En las empresas con actividades diarias, sería un desafío preparar siempre una factura estándar en la que se incluya toda la información requerida en virtud de la Sección 14 (4) de la UStG con respecto a importes de bajo valor debido al nivel de administración involucrado. Aquí es donde entran en juego las facturas de pequeño valor. Aprende qué son las facturas de pequeño valor, cuándo se pueden usar y en qué se diferencian de las facturas estándar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura de pequeño valor?
  
• ¿Por qué existen facturas de pequeño valor?
  
• ¿Cuándo se utilizan las facturas de pequeño valor?
  
• ¿Qué información debe incluir una factura de pequeño valor?
  
• ¿Qué hay que tener en cuenta en los recibos por gastos de entretenimiento?
  
• ¿Cuándo no se puede utilizar una factura de pequeño valor?
  
• ¿Qué más hay que tener en cuenta con respecto a las facturas de pequeño valor?
  

¿Qué es una factura de pequeño valor?

Una factura de pequeño valor es una factura con un valor máximo de EUR 250. En comparación con las facturas estándar, contiene menos información, ya que sus requisitos legales son menores. Las facturas típicas de pequeño valor son recibos de tickets, facturas de restaurantes, gastos de entretenimiento y recibos de bares y tiendas.

¿Qué tan alto debe ser el valor neto de una factura de pequeño valor?

El límite máximo de las facturas de pequeño valor de EUR 250 se aplica al valor bruto. Las empresas deben comprobarlo con detenimiento a la hora de preparar las facturas. Con una tasa impositiva del 19 %, esto significa que el valor neto máximo es de EUR 210.08 y el valor del impuesto, por lo tanto, es de EUR 39.92. Si se aplica el 7 % del IVA, entonces se puede facturar el valor neto máximo de EUR 233,63 (con un valor de impuesto de EUR 16.36).

¿Por qué existen facturas de pequeño valor?

Las facturas de pequeño valor se introdujeron en la ley para simplificar los procesos de pago. Reducen la burocracia innecesaria, en especial en el caso de empresas minoristas que procesan volúmenes de compra altos todos los días. Preparar una factura detallada cada vez requeriría demasiado tiempo y esfuerzo. La simplificación que suponen las facturas de pequeño valor sirve en principio al momento de facilitar las cosas al vendedor o a la empresa de facturación.

Sin embargo, la contraparte también se beneficia. Las transacciones son más sencillas y las compras se pueden completar con mayor rapidez. Los beneficiarios con derecho a deducir los ingresos soportados también pueden calcular ellos mismos el impuesto soportado pertinente con facturas de pequeño valor e incluirlo en sus declaraciones preliminares del IVA.

El importe bruto máximo de la factura de pequeño valor se ajustó numerosas veces a lo largo de los años en función de la inflación general. El 1 de enero de 2007 se elevó el límite superior de EUR 100 a EUR 150. Diez años después, se estableció el importe actual de EUR 250 euros.

¿Cuándo se utilizan las facturas de pequeño valor?

Las facturas de pequeño valor se utilizan principalmente en empresas en las que se realizan con frecuencia pagos de bajo valor.

Ejemplos minoristas:

• Supermercados
  
• Droguerías
  
• Farmacias
  
• Ferreterías
  
• Tiendas de artículos electrónicos
  
• Gasolineras
  
• Tiendas de ropa
  
• Jugueterías
  
• Tiendas de cámaras
  
• Floristas
  

Ejemplos de servicios:

• Empresas artesanales
  
• Empresas de taxis
  
• Panaderías
  
• Peluquerías
  
• Servicios de limpieza:
  
• Copiadoras
  
• Librerías
  

Ejemplos de hostelería:

• Restaurantes
  
• Bares
  
• Cafés
  
• Heladerías
  
• Comidas para llevar
  
• Cantinas
  

¿Qué información debe incluir una factura de pequeño valor?

Existen varios requisitos legales para las facturas. El párrafo 14 (4) de la Ley del IVA establece exactamente qué información se requiere en una factura. Además, en el Reglamento de Ejecución del IVA (UStDV), se estipula qué información es obligatoria en una factura de pequeño valor, y cuál no. Por ejemplo, no se requiere información sobre el beneficiario de la factura. Por este motivo, en el sector minorista, se suelen imprimir hasta los recibos sin nombre ni dirección, lo que ahorra considerable tiempo y esfuerzo. Tampoco se requiere un número de factura seriado.

