日常業務において、UStG 第 14 条 (4) に定められているすべての情報を記載した標準の請求書を、少額の取引に対して常に作成することは管理が面倒で、困難です。そのような場合には、少額の請求書を使用します。少額の請求書とは何か、どのような場合に使用できるのか、標準の請求書と異なる点は何かについて説明します。
本記事の内容
- 少額の請求書とは
- 少額の請求書が必要な理由
- 少額の請求書を使用する状況
- 少額の請求書に記載が必要な項目
- 交際費の領収書について注意すべき点
- 少額の請求書が使用できない場合について
- 少額の請求書で他に注意すべき点
少額の請求書とは
少額の請求書とは、金額が EUR 250 以下の請求書のことです。標準の請求書に比べると法的要件が少ないため、請求書に記載する項目は少なくなります。少額の請求書の典型的な例として、レシート、レストランの請求書、交際費、バーやショップの領収書などがあります。
少額の請求書の正味金額の上限について
少額の請求書の上限である EUR 250 は総額に適用されます。事業者が請求書を作成する場合には、この点についてよく確認する必要があります。税率 19% の場合、正味金額の上限は EUR 210.08 となり、税額は EUR 39.92 となります。7% の VAT が適用される場合、正味金額の上限は EUR 233.63 (課税額は EUR 16.36) になります。
少額の請求書が必要な理由
少額の請求書は、支払いプロセスを簡素化するために法律で導入されました。これにより、特に毎日大量の支払いを処理する小売業では、不要な定型作業を減らすことができます。支払いのたびに詳細な請求書を用意するのは、多大な時間と手間がかかります。少額の請求書の導入によって支払いのプロセスをシンプルにすることで、主に売り手や請求書を発行する事業者は処理が簡単になります。
一方、買い手や請求書を受け取る側にとっても、取引が簡潔になり、購入がスムーズにできるというメリットがあります。仕入税控除を受ける受益者は、少額の請求書を使用して仕入税額を自身で計算し、事前の VAT 還付額に含めることができます。
少額の請求書の総額の上限は、一般的なインフレ率に合わせて長年にわたって何度も調整されました。2007 年 1 月 1 日には上限額が EUR 100 から EUR 150 に引き上げられ、その 10 年後には現在の EUR 250 に設定されました。
少額の請求書を使用する状況
少額の請求書は、主に少額の支払いが頻繁に発生する事業者で使用されます。
小売業の例:
- スーパーマーケット
- ドラッグストア
- 薬局
- 金物店
- 電器店
- ガソリンスタンド
- 衣料品店
- おもちゃ屋
- カメラ屋
- 花屋
サービス業の例:
- 手工芸ビジネス
- タクシー会社
- ベーカリー
- ヘアサロン
- クリーニング店
- コピーショップ
- 書店
ホスピタリティの例:
- レストラン
- バー
- カフェ
- アイスクリームパーラー
- テイクアウト
- 食堂
少額の請求書に記載が必要な項目
請求書にはいくつかの法的要件があります。VAT 法第 14 条 4 項には、請求書に記載が必要な項目について具体的に規定されています。また、VAT 施行規則 (UStDV) には、少額の請求書に記載することが義務付けられている項目と、義務付けられていない項目が規定されています。たとえば、請求書の受取人の項目は必須ではありません。そのため、小売業では通常、レシートに宛名や住所を記載せずに印刷し、時間と労力を大幅に削減しています。また、請求書の連番も必要ありません。
UStDV 第 33 条に準拠して、少額の請求書には以下の項目を記載することが義務付けられています。
- 請求書発行者の氏名と住所
- 請求書の発行日
- 製品またはサービスの名称
- 製品の数量またはサービスの種類と範囲
- 正味金額
- 税率および金額
- 総額
- 中小企業法における補足事項の可能性
標準の請求書
標準の請求書では、少額の請求書では必須ではない以下の項目も記載する必要があります。
- 発行者の納税者番号
- 発行者の VAT ID 番号
- 請求書受取人の氏名と住所
- 請求書の連番
