Quando um cliente faz uma compra no cartão de crédito ou débito, a transação não termina aí. Concluído o processo inicial de autorização do cartão, a transação passa por liquidação, na qual o valor da venda é capturado e depositado em sua conta bancária. Para o cliente, as transações com cartão aparecem como itens no extrato do cartão de crédito ou débito. Esses itens podem ter uma descrição.

Essa descrição pode evitar estornos, ajudando o cliente a reconhecer itens em seus extratos. Leia esta explicação detalhada sobre a descrição no extrato, como ela aparece para o cliente e como usá-la para reduzir estornos.

Neste artigo:

• O que é uma descrição no extrato?
  
• Tipos de descrição no extrato
  
  • Descrições provisórias
    
  • Descrições definitivas
    
  • Descrições estáticas
    
  • Descrições dinâmicas
    
• Como a descrição no extrato aparece para o cliente
  
• Descrição no extrato x referência de pagamento
  
• Como a descrição no extrato pode ajudar a evitar estornos
  
• Dicas para escrever a descrição no extrato
  

O que é a descrição no extrato?

A descrição no extrato é um texto de identificação que aparece no extrato do cartão de crédito ou débito do cliente. Ela contém informações sobre a transação e a empresa associada à cobrança. Seus dados comerciais aparecem no extrato do cartão de crédito ou débito dos clientes, junto com outras cobranças feitas durante o período de faturamento.

Normalmente, a empresa cria uma descrição de extrato ao abrir uma conta de comerciante, e a descrição no extrato costuma ser a mesma em todas as transações, ou pelo menos todas as transações do mesmo tipo. As transações individuais são indicadas por números de referência de pagamento, que aparecem ao lado da descrição no extrato do cartão.

Tipos de descrição no extrato

Há duas categorias de descrição no extrato: provisória ou definitiva, que podem ser classificadas como estáticas ou dinâmicas.

• Descrições provisórias
  As descrições provisórias indicam transações pendentes. São descrições temporárias que aparecem no log de transações online do titular do cartão assim que o emissor autoriza a cobrança e normalmente são substituídas por uma descrição definitiva após a liquidação da transação.

• Descrições definitivas
  Esta é a descrição permanente que substitui a descrição provisória no extrato do titular após a liquidação da transação. Geralmente, ela aparece no extrato depois de alguns dias, junto com o valor final cobrado.

• Descrições estáticas
  Geralmente, essas descrições incluem apenas o nome da empresa e são uma opção apropriada se a sua empresa oferece um único produto ou serviço. Por exemplo, se você administra uma empresa de SaaS que oferece apenas um produto de software de CRM, uma descrição estática deve ser suficiente para o cliente reconhecer a cobrança da empresa no seu extrato.

• Descrições dinâmicas
  Descrições dinâmicas permitem incluir mais detalhes na descrição no extrato. Geralmente, incluem as seguintes informações:

  • O nome da empresa, abreviado em três letras e seguido de um asterisco
    
  • Uma breve descrição do produto ou serviço fornecido
    
  • O telefone da empresa
    

A empresa pode incluir alguns ou todos esses dados, dependendo de suas prioridades e do espaço disponível. As descrições dinâmicas geralmente devem ter até 20 a 25 caracteres. Vamos esclarecer como escrever a descrição no extrato mais eficaz para sua empresa um pouco mais abaixo.

Como a descrição no extrato aparece para o cliente

A descrição no extrato aparecem nos extratos de cartão primeiro como de forma provisória e depois, definitiva. As descrições provisórias aparecem imediatamente após a autorização da transação pelo banco emissor do titular do cartão, e costumam ser indicadas como uma transação pendente. Elas são substituídas pelas descrições definitivas após a liquidação da transação, o que normalmente leva alguns dias.

