So funktionieren Kleinbetragsrechnungen

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  1. Einführung
  2. Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
    1. Wie hoch darf der Nettobetrag einer Kleinbetragsrechnung sein?
  3. Warum gibt es die Kleinbetragsrechnung?
  4. Welche Angaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?
  5. Was ist beim Bewirtungsbeleg zu beachten?
  6. Wann darf keine Kleinbetragsrechnung gestellt werden?
  7. Was ist sonst noch zu beachten bei Kleinbetragsrechnungen?

Im Geschäftsalltag wäre es aufgrund des bürokratischen Aufwands unverhältnismäßig, bei geringen Beträgen immer eine Rechnung zu stellen, die sämtliche gesetzlichen Pflichtangaben nach UStG § 14 Abs. 4 enthält. Deshalb gibt es die Kleinbetragsrechnung. In unserem Artikel erfahren Sie, was eine Kleinbetragsrechnung ist, wann sie genutzt werden kann und wann nicht, und wie sie sich inhaltlich von einer Standardrechnung unterscheidet.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist eine Kleinbetragrechnung?
  • Warum gibt es die Kleinbetragsrechnung?
  • Wo kommen Kleinbetragsrechnungen zum Einsatz?
  • Welche Angaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?
  • Was ist beim Bewirtungsbeleg zu beachten?
  • Wann darf keine Kleinbetragsrechnung gestellt werden?
  • Was ist sonst noch zu beachten bei Kleinbetragsrechnungen?

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung mit einem maximalen Gesamtbetrag von 250 Euro. Im Vergleich zu einer Standardrechnung enthält sie weniger Angaben, da für sie geringere rechtliche Anforderungen gelten. Typische Kleinbetragsrechnungen sind Kassenbons, Quittungen, Restaurantrechnungen, Bewirtungsbelege sowie Bar- und Kaufbelege.

Wie hoch darf der Nettobetrag einer Kleinbetragsrechnung sein?

Die Obergrenze einer Kleinbetragsrechnung von 250 Euro bezieht sich auf den Bruttobetrag. Demnach müssen Unternehmen bei der Rechnungsstellung genau hinschauen. Bei einem Steuersatz von 19 % liegt der maximale Nettobetrag bei 210,08 Euro und der Steuerbetrag folglich bei 39,92 Euro. Werden 7 % Umsatzsteuer ausgewiesen, können netto maximal 233,63 Euro in Rechnung gestellt werden (mit einem Steuerbetrag von 16,36 Euro).

Warum gibt es die Kleinbetragsrechnung?

Die Kleinbetragsrechnung wurde vom Gesetzgeber eingeführt, um Bezahlvorgänge zu vereinfachen. Sie reduziert unnötige Bürokratie beispielsweise für Einzelhandelsgeschäfte, die täglich zahlreiche Käufe verbuchen. Jedes Mal eine detaillierte Rechnung zu erstellen, wäre ein unverhältnismäßiger Verwaltungsaufwand. Die Vereinfachungsregelung der Kleinbetragsrechnung dient demnach vorrangig der Entlastung der Verkäufer/innen beziehungsweise rechnungstellenden Unternehmen.

Doch auch die Gegenseite profitiert: Die Transaktion ist leichter und der Kaufvorgang wird schneller abgewickelt. Vorsteuerabzugsberechtigte Leistungsempfänger/innen können zudem die Vorsteuer bei Kleinbetragsrechnungen selbst berechnen und in ihrer Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen.

Der maximale Bruttobetrag der Kleinbetragsrechnung wurde im Laufe der Jahre stetig nach oben korrigiert, um der allgemeinen Preiserhöhung Rechnung zu tragen. Von 100 Euro wurde die Höchstgrenze zum 01. Januar 2007 auf 150 Euro angehoben. Zehn Jahre später wurde der aktuelle Betrag von 250 Euro festgelegt.

Wo kommen Kleinbetragsrechnungen zum Einsatz?

Kleinbetragsrechnungen kommen vor allem dort zum Einsatz, wo häufig kleinere Zahlungen getätigt werden.

Beispiele Einzelhandel:

  • Supermärkte
  • Drogerien
  • Apotheken
  • Baumärkte
  • Elektronikmärkte
  • Tankstellen
  • Bekleidungsgeschäfte
  • Spielwarengeschäfte
  • Fotofachgeschäfte
  • Blumengeschäfte

Beispiele Dienstleistungen:

  • Handwerksbetriebe
  • Taxiunternehmen
  • Bäckereien
  • Friseursalons
  • Reinigungsdienste
  • Copyshops
  • Buchhandlungen

Beispiele Gastronomie:

  • Restaurants
  • Bars
  • Cafés
  • Eisdielen
  • Imbisse
  • Kantinen

Welche Angaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?

Für die Rechnungsstellung gelten zahlreiche gesetzliche Vorgaben. In Paragraph 14, Absatz 4 des Umsatzsteuergesetz ist genau festgelegt, welche Informationen auf einer Rechnung vorhanden sein müssen. In Ergänzung dazu regelt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, welche Angaben bei einer Kleinbetragsrechnung verpflichtend sind – und welche nicht. Es entfällt beispielsweise jegliche Information bezüglich des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin. Deshalb wird im Einzelhandel bei geringen Beträgen weder ein Name noch eine Anschrift auf den Kassenzettel gedruckt, denn genau das spart viel Aufwand. Auch eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nicht notwendig.

