Un informe de vencimiento de cuentas por cobrar enumera las facturas impagadas de clientes y las notas de crédito no usadas según intervalos de fechas. En él, se clasifican las cuentas por cobrar según el tiempo que llevan pendientes y se desglosan en intervalos de 30 días (por ejemplo, de 0 a 30 días, de 31 a 60 días o de 61 a 90 días). Este informe ayuda a las empresas a identificar las facturas cuyo pago ha vencido y analizar la situación financiera de sus cuentas por cobrar. Según un análisis de 250.000 facturas enviadas mediante el software de Due que se hizo en 2022, el 63 % de las facturas de pagos únicos se pagaba en un plazo de 30 días tras haberse emitido, lo que implica que más de un tercio podían incluirse en un informe de vencimiento de cuentas por cobrar.

En esta guía trataremos lo que las empresas deben saber sobre el vencimiento de las cuentas por cobrar: cómo funciona, cómo crear tus propios informes y qué ventajas tiene el vencimiento de las cuentas por cobrar.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué se incluye en un informe de vencimiento de cuentas por cobrar?
  
• Cómo crear y usar informes de vencimiento de cuentas por cobrar
  
• Cómo calcular el vencimiento de las cuentas por cobrar
  
• Ventajas del vencimiento de las cuentas por cobrar
  

¿Qué se incluye en un informe de vencimiento de cuentas por cobrar?

Un informe de vencimiento de cuentas por cobrar suele incluir los siguientes elementos:

• Información del cliente: el nombre del cliente o la empresa. También se pueden incluir datos de contacto o un número de cuenta como referencia.

• Datos de la factura: el número, la fecha de emisión y el importe total adeudado de la factura.

• Categorías de vencimiento: reflejan el tiempo que lleva pendiente la factura. Las categorías habituales son de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días y de más de 90 días.

• Importes adeudados: el importe adeudado en cada categoría de vencimiento por cliente y el importe total de todas las categorías de vencimiento por cliente. El informe también puede proporcionar un total de todas las cuentas por cobrar adeudadas.

• Notas de crédito: los informes pueden incluir datos de notas de crédito no usadas, que proporcionan un crédito sobre una factura.

• Comentarios: los informes pueden incluir una sección de comentarios o notas en la que se detallen aspectos concretos de los intentos de cobro, los acuerdos de pago u otra información importante.

Cómo crear y usar informes de vencimiento de cuentas por cobrar

Cómo crear el informe

Las empresas pueden preparar informes de vencimiento de forma manual con hojas de cálculo o automatizarlos mediante software de contabilidad o de facturación que extraiga datos directamente del libro mayor de cuentas por cobrar. Es posible que este software también pueda enviar recordatorios de pago automáticos a los clientes. Algunas empresas también pueden integrar los informes de vencimiento con sus sistemas de gestión de la relación con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) para combinar los datos financieros con los datos de interacción de los clientes.

En función de las necesidades de la empresa, los informes de vencimiento se pueden personalizar para que incluyan información como las condiciones de pago, los intentos de cobro anteriores o notas sobre la comunicación con el cliente. Estos son los pasos básicos que debes seguir para crear un informe de vencimiento de cuentas por cobrar:

• Recopila las facturas.
  
• Establece los intervalos de tiempo de clasificación (por ejemplo, de 0 a 30 días o de 31 a 60 días).
  
• Clasifica las facturas por el tiempo que llevan impagadas.
  
• Calcula los saldos de los clientes de cada categoría.
  
• Calcula los saldos totales de cada categoría.
  

Actualiza estos informes regularmente (muchas empresas optan por hacerlo cada mes) para reflejar el estado actual de tus cuentas por cobrar y crear una documentación valiosa en caso de que haya alguna auditoría financiera.

Cómo analizar el informe

Programa revisiones constantes del informe de vencimiento (normalmente, cada semana o mes) para vigilar de cerca las cuentas por cobrar e identificar pronto las cuentas vencidas que haya. Las empresas utilizan el informe para analizar las siguientes áreas de interés:

• Cuentas morosas: identifica qué clientes se han atrasado con los pagos y el tiempo que sus facturas llevan vencidas. Céntrate en las cuentas que lleven mucho tiempo vencidas, ya que son las que necesitan atención inmediata.

• Políticas de crédito: evalúa la eficacia de las políticas y las prácticas de crédito, que deben incluir condiciones claras relativas a los pagos, sanciones en caso de que se atrasen los pagos y posibles incentivos si los pagos se hacen antes de tiempo. Si hay saldos frecuentes o grandes en las categorías más antiguas, podría deberse a que las políticas son demasiado permisivas o no se aplican con eficacia.

• Deuda incobrable: analiza el riesgo de deudas incobrables. Cuando más tiempo pase una factura sin pagarse, menos probabilidades tendrá de pagarse: según el análisis de 2022 de Due, solo hay un 18 % de probabilidades de que una factura se pague fuera del período de 90 días tras su emisión.

• Patrones o tendencias: busca tendencias que puedan indicar problemas más amplios, como atrasos frecuentes de clientes concretos, o problemas con productos o servicios específicos que den lugar a disputas y a pagos atrasados. Comprueba qué períodos de vencimiento acumulan la mayor cantidad de cuentas por cobrar impagadas.

