In de dagelijkse praktijk is het best lastig om altijd een standaardfactuur te maken met alle info die volgens UStG § 14 (4) nodig is voor kleine bedragen, omdat dat veel administratie kost. Daarom zijn er facturen met een kleine waarde. Ontdek wat facturen met een kleine waarde zijn, wanneer je ze kunt gebruiken en hoe ze verschillen van standaardfacturen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur met een kleine waarde?
  
• Waarom zijn er facturen met een kleine waarde?
  
• Wanneer worden facturen met een kleine waarde gebruikt?
  
• Welke info moet er op een factuur met een kleine waarde staan?
  
• Waar moet je op letten bij bonnen voor representatiekosten?
  
• Wanneer mag een factuur met een kleine waarde niet worden gebruikt?
  
• Waar moet je nog meer op letten bij facturen met een kleine waarde?
  

Wat is een factuur met een kleine waarde?

Een factuur met een kleine waarde is een factuur met een maximale waarde van 250 euro. In vergelijking met standaardfacturen bevatten ze minder informatie, omdat de wettelijke vereisten minder streng zijn. Typische facturen met een kleine waarde zijn kassabonnen, restaurantrekeningen, representatiekosten en bonnetjes van bars en winkels.

Hoe hoog moet de nettowaarde van een factuur met een kleine waarde zijn?

De bovengrens voor facturen met een kleine waarde van 250 euro geldt voor de brutowaarde. Bedrijven moeten hier goed op letten bij het opstellen van facturen. Bij een belastingtarief van 19% betekent dit dat de maximale nettowaarde 210,08 euro is en de belastingwaarde dus 39,92 euro. Als 7% btw wordt toegepast, kan de maximale nettowaarde van 233,63 euro worden gefactureerd (met een belastingwaarde van 16,36 euro).

Waarom zijn er facturen met een kleine waarde?

Facturen met een kleine waarde zijn in de wet opgenomen om het betalingsproces makkelijker te maken. Ze verminderen onnodige rompslomp, vooral voor winkels die elke dag veel aankopen verwerken. Het zou te veel tijd en moeite kosten om elke keer een gedetailleerde factuur te maken. De vereenvoudiging die facturen met een kleine waarde brengen, is vooral bedoeld om het makkelijker te maken voor de verkoper of het bedrijf dat de factuur maakt.

Maar ook de tegenpartij profiteert hiervan. Transacties worden eenvoudiger en aankopen kunnen sneller worden afgerond. Begunstigden die recht hebben op aftrek van voorbelasting kunnen met facturen met een kleine waarde zelf de relevante voorbelasting berekenen en deze opnemen in hun voorlopige btw-aangiften.

Het maximale brutobedrag van de factuur met een kleine waarde is in de loop der jaren meerdere keren aangepast aan de algemene inflatie. Op 1 januari 2007 werd de bovengrens verhoogd van 100 euro naar 150 euro. Tien jaar later werd het huidige bedrag van 250 euro vastgesteld.

Wanneer worden facturen met een kleine waarde gebruikt?

Facturen met een lage waarde worden vooral gebruikt voor bedrijven die vaak kleine betalingen doen.

Voorbeelden uit de detailhandel:

• Supermarkten
  
• Drogisterijen
  
• Apotheken
  
• Bouwmarkten
  
• Elektronicawinkels
  
• Benzinestations
  
• Kledingwinkels
  
• Speelgoedwinkels
  
• Fotowinkels
  
• Bloemisten
  

Voorbeelden van diensten:

• Handwerkbedrijven
  
• Taxibedrijven
  
• Bakkerijen
  
• Kapsalons
  
• Schoonmaakdiensten
  
• Kopieerwinkels
  
• Boekhandels
  

Voorbeelden uit de horeca:

• Restaurants
  
• Bars
  
• Cafés
  
• IJssalons
  
• Afhaalrestaurants
  
• Kantines
  

Welke info moet er op een factuur met een kleine waarde staan?

Er zijn een paar wettelijke regels voor facturen. In paragraaf 14 (4) van de btw-wet staat precies welke info er op een factuur moet staan. Daarnaast zegt de btw-uitvoeringsverordening (UStDV) welke info verplicht is op een factuur met een kleine waarde en welke niet. Zo hoef je bijvoorbeeld geen info over de ontvanger van de factuur te geven. Daarom worden kassabonnen in de detailhandel meestal zonder naam of adres afgedrukt, wat veel tijd en moeite bespaart. Een volgnummer voor de factuur is ook niet nodig.

