Las cuentas por cobrar (AR) son un componente fundamental de las operaciones financieras de una empresa. Históricamente, sin embargo, este componente puede ser ineficiente, propenso a que haya errores humanos y capaz de agotar recursos. A medida que surgen más soluciones tecnológicas para estos problemas, la automatización de las cuentas por cobrar pasó de ser una función beneficiosa a una necesidad operativa para las empresas. La automatización de las cuentas por cobrar puede transformar un proceso complejo y que requiere mucho tiempo en una operación optimizada y más precisa. Según el informe B2B Payments Innovation Readiness Playbook, el 87 % de las empresas que automatizan las cuentas por cobrar indica mejoras en la velocidad general del proceso, y el 75 % informa que la automatización le ayuda a proporcionar mejores experiencias a los clientes.

Comprender la automatización de las cuentas por cobrar y sus ventajas se convirtió en un tema clave para las empresas que desean modernizar sus operaciones. A continuación, analizaremos qué es la automatización de las cuentas por cobrar, cómo funciona, qué ventajas aporta a las empresas y cómo Stripe Invoicing impulsa este cambio.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  
• ¿Qué es la automatización de las cuentas por cobrar?
  
• ¿Cómo funciona la automatización de las cuentas por cobrar?
  
• Cómo ayuda a las empresas la automatización de las cuentas por cobrar
  
• Cómo Stripe Invoicing facilita la automatización de las cuentas por cobrar
  

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son las facturas pendientes de una empresa o el dinero que los clientes le deben a esa empresa. Este término financiero, representado por una partida en el balance general de una empresa, indica el importe total adeudado por los clientes por los productos entregados o los servicios prestados, pero aún no pagados. Cuando una empresa proporciona un producto o servicio y permite que el cliente pague más tarde, el importe que el cliente debe se registra como cuentas por cobrar.

¿Qué es la automatización de las cuentas por cobrar?

La automatización de las cuentas por cobrar se refiere al uso de la tecnología para automatizar diferentes tareas y procesos involucrados en la gestión del dinero que los clientes deben a una empresa. Esta automatización abarca una serie de actividades, como la generación de facturas, el envío de recordatorios de pago, la conciliación de los pagos recibidos y la elaboración de informes financieros relacionados con las cuentas por cobrar. Estas soluciones, que usan algoritmos de machine learning, informática en la nube y análisis de datos, simplifican los procesos e introducen un nivel de adaptabilidad y escalabilidad que antes era difícil o imposible de lograr.

¿Cómo funciona la automatización de las cuentas por cobrar?

La automatización de las cuentas por cobrar usa tecnología para gestionar, facilitar y hacer un seguimiento de las actividades asociadas con esta importante área empresarial. Entre los diferentes componentes de la automatización de las cuentas por cobrar, se incluyen los siguientes:

• Generación y distribución de facturas: un software automatizado puede crear facturas con datos de otros sistemas empresariales, como las plataformas de gestión de pedidos o de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Una vez generada la factura, el sistema puede enviársela directamente al cliente por correo electrónico u otros medios electrónicos, por lo que no es necesario imprimirla o enviarla por correo postal.

• Seguimiento y conciliación del pago: a medida que llegan los pagos, un sistema automatizado puede vincularlos con las facturas correspondientes. De este modo, se elimina el trabajo manual de ingresar los datos de pago y se garantiza que el libro mayor de las cuentas por cobrar esté actualizado. Muchos sistemas pueden integrarse con los bancos para descargar los datos de las transacciones, lo que facilita aún más la conciliación.

• Recordatorios de pago: las empresas pueden configurar recordatorios automatizados para notificar a los clientes sobre las próximas fechas de vencimiento o las facturas vencidas. Las empresas pueden programar estos recordatorios personalizables con los intervalos correspondientes (por ejemplo, 7, 15 o 30 días después de la fecha de la factura).

