En raison de la charge administrative que cela représente, il serait difficile dans le cadre des activités du quotidien d'émettre pour chaque petit montant une facture standard contenant toutes les informations requises par l'article 14 (4) de l'UStG. C'est là que réside tout l'intérêt des factures de faible montant. Découvrez dans cet article en quoi elles consistent, les situations dans lesquelles elles peuvent être utilisées et ce qui les différencie des factures classiques.
Sommaire
- Caractéristiques de la facture de faible montant
- Utilité des factures de faible montant
- Modalités d'utilisation des factures de faible montant
- Informations qui doivent figurer sur les factures de faible montant
- Éléments à prendre en compte avec les reçus des frais de représentation
- Situations incompatibles avec l'utilisation d'une facture de faible montant
- Éléments à prendre en considération avec les factures de faible montant
Caractéristiques de la facture de faible montant
Une facture de faible montant est une facture dont le total n'excède pas 250 euros. Soumise à des exigences légales moindres, elle contient moins d'informations que les factures classiques. La facture de faible montant peut prendre la forme de tickets de caisse, d'additions de restaurant, de frais de représentation, ou encore de reçus de bar ou de magasin.
Quel doit être le montant net d'une facture de faible montant ?
Le plafond de 250 euros auquel sont soumises les factures de faible montant s'applique au montant brut. Les entreprises sont tenues de vérifier attentivement ce point lors de l'établissement de leurs factures. Moyennant un taux de taxe de 19 %, ce montant correspond à une valeur nette maximale de 210,08 euros et à un montant de taxe de 39,92 euros. Avec une TVA de 7 %, cela correspond à une valeur nette maximale de 233,63 euros, pour un montant de taxe de 16,36 euros.
Utilité des factures de faible montant
Les factures de faible montant ont été légalement introduites dans le but de simplifier les processus de paiement. Elles réduisent les tâches administratives inutiles, en particulier pour les commerçants qui traitent chaque jour d'importants volumes d'achats. En effet, l'émission à chaque transaction d'une facture détaillée nécessiterait trop d'efforts et de temps. L'objectif des factures de faible montant est avant tout d'alléger la tâche des marchands et des entreprises émettrices de factures.
Toutefois, la contrepartie en tire également certains avantages. Les transactions sont notamment simplifiées et les achats plus rapides. Ceux qui bénéficient de la déduction de la TVA peuvent par ailleurs calculer eux-mêmes en amont la taxe correspondante de manière à l'inclure à leur déclaration préalable.
Le plafond applicable aux factures de faible montant a été réindexé à plusieurs reprises d'après l'inflation générale. Le 1er janvier 2007, il est passé de 100 à 150 euros pour atteindre 10 ans plus tard le montant actuel de 250 euros.
Modalités d'utilisation des factures de faible montant
Les factures de faible montant sont principalement utilisées par les entreprises qui gèrent fréquemment des paiements modestes.
Exemples dans le secteur du commerce de détail :
- supermarchés ;
- centres commerciaux ;
- pharmacies ;
- quincailleries ;
- magasins d'électronique ;
- stations-service ;
- boutiques de prêt-à-porter ;
- boutiques de jouets ;
- magasins multimédia ;
- fleuristes.
Exemples du secteur des services :
- artisans ;
- compagnies de taxi ;
- boulangeries ;
- salons de coiffure ;
- prestataires de services de nettoyage ;
- boutiques de copie-service ;
- librairies.
Exemples du secteur de l'hôtellerie :
- restaurants ;
- bars ;
- cafés ;
- glaciers ;
- traiteurs ;
- cafétérias.
Informations qui doivent figurer sur les factures de faible montant
Les factures sont soumises à plusieurs obligations légales. L'article 14, paragraphe 4 de la loi sur la TVA précise les informations qui doivent y figurer. En outre, le règlement d'exécution de la TVA (UStDV) indique les informations qui doivent obligatoirement figurer sur une facture de faible montant, ainsi que celles qui sont facultatives. Par exemple, les informations concernant le bénéficiaire de la facture ne sont pas requises. C'est pour cette raison que, dans les commerces, les tickets de caisse sont généralement imprimés sans nom ni adresse, ce qui permet de gagner énormément de temps et de limiter les efforts. Un numéro séquentiel de facture n'est pas non plus nécessaire.
Conformément à l'article 33 de l'UStDV, les factures de faible montant doivent contenir les informations obligatoires ci-dessous :
- nom et adresse de l'émetteur de la facture ;
- date d'émission de la facture ;
- désignation des produits ou services ;
- quantité de produits, ou type et portée des services ;
- montant net ;
- taux et montant des taxes ;
- montant brut ;
- mention complémentaire éventuelle faisant référence à la loi sur les petites entreprises.
Facture classique
Les factures classiques doivent également contenir d'autres informations qui ne sont pas requises sur les factures de faible montant, notamment :
- le numéro fiscal de l'émetteur ;
- le numéro de TVA de l'émetteur ;
- le nom et l'adresse du bénéficiaire de la facture ;
- le numéro séquentiel de la facture ;
- la date et l'heure auxquelles le service a été fourni.
