Wanneer een van je klanten een aankoop met een creditcard of debitcard doet, houdt de transactie daar niet op. Zodra het eerste kaartautorisatieproces is voltooid, wordt de transactie verantwoord, waarbij het geld van de verkoop wordt vastgelegd en op je bankrekening wordt gestort. Aan de kant van de klant worden kaarttransacties weergegeven als regelitems op credit- en debitcardafschriften. Deze regelitems kunnen factuuromschrijvingen bevatten.

Factuuromschrijvingen kunnen chargebacks voorkomen door klanten te helpen regelitems op hun afschriften te herkennen. Hier volgt een gedetailleerde uitleg over wat factuuromschrijvingen zijn, hoe deze worden weergegeven aan klanten en hoe je factuuromschrijvingen kunt gebruiken om chargebacks te verminderen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuuromschrijving?
  
• Soorten factuuromschrijvingen
  
  • 'Soft descriptors'
    
  • 'Hard descriptors'
    
  • Statische omschrijvingen
    
  • Dynamische omschrijvingen
    
• Hoe factuuromschrijvingen worden weergegeven aan klanten
  
• Factuuromschrijvingen vs. betaalreferenties
  
• Hoe factuuromschrijvingen chargebacks kunnen helpen voorkomen
  
• Tips voor het schrijven van factuuromschrijvingen
  

Wat is een factuuromschrijving?

Een factuuromschrijving is een identificerende tekst die wordt weergegeven op het credit- of debitcardafschrift van een klant. De tekst bevat informatie over een transactie en de onderneming die aan de betaling is gekoppeld. Je bedrijfsgegevens worden weergegeven op de creditcard- of debitcardafschriften van je klanten, samen met andere betalingen die tijdens de facturatieperiode zijn gedaan.

Ondernemingen maken meestal factuuromschrijvingen wanneer ze hun verkopersaccounts openen. Deze factuuromschrijvingen blijven meestal hetzelfde voor elke transactie, of in ieder geval voor elke transactie van hetzelfde type. Individuele transacties worden aangeduid met betaalreferentienummers, die naast de factuuromschrijving op het afschrift worden weergegeven.

Soorten factuuromschrijvingen

Factuuromschrijvingen kunnen in twee categorieën worden ingedeeld: 'soft' of 'hard'. En ze worden geclassificeerd als statisch of dynamisch.

• 'Soft descriptors'
  Soft descriptors geven melding van transacties die in behandeling zijn. Deze tijdelijke omschrijvingen worden in het logboek van online transacties van een kaarthouder weergegeven zodra de verstrekker de betaling goedkeurt. Meestal worden ze na verantwoording van de transactie vervangen door een permanente omschrijving.

• 'Hard descriptors'
  Dit is de permanente omschrijving op de factuur die na verantwoording van een transactie de soft descriptor op het afschrift van de kaarthouder vervangt. Het duurt meestal een paar dagen voordat deze op het afschrift staat, samen met het uiteindelijke bedrag dat in rekening is gebracht.

• Statische omschrijvingen
  Over het algemeen bevatten deze omschrijvingen alleen de naam van de onderneming. Ze zijn een geschikte optie als je onderneming één product of dienst aanbiedt. Als je bijvoorbeeld een SaaS-bedrijf runt dat maar één CRM-softwareproduct aanbiedt, is een statische factuuromschrijving waarschijnlijk voldoende om je klanten te helpen betalingen van je onderneming op hun kaartafschriften te herkennen.

• Dynamische omschrijvingen
  Met dynamische omschrijvingen kun je meer details in de factuuromschrijving opnemen. Dynamische omschrijvingen bevatten meestal deze informatie:

  • De bedrijfsnaam, ingekort tot drie letters en gevolgd door een sterretje
    
  • Een korte beschrijving van het geleverde product of de geleverde dienst
    
  • Het telefoonnummer van de onderneming
    

Een onderneming kan ervoor kiezen om enkele of al deze details op te nemen, afhankelijk van de prioriteiten en hoeveel ruimte er beschikbaar is. De maximale lengte van dynamische omschrijvingen is maximaal 20-25 tekens. Verderop gaan we dieper in op het schrijven van de meest effectieve factuuromschrijving voor je onderneming.

Hoe factuuromschrijvingen worden weergegeven aan klanten

Factuuromschrijvingen worden op betaalkaarten eerst als zachte omschrijvingen en later als harde omschrijvingen weergegeven. Soft descriptors verschijnen direct nadat de uitgevende bank van de kaarthouder de transactie heeft geautoriseerd. Ze worden vaak genoteerd als een transactie die in behandeling is. Harde omschrijvingen vervangen zachte omschrijvingen zodra de transactie is afgewikkeld, wat meestal een paar dagen duurt.

