Descripciones de facturación: qué son y cómo escribirlas para prevenir los contracargos

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué es una descripción de facturación?
  3. Tipos de descripciones de facturación
  4. Cómo se muestran las descripciones a los clientes
  5. Descripciones de facturación frente a referencias de pago
  6. Cómo las descripciones de facturación pueden ayudar a prevenir los contracargos
  7. Consejos para escribir descripciones de facturación

Cuando uno de tus clientes hace una compra con tarjeta de débito o crédito, la transacción no acaba ahí. Una vez que el proceso inicial de autorización de la tarjeta se ha completado, la transacción pasa por el cobro, en el que los fondos de la venta se capturan y depositan en tu cuenta bancaria. Del lado del cliente, las transacciones con tarjeta aparecen como partidas individuales en los extractos de la tarjeta de débito o crédito. Estas partidas individuales pueden incluir descripciones de facturación.

Las descripciones de facturación pueden prevenir los contracargos al ayudar a los clientes a identificar las partidas individuales en sus extractos. Esta es una explicación detallada sobre qué son las descripciones de factura, cómo les aparecen a los clientes y cómo puedes usar las descripciones de facturación para reducir los contracargos.

¿De qué trata este artículo?

  • ¿Qué es una descripción de facturación?
  • Tipos de descripciones de facturación
    • Descripciones temporales
    • Descripciones permanentes
    • Descripciones estáticas
    • Descripciones dinámicas
  • Cómo se muestran las descripciones a los clientes
  • Descripciones de facturación frente a referencias de pago
  • Cómo las descripciones de facturación pueden ayudar a prevenir los contracargos
  • Consejos para escribir descripciones de facturación

¿Qué es una descripción de facturación?

Una descripción de facturación es el texto identificativo que aparece en el extracto de una tarjeta de débito o crédito de un cliente. Incluye información sobre una transacción y la empresa asociada al cargo. La información de la empresa aparece en los extractos de la tarjeta de débito o crédito de tu cliente junto con otros cargos hechos durante el período de facturación.

Las empresas normalmente crean descripciones de facturación cuando abren sus cuentas de comerciante y suelen ser las mismas para todas las transacciones, o al menos para las transacciones del mismo tipo. Las transacciones individuales se indican mediante números de referencia del pago, que aparece junto con la descripción de facturación en el extracto de la tarjeta.

Tipos de descripciones de facturación

Las descripciones de facturación se dividen en dos categorías: temporales o permanentes, y también se clasifican como estáticas o dinámicas.

  • Descripciones temporales
    Las descripciones temporales indican transacciones pendientes. Estas descripciones temporales aparecen en el registro de las transacciones en línea del titular de la tarjeta en cuanto el emisor autoriza el cargo y, cuando se cobra la transacción, se suelen reemplazar por una descripción permanente.

  • Descripciones permanentes
    Esta es la descripción de facturación permanente que reemplazará a la descripción temporal del extracto del titular de la tarjeta una vez que se haya cobrado la transacción. Suele tardar algunos días en aparecer en el extracto, junto con el importe final cobrado.

  • Descripciones estáticas
    Normalmente, estas descripciones solo incluyen el nombre de la empresa y don una opción adecuada si tu empresa ofrece únicamente un producto o servicio. Por ejemplo, si diriges una empresa de SaaS (Software como Servicio) que ofrece solo un producto de software de CRM, tener una descripción de facturación estática probablemente sea suficiente para ayudar a los clientes a identificar los cargos de tu empresa en los extractos de su tarjeta.

  • Descripciones dinámicas
    Las descripciones dinámicas permiten incluir más detalles en la descripción de facturación. Las descripciones dinámicas suelen incluir esta información:

    • El nombre de la empresa, en un formato abreviado de tres letras y un asterisco
    • Una descripción breve del producto o servicio prestado
    • El número de teléfono de la empresa

Una empresa puede optar por incluir algunos de estos detalles, o todos ellos, en función de sus prioridades y del espacio que hay disponible a tal efecto. Las descripciones dinámicas normalmente tienen un límite máximo de 20 a 25 caracteres. Más adelante profundizaremos en cómo escribir la descripción de facturación más eficaz para tu empresa.

Cómo se muestran las descripciones a los clientes

Las descripciones de facturación aparecen en los extractos de la tarjeta primero como temporales y, posteriormente, como permanentes. Las descripciones temporales aparecen inmediatamente cuando el banco emisor del titular de la tarjeta ha autorizado la transacción, y a menudo se señalan como una transacción pendiente. Las descripciones permanentes reemplazan a las temporales cuando se ha cobrado la transacción, un proceso que suele tardar unos días.

