ในธุรกิจทั่วไป ระดับการบริหารจัดการที่เกี่ยวข้องทำให้การจัดทำใบแจ้งหนี้ทั่วไปซึ่งมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นตามมาตราที่ 14 (4) ของ UStG สำหรับจำนวนเงินมูลค่าต่ำถือว่าเป็นเรื่องท้าทาย ซึ่งใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำช่วยรองรับในจุดนี้ได้ ศึกษาว่าใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำคืออะไร สามารถใช้ได้เมื่อใด และแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ทั่วไปอย่างไร

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำคืออะไร
  
• เหตุใดจึงมีใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำ
  
• จะใช้ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำเมื่อใด
  
• ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• สิ่งที่ต้องคำนึงถึงเกี่ยวกับใบเสร็จค่าใช้จ่ายเพื่อความบันเทิงมีอะไรบ้าง
  
• เมื่อใดที่ไม่สามารถใช้ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำได้
  
• มีอะไรอีกบ้างที่ต้องพิจารณาเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำ
  

ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำคืออะไร

ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำคือใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าไม่เกิน 250 ยูโร และมีข้อมูลน้อยกว่าใบแจ้งหนี้ทั่วไปเนื่องจากใบแจ้งหนี้ประเภทนี้มีข้อกำหนดทางกฎหมายน้อยกว่า โดยทั่วไป ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำจะรวมถึงใบเสร็จ ใบเรียกเก็บเงินจากร้านอาหาร ค่าใช้จ่ายเพื่อความบันเทิง และใบเสร็จจากร้านค้า

มูลค่าสุทธิของใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำต้องสูงเท่าใด

ขีดจำกัดสูงสุด 250 ยูโรสำหรับใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำจะใช้กับมูลค่าขั้นต้น ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องตรวจสอบให้ละเอียดเมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้ เมื่ออัตราภาษี 19% หมายความว่ามูลค่าสุทธิสูงสุดคือ 210.08 ยูโร ดังนั้นมูลค่าภาษีคือ 39.92 ยูโร หากมีการคิดอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ก็สามารถออกใบแจ้งหนี้โดยมีมูลค่าสุทธิสูงสุดที่ 233.63 ยูโร (มูลค่าภาษี 16.36 ยูโร)

เหตุใดจึงมีใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำ

มีการนำใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำมาใช้ในกฎหมายเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการชำระเงิน ซึ่งทำให้ความยุ่งยากทางระบบราชการที่ไม่จำเป็นลดน้อยลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจค้าปลีกที่ซื้อสินค้าจำนวนมากๆ ทุกวัน การจัดทำใบแจ้งหนี้อย่างละเอียดแต่ละครั้งใช้เวลาและการดำเนินการมากเกินไป การลดความซับซ้อนด้วยใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำโดยหลักๆ แล้ว เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ขายหรือบริษัทออกใบแจ้งหนี้

อย่างไรก็ตาม คู่สัญญาก็ได้รับประโยชน์เช่นกัน เนื่องจากธุรกรรมจะง่ายขึ้นและสามารถดำเนินการซื้อได้รวดเร็วขึ้น ผู้รับผลประโยชน์ที่มีสิทธิ์หักภาษีซื้อยังสามารถคำนวณภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องเองโดยใช้ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำ และนำข้อมูลไปใส่ในแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มเบื้องต้นได้

ยอดขั้นต้นสูงสุดของใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำได้รับการปรับเปลี่ยนหลายครั้งตลอดหลายปีเพื่อให้สอดคล้องกับอัตราเงินเฟ้อทั่วไป ในวันที่ 1 มกราคม 2007 ขีดจำกัดสูงสุดเพิ่มขึ้นจาก 100 ยูโรเป็น 150 ยูโร และ 10 ปีต่อมา ได้มีการกำหนดยอดที่ใช้ปัจจุบันเป็น 250 ยูโร

จะใช้ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำเมื่อใด

ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำใช้สำหรับธุรกิจที่มีการชำระเงินมูลค่าต่ำบ่อยๆ

ตัวอย่างในธุรกิจค้าปลีก:

• ซูเปอร์มาร์เก็ต
  
• ร้านยา
  
• ร้านขายยา
  
• ร้านเครื่องใช้และอุปกรณ์สำหรับบ้าน
  
• ร้านเครื่องใช้ไฟฟ้า
  
• ปั๊มน้ำมัน
  
• ร้านเสื้อผ้า
  
• ร้านของเล่น
  
• ร้านกล้องถ่ายรูป
  
• ร้านดอกไม้
  

ตัวอย่างบริการ:

• ธุรกิจงานฝีมือ
  
• บริษัทรถแท็กซี่
  
• ร้านเบเกอรี
  
• ร้านทำผม
  
• บริการทำความสะอาด:
  
