Debiteuren (AR) is een fundamenteel onderdeel van de financiële activiteiten van een bedrijf. Historisch gezien kan het echter inefficiënt zijn, vatbaar voor menselijke fouten en in staat om middelen uit te putten. Naarmate er meer door technologische oplossingen voor deze problemen opduiken, is de automatisering van debiteuren uitgegroeid van een nuttige functie tot een operationele noodzaak voor bedrijven. Automatisering van debiteuren kan een omslachtig, tijdrovend proces transformeren in een gestroomlijnde en nauwkeurigere operatie: 87% van de bedrijven met automatisering van debiteuren meldt verbeteringen in de algehele processnelheid en 75% meldt dat automatisering hen helpt om een betere klantervaring te bieden, volgens het B2B Payments Innovation Readiness Playbook.

Inzicht in automatisering van debiteuren en de voordelen ervan is een belangrijk punt geworden voor bedrijven die hun operaties willen moderniseren. Hieronder gaan we na wat automatisering van debiteuren is, hoe het werkt, wat de voordelen zijn voor bedrijven en hoe Stripe Invoicing deze verschuiving mogelijk maakt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is debiteuren?
  
• Wat is automatisering van debiteuren?
  
• Hoe werkt automatisering van debiteuren?
  
• Hoe automatisering van debiteuren bedrijven helpt
  
• Hoe Stripe Invoicing automatisering van debiteuren mogelijk maakt
  

Wat is debiteuren?

Debiteuren verwijst naar de openstaande facturen of het geld dat klanten aan dat bedrijf verschuldigd zijn. Deze financiële term, die wordt vertegenwoordigd door een regelitem op de balans van een bedrijf, geeft het totale verschuldigde bedrag aan van klanten voor geleverde producten of diensten maar nog niet zijn betaald. Wanneer een bedrijf een product of dienst levert en de klant later laat betalen, wordt het bedrag dat de klant verschuldigd is geregistreerd als debiteuren.

Wat is automatisering van debiteuren?

Automatisering van debiteuren verwijst naar het gebruik van technologie om een verscheidenheid aan taken en processen te automatiseren die betrokken zijn bij het beheer van het geld dat klanten aan een bedrijf verschuldigd zijn. Dit omvat een reeks activiteiten, zoals het genereren van facturen, het verzenden van betalingsherinneringen, het reconciliëren van inkomende betalingen en het opstellen van financiële rapporten met betrekking tot vorderingen. Deze oplossingen, die gebruikmaken van machine-learningalgoritmen, cloud computing en gegevensanalyse, vereenvoudigen processen en introduceren een niveau van aanpassingsvermogen en schaalbaarheid dat moeilijk of onmogelijk te bereiken was.

Hoe werkt automatisering van debiteuren?

Automatisering van debiteuren maakt gebruik van technologie om de activiteiten die verband houden met dit belangrijke bedrijfsonderdeel te beheren, te volgen en mogelijk te maken. De verschillende componenten van automatisering van debiteuren omvatten:

• Facturen genereren en leveren: Geautomatiseerde software kan facturen maken met behulp van gegevens uit andere bedrijfssystemen, zoals platformen voor orderbeheer of klantrelatiebeheer (CRM). Zodra de factuur is gegenereerd, kan het systeem deze rechtstreeks naar de klant sturen via e-mail of andere elektronische middelen, waardoor afdrukken en verzenden niet meer nodig is.

• Bijhouden en reconciliatie van betalingen: Zodra betalingen binnenkomen, kan een geautomatiseerd systeem deze vergelijken met de juiste facturen. Dit elimineert het handmatige werk van het invoeren van betalingsgegevens en zorgt ervoor dat de debiteuren up-to-date zijn. Veel systemen kunnen worden geïntegreerd met banken om transactiegegevens te downloaden, waardoor reconciliatie nog eenvoudiger wordt.

• Betalingsherinneringen: Bedrijven kunnen geautomatiseerde herinneringen instellen om klanten te informeren over naderende vervaldatums of achterstallige facturen. Met deze aanpasbare herinneringen kunnen bedrijven ze op de juiste intervallen inplannen, bijvoorbeeld 7, 15 of 30 dagen na de factuurdatum.

