La gestione dei crediti è una parte fondamentale delle operazioni finanziarie di un'attività. Spesso, tuttavia, può essere inefficiente, soggetta a errori umani e capace di prosciugare le risorse. Con l'emergere di nuove soluzioni tecnologiche per questi problemi, l'automazione dei crediti oggi non è più soltanto una funzionalità utile per le attività, ma piuttosto una necessità operativa. L'automazione dei crediti può trasformare un processo complesso e dispendioso in termini di tempo in un'operazione semplice e più accurata: secondo lo studio B2B Payments Innovation Readiness Playbook, l'87% delle attività che automatizzano i crediti segnala miglioramenti nella velocità complessiva del processo, mentre il 75% dichiara che l'automazione consente di offrire esperienze migliori ai clienti.

La comprensione dell'automazione dei crediti e dei suoi vantaggi è oggi un tema essenziale per le attività che vogliono modernizzare le proprie operazioni. In questo articolo esamineremo che cos'è l'automazione dei crediti, come funziona, quali vantaggi offre alle attività e come viene effettuata da Stripe Invoicing.

Contenuto dell'articolo

• Che cosa sono i crediti?
  
• Che cos'è l'automazione dei crediti?
  
• Funzionamento dell'automazione dei crediti
  
• Vantaggi dell'automazione dei crediti per le attività
  
• Uso di Invoicing per l'automazione dei crediti
  

Che cosa sono i crediti?

Il termine crediti fa riferimento alle fatture in sospeso di un'attività o al denaro che i clienti devono all'attività. Questo termine finanziario, rappresentato da una voce riga nel bilancio di un'attività, indica l'importo totale dovuto dai clienti per i prodotti consegnati o i servizi erogati ma non ancora pagati. Quando un'attività fornisce un prodotto o un servizio e consente al cliente di pagare in un secondo momento, l'importo dovuto dal cliente viene registrato come credito.

Che cos'è l'automazione dei crediti?

Per automazione dei crediti si intende l'uso della tecnologia per automatizzare una serie di operazioni e processi coinvolti nella gestione del denaro dovuto a un'attività dai suoi clienti. Comprende un'ampia gamma di operazioni, tra cui la generazione delle fatture, l'invio di promemoria di pagamento, la riconciliazione dei pagamenti in entrata e la produzione di report finanziari relativi ai crediti. Queste soluzioni, che usano algoritmi di machine learning, cloud computing e analisi dei dati, semplificano i processi introducendo un livello di adattabilità e scalabilità difficile o impossibile da ottenere in passato.

Funzionamento dell'automazione dei crediti

L'automazione dei crediti usa la tecnologia per gestire, monitorare e semplificare le operazioni associate a questa importante area di business. L'automazione dei crediti comprende diversi componenti:

• Generazione e distribuzione delle fatture: il software di automazione può creare fatture usando dati provenienti da altri sistemi aziendali, ad esempio le piattaforme di gestione degli ordini o delle relazioni con i clienti (CRM). Una volta generata la fattura, il sistema può inviarla direttamente al cliente tramite email o altri mezzi elettronici, senza doverla stampare e spedire.

• Monitoraggio e riconciliazione dei pagamenti: man mano che l'attività riceve i pagamenti, il sistema automatizzato può registrarli insieme alle fatture corrispondenti. In questo modo, non è necessario inserire manualmente i dati di pagamento e i libri contabili sono sempre aggiornati. Molti sistemi possono integrarsi con le banche per scaricare i dettagli delle transazioni, semplificando ulteriormente la riconciliazione.

• Promemoria di pagamento: le attività possono configurare promemoria automatizzati per comunicare ai clienti le date di scadenza imminenti o i ritardi nel pagamento delle fatture. Le attività possono pianificare questi promemoria personalizzati in base agli intervalli appropriati, ad esempio dopo 7, 15 o 30 giorni dalla data della fattura.