Volgens artikel 33 van de UStDV moeten facturen met een kleine waarde de volgende verplichte info bevatten:

• Naam en adres van degene die de factuur maakt
  
• Uitgiftedatum factuur
  
• Wat het product of de dienst is
  
• Hoeveelheid of soort product en omvang van de dienst
  
• Nettobedrag
  
• Belastingtarief en bedrag
  
• Brutobedrag
  
• Misschien een extra opmerking over de wet voor kleine bedrijven
  

Standaardfactuur

Een standaardfactuur moet ook andere info bevatten die niet nodig is op een factuur met een kleine waarde, zoals:

• Het belastingnummer van de uitgever
  
• Het btw-nummer van de uitgever
  
• Naam en adres van de ontvanger van de factuur
  
• Serienummer van de factuur
  
• Datum en tijd waarop de dienst is geleverd
  

Hoewel het niet verplicht is, staat de volgende info meestal ook op een standaardfactuur:

• Bankgegevens
  
• Betalingstermijn
  
• Contactgegevens
  
• Misschien een opmerking over wat de ontvanger moet doen met het bewaren van gegevens
  

Bedrijven kunnen zelf of via een gecertificeerde betalingsdienstverlener, zoals Stripe, facturen met een kleine waarde en standaardfacturen versturen. Betalingsdienstverleners zorgen voor geautomatiseerde facturatie, wat tijd bespaart en het risico op fouten bij het invoeren van gegevens minimaliseert.

Waar moet je op letten bij bonnen voor representatiekosten?

Bonnetjes voor representatiekosten onder de 250 euro, zoals zakelijke lunches, zijn facturen met een kleine waarde. Maar bonnetjes moeten wel goed en volledig zijn, zodat de belastingdienst een etentje als een legitieme zakelijke uitgave ziet. Anders kun je de representatiekosten niet aftrekken en krijg je de voorbelasting niet terug. Bonnetjes voor representatiekosten moeten de volgende info hebben:

• Naam en adres van het restaurant
  
• Datum van de zakelijke maaltijd
  
• Eten en drinken (met prijzen)
  
• Belastingtarief en bedrag
  
• Namen van de aanwezigen
  
• Korte beschrijving van de gelegenheid
  
• Fooien
  
• Datum en tijd
  
• Handtekening
  

Wanneer kan een factuur met een kleine waarde niet worden gebruikt?

Zelfs als de limiet van 250 euro wordt gehaald, is het niet altijd mogelijk om een factuur voor kleine bedragen uit te geven. Een uitzondering hierop is grensoverschrijdend vervoer en postorderverkoop. Als je bijvoorbeeld producten in het buitenland verkoopt, mag je volgens artikel 3 van de Duitse btw-wet (UStG) geen facturen met een kleine waarde gebruiken. Dit geldt ook voor leveringen binnen de EU volgens artikel 6a UStG en voor leveringen en diensten met verlegging volgens artikel 13b UStG. Dat laatste geldt als niet het bedrijf dat de dienst levert de btw betaalt, maar de ontvanger.

De wetgever heeft ook het uitreiken van meerdere facturen met een kleine waarde voor één dienst verboden. Met andere woorden, het is niet toegestaan om een factuurbedrag over meerdere facturen met een kleine waarde te verdelen. Een bedrijf mag bijvoorbeeld niet drie facturen van elk 100 euro uitreiken voor één levering of dienst. In dergelijke gevallen worden de drie afzonderlijke facturen als één factuur beschouwd en worden de factuurbedragen samengevoegd. Het totale bedrag van 300 euro is nu hoger dan de toegestane waarde van 250 euro, wat meer is dan de maximale waarde van een factuur met een kleine waarde.

Waar moet je nog meer op letten bij facturen met een kleine waarde?

Voor producten en diensten onder de 250 euro kun je wel facturen met een kleine waarde maken, maar dat hoeft niet. Bedrijven kunnen altijd kiezen om standaardfacturen te maken. Welke optie je ook kiest, het is belangrijk dat alle verplichte info erop staat.

Het is niet nodig en ook niet aan te raden om meer info op een factuur met een kleine waarde te zetten dan wettelijk verplicht is. Het is bijvoorbeeld prima om het veld voor de ontvanger leeg te laten, terwijl het onjuist invullen ervan ertoe kan leiden dat de ontvanger de voorbelasting niet kan aftrekken.

De btw-toepassingsregeling verplicht bedrijven met elektronische kassasystemen of kassa's om altijd kopieën van facturen met een kleine waarde uit te geven; dit geldt ook voor kassabonnen "die kunnen worden gereproduceerd uit niet-bewerkbare digitale gegevens" (UStAE 14b.1). Voor facturen geldt een standaard bewaartermijn van 10 jaar.

Iedereen die een factuur met een kleine waarde ontvangt, moet deze meteen controleren op volledigheid en juistheid. Omdat de ontvanger meestal niet op het document staat vermeld, is het vaak niet mogelijk om achteraf bezwaar te maken. Bovendien leiden bedrijfsaudits vaak tot een strengere controle van binnenkomende facturen met een kleine waarde, met name die voor bedragen die dicht bij de maximumgrens liggen. Als facturen niet correct zijn, maar al voor btw-doeleinden bij de belastingdienst zijn ingediend, kan dit snel duur worden. Over het algemeen is het een goed idee om kleine rekeningen met een kaart te betalen in plaats van contant. Zo kun je makkelijk laten zien dat er geen belasting is ingehouden bij de transactie. Iedereen die met kleine rekeningen werkt, moet ervoor zorgen dat de boekhouding goed wordt bijgehouden.

Bij producten of diensten met een waarde van meer dan 250 euro hebben ontvangers altijd recht op een goede factuur. Als dit recht wordt opgeëist, kan een bedrijf niet zomaar een factuur met een kleine waarde uitgeven.