• Rapportage en analyse: Automatiseringssoftware komt meestal met ingebouwde rapportagetools. Deze tools kunnen allerlei rapporten genereren waarmee bedrijven de status van hun vorderingen kunnen monitoren, zoals ouderdomsrapporten die laten zien hoelang facturen al openstaan. Dit type realtime analyses kan bedrijven belangrijke inzichten bieden in het betaalgedrag van klanten.

• Kredietbeheer: Sommige geavanceerde systemen kunnen de kredietwaardigheid van klanten beoordelen door integratie met kredietbeoordelaars of met behulp van machine-learningalgoritmen. Dit helpt bedrijven bij het beheren van risico's bij het verstrekken van kredieten aan nieuwe of bestaande klanten.

• Compliance en administratie: Geautomatiseerde systemen kunnen helpen bij het bijhouden van administratie in overeenstemming met branchevoorschriften en boekhoudnormen. Dit is vooral handig voor bedrijven die aan strenge rapportagevereisten moeten voldoen.

• Integratie: De meeste AR-automatiseringsoplossingen zijn ontworpen om te integreren met andere softwareapplicaties, zoals boekhoudsystemen. Dit zorgt voor gegevensconsistentie tussen meerdere functies binnen het bedrijf.

Hoe automatisering van debiteuren bedrijven helpt

Automatisering van debiteuren kan bedrijven transformerende voordelen bieden, waaronder kostenbesparingen en verbeterde klantrelaties. Hier zijn enkele van de voordelen:

• Versnelt het facturatieproces: Stel je een groothandel voor die doorgaans honderden transacties per dag verwerkt. Het handmatig genereren van facturen voor elke transactie zou tijdrovend en foutgevoelig zijn. Een geautomatiseerd systeem kan snel gegevens uit de verkoopdatabase halen en onmiddellijk nauwkeurige facturen genereren. Deze versnelde facturatie leidt tot snellere betalingen, waardoor de liquiditeit van het bedrijf verbetert. Volgens het B2B Payments Innovation Readiness Playbook ontvangen bedrijven die meer dan 20.000 facturen per maand verwerken en veel geautomatiseerde tools gebruiken gemiddeld betalingen binnen 55 dagen, vergeleken met bedrijven met weinig of geen automatisering welke gemiddeld betalingen ontvangen binnen 78 dagen.

• Vermindert fouten en verhoogt de nauwkeurigheid: Als een SaaS-bedrijf (Software-as-a-Service) zijn klanten factureert op basis van gebruiksstatistieken in een handmatige configuratie, zou het facturatiesteam deze statistieken uit de dienstlogboeken moeten extraheren. Dit proces kan tijdrovend zijn en laat ruimte voor menselijke fouten. Software voor automatisering van debiteuren kan worden geïntegreerd met de dienstlogboeken, waardoor automatisch de exacte statistieken worden opgehaald die nodig zijn voor facturatie, waardoor de nauwkeurigheid wordt verhoogd.

• Automatiseert follow-ups en betalingsherinneringen: Een bouwbedrijf kan een mix van korte- en langetermijnprojecten hebben, elk met verschillende facturatiesmijlpalen. Onthoiden om herinneringen te sturen voor elke mijlpaal kan een administratieve last zijn voor werknemers. Een geautomatiseerd systeem kan worden geprogrammeerd om betalingsherinneringen te verzenden met vooraf bepaalde intervallen, zoals een week voor de vervaldatum van de betaling of onmiddellijk nadat een mijlpaal is bereikt, waardoor het boekhoudteam wordt ontlast.

• Verbetert het beheer van cash door middel van realtime analyses: Veel op abonnementen gebaseerde online platformen zouden er baat bij hebben om het betaalgedrag van hun klanten beter te begrijpen. Geautomatiseerde systemen kunnen realtime analyses produceren die trends laten zien, zoals het percentage achterstallige betalingen, de frequentie van chargebacks en algemene betalingstermijnen. Gewapend met deze gegevens kunnen besluitvormers slimme financiële strategieën ontwikkelen.

• Verbetert het beheer van klantrelaties: Stel je een uitgeverij voor met particuliere en zakelijke abonnees. Automatische facturatie maakt gepersonaliseerde facturatie mogelijk, waarbij particuliere klanten een vereenvoudigde factuur kunnen ontvangen, terwijl zakelijke klanten de gedetailleerde overzichten ontvangen die ze nodig hebben voor hun interne boekhouding. Door het facturatieproces op maat te maken, kun je de klantervaring verbeteren en wordt de kans dat klanten terugkomen groter.

