No dia a dia das empresas, seria um desafio preparar sempre uma fatura padrão contendo todos os dados comerciais exigidos pela Seção 14 (4) da UStG para quantias de baixo valor, devido ao nível de administração envolvido. É aí que entram as faturas de pequeno valor. Saiba o que são faturas de pequeno valor, quando elas podem ser usadas e como elas diferem das faturas padrão.

O que será abordado neste artigo?

• O que é uma fatura de pequeno valor?
  
• Por que existem faturas de pequeno valor?
  
• Quando as faturas de pequeno valor são usadas?
  
• Que informações você deve incluir em uma fatura de pequeno valor?
  
• O que você precisa considerar em relação aos recibos de despesas com entretenimento?
  
• Quando uma fatura de pequeno valor não pode ser usada?
  
• O que mais precisa ser considerado nas faturas de pequeno valor?
  

O que é uma fatura de pequeno valor?

Uma fatura de pequeno valor é uma fatura com valor máximo de 250 euros. Em comparação com as faturas padrão, elas contêm menos informações, pois seus requisitos legais são menores. As faturas típicas de pequeno valor são recibos de caixa, faturas de restaurantes, despesas de entretenimento e recibos de bares e lojas.

Qual deve ser o valor líquido de uma fatura de pequeno valor?

O limite máximo de 250 euros para faturas de pequeno valor se aplica ao valor bruto. As empresas precisam verificar isso atentamente ao preparar as faturas. Com uma alíquota de 19%, isso significa que o valor líquido máximo é de 210,08 euros e o valor tributado, portanto, é de 39,92 euros. Se o IVA de 7% for aplicado, então o valor líquido máximo de 233,63 euros poderá ser faturado (com um valor tributário de 16,36 euros).

Por que existem faturas de pequeno valor?

As faturas de pequeno valor foram introduzidas na lei para simplificar os processos de pagamento. Elas reduzem a burocracia desnecessária, especialmente para empresas varejistas que processam grandes volumes de compras todos os dias. Preparar uma fatura detalhada a cada vez exigiria muito tempo e esforço. A simplificação trazida pelas faturas de pequeno valor serve principalmente para facilitar as coisas para o vendedor ou para a empresa que faz a fatura.

No entanto, a contraparte também se beneficia. As transações são mais simples e as compras podem ser concluídas mais rapidamente. Os beneficiários com direito à dedução fiscal também podem calcular eles mesmos o imposto relevante com faturas de pequeno valor e incluí-lo em suas declarações preliminares de IVA.

O valor bruto máximo da fatura de pequeno valor foi ajustado várias vezes ao longo dos anos, de acordo com a inflação geral. Em 1º de janeiro de 2007, o limite máximo foi aumentado de 100 para 150 euros. 10 anos depois, foi estabelecido o valor atual de 250 euros.

Quando as faturas de pequeno valor são usadas?

As faturas de pequeno valor são usadas principalmente para empresas com pagamentos frequentes de baixo valor.

Exemplos de varejo:

• Supermercados
  
• Drogarias
  
• Farmácias
  
• Lojas de ferragens
  
• Lojas de eletrônicos
  
• Postos de combustível
  
• Lojas de roupas
  
• Lojas de brinquedos
  
• Lojas de câmeras
  
• Floriculturas
  

Exemplos de serviços:

• Empresas de artesanato
  
• Empresas de táxi
  
• Padarias
  
• Salões de cabeleireiro
  
• Serviços de limpeza
  
• Lojas de cópias e impressão
  
• Livrarias
  

Exemplos de hospitalidade:

• Restaurantes
  
• Bares
  
• Cafeterias
  
• Sorveterias
  
• Comida para viagem
  
• Cantinas
  

Que informações você deve incluir em uma fatura de pequeno valor?

Existem diversos requisitos legais para as faturas. O parágrafo 14 (4) da Lei do IVA estabelece exatamente quais informações são obrigatórias em uma fatura. Além disso, o Regulamento de Aplicação do IVA (UStDV) determina quais informações são obrigatórias em uma fatura de pequeno valor e quais não são. Por exemplo, informações sobre o destinatário da fatura não são necessárias. Por isso, no varejo, os cupons fiscais geralmente são impressos sem nome ou endereço, economizando tempo e esforço consideráveis. Também não é necessário um número sequencial de fatura.

