Contas a receber são um componente fundamental das operações financeiras de uma empresa. Historicamente, porém, podem ser ineficientes, propensas a erros humanos e capaz de drenar recursos. À medida que mais soluções tecnológicas para esses problemas surgem, a automação de contas a receber passou de um recurso benéfico para uma necessidade operacional para as empresas. A automação de contas a receber pode transformar um processo complicado e demorado em uma operação simplificada e mais precisa: 87% das empresas com automação de contas a receber relatam melhorias na velocidade geral dos processos, e 75% relatam que a automação ajuda a fornecer melhores experiências ao cliente, de acordo com o B2B Payments Innovation Readiness Playbook.

Entender a automação de contas a receber e seus benefícios tornou-se uma questão fundamental para empresas que desejam modernizar suas operações. A seguir, examinaremos o que é a automação de contas a receber, como ela funciona, quais são os benefícios para as empresas e como o Stripe o Invoicing potencializa essa mudança.

Neste artigo:

• O que são contas a receber?
  
• O que é automação de contas a receber?
  
• Como funciona a automação de contas a receber?
  
• Como a automação de contas a receber ajuda as empresas
  
• Como o Stripe Invoicing possibilita a automação de contas a receber
  

O que são contas a receber?

Contas a receber se referem às faturas pendentes de uma empresa ou o dinheiro que os clientes devem a essa empresa. Esse termo financeiro, representado por um item de linha no balanço patrimonial de uma empresa, indica o valor total devido pelos clientes por produtos entregues ou serviços prestados, mas ainda não pagos. Quando uma empresa fornece um produto ou serviço e permite que o cliente pague depois, o valor devido pelo cliente é registrado como contas a receber.

O que é automação de contas a receber?

A automação de contas a receber refere-se ao uso da tecnologia para automatizar uma variedade de tarefas e processos envolvidos na gestão do dinheiro devido a uma empresa por seus clientes. Isso engloba diversas atividades, como geração de faturas, envio de lembretes de pagamento, reconciliação de pagamentos recebidos e produção de relatórios financeiros relacionados a recebíveis. Essas soluções, que usam algoritmos de machine learning, computação em nuvem e análise de dados, simplificam os processos enquanto introduzem um nível de adaptabilidade e escalabilidade que era difícil – ou impossível – de alcançar.

Como funciona a automação de contas a receber?

A automação de contas a receber utiliza a tecnologia para gerenciar, acompanhar e facilitar as atividades associadas a essa importante área de negócio. Os diferentes componentes da automação de contas a receber incluem:

• Geração e distribuição de faturas: Um software automatizado pode criar faturas usando dados de outros sistemas comerciais, como plataformas de gerenciamento de pedidos ou de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Assim que a fatura for gerada, o sistema pode enviá-la diretamente ao cliente via e-mail ou outros meios eletrônicos, eliminando a necessidade de impressão e correspondência.

• Acompanhamento e reconciliação de pagamentos: À medida que os pagamentos chegam, um sistema automatizado pode compará-los com as faturas. Isso elimina o trabalho manual de inserir dados de pagamento e garante que o livro-razão de contas a receber esteja atualizado. Muitos sistemas podem se integrar a bancos para baixar detalhes das transações, facilitando ainda mais a reconciliação.

• Lembretes de pagamento: As empresas podem configurar lembretes automáticos para notificar os clientes sobre datas de vencimento futuras ou faturas vencidas. Esses lembretes personalizáveis permitem que as empresas os agendem em intervalos adequados, por exemplo, 7, 15 ou 30 dias após a data da fatura.

• Relatórios e análises: O software de automação geralmente vem com ferramentas de relatórios integradas. Essas ferramentas podem gerar diversos relatórios que ajudam as empresas a monitorar o status de seus recebíveis, como relatórios de vencimento que mostram há quanto tempo as faturas estão pendentes. Esse tipo de análise em tempo real pode oferecer às empresas insights importantes sobre o comportamento de pagamento dos clientes.

• Gestão de crédito: Alguns sistemas avançados podem avaliar a solvabilidade dos clientes integrando-se com agências de classificação de crédito ou usando algoritmos de machine learning. Isso ajuda as empresas a gerenciar riscos ao fornecer condições de crédito a clientes novos ou existentes.

• Conformidade e manutenção de registros: Os sistemas automatizados podem ajudar a manter os registros em conformidade com as regulamentações do setor e os padrões contábeis. Isso é particularmente útil para empresas que precisam aderir a requisitos rigorosos de relatórios.

• Integração: A maioria das soluções de automação de contas a receber é projetada para se integrar com outros aplicativos de software, como sistemas de contabilidade. Isso garante a consistência dos dados em várias funções dentro da empresa.

Como a automação de contas a receber ajuda as empresas

A automação de contas a receber pode oferecer às empresas benefícios transformadores, incluindo redução de custos e melhor relacionamento com os clientes. Aqui estão alguns dos benefícios:

• Acelera o processo de faturamento: Imagine uma empresa de atacado que normalmente lida com centenas de transações por dia. A geração manual de faturas para cada transação seria demorada e propensa a erros. Um sistema automatizado pode extrair rapidamente dados do banco de dados de vendas e gerar faturas precisas instantaneamente. Esse faturamento acelerado acelera os pagamentos e melhora a liquidez da empresa. De acordo com o B2B Payments Innovation Readiness Playbook, empresas que processam mensalmente mais de 20.000 faturas e usam ferramentas automatizadas recebem o pagamento em 55 dias, em média, em comparação com empresas com pouca ou nenhuma automação, que recebem o pagamento em uma média de 78 dias.