• Reportistica e analisi: il software di automazione spesso comprende strumenti di reportistica integrati. Questi possono generare un'ampia gamma di report per monitorare lo stato dei crediti, ad esempio un report delle scadenze che indica da quanto tempo le fatture sono in sospeso. Questo tipo di analisi in tempo reale può fornire alle attività informazioni importanti sul comportamento dei clienti in merito ai pagamenti.

• Gestione del credito: alcuni sistemi avanzati possono valutare l'affidabilità creditizia dei clienti tramite l'integrazione con agenzie di rating del credito o l'uso di algoritmi di machine learning. In questo modo, le attività possono gestire i rischi legati alla concessione di termini di credito a clienti nuovi o esistenti.

• Conformità e rendicontazione: i sistemi automatizzati possono semplificare la conformità dei record alle normative di settore e agli standard di contabilità. Questo aspetto è particolarmente utile per le attività che devono soddisfare rigorosi requisiti di reportistica.

• Integrazione: la maggior parte delle soluzioni di automazione dei crediti è progettata per integrarsi con altre applicazioni software, ad esempio un sistema di contabilità. In questo modo, i dati restano coerenti tra più funzioni all'interno dell'attività.

Vantaggi dell'automazione dei crediti per le attività

L'automazione dei crediti può offrire alla attività vantaggi rivoluzionari, tra cui risparmi sui costi e relazioni ancora migliori con i clienti. Ecco alcuni di questi vantaggi:

• Processo di fatturazione più veloce: pensiamo a un'attività di commercio all'ingrosso che in genere gestisce centinaia di transazioni al giorno. La generazione manuale delle fatture per ogni transazione richiederebbe troppo tempo e sarebbe soggetta a errori. Un sistema automatizzato può recuperare rapidamente i dati dal database delle vendite e generare fatture accurate immediatamente. Questa rapidità di fatturazione accelera i pagamenti, migliorando la liquidità dell'attività. Secondo lo studio B2B Payments Innovation Readiness Playbook, le attività che gestiscono più di 20.000 fatture al mese e usano livelli elevati di automazione ricevono in media i pagamenti entro 55 giorni, rispetto ai 78 giorni per quelle senza o con poca automazione.

• Meno errori e maggiore precisione: se un'attività SaaS (Software as a Service) addebita i pagamenti ai propri clienti in base a metriche di utilizzo in una configurazione manuale, il team responsabile degli addebiti dovrà estrarre le metriche dai log del servizio. Questo processo può richiedere tempo e lasciare spazio a errori umani. Un software di automazione dei crediti può integrarsi con i log del servizio per recuperare automaticamente le metriche esatte necessarie per gli addebiti, con maggiore precisione.

• Automazione di follow-up e promemoria di pagamento: un'impresa di costruzione può avere una combinazione di progetti a breve e a lungo termine, ognuno con tempistiche di addebito diverse. L'invio di promemoria per ogni scadenza può rivelarsi un onere amministrativo eccessivo per i dipendenti. Un sistema automatizzato può essere programmato in modo da inviare promemoria di pagamento a intervalli prefissati, ad esempio una settimana prima della data di scadenza o immediatamente dopo il raggiungimento di una tappa del progetto, alleggerendo il lavoro del team contabile.

• Migliore gestione della liquidità attraverso analisi in tempo reale: molte piattaforme online basate su abbonamento potrebbero trarre vantaggio da una migliore comprensione del comportamento dei clienti in merito ai pagamenti. I sistemi automatizzati possono produrre analisi in tempo reale con indicazioni sulle tendenze, tra cui la percentuale di pagamenti in ritardo, la frequenza delle contestazioni e le tempistiche di pagamento generali. Con questi dati in loro possesso, i responsabili delle decisioni possono creare strategie finanziarie intelligenti.

