La economía de las suscripciones ha crecido en los últimos años y ha repercutido considerablemente en la forma en que operan las empresas. Según Gartner, en 2023, el 75 % de las organizaciones de venta directa a clientes ofrecerán servicios de suscripción. Con este cambio, las empresas tienen la necesidad apremiante de gestionar los ingresos recurrentes de forma eficaz y eficiente.

A pesar de sus posibles ventajas, los modelos de ingresos recurrentes también pueden presentar complejidades relacionadas con la gestión de suscripciones, la retención de clientes, el reconocimiento de ingresos y el análisis de datos. El software de ingresos recurrentes proporciona una solución integrada y simplificada para abordar estas tareas. A continuación, explicaremos esta herramienta indispensable para las empresas que traten con ingresos recurrentes de cualquier forma. Abordaremos las funciones del software de ingresos recurrentes, las ventajas que proporciona y cómo seleccionar la solución más adecuada para tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un modelo de ingresos recurrentes?
  
• Gestión de los ingresos recurrentes: consideraciones fundamentales para las empresas
  
• ¿Qué es el software de ingresos recurrentes?
  
• ¿Cómo funciona el software de ingresos recurrentes?
  
• Ventajas del software de ingresos recurrentes
  
• Cómo elegir un software de ingresos recurrentes
  
• Solución de Stripe para gestionar los ingresos recurrentes
  

¿Qué es un modelo de ingresos recurrentes?

Se trata de un modelo de negocio que se centra en asegurar fuentes de ingresos constantes y recurrentes a lo largo del tiempo. Normalmente, este modelo está asociado con las empresas que venden productos o servicios mediante suscripción, donde los clientes pagan de forma periódica (cada mes, trimestre, año, etc.) para acceder sin interrupciones al producto o servicio en cuestión.

La gran ventaja de este modelo son los ingresos previsibles y sostenibles. Al proporcionar un flujo estable de ingresos, el modelo de ingresos recurrentes facilita que las empresas prevean los ingresos que van a recibir, gestionen los flujos de caja y hagan presupuestos para diferentes recursos.

Hay distintos tipos de modelos de ingresos recurrentes, como los siguientes:

• Modelo de suscripción: las empresas cobran una cuota recurrente a los clientes para acceder a un producto o servicio. Por ejemplo, Netflix, Spotify y empresas de SaaS (Software como Servicio) como Salesforce.

• Modelo de abono: es similar al de suscripción y se suele usar en clubs, gimnasios y asociaciones en que los miembros pagan una cuota recurrente para acceder a instalaciones o servicios.

• Modelo de anticipo: se suele utilizar en servicios profesionales como los jurídicos o de consultoría, en donde los clientes pagan un importe determinado cada mes para acceder a un conjunto concreto de servicios o una cantidad específica de horas.

• Modelo de servicios recurrentes: aquí se incluyen servicios continuos como el paisajismo, los servicios de limpieza y el control de plagas por los que los clientes pagan de forma periódica.

• Modelo de consumibles: si bien este modelo depende del uso de los consumidores y, por lo tanto, no es una forma pura de ingresos recurrentes, las empresas que venden consumibles (por ejemplo, tinta para impresoras o cápsulas de café) también pueden beneficiarse de un tipo de ingresos recurrentes, ya que los clientes suelen ir comprando estos artículos con regularidad. Algunas empresas vinculan estas compras con un modelo de suscripción para que resulte más cómodo.

Si bien los modelos de ingresos recurrentes proporcionan a las empresas ingresos más previsibles y estables, también requieren que estas presten especial atención a la retención y la satisfacción de los clientes para minimizar el abandono (la tasa con la que se miden los clientes que cancelan suscripciones).

Gestión de los ingresos recurrentes: consideraciones fundamentales para las empresas

Gestionar un modelo de ingresos recurrentes con eficacia es una tarea complicada que se debe abordar de forma exhaustiva y razonada. En vez de elegir una única «estrategia de ingresos recurrentes», las empresas pueden y deben usar varias estrategias interrelacionadas para diferentes áreas interdependientes que van desde la retención de clientes hasta la elaboración de informes financieros. Estos son algunos componentes fundamentales de la gestión de ingresos recurrentes, los papeles que desempeñan en el crecimiento de la empresa y cómo ayudan a establecer fuentes de ingresos recurrentes previsibles:

