Las cuentas por cobrar (AR, por sus siglas en inglés) son un componente fundamental de las operaciones financieras de una empresa. No obstante, este componente puede ser ineficiente, propenso a que haya errores humanos y capaz de agotar recursos. A medida que han ido surgiendo más soluciones tecnológicas para estos problemas, la automatización de las cuentas por cobrar ha pasado de ser una función beneficiosa a una necesidad operativa para las empresas. La automatización de las cuentas por cobrar puede transformar un proceso complejo y que requiere mucho tiempo en una operación simplificada y más precisa: según el informe B2B Payments Innovation Readiness Playbook, el 87 % de las empresas que automatizan las cuentas por cobrar indica que ha notado mejoras en la velocidad general del proceso y el 75 % comenta que la automatización le ayuda a proporcionar mejores experiencias a los clientes.

Comprender la automatización de las cuentas por cobrar y sus ventajas se ha convertido en una cuestión fundamental para las empresas que quieren modernizar sus operaciones. A continuación, explicaremos qué es la automatización de las cuentas por cobrar, cómo funciona, qué ventajas aporta a las empresas y cómo facilita Stripe Invoicing este cambio.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  
• ¿Qué es la automatización de las cuentas por cobrar?
  
• ¿Cómo funciona la automatización de las cuentas por cobrar?
  
• Cómo ayuda a las empresas la automatización de las cuentas por cobrar
  
• Cómo facilita Stripe Invoicing la automatización de las cuentas por cobrar
  

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son las facturas pendientes de una empresa o el dinero que le deben los clientes. Este término financiero, que se representa mediante una partida individual en el balance general de una empresa, indica el importe total que deben los clientes por productos entregados o servicios prestados que aún no se han pagado. Cuando una empresa proporciona un producto o servicio y deja que el cliente pague más adelante, el importe que ese cliente debe se registra en las cuentas por cobrar.

¿Qué es la automatización de las cuentas por cobrar?

La automatización de las cuentas por cobrar se refiere al uso de tecnología para automatizar diferentes tareas y procesos relacionados con la gestión del dinero que los clientes deben a una empresa. Esta automatización abarca una variedad de actividades, como la generación de facturas, el envío de recordatorios de pago, la conciliación de los pagos recibidos y la elaboración de informes financieros relacionados con las cuentas por cobrar. Estas soluciones, que usan algoritmos de machine learning, informática en la nube y análisis de datos, simplifican los procesos a la vez que incorporan un nivel de adaptabilidad y escalabilidad que antes era complicado (o imposible) de lograr.

¿Cómo funciona la automatización de las cuentas por cobrar?

La automatización de las cuentas por cobrar utiliza tecnología para gestionar, supervisar y facilitar las actividades asociadas con este importante ámbito empresarial. Entre los diferentes componentes de la automatización de las cuentas por cobrar, se incluyen los siguientes:

• Generación y distribución de facturas: un software automatizado puede crear facturas con datos de otros sistemas empresariales, como las plataformas de gestión de pedidos o de gestión de la relación con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés). Una vez que se ha generado la factura, el sistema puede enviársela directamente al cliente por correo electrónico u otra vía electrónica, por lo que no es necesario imprimirla ni enviarla por correo postal.

• Seguimiento y conciliación del pago: a medida que van llegando los pagos, un sistema automatizado puede vincularlos con las facturas correspondientes. De este modo, no es necesario escribir los datos de los pagos a mano y se garantiza que el libro mayor de cuentas por cobrar esté siempre actualizado. Muchos sistemas pueden integrarse con bancos para descargar los datos de las transacciones, lo que facilita todavía más la conciliación.

• Recordatorios de pago: las empresas pueden configurar recordatorios automatizados para avisar a los clientes sobre las próximas fechas de vencimiento o las facturas vencidas. Las empresas pueden programar estos avisos personalizables con los intervalos correspondientes (por ejemplo, 7, 15 o 30 días después de la fecha de la factura).