• Migliore gestione delle relazioni con i clienti: pensiamo a una casa editrice con abbonamenti personali e aziendali. Automatizzando gli addebiti, l'editore potrebbe personalizzare la fatturazione, con fatture più semplici per i singoli clienti e analisi più dettagliate per i clienti aziendali che devono gestire la propria contabilità interna. La personalizzazione del processo di fatturazione può migliorare l'esperienza dei clienti, motivandoli a tornare.

• Conformità e rendicontazione più efficienti: per gli operatori sanitari, il rispetto degli standard normativi come l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) negli Stati Uniti è un aspetto molto importante. I sistemi di automazione dei ricavi possono alleggerire il carico della conformità attraverso la registrazione di tutte le transazioni in un formato conforme alle normative applicabili.

• Semplice integrazione con altri sistemi: un'azienda manifatturiera potrebbe usare sistemi separati per inventario, approvvigionamento e gestione dei clienti. Un software di automazione dei ricavi può integrarsi con tutti questi sistemi, centralizzando i dati e semplificando il coordinamento tra reparti.

L'automazione dei ricavi offre precisione, efficienza e importanti vantaggi alle attività di diversi settori. Dagli addebiti più rapidi alla maggiore conformità fino alle analisi più approfondite, l'automazione è una soluzione efficace per affrontare le complessità della gestione dei crediti.

Uso di Invoicing per l'automazione dei crediti

La scelta di una soluzione automatizzata per i crediti è una decisione importante, che richiede un'analisi accurata delle esigenze dell'attività e il confronto delle opzioni disponibili. Invoicing è una soluzione personalizzata che offre automazione dei crediti per un'ampia gamma di attività. Ecco una panoramica dei vantaggi offerti da Invoicing:

• Pagamenti globali più rapidi: la tempestività dei pagamenti è un caposaldo per ogni attività e i ritardi possono interrompere le operazioni. Adattabile ai dispositivi mobili, Invoicing ottimizza l'accesso tra dispositivi diversi. La maggior parte delle fatture di Stripe viene saldata in meno di tre giorni, a dimostrazione del fatto che gli utenti possono aspettarsi rendimenti più rapidi dagli addebiti.

• Semplicità d'uso: il pensiero di dover creare e inviare le fatture può essere deprimente. Con Stripe iniziare è facile: senza scrivere codice, gli utenti possono progettare, personalizzare e inviare rapidamente una fattura digitale o in formato PDF. In questo modo, viene semplificato il processo di addebito, soprattutto per gli utenti meno esperti di tecnologia.

• Configurazioni per diverse esigenze: ogni attività può avere esigenze diverse ed è per questo che Stripe offre una piattaforma di fatturazione personalizzabile. Per pagamenti ricorrenti o una tantum, il sistema offre flessibilità tramite un'ampia gamma di modalità, tra cui i trasferimenti con carta. Gli utenti possono anche inserire altri dettagli, come sconti e aliquote fiscali, adattando il sistema a casi d'uso eterogenei.

• Possibilità di crescita: il sistema di fatturazione di Stripe è in grado di tenere il passo con la crescita di un'attività. Con API (Application Programming Interface) progettate per modificare i processi di fatturazione e funzionalità come i promemoria via email, le attività possono modificare la piattaforma in base all'evolvere delle proprie esigenze operative.

• Supporto per più lingue e valute: con supporto per oltre 25 lingue e gestione di più di 135 valute, Invoicing attrezza gli utenti per affrontare un mercato globale. Modifica anche le modalità di pagamento in base alla località del cliente. Questo supporto internazionale semplifica le transazioni transfrontaliere.

• Semplificazione delle operazioni: lo strumento di fatturazione di Stripe contribuisce a migliorare l'efficienza operativa delle attività. Gli utenti possono gestire le fatture, visualizzare report completi e, ad esempio, contrassegnare le fatture come pagate direttamente dalla dashboard. Automatizzando diverse operazioni per i crediti e fornendo ai clienti uno spazio in cui gestire le proprie fatture, le attività possono ridurre al minimo l'intervento manuale e risparmiare tempo e risorse.