• Gestión de suscripciones
  La gestión de suscripciones es una de las opciones de gestión de ingresos recurrentes más habituales. Implica preparar un sistema para que los clientes se suscriban a tu producto o servicio y paguen un importe determinado de forma periódica. Las empresas deben gestionar el ciclo de vida de la suscripción, incluidas la adquisición, el onboarding, la facturación, la renovación y el abandono. También tienen que encargarse de los cambios a planes superiores o inferiores y de las cancelaciones. El software de automatización puede ayudar con muchas de estas tareas, pero es importante contar con un sistema robusto de atención al cliente para gestionar consultas y problemas. Si supervisas y analizas los datos de consumo de los clientes, también puedes obtener información sobre cómo mejorar lo que ofreces y reducir el abandono.

• Facturación
  Tener una facturación precisa y oportuna es importante en un modelo de ingresos recurrentes. Para lograrlo, se necesita un sistema fiable con el que crear y enviar facturas, procesar pagos y gestionar los pagos atrasados o fallidos. Un software de facturación automatizado puede mejorar la eficiencia de este proceso y reducir el riesgo de que se cometan errores. Dicho software debería poder gestionar diferentes métodos de pago y divisas, sobre todo si las empresas tienen una base de clientes internacional.

• Estrategia de precios
  La estrategia de precios es una parte importante de la gestión de ingresos recurrentes. Las empresas deben estudiar sus precios en todo momento y ajustarlos como corresponda para asegurarse de que reflejen el valor que proporcionan. Para ello, podrían necesitar tarifas por niveles, descuentos por volumen o precios dinámicos en función del consumo. Para mantener la confianza de los clientes, debes comunicar todos los cambios de precio que haya con claridad.

• Retención de clientes
  Los modelos de ingresos recurrentes dependen de conservar a los mismos clientes a lo largo del tiempo, por lo que las estrategias de retención de clientes son importantes. Aparte de tener un servicio excepcional de atención al cliente, podrías necesitar también programas de fidelización de clientes o estrategias para aportar valor, como contenido personalizado o comunidades de usuarios. También puedes mejorar la retención si solicitas a los clientes que envíen comentarios y actúas acorde a ellos.

• Reconocimiento de ingresos
  El reconocimiento de ingresos puede ser complejo en los modelos de ingresos recurrentes, sobre todo cuando hay contratos a más largo plazo en los que los servicios se van prestando a lo largo del tiempo. Las empresas deben asegurarse de cumplir con estándares de contabilidad como la normativa ASC 606, que regula la forma de reconocer los ingresos de contratos de clientes. Este proceso suele exigir conocimientos especializados o un software de contabilidad.

• Gestión de contratos y del cumplimiento de la normativa
  Las empresas que tienen un modelo de ingresos recurrentes necesitan gestionar con frecuencia varios contratos de clientes, cada uno de ellos con sus propias condiciones y fechas de renovación. Para ello, necesitan un sistema robusto de gestión de contratos y entender bien cualquier problema legal o de cumplimiento de la normativa que surja en relación con las suscripciones. Este aspecto de los ingresos recurrentes puede resultar especialmente complicado a las empresas que operen en varias jurisdicciones o en sectores con normativas específicas.

• Análisis y optimización del rendimiento
  Las empresas deben analizar a menudo el rendimiento de sus ingresos recurrentes y examinar métricas como los ingresos recurrentes mensuales (MRR), la tasa de abandono, el valor vitalicio del cliente (CLTV) y el coste de adquisición de clientes (CAC). Así pueden detectar aspectos que se deben mejorar y tomar decisiones estratégicas fundamentadas.

¿Qué es el software de ingresos recurrentes?

El software de ingresos recurrentes, también conocido como «software de gestión de suscripciones» o «software de facturación», es un tipo de solución de software diseñada para automatizar y gestionar los procesos de facturación de las empresas que operan con un modelo de ingresos recurrentes (como las que ofrecen suscripciones, abonos o servicios con anticipos, o cualquier otra en la que los clientes hagan pagos continuos y periódicos a cambio de bienes o servicios).

Normalmente, el software de ingresos recurrentes incluye funciones como las siguientes:

• Gestión de suscripciones
  Esta función ayuda a las empresas a gestionar y controlar todos los aspectos del ciclo de vida de las suscripciones, desde el registro inicial hasta las renovaciones y cancelaciones.

• Facturación
  El software puede crear y enviar facturas de forma automática, gestionar diferentes niveles y opciones de precios, calcular impuestos y procesar diferentes métodos de pago y divisas.