Kleinbetragsrechnung

Nach UStDV § 33 müssen Kleinbetragsrechnungen die folgenden Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers/der Rechnungsstellerin
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Nennung des Produkts oder der Dienstleistung
  • Menge des Produkts oder Art und Umfang der Dienstleistung
  • Nettobetrag
  • Steuersatz und Steuerbetrag
  • Bruttobetrag
  • Eventuell ein Zusatz zur Kleinunternehmerregelung

Standardrechnung

Eine Standardrechnung muss darüber hinaus weitere Angaben enthalten, die bei der Kleinbetragsrechnung entfallen:

  • Steuernummer des Rechnungsstellers/der Rechnungsstellerin
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers/der Rechnungsstellerin
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/der - - Rechnungsempfängerin
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt beziehungsweise Datum der - Leistungserbringung

Optional werden in der Praxis überlicherweise noch die folgenden Angaben auf einer Standardrechnung ergänzt:

  • Bankverbindung
  • Zahlungsziel
  • Kontaktdaten
  • Eventuell ein Hinweis zu den Aufbewahrungspflichten für den Empfänger/die Empfängerin

Unternehmen können Kleinbetragsrechnungen ebenso wie Standardrechnungen in Eigenregie erstellen oder mit Unterstützung zertifizierter Zahlungsdienstleister wie Stripe. Diese Zahlungsdienstleister automatisieren die Rechnungsstellung, sparen Zeit und minimieren die Fehlerquote.

Was ist beim Bewirtungsbeleg zu beachten?

Auch Bewirtungsbelege unter 250 Euro – zum Beispiel für Geschäftsessen – zählen zu den Kleinbetragsrechnungen. Damit das Finanzamt den Restaurantbesuch auch als geschäftliche Ausgabe akzeptiert, muss der Beleg jedoch vollständig und korrekt ausgefüllt sein. Nur dann können die Bewirtungsaufwendungen abgesetzt und Vorsteuern zurückgefordert werden. Hierfür müssen Bewirtungsbelege die folgenden Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Gastronomiebetriebs
  • Datum des Geschäftsessens
  • Speisen und Getränke (einzeln mit Preisen aufgeführt)
  • Steuersatz und Steuerbetrag
  • Die Namen der bewirteten Personen
  • Kurzbeschreibung des Anlasses
  • Freiwilliges Trinkgeld
  • Ort und Datum
  • Unterschrift

Wann darf keine Kleinbetragsrechnung gestellt werden?

Auch wenn die 250 Euro-Grenze eingehalten wird, ist es nicht in allen Fällen möglich, eine Kleinbetragsrechnung zu stellen. Eine Ausnahme stellt der grenzüberschreitende Transport- und Versandhandel dar: Werden beispielsweise Waren ins Ausland verkauft, verbietet § 3 UStG die Ausstellung einer Kleinbetragsrechnung. Dies gilt auch für innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG sowie Reverse-Charge-Lieferungen und -Leistungen nach § 13b UStG. Letztere liegen vor, wenn nicht das leistende Unternehmen die Umsatzsteuer zahlt, sondern die Empfängerseite.

Es ist darüber hinaus vom Gesetzgeber nicht gestattet, mehrere Kleinbetragsrechnungen für eine Leistung auszustellen, also den Rechnungsbetrag auf mehrere Kleinbetragsrechnungen aufzuteilen. Ein Beispiel: Von einem Unternehmen werden drei Rechnungen über je 100 Euro gestellt, die sich jedoch auf die gleiche Lieferung oder Leistung beziehen. Dadurch werden die drei Rechnungen als eine gesehen und die Rechnungsbeträge summiert. Der Gesamtbetrag von 300 Euro überschreitet nun die zugelassenen 250 Euro und verbietet damit die Nutzung von Kleinbetragsrechnungen.

Was ist sonst noch zu beachten bei Kleinbetragsrechnungen?

Für Produkte und Leistungen unter 250 Euro können zwar Kleinbetragsrechnungen gestellt werden, es ist jedoch kein Muss. Unternehmen haben immer auch die Möglichkeit, Standardrechnungen zu schreiben. So oder so ist immer darauf zu achten, dass alle jeweiligen Pflichtangaben enthalten sind.

Nicht notwendig und auch nicht empfehlenswert ist es, bei der Kleinbetragsrechnung mehr Angaben zu machen, als gesetzlich vorgeschrieben sind. Denn während beispielsweise ein leeres Empfängerfeld unproblematisch ist, führt eine fehlerhafte Angabe möglicherweise dazu, dass der Vorsteuerabzug auf Empfängerseite verhindert wird.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass verpflichtet Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen oder Registrierkassen dazu, dass jederzeit eine Kopie der Kleinbetragsrechnung, also zum Beispiel des Kassenbons, „aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann” (UStAE 14b.1.). Es gilt die für Rechnungen übliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Wer eine Kleinbetragsrechnung erhält, sollte diese immer umgehend auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen. Da die Empfänger/innen im Normalfall nicht namentlich auf dem Dokument genannt werden, ist eine spätere Reklamation oftmals nicht mehr möglich. Zudem wird bei Betriebsprüfungen häufig ein genauer Blick auf eingegangene Kleinbetragsrechnungen geworfen – besonders auf die, die knapp an der Höchstgrenze liegen. Sind die Rechnungen nicht korrekt, aber wurden beim Finanzamt zum Vorsteuerabzug eingereicht, kann es schnell teuer werden. Generell empfiehlt es sich, Kleinbetragsrechnungen mit Karte, statt bar zu bezahlen. Auf diese Weise kann einfach belegt werden, dass bei der Transaktion keine Steuern hinterzogen wurden. Wer mit Kleinbetragsrechnungen arbeitet, sollte in besonderem Maße auf eine korrekte Buchhaltung achten.

Bei Produkten oder Leistungen über 250 Euro hat die Empfängerseite im übrigen immer Rechtsanspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Wird dieser geltend gemacht, genügt es auf Seiten des Unternehmens nicht, eine Kleinbetragsrechnung auszustellen.

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