Cómo tomar medidas basándose en el informe

Usa los datos obtenidos de los informes de vencimiento para ajustar las políticas de crédito, mejorar las estrategias de comunicación con los clientes y optimizar los procesos generales de gestión de las cuentas por cobrar. Las empresas pueden basarse en el informe para tomar las siguientes medidas:

• Priorización de los intentos de cobro: utiliza el informe para priorizar las actividades de cobro. Céntrate primero en las deudas más antiguas, ya que tienen un mayor riesgo de convertirse en deudas incobrables.

• Envío de recordatorios de pago: contacta con los clientes que tengan cuentas vencidas. Aborda cualquier problema que pueda surgir, como disputas de facturas.

• Toma de medidas legales: si tienes cuentas impagadas durante mucho tiempo a pesar de tus intentos por cobrarlas, plantéate si valdría la pena tomar medidas legales para recuperar los fondos. Este debería ser el último recurso, ya que puede ser un proceso caro y muy largo.

• Negociación de los planes de pago: las empresas pueden negociar los planes de pago con los clientes para ir recuperando poco a poco los importes adeudados.

• Ajuste de las políticas de crédito: si notas un patrón de pagos atrasados de clientes o sectores concretos, puede que haya llegado la hora de revisar y, quizá, ajustar las condiciones de crédito de esos grupos. Las empresas pueden ajustar las condiciones de crédito para exigir pagos más rápidos o pasar a aplicar condiciones de prepago o pago contra reembolso (COD, por sus siglas en inglés).

• Previsión del flujo de caja: ajusta tu previsión financiera en función del dinero que el informe indique que deberías recibir.

• Condonación de deudas incobrables: si la deuda se considera irrecuperable, la empresa puede decidir condonar el importe y considerarla una deuda incobrable.

• Implementación de medidas proactivas: considera la posibilidad de tomar medidas proactivas, como llevar a cabo comprobaciones de crédito de clientes nuevos o exigir depósitos o pagos parciales por adelantado en el caso de pedidos o servicios grandes.

Cómo calcular el vencimiento de las cuentas por cobrar

• Recopila los datos de las facturas
  Recopila todas las facturas pendientes. Documenta la fecha de la factura, el nombre del cliente y el importe adeudado.

• Determina los períodos de vencimiento
  Decide los períodos de vencimiento que quieres usar para las cuentas por cobrar.

• Clasifica cada factura
  Calcula el número de días que cada factura lleva pendiente y clasifícala en el período de vencimiento que corresponda.

• Calcula los totales de los clientes
  Organiza las facturas por cliente y período de vencimiento, y calcula el total que debe cada cliente en cada período.

• Crea el informe
  Prepara una tabla o una hoja de cálculo en la que aparezca cada cliente en el eje vertical y las categorías de vencimiento en el horizontal. Completa la tabla con los importes sumados de cada cliente y categoría. Suma el total en la parte inferior de cada columna para ver el importe total de cuentas por cobrar de cada categoría de vencimiento.

Ejemplo de cálculo

Imagina que una empresa tiene estas tres facturas pendientes:

• Factura A: 1000 €, emitida hace 20 días.

• Factura B: 2000 €, emitida hace 40 días.

• Factura C: 3000 €, emitida hace 75 días.

El cálculo del vencimiento colocaría a la factura A en la categoría de 0 a 30 días, la factura B en la categoría de 31 a 60 días y la factura C en la categoría de 61 a 90 días. El informe reflejaría estas clasificaciones y sumaría los importes de cada categoría, con lo que se obtendría un total de 1000 € adeudados en la categoría de 0 a 30 días, 2000 € en la de 31 a 60 días y 3000 € en la de 61 a 90 días.

Ventajas del vencimiento de las cuentas por cobrar

• Mejora de la gestión del flujo de caja: al estar al corriente de las facturas vencidas, las empresas pueden asegurarse de que tienen los fondos necesarios para las operaciones y las inversiones.

• Reducción de las deudas incobrables: al identificar las cuentas vencidas y tomar las medidas correspondientes rápido, las empresas pueden reducir la probabilidad de que se conviertan en cuentas incobrables.

• Comprobaciones de crédito de los clientes: el informe de vencimiento permite a las empresas evaluar el crédito de sus clientes y ajustar sus condiciones de crédito como corresponda.

• Proceso de cobro más eficaz: los informes de vencimiento de cuentas por cobrar permiten a las empresas implementar procesos de cobro estratégicos que prioricen las cuentas que lleven más tiempo vencidas.

• Planificación financiera fundamentada: el informe de vencimiento proporciona una imagen clara de las entradas de fondos previstas de las cuentas por cobrar, lo que orienta la planificación financiera.

• Cumplimiento de la normativa y elaboración de informes: los informes de vencimiento de cuentas por cobrar ayudan a las empresas a demostrar que cumplen las normativas y los requisitos de elaboración de informes pertinentes.

• Mejor gestión de las relaciones: las empresas pueden usar los informes de vencimiento de cuentas por cobrar para identificar a los clientes que quizá tengan dificultades financieras y escribirles para encontrar soluciones que beneficien a ambas partes, lo que contribuye a tener una relación positiva con los clientes.