• Elaboración de informes y análisis: el software de automatización suele integrar herramientas de elaboración de informes de diferentes tipos que ayudan a las empresas a supervisar el estado de sus cuentas por cobrar (por ejemplo, informes de vencimiento que muestran el tiempo que las facturas llevan vencidas). Este tipo de análisis en tiempo real puede ofrecer a las empresas información importante sobre el comportamiento de pago de los clientes.

• Gestión del crédito: algunos sistemas avanzados pueden evaluar la solvencia crediticia de los clientes al integrarse con agencias de calificación crediticia o usar algoritmos de machine learning. Esto ayuda a las empresas a gestionar los riesgos cuando proporcionan condiciones crediticias a clientes nuevos o actuales.

• Cumplimiento de las normativas y contabilidad: los sistemas automatizados pueden ayudar a mantener los registros de conformidad con las normativas del sector y los estándares de contabilidad. Este aspecto es especialmente útil para aquellas empresas que deban cumplir requisitos estrictos de elaboración de informes.

• Integración: la mayoría de las soluciones de automatización de las cuentas por cobrar están diseñadas para integrarse con otras aplicaciones de software, como los sistemas de contabilidad. De este modo, se garantiza la coherencia de los datos entre diferentes departamentos de la empresa.

Cómo ayuda a las empresas la automatización de las cuentas por cobrar

La automatización de las cuentas por cobrar puede ofrecer a las empresas ventajas transformadoras, como ahorros de costes y mejora de la relación con los clientes. Estas son algunas de ellas:

• Agiliza el proceso de facturación: imagina que tienes un negocio mayorista que suele lidiar con cientos de transacciones al día. Si generaras las facturas a mano para cada transacción, tardarías mucho tiempo y podrías cometer algún error. Un sistema automatizado puede extraer datos rápido de la base de datos de ventas y generar facturas precisas al instante. Esta facturación agilizada da lugar a pagos más rápidos, lo que mejora la liquidez de la empresa. Según el informe B2B Payments Innovation Readiness Playbook, las empresas que gestionan más de 20.000 facturas al mes y utilizan muchas herramientas automatizadas reciben los pagos en 55 días de media, en comparación con las empresas que usan muy poca automatización o ninguna, que reciben los pagos en 78 días de media.

• Reduce los errores y aumenta la precisión: si una empresa de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) facturase a sus clientes en función de métricas de consumo de forma manual, el equipo de facturación tendría que extraer estas métricas de los registros del servicio. Este proceso puede llevar mucho tiempo y dar lugar a que se produzcan errores humanos. El software de automatización de las cuentas por cobrar puede integrarse con los registros del servicio y extraer de forma automática las métricas exactas necesarias para la facturación, por lo que aumenta la precisión.

• Automatiza los seguimientos y los recordatorios de pago: una empresa constructora podría tener una mezcla de proyectos a corto y largo plazo, cada uno de ellos con sus hitos de facturación. Acordarse de enviar recordatorios por cada hito podría ser una gran carga administrativa para los empleados. Un sistema automatizado puede programarse para enviar recordatorios de pago a intervalos predeterminados, como una semana antes de la fecha de vencimiento del pago o justo después de alcanzarse un hito, lo que quita esa carga al equipo de contabilidad.

• Mejora la gestión de liquidez mediante análisis en tiempo real: muchas plataformas en línea con un modelo de suscripción se beneficiarían de comprender mejor los comportamientos de pago de sus clientes. Los sistemas automatizados pueden elaborar análisis en tiempo real que muestren tendencias como el porcentaje de pagos atrasados, la frecuencia de las disputas y los cronogramas de pagos generales. Al tener estos datos, quienes toman las decisiones pueden preparar buenas estrategias financieras.

• Mejora la gestión de la relación con los clientes: imagina que tienes una editorial con suscriptores particulares y corporativos. La facturación automatizada puede personalizarse de tal forma que los clientes particulares reciban una factura simplificada y los corporativos reciban los desgloses detallados que necesitan para llevar su contabilidad interna. Personalizar el proceso de facturación puede mejorar la experiencia de los clientes, lo que aumentará las probabilidades de que vuelvan.

