Un informe de vencimiento de cuentas por cobrar enumera las facturas de clientes no pagadas y las notas de crédito no utilizadas por intervalos de fechas. Las cuentas por cobrar se clasifican según el tiempo que llevan pendientes y se desglosan en intervalos de 30 días (p. ej., 0–30 días, 31–60 días, 61–90 días). Este informe ayuda a las empresas a identificar las facturas que están vencidas y a evaluar la salud financiera de sus cuentas por cobrar.

Según un informe de 2025 sobre las prácticas de pago B2B, solo el 52 % de las facturas B2B se pagaron a tiempo, el 43 % de las facturas pasaron a estar vencidas y el 5 % restante se canceló como deudas incobrables.

A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre el vencimiento de cuentas por cobrar, incluido cómo funciona, cómo crear informes y las ventajas que ofrece.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué incluye un informe de vencimiento de cuentas por cobrar?
  
• Cómo crear, analizar y tomar medidas a partir de un informe de vencimiento
  
• Cómo calcular el vencimiento de cuentas por cobrar
  
• Ventajas del vencimiento de cuentas por cobrar
  
• Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
  

¿Qué se incluye en un informe de vencimiento de cuentas por cobrar?

Un informe de vencimiento de cuentas por cobrar suele incluir lo siguiente:

• Información del cliente: El nombre del cliente o de la empresa, que también puede incluir los datos de contacto o un número de cuenta como referencia.

• Detalles de la factura: El número de la factura, la fecha de emisión y el importe total a pagar.

• Categorías de vencimiento: Las categorías de vencimiento reflejan el tiempo que una factura lleva pendiente. Las categorías más comunes son 0–30 días, 31–60 días, 61–90 días y más de 90 días.

• Importes a pagar: El importe a pagar en cada categoría de vencimiento por cliente y el importe total a pagar en todas las categorías de vencimiento por cliente. El informe también podría proporcionar un total general de todas las cuentas por cobrar pendientes.

• Notas de crédito: Detalles de las notas de crédito no utilizadas, que proporcionan un saldo a favor en una factura.

• Comentarios: Sección de comentarios o notas que detalla los aspectos específicos de las iniciativas de cobro, los acuerdos de pago u otra información relevante.

Cómo crear, analizar y tomar medidas a partir de un informe de vencimiento

Paso 1: Crear el informe

Las empresas pueden preparar los informes de vencimiento de forma manual en hojas de cálculo, o bien automatizar estos informes mediante un software de contabilidad o de facturación que extraiga los datos directamente del libro mayor de cuentas por cobrar. Es posible que este software también pueda enviar recordatorios automáticos de pago a los clientes. Algunas empresas también pueden integrar sus informes de vencimiento con los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) para combinar los datos financieros con los datos de interacción con los clientes.

En función de las necesidades de la empresa, los informes de vencimiento se pueden personalizar para incluir información adicional, como las condiciones de pago, las iniciativas de cobro anteriores o las notas sobre la comunicación con el cliente.

Estos son los pasos básicos para crear un informe de vencimiento de cuentas por cobrar:

• Recopilar las facturas
  
• Establecer intervalos de tiempo para la clasificación (p. ej., 0–30 días, 31–60 días)
  
• Clasificar las facturas según el tiempo que llevan sin pagarse
  
• Calcular los saldos de los clientes en cada categoría
  
• Calcular los saldos totales en cada categoría
  

Actualiza estos informes regularmente (muchas empresas optan por hacerlo cada mes) para reflejar el estado actual de tus cuentas por cobrar y crear una documentación valiosa en caso de que haya alguna auditoría financiera.

Paso 2: Analizar el informe

Programa revisiones periódicas del informe de vencimiento, por lo general de forma semanal o mensual, para vigilar de cerca las cuentas por cobrar e identificar de forma anticipada las cuentas vencidas.

Las empresas utilizan el informe para evaluar los siguientes aspectos:

• Cuentas morosas: Identifica qué clientes se retrasan en sus pagos y cuánto tiempo llevan vencidas sus facturas. Céntrate en las cuentas que están muy vencidas: estas son tus cuentas problemáticas que requieren atención inmediata.

• Políticas de crédito: Evalúa la eficacia de las políticas y prácticas de crédito, incluidas unas condiciones claras para los pagos, las penalizaciones por pagos atrasados y los posibles incentivos para pagos anticipados. Los saldos frecuentes o grandes en las categorías más antiguas pueden indicar que las políticas son demasiado permisivas o no se aplican con eficacia.

• Deudas incobrables: Evalúa el riesgo de las deudas incobrables. Cuanto más tiempo permanezca impagada una factura, menos probable será que se pague. En 2025, hasta el 5 % de las facturas B2B se cancelaron como deudas incobrables y las empresas destacaron los problemas de liquidez y los retrasos en los procesos de pago como los principales motivos por los que los clientes B2B pagaron las facturas con retraso.

• Patrones o tendencias: Busca tendencias que puedan indicar problemas más amplios, como retrasos frecuentes de clientes específicos o problemas con productos o servicios concretos que generen disputas y retrasos en los pagos. Observa qué períodos de vencimiento están acumulando más cuentas por cobrar impagadas.