De acuerdo con el artículo 33 de UStDV, las facturas de pequeño valor deben contener la siguiente información obligatoria:

• Nombre y dirección del emisor de la factura
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Designación del producto o servicio
  
• Volumen o tipo de producto y alcance del servicio
  
• Importe neto
  
• El tipo y el importe del impuesto
  
• El importe bruto
  
• Posiblemente una nota complementaria sobre la ley de pequeñas empresas
  

Factura estándar

Una factura estándar también contiene otra información que no se requiere en una factura de pequeño valor, como la siguiente:

• El número impuesto del emisor
  
• El número de identificación del IVA del emisor
  
• El nombre y la dirección del beneficiario de la factura
  
• El número de serie de la factura
  
• Hora y fecha en que se realizó el servicio
  

Aunque no es obligatorio, la siguiente información también suele incluirse en una factura estándar:

• Datos bancarios
  
• Plazo de pago
  
• Información de contacto
  
• Posiblemente una nota sobre las obligaciones de retención de registros del beneficiario
  

Las empresas pueden emitir facturas de pequeño valor y facturas estándar por sí mismas o a través de un proveedor de servicios de pago certificado como Stripe. Los proveedores de servicios de pago proporcionan facturación automatizada, lo que ahorra tiempo y minimiza el riesgo de cometer errores.

¿Qué hay que tener en los recibos por gastos de entretenimiento?

Los recibos por gastos de entretenimiento inferiores a EUR 250 (almuerzos de la empresa, por ejemplo) constituyen facturas de pequeño valor. Sin embargo, los ingresos deben emitirse correctamente y en su totalidad para que la agencia fiscal reconozca una comida fuera como gasto legítimo de la empresa. De lo contrario, los gastos de entretenimiento no se pueden compensar, y no se reembolsará el impuesto soportado resuelto a su favor. Los ingresos por gastos de entretenimiento deben contener la siguiente información:

• Nombre y dirección del restaurante
  
• Fecha de la comida de la empresa
  
• Comida y bebida (detalle de artículos con precios)
  
• El tipo y el importe del impuesto
  
• Nombres de las personas presentes
  
• Breve descripción de la ocasión
  
• Propina
  
• Fecha y hora
  
• Firma
  

¿Cuándo no se puede usar una factura de pequeño valor?

Incluso si se alcanza el límite de EUR 250, no siempre es posible emitir una factura de pequeño valor. Una excepción es el transporte entre pedidos y el pedido por correo. Por ejemplo, cuando los productos se venden en el extranjero, el artículo 3 de la Ley del IVA (UStG) prohíbe la emisión de facturas de pequeño valor. Esto también se aplica al suministro dentro de la comunidad según se establece en el artículo 6a de la UStG y a los suministros y servicios de reversión del cargo según el artículo 13b de la UStG. Esto último se aplica cuando no es la empresa proveedora del servicio la que paga el IVA, sino el beneficiario.

El poder legislativo también prohibió la emisión de múltiples facturas de pequeño valor por un solo servicio. En otras palabras, no se permite dividir un importe de factura en múltiples facturas de pequeño valor. Por ejemplo, una empresa no puede emitir tres facturas por EUR 100 cada una, todas relacionadas con un solo suministro o servicio. En tales casos, las tres facturas separadas se consideran una sola factura y los importes de las facturas se consolidan. El importe total de EUR 300 euros ahora el valor permitido de EUR 250, que supera el valor máximo de una factura de pequeño valor.

¿Qué más hay que tener en cuenta con las facturas de pequeño valor?

Sin embargo, en el caso de los productos y servicios de menos de EUR 250, las facturas de pequeño valor se pueden emitir, pero no son obligatorias. Las empresas siempre tienen la opción de emitir facturas estándar. Independientemente de la opción que elijas, es fundamental que se incluya toda la información obligatoria.

No es necesario, ni tampoco aconsejable, proporcionar más información sobre una factura de pequeño valor de la exigida a nivel legal. Por ejemplo, dejar el campo beneficiario vacío está absolutamente bien, mientras que introducirlo de forma incorrecta podría impedir que el beneficiario deduzca el impuesto soportado.

La normativa de aplicación del IVA obliga a las empresas con sistemas electrónicos de emisión de tickets o cajas registradoras a emitir copias de las facturas de pequeño valor en todo momento; esto incluye recibos de tickets “que se pueden reproducir a partir de registros digitales que no se pueden editar” (UStAE 14b.1). Se aplica un período de retención estándar de 10 años a las facturas.

Cualquier persona que reciba una factura de pequeño valor debe verificar de inmediato su integridad y exactitud. Como normalmente no se nombra al beneficiario en el documento, a menudo, no es posible formular objeciones en una fecha posterior. Además, las auditorías de empresas suelen dar lugar a un mayor escrutinio de las facturas de pequeño valor recibidas, en particular las de importes cercanos al límite máximo. Si las facturas no son correctas, pero ya se han presentado a la agencia fiscal a efectos del IVA, esto puede resultar costoso en poco tiempo. Por regla general, se recomienda pagar facturas de pequeño valor con tarjeta en lugar de hacerlo en efectivo. De esta manera, es fácil demostrar que no se dedujo ningún impuesto en el momento de la transacción. Cualquier persona que maneje facturas de pequeño valor debe asegurarse de que su contabilidad se gestione de forma correcta.

En el caso de los productos o servicios con un valor superior a EUR 250, los destinatarios siempre tienen derecho a recibir una factura adecuada; si se afirma este derecho, la empresa no puede emitir una factura de pequeño valor.