- サービスが提供された日時
必須ではありませんが、通常、標準の請求書には次の項目も記載されます。
- 銀行口座情報
- 支払い期限
- 連絡先情報
- 受取人の記録保存義務に関する補足事項の可能性
事業者は、少額の請求書や標準の請求書を、自社で発行することも、Stripe などの決済サービスプロバイダーを通じて発行することもできます。決済サービスプロバイダーは、請求書処理を自動化することで時間を節約し、エラーが発生するリスクを最小限にします。
交際費の領収書について注意すべき点
ビジネスランチなどの EUR 250 未満の交際費の領収書は、少額の請求書になります。ただし、税務署が外食を適切な経費として認めるには、領収書が正確に、かつ全額発行されている必要があります。それ以外の場合は交際費が相殺されず、仕入税額が還付されません。交際費の領収書には、以下の項目を記載する必要があります。
- レストランの店名と住所
- 食事をした日付
- 飲食の内容と金額
- 税率および金額
- 出席者の氏名
- 食事会の簡単な説明
- チップ
- 日時
- 署名
少額の請求書が使用できない場合について
限度額 EUR 250 の条件を満たしても、少額の請求書を発行できるとは限りません。国境輸送や通信販売は例外となります。たとえば、製品が海外で販売される場合は、VAT 法 (UStG ) 第 3 条 によって少額の請求書の発行が禁止されています。これは UStG 第 6a 条に規定されている EU 域内供給、および UStG 第 13b 条リバースチャージ供給とサービスにも適用されます。後者は、VAT を支払うのがサービスを提供する事業者ではなく、受取人である場合に適用されます。
同法では、1 つのサービスに対して複数の少額の請求書を発行することも禁止しています。つまり、1 つの請求金額を複数の少額の請求書に分割することは認められません。たとえば、1 つの商品またはサービスについて EUR 100 の請求書を 3 枚発行することはできません。このような場合、3 枚の請求書は 1 枚の請求書とみなされ、請求金額は統合されます。金額の合計は EUR 300 になり、少額の請求書の上限の EUR 250 を超えてしまいます。
少額の請求書で他に注意すべき点
EUR 250 未満の製品やサービスについては少額の請求書を発行することが可能ですが、少額の請求書に限定されるわけではありません。金額にかかわらず、標準の請求書を発行することもできます。どちらの請求書を選択するにしても、必要な項目をすべて記載することが不可欠です。
少額の請求書には、法律で義務付けられている以上の情報を記載する必要はありませんし、記載することも推奨されていません。たとえば、受取人の欄を空白にすることは何も問題ありませんが、誤って入力してしまうと受取人が仕入税額を控除できなくなる可能性があります。
VAT の適用規則では、電子レジシステムまたはレジを導入している事業者に対して、常に少額の請求書のコピーを発行するよう義務付けています。これには、「編集不可能なデジタルレコードから複製できる」(レジで印刷された) レシートも含まれます (UStAE 第 14b 条第 1 項)。請求書の標準の保存期間は 10 年です。
少額の請求書を受け取った人は、請求書にすべての項目が正確に記載されているかどうかをすぐに確認する必要があります。通常、書類には受取人の氏名が記載されていないため、後から異議申し立てをすることは多くの場合不可能です。また、事業者の監査では少額の請求書、特に金額が上限に近い請求書に対して調査を強化することがよくあります。請求書が間違っているのに、VAT の申告のためにすでに税務署に提出している場合は、すぐに高額の請求が来る可能性があります。原則として、少額の請求書については現金ではなくカードで支払うことをお勧めいたします。こうすることで、取引時に税金が引かれていないことを簡単に証明できます。少額の請求書を扱う担当者は、会計処理が正しく行われていることを確認する必要があります。
EUR 250 を超える商品やサービスの場合、受取人には常に適切な請求書を受け取る法的権利があります。この権利が主張された場合、事業者は単に少額の請求書を発行することはできません。