Bien qu'elles ne soient pas obligatoires, les informations suivantes figurent généralement aussi sur les factures classiques :
- coordonnées bancaires ;
- échéance de paiement ;
- coordonnées de l'émetteur ;
- mention éventuelle sur les obligations du destinataire en matière de conservation des documents.
Les entreprises peuvent émettre leurs factures de faible montant et leurs factures classiques par elles-mêmes, ou bien faire appel à un prestataire de services de paiement agréé tel que Stripe. Ces derniers proposent une facturation automatisée qui permet de gagner du temps et de réduire au minimum le risque d'erreurs.
Éléments à prendre en compte avec les reçus des frais de représentation
Les reçus de frais de représentation inférieurs à 250 euros, tels que ceux des déjeuners d'affaires, constituent des factures de faible montant. Ils doivent toutefois être émis dans les règles et dans leur intégralité pour que l'administration fiscale les considère comme des dépenses professionnelles légitimes. Dans le cas contraire, les frais de représentation associés ne peuvent pas être compensés et la taxe applicable n'est pas remboursée. Les reçus de frais de représentation doivent contenir les informations suivantes :
- nom et adresse du restaurant ;
- date du repas d'affaires ;
- détail des plats et des boissons avec leur prix ;
- taux et montant des taxes ;
- nom des convives ;
- brève description de l'événement ;
- pourboires ;
- date et heure ;
- signature.
Situations incompatibles avec l'utilisation d'une facture de faible montant
Même lorsque le plafond de 250 euros est respecté, il n'est pas toujours possible d'émettre une facture de faible montant. Les transports transfrontaliers et les commandes par courrier constituent une exception. À titre d'exemple, lorsque des produits sont vendus à l'étranger, l'article 3 de la loi sur la TVA (UStG) interdit l'émission de factures de faible montant. Cette disposition s'applique pareillement aux prestations intracommunautaires telles que définies à l'article 6a de l'UStG, ainsi qu'aux fournitures et services faisant l'objet d'une autoliquidation, conformément à l'article 13b de l'UStG. Ce dernier cas correspond aux situations dans lesquelles le paiement de la TVA incombe non pas à l'entreprise qui fournit le service, mais au destinataire de celui-ci.
La loi interdit également l'émission de plusieurs factures de faible montant pour un même service. En d'autres termes, il n'est pas permis de répartir le solde d'une facture sur plusieurs factures de faible montant. Dès lors, une entreprise ne peut pas émettre trois factures de 100 euros chacune pour un produit ou service donné. Dans un tel cas, les trois factures distinctes seraient considérées comme constituant un seul document et leurs montants seraient regroupés. En conséquence, le montant total de 300 euros serait supérieur de 250 euros au plafond autorisé pour les factures de faible montant.
Éléments à prendre en considération avec les factures de faible montant
Les entreprises n'ont aucune obligation d'émettre une facture de faible montant pour les produits ou les services d'une valeur inférieur à 250 euros. Dans pareil cas, elles peuvent en effet choisir d'émettre plutôt une facture classique. Quelle que soit l'option choisie, il est en revanche essentiel que toutes les informations obligatoires figurent sur la facture.
S'agissant des factures de faible montant, il n'est pas utile, ni conseillé, d'inclure davantage d'informations que celles qui sont requises par la loi. Par exemple, le fait de ne pas mentionner le destinataire ne pose aucun problème, alors qu'une erreur de saisie de cette information pourrait empêcher de déduire la taxe en amont.
Le règlement d'application de la TVA oblige les entreprises équipées de systèmes de caisse électronique ou de caisses enregistreuses à être capables de délivrer à tout moment des copies de leurs factures de faible montant, y compris les tickets de caisse « qui doivent être reproduits à partir d'enregistrements numériques non éditables » (articles 14b.1 de l'UStAE). Les factures sont soumises à un délai standard de conservation de 10 ans.
Toute personne qui reçoit une facture de faible montant doit immédiatement la vérifier afin de s'assurer qu'elle est complète et exacte. Dans la mesure où le destinataire n'est généralement pas cité nommément sur le document, il n'est souvent pas possible de soulever des objections a posteriori. En outre, les audits d'entreprise conduisent souvent à un examen plus approfondi des factures de faible montant entrantes, notamment celles dont le montant est proche du plafond autorisé. Lorsque des factures sont erronées, mais qu'elles ont déjà été soumises à l'administration fiscale aux fins de traitement de la TVA, les pénalités résultantes peuvent être élevées. En règle générale, il est conseillé d'acquitter les factures de faible montant par carte bancaire plutôt qu'en espèces. Ainsi, il est plus facile de démontrer qu'aucune taxe n'a été déduite au moment de la transaction. Tout individu qui traite des factures de faible montant doit s'assurer de la gestion correcte de sa comptabilité.
Dans le cas de la vente de produits ou de services d'une valeur supérieure à 250 euros, la réception par les destinataires d'une facture en bonne et due forme reste un droit. En cas de revendication de ce droit, les entreprises ne peuvent pas se contenter d'émettre une facture de faible montant.