Bij een geautoriseerd betalingsbedrag kan de zachte omschrijving worden vergezeld van een bedrag dat afwijkt van het uiteindelijke bedrag dat in rekening wordt gebracht, maar de harde omschrijving wordt altijd naast het definitieve bedrag geplaatst. Als een hotel bijvoorbeeld een creditcard tijdelijk vasthoudt om incidentele uitgaven tijdens het verblijf van een gast te dekken, kan die betaling één factuuromschrijving hebben en kan de uiteindelijke betaling bij het uitchecken een andere factuuromschrijving hebben.

Lees voor meer informatie ons artikel over het proces voor het autoriseren, vastleggen en verantwoorden van kaartbetalingen.

Factuuromschrijvingen vs. betaalreferenties

Een betaalreferentienummer is een unieke reeks cijfers en letters waarmee een transactie wordt geïdentificeerd. Betaalreferenties worden niet alleen voor kaartbetalingen gebruikt: Bankoverschrijvingen hebben ook betaalreferenties. In tegenstelling tot factuuromschrijvingen, die idealiter uit herkenbare woorden en cijfers bestaan, zijn betaalreferenties combinaties van willekeurige getallen en letters.

Betaalreferenties zijn niet op dezelfde manier nuttig als factuuromschrijvingen. Als klanten naar hun rekeningafschrift kijken en de betaalreferentie zien, zal die informatie ze niet vertellen wat ze bij welke onderneming hebben gekocht. Dat is het doel van de factuuromschrijving. Maar klanten kunnen betaalreferenties gebruiken wanneer ze met hun bank communiceren over een specifieke transactie.

Met de factuuromschrijvingen en betaalreferenties hebben klanten alle informatie die ze nodig hebben om een transactie te herkennen en daarover contact op te nemen met hun uitgevende bank.

Hoe factuuromschrijvingen chargebacks kunnen helpen voorkomen

Factuuromschrijvingen zijn een krachtig instrument dat ondernemingen kunnen gebruiken om chargebacks te voorkomen. Een chargeback is een terugboeking van geld na een aankoop met een debit- of creditcard. Chargebacks worden gestart wanneer de klant een chargeback over de betaling indient bij de bank of creditcardmaatschappij.

Een van de meest voorkomende situaties waarbij klanten een chargeback aanvragen, is wanneer ze een betaling niet herkennen op hun kaartafschrift. Door een factuuromschrijving te gebruiken waarin de naam van je onderneming duidelijk vermeld staat, kun je het aantal chargebacks dat je klanten aanvragen tot een minimum beperken.

Maar met effectieve factuuromschrijvingen worden niet alle chargebacks voor je onderneming geëlimineerd. Er zijn nog veel meer redenen waarom chargebacks plaatsvinden en er zijn tal van stappen die u kunt nemen om ze te voorkomen. Het gebruik van duidelijke factuuromschrijvingen is een eenvoudige, effectieve oplossing.

Tips voor het schrijven van factuuromschrijvingen

Hoewel factuuromschrijvingen korte stukjes tekst zijn, zijn er richtlijnen die je in overweging moet nemen voordat je ze maakt. Hier volgen enkele richtlijnen om je te helpen de beste factuuromschrijving voor je onderneming te maken:

• Houd het simpel
  Wat je ook in je factuuromschrijving opneemt, gebruik duidelijke, begrijpelijke taal. Voor succesvolle factuuromschrijvingen voeg je zoveel mogelijk details toe met zo min mogelijk woorden en tekens.

• Gebruik de bedrijfsnaam die mensen kennen
  Veel ondernemingen hebben een officiële naam waaronder hun onderneming is geregistreerd, evenals een meer herkenbare, klantgerichte naam. Neem bij het schrijven van je factuuromschrijving de bedrijfsnaam op die door de meeste klanten wordt herkend. Als je onderneming bijvoorbeeld is geregistreerd als 'Wax Creations, LLC', maar je runt een kaarsenwinkel met de naam 'Creative Candles', moet je 'Creative Candles' gebruiken in je factuuromschrijving.

• Voeg je website toe, indien relevant
  Als je een e-commercebedrijf hebt en klanten je websitenaam eerder herkennen dan de naam van je onderneming, gebruik dan de naam van de website in je factuuromschrijving.

• Vermeld je telefoonnummer
  Als je onderneming een telefoonnummer voor klantenservice heeft dat regelmatig bemand en gemakkelijk te bereiken is, neem dit dan op in je factuuromschrijving om de kans op chargebacks te verkleinen. Maar doe dit alleen als je hebt geïnvesteerd in betrouwbare klantenservice, anders kan het averechts werken. Loop niet het risico een negatieve klantenservice-ervaring op te tellen bij het oorspronkelijke probleem.

Factuuromschrijvingen lijken op het eerste gezicht misschien onbelangrijk, maar ze stellen ondernemingen in staat om vertrouwen aan te moedigen en de klantervaring te verbeteren. Door deze beknopte omschrijvingen te optimaliseren, kunnen ondernemingen chargebacks verminderen, de merkherkenning verbeteren en een eenvoudige transactie-ervaring creëren. Het gebruik van factuuromschrijvingen kan leiden tot aanzienlijke voordelen en langdurige klantrelaties, wat bijdraagt aan het algehele succes van een onderneming.