En el día a día, supondría un desafío preparar siempre una factura estándar con toda la información requerida en el artículo 14 de la UStG (4) para importes bajos debido al nivel de administración implicada. Aquí es donde entran las facturas de bajo importe. Descubre qué son las facturas de bajo importe, cuándo se pueden utilizar y cómo difieren de las facturas estándar.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es una factura de bajo importe?
- ¿Por qué existen las facturas de bajo importe?
- ¿Cuándo se utilizan las facturas de bajo importe?
- ¿Qué información debe incluir una factura de bajo importe?
- ¿Qué se debe tener en cuenta con los recibos para gastos de ocio?
- ¿Cuándo no se puede usar una factura de bajo importe?
- ¿Qué más se debe tener en cuenta con las facturas de bajo importe?
¿Qué es una factura de bajo importe?
Una factura de bajo importe es una factura con un valor máximo de 250 EUR. En comparación con las facturas estándar, contienen menos información, ya que los requisitos jurídicos son menores. Las facturas de bajo importe habituales son tickets de caja, facturas de restaurantes, gastos de ocio y recibos de bares y tiendas.
¿Cómo de alto debe ser el valor neto de una factura de bajo importe?
El límite superior de las facturas de bajo importe de 250 EUR se aplica al valor bruto. Es algo que las empresas deben comprobar detenidamente al preparar facturas. Con un tipo impositivo del 19 %, esto significa que el valor neto máximo es de 210,08 EUR y que, por ello, el valor impositivo es de 39,92 EUR. Si se aplica el 7 % de IVA, se puede facturar el valor neto máximo de 233,63 EUR (con un valor impositivo de 16,36 EUR).
¿Por qué existen las facturas de bajo importe?
Las facturas de bajo importe se introdujeron por ley para simplificar los procesos de pago. Se encargan de reducir la burocracia innecesaria, sobre todo en el caso de negocios del comercio minorista que procesan grandes volúmenes de compra cada día. Preparar una factura detallada cada vez exigiría demasiado tiempo y esfuerzo. La simplificación que aportan las facturas de bajo importe sirve, principalmente, para facilitarles las cosas al vendedor o a la empresa de facturación.
Sin embargo, la contraparte también se beneficia. Las transacciones son más sencillas y las compras se pueden realizar más rápidamente. Los beneficiarios con derecho a deducción también pueden calcular ellos mismos el IVA soportado correspondiente con facturas de bajo importe e incluirlo en sus declaraciones preliminares del IVA.
Debido a la inflación general, con los años se ha ajustado numerosas veces el importe bruto máximo de la factura de bajo importe. El 1 de enero de 2007, el límite superior ascendió de 100 a 150 EUR. Una década más tarde, se fijó la cantidad actual de 250 EUR.
¿Cuándo se utilizan las facturas de bajo importe?
Las facturas de bajo importe se utilizan principalmente para empresas con pagos frecuentes de bajo importe.
Ejemplos del comercio minorista:
- Supermercados
- Droguerías
- Farmacias
- Ferreterías
- Tiendas de artículos electrónicos
- Estaciones de servicio
- Tiendas de ropa
- Tiendas de juguetes
- Tiendas de fotografía
- Floristerías
Ejemplos de servicios:
- Empresas artesanales
- Empresas de taxis
- Panaderías
- Peluquerías
- Servicios de limpieza
- Copisterías
- Librerías
Ejemplos de hostelería:
- Restaurantes
- Bares
- Cafeterías
- Heladerías
- Comida para llevar
- Comedores
¿Qué información debe incluir una factura de bajo importe?
Existen varios requisitos legales para las facturas. El párrafo 14 (4) de la ley sobre el IVA establece exactamente qué información debe figurar en una factura. Además, el Reglamento de Implementación del IVA de Alemania (UStDV) estipula qué información es obligatoria en una factura de baje importe y cuál no lo es. Por ejemplo, no es obligatoria la información sobre el destinatario de la factura. Por eso, en el comercio minorista, los tickets de caja se suelen imprimir sin nombre ni dirección, pues se ahorra una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo. Tampoco se requiere un número de factura.