De acordo com a seção 33 da UStDV, as faturas de pequeno valor devem conter as seguintes informações obrigatórias:

• Nome e endereço do emissor da fatura
  
• Data de emissão da fatura
  
• Designação do produto ou serviço
  
• Volume ou tipo de produto e escopo do serviço
  
• Valor líquido
  
• Alíquota e valor
  
• Valor bruto
  
• Potencialmente, uma nota suplementar sobre a lei de pequenas empresas
  

Fatura padrão

Uma fatura padrão também deve conter outras informações não exigidas em uma fatura de pequeno valor, incluindo

• O número de identificação fiscal do emissor
  
• O número de identificação do IVA do emissor
  
• Nome e endereço do destinatário da fatura
  
• Número de série da fatura
  
• Hora e data em que o serviço foi prestado
  

Embora não sejam obrigatórias, as informações a seguir também costumam ser incluídas em uma fatura padrão:

• Dados bancários​
  
• Prazo de pagamento
  
• Dados de contato
  
• Potencialmente, uma nota sobre as obrigações de retenção de registros do destinatário
  

As empresas podem emitir faturas de pequeno valor e faturas padrão por conta própria ou por meio de um provedor de serviços de pagamento certificado, como a Stripe. Os provedores de serviços de pagamentos fornecem faturamento automatizado, economizando tempo e minimizando o risco de erros.

O que você precisa considerar em relação aos recibos de despesas com entretenimento?

Os recibos de despesas de entretenimento abaixo de 250 euros - almoços de negócios, por exemplo - constituem faturas de pequeno valor. Entretanto, os recibos precisam ser emitidos corretamente e na íntegra para que o órgão tributário reconheça uma refeição fora de casa como uma despesa legítima da empresa. Caso contrário, as despesas de entretenimento não poderão ser compensadas e o tributo pago não será reembolsado. Os recibos de despesas de entretenimento devem conter as seguintes informações:

• Nome e endereço do restaurante
  
• Data da refeição da empresa
  
• Alimentos e bebidas (item com preços)
  
• Alíquota e valor
  
• Nomes das pessoas físicas presentes
  
• Breve descrição da ocasião
  
• Gratuidade
  
• Data e hora
  
• Assinatura
  

Quando uma fatura de pequeno valor não pode ser usada?

Mesmo que o limite de 250 euros seja atingido, nem sempre é possível emitir uma fatura de pequeno valor. Uma exceção é o transporte internacional e o pedido por correio. Por exemplo, quando os produtos são vendidos no exterior, a seção 3 da Lei do IVA (UStG) proíbe a emissão de faturas de pequeno valor. Isso também se aplica ao suprimento intracomunitário, conforme estabelecido na seção 6a da UStG, e aos serviços e suprimentos de cobrança reversa, de acordo com a seção 13b da UStG. Esse último se aplica quando não é a empresa que fornece o serviço que paga o IVA, mas o destinatário.

A legislatura também proibiu a emissão de várias faturas de pequeno valor para um único serviço. Em outras palavras, não é permitido dividir o valor de uma fatura em várias faturas de pequeno valor. Por exemplo, uma empresa não pode emitir três faturas de 100 euros cada, todas relacionadas a um único fornecimento ou serviço. Nesses casos, as três faturas separadas são consideradas uma única fatura e os valores das faturas são consolidados. O valor total de 300 euros agora excede o valor permitido de 250 euros, que excede o valor máximo de uma fatura de pequeno valor.

O que mais precisa ser considerado nas faturas de pequeno valor?

No entanto, para produtos e serviços abaixo de 250 euros, as faturas de pequeno valor podem ser emitidas, mas não são obrigatórias. As empresas sempre têm a opção de emitir faturas padrão. Independentemente da opção que você escolher, é essencial que todas as informações obrigatórias sejam incluídas.

Não é necessário, e também não é aconselhável, fornecer mais informações em uma fatura de pequeno valor do que o legalmente exigido. Por exemplo, não há problema algum em deixar o campo do destinatário em branco, enquanto que inseri-lo incorretamente pode impedir que o destinatário deduza o imposto de entrada.

O regulamento de aplicação do IVA torna obrigatório que empresas com sistemas eletrônicos de caixa ou registradoras emitam cópias de faturas de pequeno valor em todos os momentos; isso inclui comprovantes de caixa “que podem ser reproduzidos a partir de registros digitais não editáveis” (UStAE 14b.1). Aplica-se um prazo padrão de retenção de 10 anos para as faturas.

Qualquer pessoa que receber uma fatura de pequeno valor deve verificá-la imediatamente quanto à integridade e exatidão. Como o destinatário normalmente não é mencionado no documento, apresentar objeções posteriormente muitas vezes não é possível. Além disso, auditorias fiscais geralmente levam a um maior escrutínio das faturas de pequeno valor recebidas, especialmente aquelas próximas ao limite máximo permitido. Se as faturas não estiverem corretas, mas já tiverem sido apresentadas à receita federal para fins de IVA, isso pode rapidamente se tornar oneroso. Como regra geral, é recomendável pagar faturas de pequeno valor com cartão, em vez de dinheiro. Dessa forma, é fácil demonstrar que nenhum imposto foi deduzido no momento da transação. Qualquer pessoa que lide com faturas de pequeno valor deve garantir que sua contabilidade seja gerida corretamente.

No caso de produtos ou serviços com valor superior a 250 euros, os destinatários têm sempre direito legal a uma fatura completa. Se esse direito for exercido, a empresa não pode simplesmente emitir uma fatura de pequeno valor.