• Gestión de la reclamación de pago
  Se trata del proceso de gestionar los pagos fallidos o atrasados. El software puede enviar recordatorios automáticos, reintentar métodos de pago fallidos e incluso gestionar la comunicación con los clientes cuando hay algún problema con los pagos.

• Elaboración de informes y análisis
  Estas herramientas proporcionan información sobre métricas importantes como los MRR, la tasa de abandono y el CLTV, entre otras. Gracias a estos datos, las empresas pueden tomar decisiones fundamentadas en relación con sus estrategias.

• Reconocimiento de ingresos
  Para empresas que tengan necesidades de contabilidad complejas, algunos tipos de software de ingresos recurrentes incluyen funciones que permiten automatizar el reconocimiento de ingresos y garantizar el cumplimiento de los estándares de contabilidad pertinentes.

• Posibilidades de integración
  El software de ingresos recurrentes puede integrarse a menudo con otras herramientas empresariales, como un software de gestión de relaciones con clientes (CRM, por sus siglas en inglés), uno de contabilidad o plataformas de atención al cliente.

El objetivo del software de ingresos recurrentes es simplificar y automatizar estos procesos para reducir las tareas manuales, minimizar los errores, mejorar la experiencia de los clientes y proporcionar información útil sobre el rendimiento de la empresa.

¿Cómo funciona el software de ingresos recurrentes?

Este software, también conocido como «software de gestión de suscripciones» o «software de facturación», automatiza y simplifica diferentes aspectos de un modelo de ingresos recurrentes, desde la facturación hasta la gestión de clientes. A continuación te ofrecemos un resumen general del funcionamiento del software de ingresos recurrentes:

• Gestión de suscripciones
  El software permite a las empresas configurar y gestionar diferentes planes de suscripción. Con él pueden crear, por ejemplo, diferentes niveles de tarifas, ciclos de facturación (mensual, trimestral, anual, etc.) y métodos de pago, así como gestionar descuentos, promociones y pruebas gratuitas.

• Onboarding de clientes
  Cuando un cliente se suscribe a un servicio de una empresa, escribe su información (los datos de contacto, el plan que ha seleccionado, el método de pago, etc.) en el sistema, ya sea de forma manual o mediante un portal de autoservicio. Normalmente, el software se integra con pasarelas de pagos para almacenar y procesar la información de pago de forma segura.

• Facturación
  Una vez que la suscripción del cliente está activa, el software genera facturas en función del ciclo de facturación y se las envía al cliente, todo ello de forma automática. Asimismo, el software gestiona cualquier cambio que haya en las suscripciones (como cambios a planes superiores o inferiores, o cancelaciones).

• Procesamiento de pagos
  El software procesa los pagos automáticamente mediante el método de pago que haya elegido el cliente. Si un pago falla, el software puede implementar la gestión de la reclamación de pago, que implica enviar recordatorios al cliente y reintentar el pago en intervalos determinados.

• Reconocimiento de ingresos
  Para las empresas que deban cumplir con estándares de contabilidad concretos, el software puede calcular y registrar los ingresos reconocidos durante la existencia de una suscripción.

• Elaboración de informes y análisis
  El software de ingresos recurrentes proporciona informes y datos sobre métricas empresariales fundamentales, como la tasa de abandono, los MRR y el CLTV.

• Integración con otros sistemas
  La mayoría de los tipos de software de ingresos recurrentes puede integrarse con otros sistemas empresariales como un software CRM, uno de contabilidad y herramientas de marketing por correo electrónico. Así se simplifican las operaciones y las empresas disfrutan de una perspectiva más unificada de cada cliente.

Ventajas del software de ingresos recurrentes

El software de ingresos recurrentes aporta muchas ventajas a las empresas que operan con un modelo de suscripciones o ingresos recurrentes, ya que simplifica muchos procesos, reduce los errores, mejora el servicio de atención al cliente y ofrece información útil sobre el rendimiento de la empresa. A continuación explicamos algunas de estas ventajas de forma más detallada:

• Eficiencia y automatización
  Empresas como las de SaaS, los servicios de medios de comunicación o los clubs con abonos pueden reducir considerablemente su carga administrativa si automatizan los procesos de facturación recurrente. Por ejemplo, una empresa de SaaS (como un proveedor de almacenamiento en la nube) puede establecer ciclos de facturación, enviar facturas de forma automática y procesar pagos sin que haya ninguna intervención manual, lo que ahorraría a la empresa una cantidad considerable de tiempo y recursos.

