación y ejecución minuciosas.

• Seguridad y privacidad de los datos: la automatización de finanzas implica la gestión de datos financieros confidenciales, lo que suscita preocupaciones en materia de seguridad y privacidad. Proteger estos datos de las filtraciones y garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos puede resultar complicado, especialmente en un panorama de ciberamenazas en constante evolución.

• Gestión de cambios: el paso a la automatización puede encontrar resistencia por parte del personal, que está acostumbrado a los métodos de trabajo tradicionales. El éxito de la automatización de finanzas requiere gestionar este cambio, abordar las preocupaciones de la plantilla y crear una transición fluida a través de la formación y el apoyo.

• Preocupación por los costes iniciales y el rendimiento de la inversión (ROI): la tecnología de automatización puede implicar una inversión sustancial y es posible que las empresas tengan dificultades para justificar el coste. Demostrar un ROI claro puede ser difícil, especialmente a corto plazo, aunque los beneficios a menudo compensan estos costes iniciales en el largo plazo.

• Adquisición y formación continua del talento: a medida que los departamentos financieros evolucionan con la automatización, deben encontrar y formar personal para estas nuevas funciones, lo que puede ser complejo.

• Dependencia excesiva de la tecnología: existe el riesgo de depender demasiado de los sistemas automatizados. Si estos sistemas fallan o no se entiende cómo funcionan, se pueden producir interrupciones operativas o una toma de decisiones basada en datos inexactos.

• Mejora continua: los sistemas de automatización pueden quedar obsoletos si no se actualizan periódicamente con las últimas funciones y las mejores prácticas. Las empresas tienen que mejorar sus sistemas de automatización continuamente.

• Equilibrio entre la automatización y la supervisión humana: es importante encontrar el equilibrio adecuado entre los procesos automatizados y la intervención humana. Aunque la automatización puede encargarse de las tareas rutinarias, la percepción y la supervisión humanas siguen siendo necesarias para gestionar las excepciones, las decisiones complejas y la planificación estratégica.

Mejores prácticas de la automatización de finanzas

Implementar con eficacia la automatización de finanzas requiere adherirse a una serie de mejores prácticas que pueden ayudar a las empresas a maximizar los beneficios y, a su vez, reducir los riesgos y los desafíos. Tales prácticas se desarrollan a continuación.

• Evaluación de necesidades y fijación de objetivos: empieza con una evaluación exhaustiva de tus procesos financieros para identificar las áreas que más se beneficiarían de la automatización. Establece objetivos claros y medibles en función de lo que quieres conseguir con la automatización, ya sea mejorar la eficiencia, reducir los errores o mejorar la toma de decisiones.

• Selección de las soluciones adecuadas: elige soluciones de automatización de finanzas que se ajusten a las necesidades de tu empresa, se integren correctamente con los sistemas financieros existentes y se puedan ampliar. Evalúa la reputación del proveedor, la atención al cliente y la capacidad de adaptar la solución a tus requisitos. Elige soluciones con sólidas funciones de seguridad y que cumplan la normativa financiera y las leyes de protección de datos pertinentes.

• Implementación por fases: implementa la automatización por fases, no todo a la vez. Comienza con uno o dos procesos, los que saquen más partido de la automatización. Esto te permite gestionar mejor los riesgos, aprender de cada fase y aplicar lo aprendido en próximas implementaciones.

• Formación y gestión del cambio: invierte en programas de formación exhaustivos para asegurarte de que tu equipo domina el uso de los nuevos sistemas. Haz frente a la resistencia al cambio enseñando al personal las ventajas de la automatización e implicando a las partes interesadas en el proceso de implementación.

• Supervisión y optimización continuas: supervisa periódicamente el rendimiento de los procesos automatizados para asegurarte de que producen los resultados deseados. Debes tener todo preparado para realizar ajustes y optimizaciones en función de los datos de rendimiento y los comentarios de los usuarios, así como aplicar actualizaciones con frecuencia para garantizar la seguridad y el cumplimiento de la normativa.

• Conservación del elemento humano: aunque la automatización puede encargarse de muchas tareas, la supervisión humana sigue cumpliendo un papel importante en la gestión de las excepciones, la toma decisiones complejas y la contribución con información valiosa. Busca un equilibrio entre los procesos automatizados y los conocimientos humanos.