• Versterkt de compliance en adminsitratie: Voor zorgverleners is het naleven van wettelijke normen zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in de Verenigde Staten een grote zorg. Geautomatiseerde debiteurenbeheersystemen kunnen de compliancelast verlichten door ervoor te zorgen dat alle transacties worden geregistreerd in een indeling die voldoet aan de relevante regelgeving.

• Zorgt voor eenvoudige integratie met andere systemen: Een productiebedrijf kan afzonderlijke systemen hebben voor voorraad, inkoop en klantbeheer. AR-automatiseringssoftware kan met al deze systemen worden geïntegreerd, waardoor gegevens worden gecentraliseerd en de coördinatie tussen afdelingen wordt vereenvoudigd.

Automatisering van debiteuren biedt nauwkeurigheid, efficiëntie en belangrijke voordelen voor bedrijven in alle branches. Of een bedrijf nu op zoek is naar snellere facturatie, betere compliance of meer inzichtelijke analyses, automatisering is een effectieve oplossing voor de complexiteit van het beheren debiteuren.

Hoe Stripe Invoicing automatisering van debiteuren mogelijk maakt

Het kiezen van een geautomatiseerde debiteurenoplossing is een belangrijke beslissing, een beslissing die een doordachte analyse van je bedrijfsbehoeften en een vergelijking van de beschikbare opties vereist. Stripe Invoicing is een oplossing op maat waarmee AR-automatisering mogelijk is voor allerlei bedrijven. Hier volgt een overzicht van wat Stripe Invoicing biedt:

• Snellere wereldwijde betalingen: Tijdige betalingen zijn cruciaal voor elk bedrijf en vertragingen kunnen de bedrijfsvoering verstoren. Stripe Invoicing is geschikt voor mobiele apparaten, waardoor de toegang op meerdere apparaten wordt geoptimaliseerd. De meeste Stripe-facturen worden in minder dan drie dagen betaald. Dit geeft aan dat gebruikers sneller rendement op hun facturen kunnen verwachten.

• Gebruiksgemak: De gedachte aan het genereren en versturen van facturen kan overweldigend zijn. Stripe maakt het initiatieproces eenvoudig. Zonder te hoeven programmeren kunnen gebruikers snel een digitale of pdf-factuur ontwerpen, personaliseren en verzenden. Dit vereenvoudigt het proces van facturatie, met name voor mensen die niet technisch onderlegd zijn.

• Configureerbaar voor verschillende behoeften: Elk bedrijf heeft andere behoeften. Stripe biedt een aanpasbaar platform voor facturatie om hieraan tegemoet te komen. Of het nu gaat om een terugkerende of eenmalige betaling, het systeem biedt flexibiliteit via verschillende methoden zoals betaalkaartoverschrijvingen. Gebruikers kunnen ook aanvullende gegevens toevoegen, zoals kortingen en belastingpercentages, waardoor het systeem kan worden aangepast aan verschillende gebruiksscenario's.

• Schaalbaarheid: Het facturatiesysteem van Stripe groeit mee met een bedrijf. Met API's (Application Programming Interfaces) die zijn ontworpen om facturatiesprocessen en functies zoals e-mailherinneringen aan te passen, kunnen bedrijven het platform aanpassen aan groeiende operationele behoeften.

• Ondersteuning voor meerdere talen en valuta's: Dankzij de ondersteuning van meer dan 25 talen en de mogelijkheid om meer dan 135 valuta's te verwerken, zorgt Stripe Invoicing ervoor dat gebruikers zijn uitgerust om een wereldwijde markt aan te spreken. Ook worden betaalmethoden aangepast op basis van de locatie van de klant. Door deze internationale ondersteuning worden internationale transacties soepeler.

• Gestroomlijnde bedrijfsvoering: de facturatietool van Stripe helpt bedrijven met operationele efficiëntie. Gebruikers kunnen rechtstreeks via het dashboard facturen beheren, uitgebreide rapporten bekijken en taken uitvoeren, zoals het markeren van facturen als betaald. Door verschillende debiteurentaken te automatiseren en klanten een ruimte te bieden om hun facturen te beheren, kunnen bedrijven handmatige interventie minimaliseren en tijd en middelen besparen.