• Gestión flexible de las suscripciones
  El software de ingresos recurrentes permite a las empresas ofrecer una gran variedad de opciones de suscripción para satisfacer las diversas necesidades de los clientes. Por ejemplo, una aplicación de fitness podría ofrecer diferentes niveles de tarifas (plan básico, prémium o familiar), frecuencias de pago (mensual o anual) y métodos de pago para atraer a una mayor base de clientes.

• Menos errores
  Gracias a la automatización, se reduce considerablemente la posibilidad de que haya errores en la facturación. Una empresa de suministros, por ejemplo, puede garantizar que en su facturación mensual se indique exactamente el consumo real y evitar el riesgo de que se produzcan errores al escribir los datos a mano.

• Flujo de caja más predecible
  Al asegurar una facturación oportuna y precisa, las empresas pueden mantener un flujo de caja estable. Por ejemplo, una revista digital puede asegurar una fuente previsible de ingresos mediante las cuotas mensuales de los suscriptores, lo que ayuda a estabilizar su planificación financiera.

• Gestión de la reclamación de pago
  Si un pago falla, el software de ingresos recurrentes puede reintentarlo y enviar recordatorios a los clientes de forma automática. Así, empresas como las que ofrecen servicios de streaming de vídeo pueden retener a clientes a quienes podrían haber perdido por culpa de estos problemas con los pagos.

• Elaboración de informes detallados
  El software de ingresos recurrentes proporciona métricas fundamentales que ayudan a las empresas a tomar decisiones sopesadas. Un servicio de streaming de música, por ejemplo, podría usar los datos de la tasa de abandono y del valor vitalicio del cliente para identificar tendencias, comprender el comportamiento de los clientes y elaborar estrategias de retención eficaces.

• Experiencia del cliente mejorada
  Al automatizar la facturación y ofrecer varias opciones de pago y de suscripción, las empresas pueden mejorar la experiencia de sus clientes. Por ejemplo, un servicio de paquetes de comida a domicilio podría permitir que los clientes cambiaran fácilmente a un plan superior o inferior, o que pausaran sus suscripciones para aumentar su satisfacción y retención.

• Cumplimiento de la normativa
  Las empresas que tengan necesidades de contabilidad complejas, como los servicios de telecomunicaciones o las empresas de alquileres de larga duración, pueden utilizar el software de ingresos recurrentes para reconocer de forma automática los ingresos de conformidad con estándares de contabilidad como las normativas ASC 606 o IFRS 15.

• Integración con otros sistemas
  La mayoría de los softwares de ingresos recurrentes puede integrarse con software CRM y de contabilidad, además de con otras herramientas empresariales. Por ejemplo, una plataforma de formación en línea podría sincronizar su software de ingresos recurrentes con su CRM para obtener una perspectiva unificada del comportamiento de los clientes y el historial de pagos para poder personalizar su marketing y ofrecer un mejor servicio de atención al cliente.

Cómo elegir un software de ingresos recurrentes

Es importante que las empresas que quieran gestionar sus suscripciones y modelos de ingresos recurrentes con eficacia elijan el software adecuado. Estas empresas pueden seguir el proceso que se explica a continuación para seleccionar el software acorde a sus necesidades y objetivos:

• Identifica las necesidades de tu empresa: para empezar, define tus necesidades concretas según el modelo de negocio, el tipo de suscripciones, la base de clientes y los sistemas que tengas. Por ejemplo, una empresa de SaaS internacional puede necesitar que se admitan varias divisas, que haya integraciones con su CRM y que se ofrezcan funciones de elaboración de informes robustas. En cambio, un pequeño gimnasio local quizá necesite una solución más sencilla con buenas funciones de comunicación con los clientes.

• Establece tu presupuesto: determina cuánto quieres invertir en un software de ingresos recurrentes. Ten en cuenta tanto los costes inmediatos como el dinero que puedas ahorrar a largo plazo gracias al aumento de la eficiencia.

• Investiga las opciones disponibles: empieza a investigar las diferentes opciones de software que haya en el mercado. Analiza sus funciones, sus modelos de precios, su escalabilidad y sus posibilidades de integración. Puedes leer opiniones y estudios de caso para obtener información útil.