• ร้านถ่ายเอกสาร
  
• ร้านหนังสือ
  

ตัวอย่างธุรกิจการบริการ:

• ร้านอาหาร
  
• บาร์
  
• คาเฟ่
  
• ร้านไอศกรีม
  
• บริการแบบซื้อกลับ
  
• โรงอาหาร
  

ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

มีข้อกำหนดทางกฎหมายหลายประการที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ วรรคที่ 14(4) ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มระบุไว้อย่างชัดเจนว่าในใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลใดอยู่บ้าง นอกจากนี้ ข้อบังคับการจัดเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (UStDV) ยังระบุอีกด้วยว่าจำเป็นต้องใส่ข้อมูลใดไว้ในใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำบ้าง และข้อมูลใดที่ไม่จำเป็นต้องใส่ไว้ ตัวอย่างเช่น ไม่จำเป็นต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับใบแจ้งหนี้ ด้วยเหตุนี้ ใบเสร็จจากเครื่องบันทึกเงินในธุรกิจค้าปลีกจึงพิมพ์ออกมาโดยไม่ระบุชื่อหรือที่อยู่ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดภาระงานได้มาก นอกจากนั้นแล้ว ยังไม่ต้องระบุหมายเลขกำกับใบแจ้งหนี้เช่นกัน

ตามมาตรา 33 ของ UStDV ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำจะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นดังต่อไปนี้

• ชื่อและที่อยู่ของบริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• การระบุชื่อสินค้าหรือบริการ
  
• ปริมาณหรือประเภทสินค้า และขอบเขตการบริการ
  
• ยอดสุทธิ
  
• อัตราภาษีและยอดเงิน:
  
• ยอดขั้นต้น
  
• อาจมีหมายเหตุเสริมเกี่ยวกับกฎหมายธุรกิจขนาดเล็ก
  

ใบแจ้งหนี้ทั่วไป

ใบแจ้งหนี้ทั่วไปจะต้องมีข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่จำเป็นต้องระบุไว้ในใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำ ซึ่งได้แก่ข้อมูลต่อไปนี้

• หมายเลขภาษีของบริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของบริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้
  
• ชื่อและที่อยู่ของผู้รับใบแจ้งหนี้
  
• หมายเลขกำกับใบแจ้งหนี้
  
• เวลาและวันที่ที่ให้บริการ
  

แม้จะไม่จำเป็น แต่โดยปกติแล้วใบแจ้งหนี้ทั่วไปจะมีข้อมูลดังต่อไปนี้อยู่ด้วย

• รายละเอียดธนาคาร
  
• วันครบกำหนดการชำระเงิน
  
• ข้อมูลติดต่อ
  
• อาจมีหมายเหตุเกี่ยวกับภาระหน้าที่ของผู้รับในการเก็บรักษาบันทึกข้อมูล
  

ธุรกิจสามารถออกใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำและใบแจ้งหนี้ทั่วไปด้วยตนเองหรือผ่านผู้ให้บริการชำระเงินที่ได้รับการรับรอง เช่น Stripe โดยผู้ให้บริการชำระเงินจะให้บริการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงเกิดข้อผิดพลาด

สิ่งที่ต้องคำนึงถึงเกี่ยวกับใบเสร็จค่าใช้จ่ายเพื่อความบันเทิงมีอะไรบ้าง

ใบเสร็จค่าใช้จ่ายเพื่อความบันเทิงที่มียอดต่ำกว่า 250 ยูโร เช่น ค่าเลี้ยงรับรองอาหารกลางวันเพื่อธุรกิจ ถือเป็นใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำ อย่างไรก็ตาม จะต้องออกใบเสร็จอย่างถูกต้องและครบถ้วนเพื่อให้สำนักงานภาษียอมรับว่าค่าอาหารที่ร้านอาหารเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจริง มิฉะนั้น จะไม่สามารถนำค่าใช้จ่ายเพื่อความบันเทิงมาหักลดหย่อนได้ และไม่สามารถเบิกคืนภาษีซื้อ ใบเสร็จค่าใช้จ่ายเพื่อความบันเทิงจะต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้

• ชื่อและที่อยู่ของร้านอาหาร
  
• วันที่เลี้ยงรับรองอาหารกลางวันเพื่อธุรกิจ
  
• อาหารและเครื่องดื่ม (แยกเป็นรายการ พร้อมราคา)
  
• อัตราภาษีและยอดเงิน:
  