• Elaboración de informes y análisis: el software de automatización suele contar con herramientas de elaboración de informes integradas. Estas herramientas pueden generar diferentes informes que ayudan a las empresas a supervisar el estado de sus cuentas por cobrar, como informes de vencimiento que muestran el tiempo que las facturas llevan vencidas. Este tipo de análisis en tiempo real puede ofrecer a las empresas información importante sobre el comportamiento de pago de los clientes.

• Gestión del crédito: algunos sistemas avanzados pueden evaluar la solvencia crediticia de los clientes al integrarse con agencias de calificación crediticia o usar algoritmos de machine learning. Esto ayuda a las empresas a gestionar los riesgos a la hora de ofrecer condiciones crediticias a clientes nuevos o actuales.

• Cumplimiento de la normativa y mantenimiento de registros: los sistemas automatizados pueden ayudar a mantener los registros de acuerdo con la normativa del sector y las normas contables. Esto es particularmente útil para las empresas que deban cumplir con requisitos estrictos de elaboración de informes.

• Integración: la mayoría de las soluciones de automatización de las cuentas por cobrar están diseñadas para integrarse con otras aplicaciones de software, como los sistemas contables. De este modo, se garantiza la coherencia de los datos entre diferentes departamentos dentro de la empresa.

Cómo ayuda a las empresas la automatización de las cuentas por cobrar

La automatización de las cuentas por cobrar puede ofrecer a las empresas ventajas transformadoras, como el ahorro de costos y la mejora de las relaciones con los clientes. Estas son algunas de las ventajas:

• Agiliza el proceso de facturación: imagina que tienes una empresa mayorista que suele lidiar con cientos de transacciones por día. Si generaras las facturas manualmente para cada transacción, te llevaría mucho tiempo y podrías cometer errores. Un sistema automatizado puede extraer datos rápidamente de la base de datos de ventas y generar facturas precisas al instante. Esta facturación agilizada da lugar a pagos más rápidos, lo que mejora la liquidez de la empresa. Según el informe B2B Payments Innovation Readiness Playbook, las empresas que gestionan más de 20,000 facturas por mes y usan muchas herramientas automatizadas reciben los pagos en 55 días en promedio, en comparación con las empresas que usan muy poca automatización o ninguna, que reciben los pagos en un promedio de 78 días.

• Reduce los errores y aumenta la precisión: si una empresa de software como servicio (SaaS) factura a sus clientes según las métricas de consumo de forma manual, el equipo de facturación tendría que extraer estas métricas de los registros del servicio. Este proceso puede llevar mucho tiempo y dejar margen para que se produzcan errores humanos. El software de automatización de las cuentas por cobrar puede integrarse con los registros del servicio y extraer automáticamente las métricas exactas necesarias para la facturación, lo que aumenta la precisión.

• Automatiza los seguimientos y los recordatorios de pago: una empresa constructora puede tener una combinación de proyectos a corto y largo plazo, cada uno de ellos con diferentes hitos de facturación. Acordarse de enviar recordatorios para cada hito puede ser una carga administrativa para los empleados. Se puede programar un sistema automatizado para enviar recordatorios de pago a intervalos predeterminados, como una semana antes de la fecha de vencimiento del pago o justo después de alcanzarse un hito, lo que alivia esa carga del equipo contable.

• Mejora la gestión del efectivo a través de análisis en tiempo real: muchas plataformas en línea con un modelo de suscripción se beneficiarían de comprender mejor los comportamientos de pago de sus clientes. Los sistemas automatizados pueden elaborar análisis en tiempo real que muestren tendencias, como el porcentaje de pagos atrasados, la frecuencia de las disputas y los plazos generales de pago. Con estos datos, quienes toman las decisiones pueden crear estrategias financieras inteligentes.

• Mejora la gestión de las relaciones con los clientes: imagina que tienes una editorial con suscriptores particulares y corporativos. La facturación automatizada puede personalizarse de tal modo que los clientes particulares pueden recibir una factura simplificada, mientras que los clientes corporativos reciben los desgloses detallados que necesitan para llevar su contabilidad interna. Personalizar el proceso de facturación puede mejorar la experiencia del cliente, lo que aumenta las probabilidades de que vuelva.