• Evalúa las funciones: haz una lista con las funciones clave que necesitas sí o sí; por ejemplo, gestión de suscripciones, facturación, gestión de la reclamación de pago, reconocimiento de ingresos, elaboración de informes y análisis, y la posibilidad de integrarse con otros sistemas que uses. Compara estas funciones con las que ofrece cada software.

• Ten presente la experiencia del usuario: el software debería ser fácil de usar para tu equipo y tus clientes. Busca interfaces de usuario intuitivas, procesos de configuración sencillos y procesos de elaboración de informes claros y exhaustivos.

• Busca escalabilidad: a medida que tu empresa crezca, es posible que tu software deba cambiar. El que elijas debería poder escalar con tu empresa y admitir suscripciones más complejas, una mayor base de clientes y opciones de elaboración de informes más detallados según vaya siendo necesario.

• Evalúa el soporte al cliente: es necesario contar con un buen servicio de soporte al cliente. Comprueba si el proveedor del software ofrece un soporte fiable y oportuno, ya sea por correo electrónico, por chat en directo o por teléfono, o si tiene una base de conocimiento exhaustiva.

• Solicita una demostración o una prueba: muchos proveedores ofrecen demostraciones o pruebas gratuitas. Utilízalas para probar el software en situaciones reales y comprobar si satisface de verdad tus necesidades.

• Compara las opciones: una vez que hayas evaluado algunas opciones, compara sus funciones, su facilidad de uso, su escalabilidad, su soporte y su coste. Establece prioridades en función de las necesidades y los objetivos de tu empresa.

• Toma una decisión: básate en la comparación que acabas de hacer para elegir el software que mejor se adecúe a tus requisitos y tu presupuesto. A continuación, planifica la implementación, la formación y un período de transición.

Es importante que no te precipites y elijas el software de ingresos recurrentes que te parezca más fácil o más barato, o que llame primero tu atención. El mejor software de ingresos recurrentes para tu empresa dependerá de tus necesidades, objetivos y presupuesto únicos. La opción que funcione para una empresa quizá no sea la adecuada para otra, por lo que es importante que le dediques tiempo a identificar la mejor solución para tu caso.

Solución de Stripe para gestionar los ingresos recurrentes

Stripe Billing se ha diseñado para simplificar el proceso de gestión de suscripciones y pagos recurrentes. Gracias a su flexibilidad y escalabilidad, es una opción ideal para empresas de diferentes tamaños y que estén en diferentes etapas, sea cual sea el sector o el mercado. A continuación te resumimos las funciones clave que hacen que Billing sea una solución completa para gestionar ingresos recurrentes:

• Gestión de suscripciones
  Billing permite a las empresas crear y gestionar diferentes tipos de suscripciones, incluidos pagos únicos, pagos recurrentes fijos y facturación basada en el consumo. Admite varios ciclos de facturación y puede gestionar cambios en las suscripciones (por ejemplo, cambios a planes superiores o inferiores, así como cancelaciones).

• Procesamiento de pagos
  Billing acepta una gran variedad de métodos de pago, entre los que se incluyen todas las principales tarjetas de crédito y débito y los monederos digitales. Asimismo, acepta pagos en más de 135 divisas, por lo que es una opción ideal para empresas que operen en mercados internacionales.

• Gestión de la reclamación de pago
  Si un pago falla, Billing lo reintenta de forma automática y puede enviar correos electrónicos personalizados a los clientes para que actualicen su información de pago. De esta forma, se puede reducir el abandono involuntario.

• Lógica de reintento inteligente
  Stripe usa machine learning para determinar el momento idóneo en que reintentar los pagos fallidos. Para ello, se basa en miles de millones de puntos de datos de empresas de todo el mundo. Así se pueden reducir aún más los errores en los pagos y aumentar los ingresos.

• Facturación
  Billing incluye un sistema de facturación personalizable que genera y envía facturas de forma automática a los clientes. Puede gestionar impuestos, descuentos y prorratas, y también proporciona páginas de facturas alojadas.

• Elaboración de informes y análisis
  Stripe proporciona informes y análisis detallados que pueden ayudar a las empresas a conocer bien sus ingresos, su tasa de abandono y otras métricas fundamentales. Asimismo, puede prever los ingresos futuros en función del historial de datos.

• Integración y API
  Stripe ofrece API robustas, muy personalizables y capaces de integrarse con diferentes tipos de herramientas y sistemas empresariales.

Si quieres obtener más información sobre Billing, accede aquí para empezar.