Lorsque l'un de vos clients effectue un achat par carte de crédit ou de débit, la transaction ne s'arrête pas là. Une fois le processus d'autorisation de carte initial terminé, la transaction passe par le règlement, au cours duquel les fonds de la vente sont prélevés et déposés dans votre compte bancaire. Du côté du client, les transactions par carte apparaissent sous la forme d'un poste sur les relevés de carte de crédit et de débit. Ces postes peuvent inclure des libellés de facturation.

Les libellés de facturation peuvent vous éviter des contestations de paiement en aidant les clients à reconnaître les postes de leurs relevés. Vous trouverez ci-dessous une explication détaillée des libellés de facturation, de leur apparence pour les clients et de la manière comment les utiliser pour réduire les contestations de paiement.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'un libellé de facturation?
  
• Types de libellés de facturation
  
  • Libellés intermédiaires
    
  • Libellés finaux
    
  • Libellés statiques
    
  • Libellés dynamiques
    
• Apparence des libellés de facturation pour les clients
  
• Différences entre les libellés de facturation et les références de paiement
  
• Comment les libellés de facturation peuvent réduire les contestations de paiement
  
• Conseils pour la rédaction de libellés de facturation
  

Qu'est-ce qu'un libellé de facturation?

Un libellé de facturation est un texte d'identification qui apparaît sur le relevé de carte de crédit ou de débit d'un client. Il contient des informations sur une transaction et l'entreprise associée au paiement. Les informations relatives à votre entreprise figurent sur les relevés de carte de crédit ou de débit de vos clients, aux même titre que d'autres paiements effectués au cours de la période de facturation.

Les entreprises créent généralement des libellés de facturation lorsqu'elles ouvrent leurs comptes marchands. Ces libellés sont habituellement les mêmes pour chaque transaction, ou du moins pour toutes les transactions d'un même type. Chaque transaction est désignée par son propre numéro de référence de paiement apparaissant aux côtés du libellé de facturation sur le relevé de carte.

Types de libellés de facturation

Les libellés de facturation sont ou bien intermédiaires, ou bien finaux, et sont classés comme statiques ou dynamiques.

• Libellés intermédiaires
  Les libellés intermédiaires dénotent des transactions en cours. Ces libellés temporaires apparaissent dans le journal des transactions en ligne du titulaire de la carte dès que l'émetteur autorise le paiement. Ils sont généralement remplacés par un libellé final une fois la transaction réglée.

• Libellés finaux
  Il s'agit du libellé de facturation permanent qui remplacera le libellé intermédiaire sur le relevé du titulaire de la carte une fois la transaction réglée. Il faut généralement quelques jours pour qu'il apparaisse sur le relevé, aux côtés du montant facturé final.

• Libellés statiques
  En générale, ces libellés ne comprennent que le nom de l'entreprise et sont appropriés si vous n'offrez qu'un seul produit ou service. Par exemple, si vous dirigez une entreprise de logiciel-service offrant uniquement un logiciel de gestion de la relation client, un libellé de facturation statique est probablement suffisant pour aider vos clients à reconnaître sur leurs relevés les paiements auprès de votre entreprise.

• Libellés dynamiques
  Les libellés dynamiques permettent d'inclure plus de détails dans le libellé de facturation. Les libellés dynamiques incluent généralement les informations suivantes :

  • le nom de l'entreprise, abrégé à trois lettres et suivi d'un astérisque;
    
  • une brève description du produit ou du service fourni;
    
  • le numéro de téléphone de l'entreprise.
    

Une entreprise peut choisir d'inclure tous ces détails ou seulement quelques-uns, selon ses priorités et l'espace disponible. Les libellés dynamiques sont généralement limités à un maximum de 20 à 25 caractères. Nous verrons plus loin comment rédiger les libellés de facturation les plus efficaces pour votre entreprise.

Apparence des libellés de facturation pour les clients

Les libellés de facturation apparaissent sur les relevés de carte d'abord sous forme de libellés intermédiaires, puis sous forme de libellés finaux. Les libellés intermédiaires apparaissent immédiatement après que la banque émettrice du titulaire de la carte a autorisé la transaction. Ils sont souvent marqués comme étant une transaction en attente. Les libellés finaux remplacent les libellés intermédiaires une fois la transaction réglée, ce qui prend généralement quelques jours.

Le libellé intermédiaire peut être associé à un montant de paiement autorisé différent du montant facturé final, mais le libellé final accompagnera toujours le montant final. Par exemple, si un hôtel bloque temporairement une somme d'argent sur une carte de crédit pour couvrir les frais accessoires d'un client lors de son séjour, il se peut que ce paiement soit assorti d'un libellé de facturation différent de celui associé au paiement final effectué au moment du départ.