Paso 3: Tomar medidas a partir del informe

Usa los datos obtenidos de los informes de vencimiento para ajustar las políticas de crédito, mejorar las estrategias de comunicación con los clientes y optimizar los procesos generales de gestión de las cuentas por cobrar. Las empresas pueden basarse en el informe para tomar las siguientes medidas:

• Prioriza las iniciativas de cobro: Utiliza el informe para priorizar tus actividades de cobro. Céntrate primero en las deudas más antiguas, ya que presentan un mayor riesgo de convertirse en deudas incobrables.

• Envía recordatorios de pago: Ponte en contacto con los clientes que tengan cuentas vencidas. Aborda cualquier problema que surja, como las disputas de facturas.

• Emprende acciones legales: En el caso de las cuentas que sigan impagadas durante un período de tiempo prolongado a pesar de tus esfuerzos por cobrarlas, considera si merece la pena emprender acciones legales para recuperar los fondos. Esta debería ser una opción de último recurso, ya que puede resultar costosa y llevar mucho tiempo.

• Negocia planes de pago: Las empresas pueden negociar planes de pago con los clientes para recuperar gradualmente los importes adeudados.

• Ajusta las políticas de crédito: Si notas un patrón de retrasos en los pagos de determinados clientes o sectores, puede ser el momento de revisar y, posiblemente, ajustar tus condiciones de crédito para esos grupos. Las empresas pueden ajustar las condiciones de crédito para exigir pagos más rápidos o pasar a condiciones de pago por adelantado o pago contra reembolso (COD).

• Prevé el flujo de caja: Ajusta tu previsión financiera en función de la cantidad de dinero que el informe indica que debería estar entrando.

• Cancela las deudas incobrables: Si la deuda se considera irrecuperable, la empresa puede decidir cancelar el importe como un gasto por deudas incobrables.

• Aplica medidas proactivas: Plantéate aplicar medidas proactivas, como realizar comprobaciones de crédito de los nuevos clientes o exigir depósitos o pagos parciales por adelantado para servicios o pedidos grandes.

Cómo calcular el vencimiento de las cuentas por cobrar

Sigue estos pasos para calcular el vencimiento de cuentas por cobrar y crear un informe de vencimiento:

1. Recopilar los datos de las facturas
   Recopila todas las facturas pendientes. Documenta la fecha de la factura, el nombre del cliente y el importe a pagar.

2. Determinar los períodos de vencimiento
   Decide los períodos de vencimiento que quieres usar para las cuentas por cobrar.

3. Clasificar cada factura
   Calcula el número de días que cada factura lleva pendiente y clasifícala en el período de vencimiento que corresponda.

4. Calcular los totales por cliente
   Organiza las facturas por cliente y período de vencimiento, y calcula el total que debe cada cliente en cada período.

5. Crear el informe
   Prepara una tabla o una hoja de cálculo en la que aparezca cada cliente en el eje vertical y las categorías de vencimiento en el horizontal. Completa la tabla con los importes sumados de cada cliente y categoría. Suma el total en la parte inferior de cada columna para ver el importe total de cuentas por cobrar de cada categoría de vencimiento.

Los informes de vencimiento de cuentas por cobrar también son fundamentales para calcular el período medio de cobro (DSO), una métrica clave para muchas empresas que mide la cantidad de tiempo que se tarda en cobrar un pago después de una venta. En contabilidad, el DSO es una métrica que se utiliza para evaluar el flujo de caja y la salud financiera.

Ejemplo: Cálculo del vencimiento de tres facturas

Imagina que una empresa tiene estas tres facturas pendientes:

• Factura A: 1000 $, emitida hace 20 días

• Factura B: 2000 $, emitida hace 40 días

• Factura C: 3000 $, emitida hace 75 días

El cálculo del vencimiento colocaría a la factura A en la categoría de 0 a 30 días, la factura B en la categoría de 31 a 60 días y la factura C en la categoría de 61 a 90 días. El informe reflejaría estas clasificaciones y sumaría los importes de cada categoría, con lo que se obtendría un total de 1000 € adeudados en la categoría de 0 a 30 días, 2000 € en la de 31 a 60 días y 3000 € en la de 61 a 90 días.

Ventajas del vencimiento de las cuentas por cobrar

• Mejora en la gestión del flujo de caja: al realizar un seguimiento de las facturas atrasadas, las empresas pueden asegurarse de tener los fondos necesarios para operaciones e inversiones.

• Reducción de la deuda incobrable: al identificar y actuar rápidamente sobre las cuentas atrasadas, las empresas pueden reducir la probabilidad de que las cuentas se vuelvan incobrables.

• Verificaciones de crédito de clientes: el informe de vencimiento permite a las empresas evaluar el crédito de sus clientes y ajustar sus condiciones de crédito en consecuencia.

• Proceso de cobros más eficiente: los informes de vencimiento de cuentas por cobrar permiten a las empresas implementar procesos de cobro estratégicos que priorizan las cuentas con mayor retraso.

• Planificación financiera fundamentada: el informe de vencimiento ofrece una imagen clara de las entradas de efectivo previstas a partir de las cuentas por cobrar, lo que fundamenta la planificación financiera.

• Cumplimiento de la normativa y presentación de informes: los informes de vencimiento de cuentas por cobrar ayudan a las empresas a demostrar el cumplimiento de la normativa y a satisfacer los requisitos de presentación de informes.

• Mejor gestión de las relaciones: las empresas pueden utilizar los informes de vencimiento de cuentas por cobrar para identificar a los clientes que puedan estar enfrentando dificultades financieras y comunicarse con ellos para encontrar soluciones que sean mutuamente beneficiosas, lo que contribuye a una relación positiva con los clientes.

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