A descrição provisória pode ter um valor de pagamento autorizado diferente do valor final cobrado, mas a descrição permanente será sempre lançada junto com o valor final. Por exemplo, se um hotel colocar uma reserva temporária em um cartão de crédito para cobrir despesas incidentais durante a estadia do hóspede, essa cobrança pode ter uma descrição no extrato, e a cobrança final no checkout pode ter uma descrição de cobrança diferente.

Veja mais informações no artigo sobre o processo de autorização, captura e liquidação de pagamentos com cartão.

Descrição no extrato x referência de pagamento

Um número de referência de pagamento é um conjunto único de números e letras que identifica uma transação. As referências de pagamento não são usadas somente em pagamentos com cartão: transferências bancárias também têm referências de pagamento. Ao contrário da descrição no extrato, que deve ser compostas por palavras e números reconhecíveis, as referências de pagamento são combinações de números e letras aleatórios.

Elas não são úteis da mesma forma que a descrição no extrato. Se o cliente olha o extrato da conta e observar a referência de pagamento, essa informação não informa o que ele comprou ou de qual empresa comprou. Essa é a finalidade da descrição no extrato. No entanto, os clientes podem usar referências de pagamento quando se comunicam com seu banco sobre uma transação específica.

Com a descrição do extrato e a referência de pagamento, o cliente tem todos os dados necessários para reconhecer uma transação e discuti-la com o banco emissor.

Como a descrição no extrato podem ajudar a evitar estornos

A descrição no extrato é uma ferramenta poderosa que as empresas podem usar para evitar estornos. Um estorno é uma anulação de fundos após uma compra de cartão de crédito ou débito. Os estornos são iniciados quando o cliente registra uma contestação sobre a cobrança junto ao banco ou provedor do cartão de crédito.

Uma das situações mais comuns que levam os clientes a solicitar um estorno não reconhecer uma cobrança na fatura do cartão. Uma descrição que indique claramente o nome da sua empresa ajuda a minimizar o número de estornos solicitados pelos clientes.

No entanto, uma boa descrição no extrato não elimina todos os estornos para sua empresa. Há muitas outras razões e muitas medidas que você pode tomar para evitar estornor. A clareza na descrição no extrato é uma solução fácil e eficaz.

Dicas para escrever a descrição no extrato

Embora a descrição no extrato seja formada por pequenos fragmentos de texto, existem formas de fazer isso melhor. Veja estas dicas para criar a melhor descrição no extrato para sua empresa:

• Simplifique
  Qualquer que seja a informação de sua descrição, seja claro e direto. Uma boa descrição no extrato significa incluir o máximo de detalhes possível, com o menor número de palavras e caracteres.

• Use o nome da empresa que as pessoas conhecem
  Muitas empresas têm um nome oficial sob o qual sua empresa está registrada e um nome mais reconhecível e voltado para o cliente. Na descrição no extrato, inclua o nome da empresa que os clientes reconhecem. Por exemplo, se sua empresa está registrada como "Wax Creations, LLC", mas você administra uma loja de velas chamada "Creative Candles", use "Creative Candles" na descrição no extrato.

• Indique seu site, se relevante
  Se você tem um comércio eletrônico e os clientes reconhecerem melhor o nome do site do que o nome da empresa, use o nome do site na sua descrição no extrato.

• Inclua seu telefone
  Se a empresa tiver um número de atendimento ao cliente com equipe regular e de fácil acesso, inclua-o na descrição do extrato para diminuir a probabilidade de estornos. Mas só faça isso se você tiver um atendimento ao cliente confiável, ou o tiro pode sair pela culatra. Não corra o risco de adicionar uma experiência negativa de atendimento ao cliente além do problema original.

À primeira vista, a descrição no extrato pode parecer insignificante, mas permite que as empresas gerem confiança e melhorem a experiência do cliente. Otimizando essas descrições resumidas, as empresas reduzem estornos, melhoram o reconhecimento da marca e simplificam as transações. A descrição no extrato pode gerar benefícios significativos e relacionamentos duradouros com os clientes, contribuindo para o sucesso geral da empresa.