Pour en savoir plus, lisez notre article sur le processus d'autorisation, de prélèvement et de règlement des paiements par carte.

Différences entre les libellés de facturation et les références de paiement

Un numéro de référence de paiement est un ensemble unique de chiffres et de lettres qui désigne une transaction. Les références de paiement ne sont pas réservées aux paiements par carte : les virements bancaires comportent également une référence de paiement. Contrairement aux libellés de facturation, qui doivent idéalement être composés de mots et de chiffres ayant un sens, les références de paiement sont des combinaisons de chiffres et de lettres aléatoires.

Leur utilité n'est pas la même que celle des libellés de facturation. Les références de paiement qui figurent sur leurs relevés de compte ne permettent pas aux clients de savoir ce qu'ils ont acheté ni auprès de quelle entreprise. Ce rôle revient aux libellés de facturation. Les clients peuvent toutefois utiliser les références de paiement pour désigner une transaction donnée dans le cadre de leurs communications avec leur institution financière.

Entre les libellés de facturation et les références de paiement, les clients disposent du nécessaire pour reconnaître une transaction et pour pouvoir contacter l'institution financière émettrice à son sujet.

Comment les libellés de facturation peuvent réduire les contestations de paiement

Les libellés de facturation sont un puissant outil que les entreprises peuvent utiliser pour prévenir les contestations de paiement. Une contestation de paiement est une annulation du versement de fonds à la suite d'un achat par carte de débit ou de crédit. Elle est déclenchée lorsqu'un client conteste un paiement auprès de son institution financière ou de l'émetteur de sa carte de crédit.

L'une des causes les plus courantes des contestations de paiement est la simple incapacité d'un client à reconnaître un poste sur son relevé. Le recours à un libellé de facturation indiquant clairement le nom de votre entreprise réduira le nombre de contestations de paiement formulées par vos clients.

Toutefois, même des libellés de facturation efficaces n'élimineront pas toutes les contestations de paiement pour votre entreprise. Il existe bien d'autres raisons justifiant une contestation de paiement et de nombreuses autres mesures pour les éviter. L'utilisation de libellés de facturation clairs reste toutefois une solution simple et efficace.

Conseils pour la rédaction de libellés de facturation

Les libellés de facturation sont courts, mais il convient néanmoins de respecter certaines lignes directrices pour leur rédaction. Voici quelques principes généraux qui vous aideront à écrire les meilleurs libellés de facturation pour votre entreprise :

• Gardez les choses simples
  Quel que soit le contenu de votre libellé de facturation, utilisez un langage clair et direct. Un libellé de facturation réussi offre un maximum de détails avec le moins de caractères possible.

• Utilisez le nom que les gens associent à votre entreprise
  De nombreuses entreprises sont enregistrées sous un nom officiel, mais ont aussi un nom mieux connu par leur clientèle. Lorsque vous rédigez votre libellé de facturation, incluez le nom d'entreprise que vos clients reconnaîtront. Par exemple, si votre entreprise est enregistrée sous le nom de « Créations en cire, LLC », mais que vous exploitez un magasin de bougies appelé « Bougies créatives », il convient d'utiliser cette seconde dénomination dans votre libellé de facturation.

• Incluez votre site Web, le cas échéant
  Si vous gérez une entreprise de commerce en ligne et que vos clients sont plus portés à reconnaître le nom de votre site Web que celui de votre entreprise, utilisez le nom de votre site Web dans votre libellé de facturation.

• Incluez votre numéro de téléphone
  Si votre entreprise offre un service à la clientèle facile à joindre et bien doté en personnel, indiquez son numéro de téléphone dans votre libellé de facturation afin de réduire les risques de contestation de paiement. N'envisagez cette option que si vous avez investi dans un service à la clientèle fiable, sinon cela pourrait se retourner contre vous. Ne risquez pas d'assortir le problème initial à une expérience client négative.

Aussi insignifiants qu'ils puissent paraître, les libellés de facturation améliorent l'expérience des clients et insufflent la confiance en votre entreprise. En optimisant ces libellés concis, les entreprises réduisent les contestations de paiement, améliorent la reconnaissance de leur marque et offrent une expérience de transaction simple. L'utilisation de libellés de facturation est synonyme d'avantages considérables et de relations durables avec les clients, contribuant ainsi à la réussite globale de votre entreprise.