• ชื่อของบุคคลที่ร่วมรับประทานอาหาร
  
• คำอธิบายคร่าวๆ เกี่ยวกับโอกาส
  
• ทิป
  
• วันที่และเวลา
  
• ลายเซ็น
  

เมื่อใดที่ไม่สามารถใช้ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำได้

แม้จะมียอดถึงขีดจำกัด 250 ยูโร แต่ก็ไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำได้ทุกกรณี ซึ่งข้อยกเว้นหนึ่งคือ การขนส่งสินค้าและการสั่งซื้อทางไปรษณีย์ข้ามพรมแดน ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ขายสินค้าในต่างประเทศ มาตราที่ 3 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม (UStG) ห้ามไม่ให้ออกใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำ ข้อห้ามนี้ใช้บังคับกับการจัดหาระหว่างประเทศสมาชิกตามที่ระบุไว้ในมาตราที่ 6a ของกฎหมาย UStG และการเรียกเก็บเงินปรับคืนตามมาตราที่ 13b ของกฎหมาย UStG ซึ่งอย่างหลังนี้มีผลใช้บังคับเมื่อผู้รับเป็นผู้ชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม ไม่ใช่บริษัทที่จัดหาบริการ

กฎหมายนี้ยังห้ามไม่ให้ออกใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำหลายใบสำหรับบริการเดียวกันด้วย ซึ่งหมายความว่าไม่สามารถแบ่งใบแจ้งหนี้ออกเป็นใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำหลายๆ ใบได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้จำนวนสามใบ ใบละ 100 ยูโร สำหรับการจัดหาสินค้าหรือการให้บริการเพียงครั้งเดียวได้ ในกรณีเช่นนี้ ใบแจ้งหนี้ที่แยกออกเป็นสามใบนั้นจะถือเป็นใบแจ้งหนี้ใบเดียว และจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้จะถูกนำมารวมกัน ทำให้ได้ยอดรวม 300 ยูโร ซึ่งเกินกว่ามูลค่าที่อนุญาต 250 ยูโร และเกินกว่ามูลค่าสูงสุดของใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำ

มีอะไรอีกบ้างที่ต้องพิจารณาเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำ

ทั้งนี้ คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำสำหรับสินค้าและบริการที่มีมูลค่าต่ำกว่า 250 ยูโรได้ แต่ก็ไม่ได้บังคับว่าต้องออกใบแจ้งหนี้ ธุรกิจสามารถเลือกการออกใบแจ้งหนี้ทั่วไปได้เสมอ ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด สิ่งสำคัญคือต้องระบุข้อมูลที่จำเป็นให้ครบถ้วน

การระบุข้อมูลเพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำเกินกว่าที่กฎหมายกำหนดไว้นั้นไม่จำเป็นและไม่ควรทำ ตัวอย่างเช่น การเว้นว่างในช่องผู้รับจะไม่ส่งผลเสียใดๆ แต่การป้อนข้อมูลในช่องนั้นโดยไม่ถูกต้องอาจทำให้ผู้รับไม่สามารถหักภาษีซื้อได้

ระเบียบข้อบังคับในการยื่นขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกำหนดให้ธุรกิจที่มีระบบเครื่องบันทึกเงินอิเล็กทรอนิกส์หรือเครื่องบันทึกเงินสดต้องออกสำเนาใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำเสมอ โดยรวมถึงใบเสร็จจากเครื่องบันทึกเงิน "ที่สามารถทำสำเนาจากบันทึกดิจิทัลที่ไม่สามารถแก้ไขได้" (UStAE 14b.1) ใบแจ้งหนี้จะมีระยะเวลาเก็บรักษาตามมาตรฐานนาน 10 ปี

บุคคลที่ได้รับใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำควรตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ทันที เนื่องจากโดยปกติแล้วจะไม่ได้ระบุชื่อผู้รับเงินไว้ในเอกสาร ทำให้มักไม่สามารถยื่นข้อคัดค้านในภายหลังได้ นอกจากนี้ การตรวจสอบของบริษัทมักจะส่งผลให้มีการตรวจสอบใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำที่ได้รับมาอย่างเข้มงวดมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งใบแจ้งหนี้ที่มียอดใกล้เคียงกับขีดจำกัดสูงสุด หากใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้องแต่ถูกส่งไปยังสำนักงานภาษีเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว อาจทำให้มีค่าใช้จ่ายสูงขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ตามกฎทั่วไปแล้ว ควรจะชำระใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำด้วยบัตร ไม่ใช่เงินสด เมื่อใช้วิธีนี้ จะแสดงให้เห็นได้ง่ายว่าไม่มีการหักภาษีขณะที่ทำธุรกรรม ผู้ใดก็ตามที่จัดการใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบริหารจัดการงานบัญชีอย่างถูกต้อง

สำหรับสินค้าหรือบริการที่มีมูลค่ามากกว่า 250 ยูโร ผู้รับเงินจะมีสิทธิ์ตามกฎหมายในการได้รับใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์เสมอ และหากมีการอ้างสิทธิ์ดังกล่าว ธุรกิจก็จะไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำได้