I den dagliga verksamheten skulle det vara en utmaning att alltid förbereda en standardfaktura som innehåller all information som krävs enligt UStG avsnitt 14 (4) för låga belopp på grund av den administrativa nivån. Det är här fakturor med lågt värde kommer in i bilden. Lär dig vad fakturor med lågt värde är, när de kan användas och hur de skiljer sig från standardfakturor.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura med lågt värde?
  
• Varför finns det fakturor med lågt värde?
  
• När används fakturor med lågt värde?
  
• Vilken information måste en faktura med lågt värde innehålla?
  
• Vad behöver man tänka på när det gäller kvitton för representationskostnader?
  
• När kan en faktura med lågt värde inte användas?
  
• Vad mer behöver man tänka på med fakturor med lågt värde?
  

Vad är en faktura med lågt värde?

En faktura med lågt värde är en faktura med ett maximalt värde på 250 EUR. Jämfört med standardfakturor innehåller den mindre information eftersom de juridiska kraven är lägre. Typiska fakturor med lågt värde är kassakvitton, restaurangnotor, representationskostnader samt kvitton från barer och butiker.

Hur högt måste nettovärdet på en faktura med lågt värde vara?

Den övre gränsen för fakturor med lågt värde på 250 euro gäller för bruttovärdet. Företag måste kontrollera detta noga när de skapar fakturor. Med en skattesats på 19 % är det maximala nettovärdet 210,08 euro och skattens värde därmed 39,92 euro. Om moms på 7 % tillämpas kan det maximala nettovärdet på 233,63 euro faktureras (med en skatt på 16,36 euro).

Varför finns det fakturor med lågt värde?

Fakturor med lågt värde infördes i lagstiftningen för att förenkla betalningar. De minskar onödig byråkrati, särskilt för detaljhandelsföretag som behandlar stora inköpsvolymer varje dag. Att förbereda en detaljerad faktura varje gång skulle kräva för mycket tid och arbete. Den förenkling som fakturor med lågt värde medför syftar främst till att göra saker och ting enklare för säljaren eller företaget som fakturerar.

Motparten drar dock också nytta av detta. Transaktionerna är enklare och inköpen kan slutföras snabbare. Förmånstagare som har rätt till avdrag för ingående moms kan också själva beräkna den relevanta ingående skatt med fakturor med lågt värde och inkludera den i sina preliminära momsdeklarationer.

Det högsta bruttobeloppet för fakturan med lågt belopp har under årens lopp justerats flera gånger i enlighet med den allmänna inflationen. Den 1 januari 2007 höjdes den övre gränsen från 100 euro till 150 euro. Tio år senare fastställdes det nuvarande beloppet på 250 euro.

När används fakturor med lågt värde?

Fakturor med lågt värde används främst av företag med frekventa betalningar med lågt värde.

Exempel på detaljhandel:

• Stormarknader
  
• Apotek
  
• Apotek
  
• Järnaffärer
  
• Elektronikbutiker
  
• Bensinstationer
  
• Klädbutiker
  
• Leksaksbutiker
  
• Kamerabutiker
  
• Blomsteraffärer
  

Exempel på tjänster:

• Hantverksföretag
  
• Taxiföretag
  
• Bagerier
  
• Hårsalonger
  
• Städföretag
  
• Tryckerier
  
• Bokhandlare
  

Exempel på besöksnäring:

• Restauranger
  
• Barer
  
• Caféer
  
• Glassbarer
  
• Hämtmat
  
• Större lunchrestauranger
  

Vilken information måste en faktura med lågt värde innehålla?

Det finns flera juridiska krav för fakturor. I 14 § punkt 4 i momslagen anges exakt vilken information som krävs i en faktura. Dessutom fastställs i tillämpningsförordningen för moms (UStDV) vilken information som är obligatorisk på en faktura med lågt värde och vilken som inte är det. Till exempel krävs ingen information om fakturans mottagare. Det är därför som man i detaljhandeln vanligtvis skriver ut kassakvitton utan namn eller adress, vilket sparar tid och arbete. Man behöver inte heller ange något seriellt fakturanummer.

I enlighet med UStDV avsnitt 33 måste fakturor med lågt värde innehålla följande obligatoriska uppgifter:

• Fakturautfärdares namn och adress
  
• Fakturans utfärdandedatum
  
• Beteckning på produkten eller tjänsten
  
• Produktvolym eller typ och omfattning av tjänsten
  
• Nettobelopp
  
• Skattesats och belopp
  
• Bruttobelopp
  
• Eventuellt en kompletterande anmärkning om lagstiftningen för småföretag
  

Standardfaktura

En standardfaktura måste också innehålla annan information som inte krävs på en faktura med lågt värde, inklusive:

• Utfärdarens skatteregistreringsnummer
  
• Utfärdarens momsregistreringsnummer
  
• Fakturamottagarens namn och adress
  
• Seriellt fakturanummer
  
• Tid och datum då tjänsten tillhandahölls
  

Även om följande information inte är obligatorisk ingår den vanligtvis också på en standardfaktura:

• Bankuppgifter
  
• Tidsfrist för betalning
  
• Kontaktuppgifter
  
• Potentiellt en anteckning om mottagarens skyldigheter att spara uppgifter
  

Företag kan utfärda fakturor med lågt värde och standardfakturor antingen själva eller via en certifierad betaltjänstleverantör som Stripe. Betaltjänstleverantörer tillhandahåller automatiserad fakturering, vilket sparar tid och minimerar risken för fel.

Vad behöver man tänka på när det gäller kvitton för representationskostnader?

Kvitton för representationskostnader under 250 euro – till exempel luncher för företag – utgör fakturor med lågt värde. Inkomsterna måste dock vara korrekta och fullständiga för att skattekontoret ska kunna identifiera en måltid som en legitim utgift för företaget. I annat fall kan representationskostnaderna inte kompenseras och den ingående skatten återbetalas inte. Utgiftskvitton för representationskostnader måste innehålla följande uppgifter:

• Restaurangens namn och adress
  
• Datum för affärsmåltiden
  
• Mat och dryck (specificerat med priser)
  
• Skattesats och belopp
  
• Namn på de personer som var närvarande
  
• Kort beskrivning av tillfället
  
• Dricks
  
• Datum och tid
  
• Underskrift
  

När kan en faktura med lågt värde inte användas?

Även om gränsen på 250 euro uppnås är det inte alltid möjligt att utfärda en faktura med lågt värde. Ett undantag är gränsöverskridande transporter och postorder. Till exempel förbjuder § 3 i momslagen (UStG) utfärdande av fakturor med lågt värde. Detta gäller även unionsintern försäljning enligt § 6 a UStG och omvänd skattskyldighet för varor och tjänster enligt § 13 b UStG. Det senare gäller när det inte är det företag som tillhandahåller tjänsten som betalar moms, utan mottagaren.

Lagstiftaren har också förbjudit utfärdande av flera fakturor med lågt värde för en enda tjänst. Det är med andra ord inte tillåtet att dela upp ett fakturabelopp på flera fakturor med lågt värde. Ett företag kan till exempel inte utfärda tre fakturor på 100 euro för en enda leverans eller tjänst. I sådana fall betraktas de tre separata fakturorna som en enda faktura och fakturabeloppen konsolideras. Det totala beloppet på 300 euro överstiger nu det tillåtna värdet på 250 euro, vilket överstiger det högsta värdet på en faktura med lågt värde.

Vad mer behöver man tänka på med fakturor med lågt värde?

För produkter och tjänster som understiger 250 EUR kan fakturor med lågt värde utfärdas, men de är inte obligatoriska. Företag har alltid möjlighet att utfärda standardfakturor. Oavsett vilket alternativ du väljer är det viktigt att alla obligatoriska uppgifter finns med.

Det är inte nödvändigt, och inte heller tillrådligt att ange mer information på en faktura med lågt värde än vad som krävs enligt lag. Det går till exempel bra att lämna mottagarens fält tomt, medan felaktiga uppgifter här kan hindra mottagaren från att dra av ingående skatt.

Förordningen om ansökan om moms gör det obligatoriskt för företag med elektroniska kassasystem eller kassaregister att alltid utfärda kopior av fakturor med lågt värde, inklusive kassakvitton "som kan reproduceras från icke-redigerbara digitala register" (UStAE 14b.1). En standardlagringsperiod på 10 år gäller för fakturor.

Alla som får en faktura med lågt värde bör omedelbart kontrollera att den är fullständig och korrekt. Eftersom mottagaren normalt inte anges på dokumentet är det ofta inte möjligt att göra invändningar vid ett senare tillfälle. Dessutom leder företagsrevisioner ofta till ökad granskning av inkommande fakturor med lågt värde, särskilt de som avser belopp nära maxgränsen. Om fakturorna inte är korrekta, men redan har lämnats in till skattekontoret i momssyfte, kan detta snabbt bli dyrt. I allmänhet rekommenderas att fakturor med lågt värde betalas med kort snarare än kontant. På så sätt är det lätt att visa att ingen skatt dragits vid tidpunkten för transaktionen. Alla som hanterar fakturor med lågt värde bör se till att deras bokföring hanteras korrekt.

När det gäller produkter eller tjänster till ett värde som överstiger 250 EUR har mottagarna alltid laglig rätt till en korrekt faktura. Om denna rätt hävdas kan ett företag inte bara utfärda en faktura med lågt värde.