• Reduz erros e aumenta a precisão: Se uma empresa de software como serviço (SaaS) fatura seus clientes com base em métricas de uso em uma configuração manual, a equipe de faturamento teria que extrair essas métricas dos registros de serviços. Esse processo pode ser demorado e deixa espaço para erros humanos. O software de automação de contas a receber pode se integrar ao registro de serviços, extraindo automaticamente as métricas exatas necessárias para o faturamento, aumentando assim a precisão.

• Automatiza acompanhamentos e lembretes de pagamentos: Uma construtora pode ter uma combinação de projetos de curto e longo prazo, cada um com marcos de faturamento diferentes. Lembrar-se de enviar avisos para cada etapa pode ser um fardo administrativo para os funcionários. Um sistema automatizado pode ser programado para enviar lembretes de pagamento em intervalos predeterminados, como uma semana antes da data de vencimento do pagamento ou imediatamente após a conquista de um marco, aliviando a carga da equipe de contabilidade.

• Melhora a gestão de caixa por meio de análises em tempo real: Várias plataformas online por assinatura se beneficiariam de uma melhor compreensão dos comportamentos de pagamento de seus clientes. Sistemas automatizados podem produzir análises em tempo real mostrando tendências como a porcentagem de pagamentos atrasados, a frequência de contestações e os prazos gerais de pagamento. De posse desses dados, os tomadores de decisão podem construir estratégias financeiras inteligentes.

• Aprimora a gestão do relacionamento com o cliente: Imagine uma editora com assinantes individuais e corporativos. O faturamento automatizado permite o faturamento personalizado, no qual os clientes individuais podem receber uma fatura simplificada, enquanto os clientes corporativos recebem os detalhes necessários para sua contabilidade interna. Adaptar o processo de faturamento pode melhorar a experiência do cliente, aumentando a probabilidade de seu retorno.

• Fortalece a conformidade e a manutenção de registros: Para os prestadores de serviços de saúde, aderir a padrões regulatórios como o Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) nos Estados Unidos é uma grande preocupação. Sistemas automatizados de contas a receber podem aliviar a carga de conformidade ao garantir que todas as transações sejam registradas em um formato que cumpra as regulamentações pertinentes.

• Permite fácil integração com outros sistemas: Uma empresa de manufatura pode ter sistemas separados para gerenciamento de estoque, compras e clientes. O software de automação de contas a receber pode se integrar a todos esses sistemas, centralizando dados e simplificando a coordenação interdepartamental.

A automação de contas a receber traz precisão, eficiência e vantagens importantes para empresas de todos os setores. Se uma empresa busca faturamento mais rápido, conformidade reforçada ou análises mais criteriosas, a automação é uma solução eficaz para gerenciar complexidades de contas a receber.

Como o Invoicing Stripe possibilita a automação de contas a receber

Escolher uma solução automatizada de contas a receber é uma decisão importante, que requer uma análise criteriosa das necessidades do seu negócio e uma comparação das opções disponíveis. O Stripe Invoicing é uma solução personalizável que permite a automação de contas a receber para uma ampla gama de negócios. Aqui está uma visão geral do que o Stripe Invoicing oferece:

• Pagamentos globais mais rápidos: Pagamentos pontuais são fundamentais para qualquer empresa e atrasos podem prejudicar as operações. O Stripe Invoicing é responsivo a dispositivos móveis, otimizando o acesso em todos os dispositivos. A maioria das faturas da Stripe é liquidada em menos de três dias, o que sugere que os usuários podem esperar retornos mais rápidos em seus faturamentos.

• Facilidade de uso: A ideia de gerar e enviar faturas pode ser avassaladora. Na Stripe, o processo de iniciação é simples: sem a necessidade de programação, os usuários podem projetar, personalizar e enviar rapidamente faturas digitais ou em PDF. Isso simplifica o faturamento, especialmente para aqueles que não são experientes em tecnologia.

• Configurável para diversas necessidades: Empresas diferentes têm necessidades diferentes, e a Stripe fornece uma plataforma de faturamento personalizável para resolver isso. Quer se trate de um pagamento recorrente ou avulso, o sistema concede flexibilidade através de vários métodos, tais como transferências por cartão. Os usuários também podem incorporar detalhes adicionais, como descontos e alíquotas, tornando o sistema adaptável a diversos casos de uso.

• Escalabilidade: Conforme uma empresa cresce, o sistema de faturamento da Stripe se adapta a ele. Com interfaces de programação de aplicativos (APIs) projetadas para modificar processos de faturamento e recursos como lembretes de e-mail, as empresas podem ajustar a plataforma para acomodar necessidades operacionais em expansão.

• Suporte multilingue e multimoedas: Com suporte para mais de 25 idiomas e capacidade para lidar com mais de 135 moedas, o Stripe Invoicing garante que os usuários estejam preparados para atender a um mercado global. Ele também ajusta as formas de pagamento de acordo com a localização do cliente. Esse suporte internacional torna as transações internacionais mais tranquilas.

• Operações simplificadas: A ferramenta de faturamento da Stripe ajuda as empresas a alcançar eficiência operacional. Os usuários podem gerenciar faturas, ver relatórios abrangentes e executar tarefas, como marcar faturas como pagas, diretamente no Dashboard. Ao automatizar várias tarefas de contas a receber e oferecer um espaço para os clientes gerenciarem suas faturas, as empresas podem minimizar a intervenção manual e economizar tempo e recursos.