• Mejora el cumplimiento de las normativas y la contabilidad: los proveedores sanitarios de Estados Unidos deben cumplir estándares normativos como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés). Los sistemas de cuentas por cobrar automatizados pueden registrar todas las transacciones en un formato que cumpla con todas las normativas pertinentes.

• Puede integrarse fácilmente con otros sistemas: una empresa manufacturera puede tener sistemas independientes para gestionar el inventario, las compras y los clientes. Un software de automatización de las cuentas por cobrar puede integrarse con todos estos sistemas para centralizar los datos y simplificar la coordinación entre departamentos.

La automatización de las cuentas por cobrar aporta precisión, eficiencia y grandes ventajas a empresas de diferentes sectores. Esta automatización es una solución eficaz para gestionar las complejidades de las cuentas por cobrar de las empresas, independientemente de si buscan una facturación más rápida, un mejor cumplimiento de la normativa o análisis más detallados.

Cómo facilita Stripe Invoicing la automatización de las cuentas por cobrar

Elegir una solución de cuentas por cobrar automatizada es una decisión importante, por lo que debes analizar minuciosamente las necesidades de tu empresa y comparar las opciones disponibles. Invoicing es una solución personalizable que permite automatizar las cuentas por cobrar de una gran variedad de empresas. A continuación, resumimos lo que ofrece Invoicing:

• Pagos internacionales más rápidos: recibir los pagos a tiempo es fundamental para cualquier empresa, ya que los atrasos pueden interrumpir las operaciones. Invoicing se adapta a los móviles para optimizar el acceso desde cualquier dispositivo. La mayoría de las facturas de Stripe se cobra en menos de tres días, lo que sugiere que los usuarios pueden esperar que sus facturas se paguen más rápido.

• Facilidad de uso: la idea de generar y enviar las facturas puede ser abrumadora. Stripe facilita el proceso de inicio, ya que, sin escribir ni una sola línea de código, los usuarios pueden diseñar, personalizar y enviar rápido una factura digital o en PDF. Así se simplifica el proceso de facturación, sobre todo para aquellas personas que no sean muy expertas en tecnología.

• Configurable para diferentes necesidades: cada empresa tiene sus propias necesidades y Stripe proporciona una plataforma de facturación personalizable para abordarlas. Tanto si se trata de un pago recurrente como de uno puntual, el sistema ofrece flexibilidad mediante una variedad de métodos como las transferencias mediante tarjeta. Los usuarios también pueden incluir detalles adicionales, como descuentos y tipos impositivos, por lo que el sistema se adapta a diferentes casos de uso.

• Escalabilidad: a medida que crezca la empresa, el sistema de facturación de Stripe se adaptará como corresponda. Gracias a las interfaces de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés) diseñadas para modificar los procesos de facturación y a funciones como los recordatorios por correo electrónico, las empresas pueden ajustar la plataforma para que se adapte al aumento de las necesidades operativas.

• Admisión de varios idiomas y divisas: Invoicing admite más de 25 idiomas y puede gestionar más de 135 divisas, por lo que permite que los usuarios se dirijan a un mercado internacional. Además, ajusta los métodos de pago en función de la ubicación del cliente. Esta cobertura internacional hace que las transacciones transfronterizas sean más fluidas.

• Operaciones simplificadas: la herramienta de facturación de Stripe ayuda a las empresas a lograr la eficiencia operativa. Los usuarios pueden gestionar facturas, ver informes exhaustivos y llevar a cabo tareas (por ejemplo, marcar facturas como pagadas) directamente desde el Dashboard. Al automatizar varias tareas de cuentas por cobrar y proporcionar un espacio en el que los clientes pueden gestionar sus facturas, las empresas pueden minimizar la intervención manual y ahorrar tiempo y recursos.