• Mejora el cumplimiento de la normativa y el mantenimiento de registros: para los proveedores de atención médica, el cumplimiento de los estándares normativos como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA) en Estados Unidos es una gran preocupación. Los sistemas de las cuentas por cobrar automatizados pueden aliviar la carga del cumplimiento de la normativa al garantizar que todas las transacciones se registren en un formato que cumpla con las normativas pertinentes.

• Puede integrarse fácilmente con otros sistemas: una empresa manufacturera puede tener sistemas separados para gestionar el inventario, las adquisiciones y los clientes. Un software de automatización de las cuentas por cobrar puede integrarse con todos estos sistemas para centralizar los datos y simplificar la coordinación interdepartamental.

La automatización de las cuentas por cobrar aporta precisión, eficiencia y ventajas clave a las empresas de distintos sectores. Ya sea que una empresa esté buscando una facturación más rápida, un mejor cumplimiento de la normativa o un análisis más detallado, la automatización es una solución eficaz para gestionar las complejidades de las cuentas por cobrar.

Cómo Stripe Invoicing facilita la automatización de las cuentas por cobrar

Elegir una solución automatizada de las cuentas por cobrar es una decisión importante, que requiere un análisis minucioso de las necesidades de tu empresa y una comparación de las opciones disponibles. Stripe Invoicing es una solución personalizable que permite automatizar las cuentas por cobrar de una gran variedad de empresas. A continuación, te presentamos un resumen de lo que Stripe Invoicing ofrece:

• Pagos internacionales más rápidos: recibir los pagos a tiempo es fundamental para cualquier empresa, ya que los retrasos pueden interrumpir las operaciones. Stripe Invoicing se adapta a los dispositivos móviles para optimizar el acceso en todos los dispositivos. La mayoría de las facturas de Stripe se cobra en menos de tres días, lo que sugiere que los usuarios pueden esperar que sus facturas se paguen más rápido.

• Facilidad de uso: la idea de generar y enviar las facturas puede ser abrumadora. Stripe simplifica el proceso de inicio, ya que, sin la necesidad de codificación, los usuarios pueden diseñar, personalizar y enviar rápidamente una factura digital o en PDF. Así, se simplifica el proceso de facturación, especialmente para aquellas personas que no son expertas en tecnología.

• Configurable para diversas necesidades: cada empresa tiene sus propias necesidades, y Stripe ofrece una plataforma de facturación personalizable para abordarlas. Tanto si se trata de un pago recurrente como de uno puntual, el sistema concede flexibilidad a través de diversos métodos, como las transferencias con tarjeta. Los usuarios también pueden incorporar detalles adicionales, como descuentos y tasas impositivas, por lo que el sistema se adapta a diversos casos de uso.

• Escalabilidad: a medida que una empresa crece, el sistema de facturación de Stripe se adapta junto con ella. Gracias a las interfaces de programación de aplicaciones (API) diseñadas para modificar los procesos de facturación y las funciones como los recordatorios por correo electrónico, las empresas pueden ajustar la plataforma para que se adapte a las crecientes necesidades operativas.

• Admisión de varios idiomas y monedas: al admitir más de 25 idiomas y gestionar más de 135 monedas, Stripe Invoicing permite que los usuarios se dirijan a un mercado internacional. Además, ajusta los métodos de pago según la ubicación del cliente. Esta cobertura internacional hace que las transacciones transfronterizas sean más fluidas.

• Operaciones simplificadas: la herramienta de facturación de Stripe ayuda a las empresas a lograr la eficiencia operativa. Los usuarios pueden gestionar facturas, ver informes completos y llevar a cabo tareas, como marcar facturas como pagadas directamente desde el Dashboard. Al automatizar varias tareas de las cuentas por cobrar y proporcionar un espacio para que los clientes gestionen sus facturas, las empresas pueden reducir la intervención manual y ahorrar tiempo y recursos.