La descripción temporal podría ir aparejada a un importe de pago autorizado distinto del importe final cobrado, pero la descripción permanente siempre aparecerá junto al importe final. Por ejemplo, si un hotel hace una retención temporal en una tarjeta de crédito para cubrir gastos imprevistos durante la estancia de un huésped, ese cargo podría tener una descripción de facturación, y el cargo final a la salida del hotel podría tener una descripción de facturación distinta.

Para obtener más información, lee nuestro artículo sobre la autorización del pago con tarjeta, la captura y el proceso de cobro.

Descripciones de facturación frente a referencias de pago

Un número de referencia de pago es una serie única de números y letras que identifica una transacción. Las referencias de pago no solo se utilizan en los pagos con tarjeta: las transferencias bancarias también tienen referencias de pago. A diferencia de las descripciones de facturación, que lo ideal es que se compongan de palabras y números reconocibles, las referencias de pago son combinaciones aleatorias de números y letras.

Estas no son prácticas en el mismo sentido que las descripciones de facturación. Si un cliente mira el extracto de su cuenta y observa la referencia de pago, esa información no le indicará qué ha comprado o la empresa a la que lo ha comprado. El objetivo de la descripción de facturación es precisamente esto. Pero los clientes pueden usar las referencias de pago al comunicarse con su banco sobre una transacción específica.

Entre las descripciones de facturación y las referencias de pago, los clientes disponen de la información necesaria para identificar una transacción y contactar con su banco emisor al respecto.

Cómo las descripciones de facturación pueden ayudar a prevenir los contracargos

Las descripciones de facturación son una herramienta eficaz que las empresas tienen para evitar los contracargos. Un contracargo es una anulación de fondos después de que se haya producido una compra con tarjeta de crédito o débito. Los contracargos se inician cuando el cliente presenta una disputa sobre el cargo con su banco o proveedor de tarjeta de crédito.

Una de las situaciones más comunes que llevan a los clientes a solicitar un contracargo es cuando no reconocen un cargo en el extracto de su tarjeta. Al utilizar una descripción de facturación que indique claramente el nombre de tu empresa, se minimizará la cantidad de contracargos que soliciten tus clientes.

Pero unas buenas descripciones de facturación no harán que a tu empresa no le afecten los contracargos. Hay muchos otros motivos que hacen que se produzcan contracargos, y también hay muchos pasos que puedes seguir para evitarlos. Usar descripciones claras de facturación es una solución sencilla y eficaz.

Consejos para escribir descripciones de facturación

Aunque las descripciones de facturación son textos cortos, existen pautas que se deben tener en cuenta a la hora de crearlas. Estos son algunos principios orientativos para ayudarte a crear las mejores descripciones de facturación para tu empresa:

  • Simplifica las cosas
    Con independencia de lo que vayas a incluir en la descripción de facturación, utiliza un lenguaje claro y directo. Escribir descripciones de facturación correctas significa incluir la máxima información posible con el menor número de palabras y caracteres.

  • Utiliza el nombre de la empresa que la gente conoce
    Muchas empresas tienen un nombre oficial, el que aparece en el registro, y otro más reconocible y orientado al cliente. Al escribir la descripción de facturación, incluye el nombre de la empresa que van a reconocer tus clientes. Por ejemplo, si tu empresa está registrada como «Creaciones en cera, S. L.» pero diriges una tienda de velas que se llama «Velas creativas», deberías usar este último nombre en la descripción de facturación.

  • Incluye el sitio web, si procede
    Si tienes un negocio de e-commerce y es más probable que los clientes identifiquen el nombre del sitio web que el de la empresa, utiliza el del sitio web en la descripción de facturación.

  • Incluye tu número de teléfono
    Si tu empresa dispone de un número de teléfono de atención al cliente con personal fijo y fácil de localizar, inclúyelo en la descripción de facturación para reducir las posibilidades de contracargos. Pero considéralo solo si has invertido en un servicio de atención al cliente fiable, o podría ser contraproducente. No te arriesgues a añadir una experiencia negativa de atención al cliente al problema inicial.

Las descripciones de facturación pueden parecer insignificantes a simple vista, pero permiten a las empresas fomentar la confianza y mejorar la experiencia del cliente. Al optimizar estas descripciones concisas, las empresas pueden reducir los contracargos, mejorar el reconocimiento de la marca y crear una experiencia de transacciones sencilla. El uso de descripciones de facturación puede generar ventajas importantes y relaciones duraderas con los clientes, lo que contribuye al éxito general de la empresa.

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