De conformidad con el artículo 33 de la UStDV, las facturas de bajo importe deben contener la siguiente información obligatoria:
- Nombre y dirección de la entidad emisora de la factura
- Fecha de emisión de la factura
- La designación del producto o servicio
- El volumen o tipo de producto y el alcance del servicio
- El importe neto
- El tipo impositivo y el importe del impuesto
- El importe bruto
- Posible nota complementaria sobre la ley de la pequeña empresa
Factura estándar
Una factura estándar también debe incluir otra información no requerida en las facturas de bajo importe, como:
- El número de identificación fiscal de la entidad emisora
- El número de identificación a efectos de IVA de la entidad emisora
- Nombre y dirección de la persona destinataria de la factura
- El número de factura
- Hora y fecha en la que se presta el servicio
Aunque no es obligatoria, la siguiente información también se suele incluir en las facturas estándar:
- Datos bancarios
- Plazo de pago
- Datos de contacto
- Posible nota sobre las obligaciones de conservación de documentos del destinatario
Las empresas pueden emitir facturas de bajo importe y estándar tanto ellas mismas como a través de un proveedor de servicios de pago certificado como Stripe. Los proveedores de servicios de pago ofrecen facturas automatizadas, lo que ahorra tiempo y minimiza el riesgo de errores.
¿Qué se debe tener en cuenta con los recibos para gastos de ocio?
Los recibos de gastos de ocio inferiores a 250 EUR (como comidas de empresa) se consideran facturas de bajo importe. Sin embargo, los recibos se deben emitir correctamente y en su totalidad para la oficina fiscal para reconocer una comida como gasto empresarial legítimo. De lo contrario, no se podrán compensar los gastos de ocio ni se reembolsará el impuesto soportado. Los recibos de gastos de ocio deben incluir la siguiente información:
- Nombre y dirección del restaurante
- Fecha de la comida de empresa
- Comida y bebida (desglosados con precios)
- El tipo impositivo y el importe del impuesto
- Nombre de los individuos presentes
- Breve descripción de la ocasión
- Gratificación
- Fecha y hora
- Firma
¿Cuándo no se puede usar una factura de bajo importe?
Aunque se alcance el límite de 250 EUR, no siempre es posible emitir una factura de bajo importe. Dos excepciones son el transporte transfronterizo y el pedido por correo. Por ejemplo, cuando se venden productos en el extranjero, el artículo 3 de la ley alemana sobre el IVA (UStG) prohíbe la emisión de las facturas de bajo importe. Esto también se aplica a la entrega intracomunitaria, tal y como se estipulan en el artículo 6a de la UStG, y a los suministros y servicios con cobro revertido, de acuerdo con el artículo 13b de la UStG. Esto último se aplica cuando no es la empresa que presta el servicio la que paga el IVA, sino el destinatario.
El legislador también ha prohibido la emisión de varias facturas de bajo importe para un solo servicio. En otras palabras, no se permite dividir el importe de una factura entre varias facturas de bajo importe. Por ejemplo, una empresa no puede emitir tres facturas de 100 EUR cada una relativas a un único suministro o servicio. En tales casos, las tres facturas independientes se consideran una sola factura y los importes se consolidan. El importe general de 300 EUR supera ahora el valor permitido de 250 EUR, que supera el valor máximo de una factura de bajo importe.
¿Qué más se debe tener en cuenta con las facturas de bajo importe?
En el caso de los productos y servicios inferiores a 250 EUR, sin embargo, se pueden emitir facturas de bajo importe, pero no es obligatorio. Las empresas siempre tienen la opción de emitir facturas estándar. Independientemente de con qué opción vayas, es esencial que se incluya toda la información obligatoria.
No es necesario, ni tampoco recomendable, facilitar más información sobre una factura de bajo importe que lo estipulado legalmente. Por ejemplo, no pasa nada por dejar el campo del destinatario vacío, mientras que no introducirlo correctamente puede impedir que el beneficiario deduzca el impuesto soportado.
Según el reglamento de aplicación del IVA, es obligatorio que las empresas con sistemas de caja electrónica o cajas registradoras emitan en todo momento copias de las facturas de bajo importe; esto incluye tickets «que se puedan reproducir a partir de registros digitales no editables» (UStAE 14b.1). Se aplica a las facturas un periodo de retención estándar de 10 años.
Cualquiera que reciba una factura de bajo importe debe comprobar inmediatamente que esté completa y sea exacta. Dado que el nombre del destinatario no suele figurar en el documento, a menudo no es posible plantear objeciones más adelante. Además, las auditorías de empresas suelen aumentar el control de las facturas de bajo importe recibidas, sobre todo de aquellas que se acercan al límite máximo. Las facturas que no sean correctas, pero que ya se hayan enviado a la oficina fiscal a efectos del IVA, pueden salir caras. Como norma general, se recomienda pagar las facturas de bajo importe con tarjeta en lugar de en efectivo. De esta forma, es fácil demostrar que no se ha deducido ningún impuesto en el momento de la transacción. Cualquiera que maneje facturas de bajo importe debe asegurarse de la correcta gestión de su contabilidad.
En el caso de los productos o servicios de más de 250 EUR, los destinatarios siempre tienen derecho legal a una factura adecuada. Si se hace valer este derecho, una empresa no puede emitir una factura de bajo importe sin más.